新形势下提升企业档案管理工作质量的策略

于萍

哈尔滨锅炉厂有限责任公司技术管理部 黑龙江 哈尔滨 150040

1 新形势下加强企业档案管理的必要性

企业结构具有一定的复杂性和逻辑性，企业是一个系统的组织，部门之间都有着自己的责任和义务，分别负责不同的生产经营活动，也履行着不同的管理运营责任。想要对这些部门的工作进度和工作质量进行充分的了解和掌握，档案管理工作就显得尤为重要。简单来说，档案管理工作是将企业的所有信息进行总结和归纳整理，以便于企业管理人员进行有效的管理和科学的决策。因此，档案管理工作的重要性不言而喻，这一工作不仅影响企业的发展，还关系到企业的生死存亡。所以，企业务必要认识到档案管理工作的重要性，在日常的生产和经营过程中，档案管理人员也要认识到自身的重大责任，要认真完成对于各种信息的记录和分类管理工作，要努力保证工作信息的完整性和准确性[1]。在进行档案记录和补充的过程中，要遵循实事求是的原则，结合企业发展的具体情况和企业发展方向，务必保障档案数据的真实性。随着我国经济发展水平的不断提高，科学技术水平发展的速度逐渐加快，国外企业如雨后春笋般出现在市场中，给传统企业带来了巨大的挑战。但是企业要认识到自身的重要性，积极寻求企业改革创新的方式。不仅仅要在技术上进行研发和创新，在管理上也要加大创新力度，尤其是对关系到企业命脉的档案管理工作更要引起重视。

2 现阶段企业档案管理中存在的问题

2.1 思想观念落后，对档案管理的认识程度不足

传统型企业很多管理人员年龄较大，虽然实际工作经验比较丰富，但思想观念和工作方式相对落后。一些从事档案管理工作的人员还沿用传统的管理方法，企业的管理者对于档案管理工作也不够重视。没有真正认识到档案管理对于企业发展的重要性，在日常的管理和经营过程当中，更加注重提升企业的经济效益，对于档案管理工作采用形式化的工作态度。

2.2 管理人员素质和工作能力水平参差不齐

由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作没有规范的流程，工作人员的素质和能力水平参差不齐[2]。个别从事档案管理工作的工作人员不具备良好的档案管理技能，甚至在理论知识和工作经验上都严重得不足，综合素质较差的工作人员难以承担其档案管理工作的责任，极大程度地影响了档案管理工作效率的提升。此外，一些工作人员虽然具备档案管理工作经验，但是受传统工作方式的影响较深，难以适应档案管理方式的转变，甚至对于信息化的档案管理方式有抵触情绪，在一定程度阻碍了企业档案管理的信息化进程。

2.3 档案管理信息化建设力度不够

现阶段社会发展不断朝着信息化的方向迈进，各行各业的持续都离不开信息化技术的支持。新《档案法》也对档案信息化建设做出了相应的倡导，并提出了档案工作的规范制度。企业要积极响应新《档案法》的要求，将档案管理工作信息化建设提上日程[3]。虽然一些企业已经开始采用的信息化管理方式，但是在这一方面建设的力度明显不足，企业的信息化多流于形式，没有深入到整个档案管理工作的各个方面，人工化的管理还占据着主要的位置，这样的管理方式难以适应企业时代发展的需求。

2.4 档案管理及信息化建设资金投入不足

企业档案管理部门对信息化建设投入资金的力度不够，难以保障信息化设备的优化和升级，严重阻碍了企业档案管理的信息化进程，难以实现信息化设备的普及和有效使用。档案管理信息化建设需要技术的支持，无论是向其他企业购买技术还是进行技术的研发，都离不开资金的支持。当下，多数企业更加注重对其他方面的投入，导致档案管理的信息化建设投入严重不足。

3 新形势下提升企业档案管理工作质量和水平的策略

3.1 加强宣传，提高认识，增强全员档案意识

要从新《档案法》宣传入手，企业各级领导干部要通过报纸、电视、网络等媒体，加大对《档案法》的学习，了解档案的法律地位。企业档案管理部门负责人了解档案基本知识，认识档案工作的重要性，提高档案管理者的档案意识，促进企业对档案人、财、物的投入。

企业各级档案管理部门要通过座谈、走访等形式了解企业档案管理情况，征求意见，直面宣传，增强企业的档案意识。

3.2 加强对档案工作的重视，建立健全组织体系

加强对档案工作的重视，要强化对做好档案工作的认识，领导的重视是做好档案工作的前提。在企业的档案管理中，首先，要健全档案工作责任制，明确档案工作由谁领导由谁分管，归属哪个管理部门。其次，在工作中建立档案工作网络平台，实现各工作人员和主管领导的有效沟通，建立多方参与的机制，形成以档案为中心、各部门共同参与的网络[4]。再次，各单位档案工作管理者和主要主管领导要不定期地对工作进行监督检查，及时发现并处理问题，以提高工作效率。最后，把档案管理工作纳入企业工作管理和日常管理中，为档案工作提供人力、财力、物力。

3.3 优化档案机构建设，加强档案人员专业技能的培训

第一，企业档案机构设置要与本企业档案工作发展相适应。企业档案管理部门要根据企业生产经营需要利用相应的计算机设备和系统软件管理和维护电子档案库，为各档案分室和有关用户提供利用服务。档案人员要保持相对的稳定。人员较少的单位可以没有专职档案人员，但不能没有兼职档案人员，不能出现档案无人管的现象。第二，企业要加强对档案人员培训的支持力度。采取“请进来和走出去”的学习方式对档案人员进行培训。一方面支持档案人员接受省部级档案上岗培训，并定期参加档案专业继续教育。另一方面企业可聘请一些外部的档案专家或邀请企业内部的资深档案管理人员有针对性地开展培训。此外可以依托项目培养人、锻炼人，提高档案人员项目管理能力和综合素质。鼓励档案人员积极参加档案系列职称评审，以提高企业档案人员队伍整体素质。

3.4 积极推进档案信息开发工作，加强档案信息化建设

将档案信息化工作纳入企业信息化总体规划，与企业信息化工作同步开展，与企业信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。统筹开展馆藏纸质档案目录数据库建设、纸质档案数字化、电子文件归档与电子档案管理等工作。稳步、有序地推进档案资源存量数字化、增量电子化。同时，推进档案信息化工作，还应当加强档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源的共享和有效利用，提高档案的利用率。

3.5 完善设施，加大软硬件建设，建立“人防”“物防”“技防”三位一体的档案安全防范体系

将分散的文件材料进行收集、整理，形成符合要求的档案以后，需要进行适当的保护。档案的保护工作，涉及保存档案的条件、配备工作人员、建立规章制度等事项。如传统纸质档案的保管，要求库房必须坚固适用并具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，即需要建立完善的“人防”“物防”“技防”三位一体的档案安全防范体系，实行有效保护。为此，硬件方面，应当根据需要配备符合国家标准的密闭五节柜（密集架）、光盘柜、底图柜等档案装具；配备档案整理台、档案梯、移动置物架、装订用品等；档案库房应当配备温湿度监测调控系统、漏水报警设备；安装防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；配备火灾自动报警设备等消防系统。软件方面，要加强档案信息化工作。添置档案信息化建设所需大型扫描仪、书刊扫描仪等设备和档案数据库管理系统、局域网站等。使档案管理更加简捷、规范、科学，档案的利用更加高效快捷。

3.6 设立档案信息化安全体系

首先，在企业信息数据资料采集过程中，因为需要处理的信息资料数量较为庞大，需要把部分纸质档案信息转化为电子形式，部分企业由于档案室空间有限，会选择在就近企业存放，在此过程中，一定要区别存放非密档案数据资料与涉密档案数据资料。外包工作人员杜绝接触涉密档案数据资料，需要由本企业档案管理者亲自执行，做好对外包企业的保密资格审查工作，选择可靠的、专业的外包企业。

其次，在企业档案信息化建设、管理工作中，要设立涉密载体台账，重视账物相符工作，无论是档案的使用、销毁、保存、复制与制作，还是档案的传递、管理，都要符合企业的保密规定。在档案信息化建设初期阶段，对于电子设备的需求量比较大，相关的档案管理人员一定要及时维护电子设备，保证计算机主机封条的严密性、完整性，安装专业的计算机信号干扰器。档案管理人员不可以利用公共网络、家庭网络来处理涉密档案信息，如需携带外出的涉密档案信息，一定要得到相关保密部门审查批准，在带回企业之后，也要做好保密检查工作，以确保外带的涉密档案不被丢失，完整归还。

最后，一定要强化对档案数据库数据信息的备份工作，由专门人员来对电子目录、电子文献展开数据备份工作，不仅要打包存储备份数据，还需要定期开展数据恢复测试，尽力保证数据信息的完整性、完全性。

3.7 建立档案资源服务导航系统

“互联网+”时代的档案管理工作应当提升自身对于高新技术工具的重视程度和使用能力，通过建设相应的资源索引系统和帮助系统，更好地发挥资源数据库的作用，提升利用效率。档案管理部门应当全面、准确地在服务系统中进行全部资源的定位，设置相应的筛选和分类，通过标签的形式更好地对资源进行备注，进而帮助用户筛选自身所需求的资源。档案资源服务导航系统应当选择一个适当的主系统，在其中融入相应的计算机语言以便展开更好的控制和调节，应当围绕实际的需求进行建立，进而更好地帮助用户进行资源的运用，提升资源的运用效率的同时更好地为用户提供相应的服务。

3.8 遵循档案管理原则

3.8.1 全面统筹原则。在企业档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循全面统筹的原则，基于统领结构层面做好统筹规划工作，对传统纸质档案资料进行转移，以往出现重复性的档案信息化建设工作，尽可能减少人力、财力、物力的浪费，围绕不同类型档案信息展开管理，重视旧档案管理模式向新档案管理模式的过渡，完善和健全组织制度，展现出档案信息化建设、管理的优势。

3.8.2 技术适用原则。在企业档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循技术适用原则，让档案信息化建设顺利开展下去。档案信息化建设、管理需要以信息技术作为重要支撑，企业一定要选择适合本企业实际情况的系统软件平台，使用兼容性比较强的拓展接口，以此来全面拓展系统平台中的各项功能。同时，在档案的管理与建设过程中，一定要设定兼容性强的体系架构，这样方便日后新技术、新架构和新内容的融入，展现出档案信息化建设、管理的作用和优势。

3.8.3 安全、保密原则。在企业档案信息化建设、管理工作中，一定要遵循安全、保密原则，遵守《中华人民共和国宪法》相关条例，落实公民保密义务，明确涉密人员的权利与义务，最大程度保障档案数据信息的安全性与完整性[5]。同时，在档案信息化建设与管理工作之中，一定要围绕“用户需求”来提供档案资料，保证原始资料的全面性、准确性，让全体员工适应档案信息化管理模式，提高档案管理工作质量和效率。

4 结束语

综上所述，当今社会经济形式相对复杂，企业竞争愈加激烈。在进行档案管理工作的过程当中要根据时代发展的特点和企业的需求进行适当的调整，企业在档案管理的过程中要认识到档案管理工作的重要性。通过不断完善企业档案管理制度，加强对企业硬件设施的优化升级，增强对档案管理专业人才的聘用和培训，促进企业档案管理的信息化进程，提高企业档案管理的综合水平。