基层单位档案管理人员专业素质的培养思路探析

李 杨

（河北省科技创新服务中心 河北石家庄 050021）

长期以来，我国档案事业得到良好发展，无论是档案开发、档案利用还是档案的服务社会功能等各个方面，都发生了明显改变，尤其是在当前信息技术融入档案管理的背景下，促使档案管理工作发生巨大变化，这对档案管理人员专业素质与能力提出新要求，但从当前基层单位档案管理人员实际工作情况看，人员素质存在诸多不理想之处，影响着基层单位档案管理工作整体水平的发展，也限制了新时期档案管理人员素质提升。为此，有必要明确档案管理人员的必备素质，并结合当前实际情况，探索有效的培养对策，促使基层单位档案管理人员专业素质得以有效提升，更好地开展档案管理工作。

一、现阶段基层单位档案管理人员必备素质

现阶段，基层单位档案管理人员必备素质包括三个方面：政治素养、专业素养、文化素养，如图1所示。

图1 现阶段基层单位档案管理人员必备素质

（一）政治素养

作为基层单位档案管理人员，在实际工作中最为基本的素质是要热爱档案管理工作，忠诚档案事业，始终坚决拥护党的领导，认真履行党和国家各项方针政策，在档案管理工作中，必须做到实事求是、相信科学、坚守原则，公正无私、严守机密，明确档案管理工作要服务基层单位。此外，必须始终坚持职业道德，依法进行档案管理，以自身政治素养，不计名利开展档案管理工作，并且始终高标准、高质量、严要求自身工作，服务于基层单位的档案需求。

（二）专业素养

在基层单位日常档案管理过程中，工作人员专业素养主要体现在四个方面：其一，必须具备专业的档案管理知识，比如，档案文献编纂学、文书学、档案管理学、中外档案史、档案保护技术学等。同时，还要熟知党和国家针对档案工作出台的各项法规，明确相应的方针和政策，还要全面了解上级档案行政管理部门制定的各项业务规定。其二，在档案管理工作中，工作人员必须熟悉相关业务内容，可以灵活运用与档案管理相关的法规、政策、专业知识等，保证档案管理工作有序开展。其三，可以结合单位实际情况，制定适合单位的档案管理制度，并将其落实到实际中，确保档案收集、存储、借阅、开发利用等环节科学完善。其四，基层单位档案管理人员应当具备较强的沟通协调能力，能够有效处理好各部门之间的问题，确保档案收集、开发利用等管理工作可以顺利实施。

（三）文化素养

档案管理工作涉及一些历史文化工作，对档案管理人员的知识素养提出较高要求。除了基本的档案专业知识外，工作人员还要具备较高的文化素养，这主要取决于基层单位所属行业。此外，档案管理人员也必须具备一定领导学、管理学、情报学等文化知识，尤其是与新时期档案管理、开发利用相关的新技术，如现代计算机、电子网络技术等，只有具备相关专业知识，才能辅助基层单位更好地开展档案管理工作。

二、基层单位档案管理人员素质问题及原因分析

（一）基层单位档案管理人员的素质问题

基层单位档案管理人员的素质问题主要有三个方面，分别是：专业知识方面存在一定欠缺、科学管理意识不强、缺乏一定创新意识，如图2所示。

首先，从当前基层单位档案管理人员专业素质的表现看，在专业知识方面存在一定欠缺。由于基层单位多数并未设置专职档案管理岗位，很多都是其他部门、科室临时调过来的，并不具备专业基础知识，对本单位档案情况掌握也不全面，导致档案管理工作效率不高，也抑制单位整体发展。

其次，当前档案管理人员的科学管理意识不强。对于基层单位发展而言，档案管理直接影响着单位运行和发展。但从实际工作情况来看，多数档案管理人员并未认识到单位档案的重要性，片面地认为档案管理工作就是保存资料，缺乏科学管理认识，也未能发挥档案管理工作对其他部门工作的作用。

最后，大部分档案管理人员在实际工作过程中，缺乏一定的创新意识。与基层单位其他工作相比，档案管理工作较为单调、简单，使得管理人员很轻松就能完成，并未认识到深入档案工作，挖掘潜在价值内容的重要性。此外，档案工作不会产生直接经济利益，以至于工作人员缺乏足够的热情，停留在现有工作基础上，缺乏钻研、创新意识。

图2 基层单位档案管理人员素质问题

（二）基层单位档案管理人员素质问题的原因分析

一方面，基层档案馆虽然不断建设，但缺乏高质量的档案管理人员。许多基层单位只能接收一些退休干部、工人等进行档案管理，导致基层单位档案管理工作非常混乱。也正是因为这种不良环境，造成基层单位档案管理人员整体专业素质偏低。另一方面，当前基层单位针对档案管理人员的培训明显不足，缺乏足够的培养意识。由于基层用人单位并未重视档案管理工作的专业性，所以传达给教育院校不良信息反馈，导致针对档案管理招生方面处于被忽视的状态。此外，基层单位在日常培训过程中，并没有为档案管理人员提供专业的培训机会，再加上高校档案专业大学生深入基层单位工作的人数较少，由此导致基层单位档案管理人员整体素质不高。

三、基层单位档案管理人员的素质对档案工作的影响

档案管理人员的专业素质直接影响着基层单位档案管理工作的实际水平，以及单位档案管理工作效率与质量。可以说，档案管理人员专业素质越高，其对应的工作能力越强，若是档案管理人员本身素质低下，则很难保证其能够认真对待档案管理工作，必然会降低档案工作质量。除此之外，在基层单位档案管理工作过程中，工作人员体现出来的综合素质，如责任意识、服务意识、工作态度等，都会直接影响基层单位档案管理水平，如果档案管理人员粗心大意，还会导致档案丢失、档案损坏等问题，给基层单位造成一定损失。由此可见，基层单位档案管理人员素质会直接影响档案工作质量，进而影响基层单位实际发展，必须予以高度重视。

四、基层单位加强培养档案管理人员素质的思路

基层单位加强培养档案管理人员素质的思路包括：注重强化档案管理人员的责任感、注重道德素质培养、建立健全档案管理规章制度、不断增强服务意识、借助继续教育强化人员业务学习能力、提升档案管理人员综合业务能力、引入现代化技术强化信息意识等，如图3所示。

图3 基层单位档案管理人员素质对档案工作的影响

（一）注重强化档案管理人员责任感

在基层单位档案管理工作过程中，档案管理工作人员最基本的素质就是具备一定责任意识，这也是提高档案管理人员专业素质的首要前提。相比其他工作，档案管理工作更加繁琐、复杂，当中涉及较多内容，需要档案管理人员具备一定的耐心、细心、责任心，才能更好地开展各项工作。为此，基层单位应当注重培养档案管理人员的责任意识，促使其能够端正工作态度，认识到积极学习专业档案知识的重要性，在实践工作中严格要求自己，能够积极乐观地面对工作困难，并且，学会主动向经验丰富的档案管理人员虚心学习，才能更好落实各项工作。档案管理人员必须熟悉档案管理每个流程，以高度责任心落实好每项工作，确保档案信息准确、完整、清晰记录，保证档案信息登记表完整性，才能逐步提高档案管理工作质量。

（二）注重道德素质培养

为进一步强化基层单位档案管理工作质量，保证档案发挥效用，助力基层单位发展，必须加强对人员的职业道德素质进行培养，明确要求档案管理人员必须始终坚守职业道德，正确认识档案对单位的重要性，提高档案信息保密意识。此外，基层单位也要鼓励、引导档案管理人员养成良好的主动学习、终身学习意识，能够利用业余时间，加强对档案管理知识的学习，提升档案管理的实践能力和工作能力。在面对利益诱惑时，要坚持职业道德，坚守自身岗位，不做违背良知的事情，始终以强烈的使命感、责任感开展档案管理工作。

（三）建立健全档案管理规章制度

为强化档案管理人员专业素养，借助明确的规章制度进行约束和管理十分重要。在规章制度作用下，档案管理工作人员需要严格遵守档案管理各项法律法规，依法依规办事，这对其各方面素养提升起到一定促进作用。基层单位必须坚持依法治档、加快制度建设。在具体实践中，基层单位档案部门领导应当从实际出发，组织部门会议，分析单位过往档案管理工作流程、效果情况，带领工作人员找出现有制度问题，结合单位当下情况及未来发展需求，制定符合单位需求的档案保密制度、归档制度、借阅制度、统计制度、保管制度等内容。通过基层档案管理人员的参与，不仅可以帮助其更进一步明确档案管理内容，同时，还可以有效强化其工作责任意识，在档案管理工作中严格约束自己，自觉遵守各项规章制度，促使档案管理工作程序化、科学化、规范化落实。

（四）不断增强服务意识

事实上，档案管理工作具有较强的服务性，要求从业人员具备一定的服务意识，能够在日常工作中发挥自身能力，为基层单位档案需求者提供高质量的服务，注重渗透“工作就是服务”观念意识，积极增强服务意识，有效提升服务水平。对此，基层单位必须从人员的观念意识出发，帮助其转变以往档案管理“接收—整理—保管”单向的工作流程认识，而应当树立积极主动的服务认知，不仅服务单位，也为社会提供良好的服务。针对此，基层单位可以组织档案管理人员结合馆藏档案信息，开展宣传活动，增强档案资料的“知名度”，并不断鼓励档案管理人员编制馆藏指南、档案信息目录，致力于更好地服务档案需求者，为查档者、借档者带去极大便利。通过开展这类服务方式，可以使工作人员享受到超前的、高质量的、优质的服务，进而逐步增强对档案重要性的认知，更好地助力档案管理工作的有序开展。

（五）借助继续教育强化人员业务学习能力

新时期，基层档案管理工作若想进一步突破，要求档案管理人员必须具备较强的学习能力，拥有足够的知识储备量。与此同时，也需要在实践工作中，不断增强对新知识的学习，注重提高文化素质。档案管理人员只有具丰富的知识和学识，才能从容面对更多档案管理工作中遇到的问题。针对此，基层单位可以结合自身情况，适度投入资金，建立相应的制度，高度重视继续教育，为档案管理人员提高认知水平提供良好机会。在继续教育过程中，档案管理人员必须具备一定的认知能力，积极配合，抓住完善自我的机会，在工作中响应“继续教育”的方针，主动将知识技能应用到日常工作中，提高档案管理人员的业务水平，进而推动基层单位档案管理工作有序进行。

（六）提升档案管理人员综合业务能力

基层单位档案管理从业者，除了要保证具备专业的档案管理理论知识、档案管理专业技巧外，也必须具备良好的沟通能力、写作能力、逻辑思维能力等，综合业务能力要符合现代档案管理工作的发展需求。与传统纸质档案相比，信息化电子档案具有较强的安全性，档案留存时间更久，有利于基层单位随时调用历史档案，对各项工作顺利开展发挥着重要作用。档案管理人员必须具备较强的计算机应用能力，能够熟练操作信息化系统，同时，也要掌握档案安全管理技能，避免病毒入侵，损害档案内容。除此之外，档案管理人员的写作能力也非常关键，在日常工作实践中，要注意语言的正确使用，确保档案信息清晰有秩序，进而更好地提升档案管理工作准确性。

（七）引入现代化技术，强化信息意识

信息技术的引入使基层单位管理档案更加便利、高效，对提升档案利用率起着重要作用。对此，基层单位应当积极开展信息技术培训，促使档案工作人员的计算机操作技能不断提升，并积极转变传统单向档案管理工作流程。可以邀请行业内专业技术人员，教授档案管理人员熟练使用档案管理系统软件，确保能够采用现代化管理方式开展档案管理工作。在具体实践中，基层单位的档案管理人员需要做好岗前培训，确保档案管理人员了解并熟悉计算机、扫描仪、数码声像产品等高科技产品使用方法，保证档案信息的保密性、安全性。此外，管理层也需要在培训过程中，强调档案人员在实际工作中，必须具备较强的电子数据安全防护意识，通过对不同级别档案资料设置不同的保密手段，增强各级档案安全性。

五、结语

总之，在基层档案管理工作过程中，档案管理人员应当明确现阶段基层单位档案管理人员的必备素质及基层单位档案管理人员素质对档案工作的影响。在此基础上，档案管理人员要结合自身情况，找出不足，采取针对性的措施解决其中存在的问题，对相关管理流程和制度进行优化和改进。而基层单位的领导和各个部门也必须高度重视这项工作，在资金、技术、人员方面给予大力支持，通过培训、继续教育等方式，加强对档案管理人员素质的培养，为单位长久发展打好基础。