医院干部人事档案专项审核工作浅析

张立美 于长海/滨州医学院附属医院

随着我国各项事业改革的深入推进，人事资源管理制度不断健全，干部人事档案管理要求日趋严格。2018年，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作的管理机制、档案体系、日常管理、审核规范等都提出了新的要求。近年来，滨州医学院附属医院在干部人事档案专项审核工作方面作了一些新探索。

1 开展干部人事档案专项审核具有重要意义

1.1 威慑进而杜绝造假、篡改干部人事档案信息的不良风气

加强并深化干部人事档案专项审核工作，认真排查风险点，严格把关，如实准确登记，发现问题认真进行审核比对，对涉嫌造假的情况一律启动调查程序，严格调查核实，对干部人事档案造假的典型案例进行深刻剖析，按照有关管理规定从严处理，并在一定范围内通报。干部人事档案专项审核工作为那些因其他目的或以期获得某种利益而对档案信息进行篡改、伪造的不良风气下了一剂猛药，使其得到了有效的整治。

1.2 为干部任前审核及人才引进提供重要依据

在从严治党的新常态下，结合深入开展干部人事档案专项审核工作，严格执行任前审核制度，坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。此项工作的开展，既能提高干部的道德素养，又能净化干部队伍，纠正了选人用人上的不正之风，维护了干部工作的公信力和严肃性。

现阶段，随着医疗卫生行业快速发展，医疗机构竞争不断加剧，各医疗机构对人才工作愈加重视，特别是高层次人才的引进、培养对医院的发展起着关键性的作用[1]。干部人事档案是全面了解掌握所选拔人才的重要依据。基于此，干部人事档案专项审核工作显得尤为重要，为人才选拔、人才使用方面提供真实可靠的信息，为人才管理工作搭建了一个公平、公正、公信的选人用人平台。

1.3 有利于公立医院干部职工的福利待遇准确执行

专项审核工作是确保档案中“三龄两历一身份”等重要信息真实准确的重要措施，准确的人事档案信息是历次机关事业单位工资制度改革及养老保险制度改革措施顺利准确执行的前提，确确实实维护了职工的根本利益。改革的执行需要依据档案中干部的出生日期、参加工作时间、职称、学历学位等重要信息资料，错误的信息将造成人事工作的被动，最终导致人事档案公信力降低。

1.4 准确的档案信息为维护干部本人权益提供凭证

干部人事档案所记载的信息，是单位职工办理考研、出国、身份认定、职称评聘、待遇落实、退休、社会保障、户口迁移、遗产继承等诸多事宜方面的重要依据，如果干部人事档案的记载缺乏准确性、真实性，部分工作事项缺少直接凭证，干部本人的切身利益将会受到损害[2]。

2 干部人事档案专项审核工作中存在的主要问题

2.1 档案中重要原始材料缺失

在档案专项审核中我们发现最多的问题就是重要档案材料的缺失，这严重影响了档案审核的进度、结果判断及认定。专项审核重点审核“三龄两历一身份”的信息是否准确，如果重要材料缺失，首先需进行档案材料的补充收集，这是专项审核工作的重要环节。审核中发现重要档案材料的缺失主要表现在以下几个方面：在出生年月方面，档案中缺少最早记载出生日期的材料，如《初（高）中毕业生登记表》《入团志愿书》《入伍登记表》《招工登记表》等；在党员档案方面，档案中第五类的政治审查材料、第六类的《入党志愿书》《入党申请书》《转正申请书》等材料不齐全，有的人员档案中政治面貌一直填写中共党员，但档案中无任何党员材料；在参加工作时间方面，档案中缺少认定参加工作时间的起始材料如转正定级审批表、派遣证、招工审批材料、应征入伍审批材料、劳动合同或缴纳养老保险证明材料等；在学历方面，各个高校存在学历材料制作的差异性[3]，加之干部本人档案意识较弱，如取得后学历材料没有及时上交人事部门，导致档案里缺少某个阶段的学历学位材料；在工作经历方面，有的干部曾在多个单位工作过，档案中缺少同期原单位工作的材料，如年度考核、职称评聘、工资、干部任免、聘录用材料、离职或调动材料等，有的干部缺少其援疆、援藏、挂职锻炼等的考核鉴定材料。在干部身份方面，档案中缺少报到证、转正定级审批表、转干、公开招录等材料。这些直接导致“三龄两历一身份”信息材料的缺失，这对专项审核工作提出更高的要求，档案人员必须做到规范收集、严格审核、认真鉴别。

2.2 档案材料不规范

2.2.1 档案材料填写不规范

以往的档案管理，通常都是采用手写的方式进行档案资料的填写，并且未制定规范统一的书写标准[4]。这一方面因档案材料形成部门档案意识薄弱、管理不规范，选用不正规纸张及非标准的格式制作档案材料；另一方面因干部本人档案意识不强，使用铅笔或圆珠笔填写档案材料，书写较为潦草或随意涂改，导致档案材料字迹颜色不一致，甚至难以准确辨认书写内容。

2.2.2 档案材料填写内容不全，审批手续不完备

在干部人事档案专项审核中，发现部分档案资料填写内容不全，缺少本人签字，审批部门负责人签字及盖章也不齐全，这是因为在以往进行人事档案材料管理时审批程序不严格所致，并且目前仍难以进行相应程序的补办[5]，如有的档案中《入团志愿书》填写内容不全，或缺少出生年月、籍贯、学习简历等基本信息，或缺少入团志愿本人签字、团支部书记签字，或缺少审批机关印章及意见等，此材料一般为档案中最早形成材料（原则上不补办），关系到干部出生日期的认定，档案中最早材料存疑，不能依据其他材料认定，须调查核实。

2.2.3 档案中重要信息记载不一致

专项审核过程中发现有的干部档案重要信息前后记载不一致，或有逻辑关系混乱，或有前后矛盾，或有明显涂改，甚至有造假嫌疑，这种情况是档案专项审核工作的重点和难点。这就要求认真鉴别研判，确保人事档案真实有效。

2.3 档案意识薄弱

审核中发现，人事档案的完整性、真实性取决于档案管理部门、档案材料形成部门及干部本人。一方面人事档案管理部门负责人对档案的重视程度不够，导致档案管理人员档案意识淡薄，对收集接收的档案材料审核不严格，对填写的具体内容及审批手续是否完备并未核实比对，导致人事档案材料不符合归档的要求。另一方面档案材料形成部门管理不规范，对档案材料不重视，未按标准的要求制作及填写档案材料，使得纸张、制式、手续不符合要求。此外，干部本人档案意识较弱，不知道哪些材料需要归档，如其取得后学历档案材料、奖励材料、援疆援青鉴定考核材料等放在自己手中，导致档案中缺少相应的印证材料。

2.4 信息化建设较滞后

当前，大部分公立医院人事档案管理还延续着传统的纸质档案管理模式。以滨州医学院附属医院为例，人事档案管理依然以纸质化管理为主，而人事部门自2017年已探索建立信息化人力资源管理系统，逐渐实现了传统的纸质化人事管理向数字化信息管理的迈进。但人力资源管理系统中的人事档案信息化尚未深入研发，只是在多媒体子集模块将体现干部的学历学位、职称、党龄、参加工作时间、职务等的相应证书、文件的电子版上传存储及查阅，虽在某种程度上减少了纸质档案的频繁翻阅，但档案信息化建设仍未纳入规划，此现状远远达不到《“十四五”全国档案事业发展规划》提出的档案信息化建设融入数字中国建设、信息技术在档案工作中的应用、信息化与档案事业各项工作深度融合的工作要求。

3 对加强干部人事档案专项审核的几点建议

3.1 规范干部人事材料的收集归档工作

根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》制定工作制度，规范材料收集归档范围，严肃工作纪律，不能仅仅流于形式，建立登记账册，送交者、接收者均需做好登记并签字确认，做到谁把关谁负责，明确责任到人。形成干部人事档案材料的部门，应及时按要求在某项工作结束后一个月内将材料送交归档，必要时管档人员主动与有关部门联系催收索要。收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料，应真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，规定有组织部门审查盖章的，须有组织部门的印章，力求档案齐全、内容完整。

3.2 规范干部人事档案材料的书写标准

干部人事档案材料形成的部门多为组织人事部门，通过档案审核医院领导及档案管理部门负责人对档案愈加重视，对档案材料的形成制定严格的填表要求，必须使用规范的公文用纸、黑色中性笔进行档案资料的填写，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、复写纸等不符合要求的记录材料书写。字迹力求工整、清楚，严禁潦草书写或涂改。

3.3 严格鉴别档案材料

3.3.1 鉴别档案材料的类别

在进行档案材料收集与整理时，首先要对人事档案材料收集归档范围及要求非常明确，判断其是否属于人事档案材料、属于哪一类别的人事档案、材料是否符合归档要求，然后根据要求登记、整理、归档、编号。

3.3.2 鉴别是否夹杂他人档案材料

此次专项审核中，我们发现干部档案中夹杂他人的档案材料，有的是不同名的，有的是同名的，这种现象的出现究其原因主要是档案管理人员的责任意识匮乏、审核重形式轻内容。需强化档案人员素质、提升其工作责任心，在档案材料收集归档时应对同名不同人的档案材料进行仔细区分比对，比如出生年月、籍贯、家庭成员信息、落款部门负责人签字等，确保档案材料真实准确。

3.3.3 鉴别干部人事档案的真实性、有效性与完整性

档案材料是否完整、真实、有效决定了人事档案的实用程度和公信度，我们要坚决整治档案涂改造假问题。审核中必须对档案中存在的风险点逐一排查比对，仔细分析研判、防止误审漏审，确保问题应发现的及时发现、应调查的及时调查、应纠正的及时纠正、应追责的及时追责。重点是对“三龄两历一身份”信息的鉴别。

出生日期方面，档案中出生日期是否有涂改、记载是否一致，分析研判涂改的程度、原因，是否因此获利，填写不一致的规律、演变过程、几种填法、年龄跨度等，是否与家庭成员信息有逻辑矛盾情况，身份证号码是否一致，不一致的需认真比对几种填法，综合研判，对出生日期确有疑问或涉嫌弄虚作假需调查核实，按相应规定处理；参加工作时间方面，档案中记载的参加工作时间及地点是否一致，鉴别能证明其参加工作时间的材料是否真实，看单位印章、纸张、制式、笔记等是否符合时代特征；学历学位方面，档案中需有入学的招生录取材料、成绩单、学位审批或授予材料、毕业生登记表及学历学位证书复印件，这些材料均需有学校印章，纸张、制式、笔迹需符合时代特征。高考及高中材料填写的内容需与档案中高中前后比对一致，如籍贯、学习经历、家庭成员、身份证号码等 ，判断是否有违规异地高考情况，2001年之后取得的学历、2009年后取得的学位均可在教育部官方网站查询认证，确保学历学位的真实性；入党时间方面，重点审核材料是否完整、手续是否完备、程序是否符合，确保党员身份真实；工作经历主要鉴别其全日制学历与其参加工作时间有无冲突，参加工作的录聘用手续及材料是否真实，材料是否完整；干部身份方面，重点从两方面鉴定，一方面统招的大中专毕业生是否具备统一招生、毕业分配、干部岗位、转正定级的条件，另一方面转干、录干、聘干人员是否有相应的材料，材料是否真实，有无期限，是否在期限后继续按干部对待等，均需鉴别。

3.4 积极推进人事档案信息化建设

作为档案管理人员需树立档案数字化观念，要以人事档案专项审核为契机，深入开发人力资源管理系统的人事档案信息化模块，逐步提高人事档案信息化水平。根据实践经验，作为干部人事档案管理系统应包含系统（含子系统）权限管理、档案收录管理、档案名录管理、档案查（借）阅管理、档案流转管理、档案应用管理等模块，最终目的是实现干部人事档案信息化建设与单位主营业务系统无缝对接、协同发展。

随着信息化时代深入发展，档案数字化建设应在以下几个方面着手和发力：一要推动移动客户端建设和应用拓展。从电脑信息化系统建设到手机移动客户端是社会客观需求，应探索围绕移动办公需求开发系统，档案管理人员及档案工作服务对象可通过移动端身份验证实现对干部人事档案信息快捷读取、简便操作和便捷应用。二要强化信息化系统数据安全保障建设。移动数字化系统、多客户端操作以及系统互联开放的特性决定了必然会面临系统运行安全问题。在这个过程中需要推进构建体系完备、安全可靠、简便实用的信息化管理制度，还要根据部门职责、工作范围、管理流程，为不同工作角色设置差异化的操作、使用和管理权限，也要对所有操作都要实现留痕管理、加密操作和系统自动备份管理，一旦出现问题，可实现操作记录倒查和信息恢复，防止重要数据遗失或泄密。三要对信息系统进行定期优化升级。时代在发展，需求在细化，倒逼系统结合干部人事档案管理实际要求及时进行智能升级，不断实现功能丰富和多元化服务。通过上述工作举措，持续推动档案信息化建设走深走实、迈上新台阶。

3.5 加强人事档案的分类管理

随着时间的推移，干部人事档案的数量也会越来越多，加上日益严格的档案管理要求，必须推行档案分类管理。以滨州医学院附属医院为例，编制内的医院处级干部和学校编制人员的档案由大学组织部保管，其余人员的档案由医院人力资源部管理，按照在职、退休、科级干部、死亡等分类并编号固定区域放置保管。编制外的合同制人员档案存放在市人才服务中心，来院工作后均建立工作档案，以保管所有工作后形成的档案材料如年度考核、医德考评、职称材料、后学历学位材料、入党及奖励等材料，编号排序放于指定区域，以便于查询利用，有效避免了人事档案材料杂乱放置而导致的易丢失、难以利用等问题。