内部控制视角的合同全生命周期管理

齐力

北京垂杨柳医院

医院属于是公益性事业单位，不仅具有政府采购的特点，还有政府的资金支持，且经济活动中政策要求非常严格。在医院经济活动的过程中，合同除了是最重要的内容之外，还作为经济事项动议和立项论证以及决策、达成合意的载体。医院合同业务涵盖多个多方面，且合同管理涉及多个环节，尤其是合同前置流程和发起与审批、签订与盖章、履约执行等，其中合同管理实施的水平直接影响到医院管理目标的实现。所以从医院的角度上来看，为更好地发展，应高度的重视合同管理，并分事前和事中以及事后进行，加强对合作对象的选择，让其经济行为变得更加的规范化，并科学合理的安排资金，使得资金得到合理的应用，实现运行成本就控制，促使医院更好运行。文本在内部控制视角下，加强对医院合同全生命周期管理的研究，并采取有效的措施加大执行，进而确保医院合同全生命周期管理工作顺利的实施。

一、合同全生命周期管理的重要意义

不管是科学合理地建立合同全生命周期管理体系，还是充分地应用管理系统，不仅能不断地提升风险管控水平，还能促进传统模式的改革，推动传统管理的转变，将信息化和精细化作为转变的方向，且经过合理配置资源并加以优化，一定程度上有助于医院实现管理，为医院创造出更多的价值，还能促进医院管理的创新。经过构建合同全生命周期管理体系，为医院能更好地梳理合同风险管理思路提供帮助，且通过合同全生命周期管理系统风险管理运作，一定程度上便于更好地整合相关的业务内容，而且还是以合同为主线，且不仅能实现全面分析，还能实现风险识别，在相应节点上实现控制点的设置，进而针对各个节点控制要求的合同流转，还能够更好地控制，并达到风险管控的目标。通过合同生命周期管理系统并加以使用，能帮助医院在厘清思路的基础之上，明确好实施的重点，避免存在过度消耗资源的现象，且在医院进行合同管理的过程中，其把各级责任机制落到实处这方面，合同全生命周期管理会成为最主要的载体。

就当前的情况来看，一些医院逐步加强信息化建设，而且在医院内部管理这方面逐渐地应用信息化系统。但信息之间还没有实现关联，相互之间存在制约，这种情况信息会发生孤岛。经过合理的应用合同全生命周期管理，一定程度上针对信息孤岛这一问题能有机联合，进而在数据这方面实现共享，还能实现信息间多维度，达到相互制约的作用。针对医院经营活动风险关键点，在注重风险控制的基础之上加强相关制度和要求的制定，并充分地应用相关系统按照制度和要求进行业务流程的运作，不仅能实现风险管控还能达成目标。

二、医院合同管理存在的一些问题

随着医院行业不断发展，进一步扩大其规模，同时还出现各种类型医院经济活动，使得对外签订合同变得越来越多，而且合同变得更具有复杂性，还增加管理的难度，这种情况很有可能发生风险。就当前医院的情况来看，即便高度的认识合同管理工作，但在有些方面还存在不足之处，如现有合同管理制度不够完善、部门工作流程不规范等；只加强对经济条款审核，在审核业务这方面重视的程度还不够；合同由于有着各种各样的种类；文本没有实现相统一；没有加快信息建设进程、管理手段单一化，纸质合同以线下形式为主传递审批时间长，各个环节不仅需要投入大量的成本还需要消耗大量时间，还无法做到实时跟踪，合同签署缺少连贯性，会议签署把关的力度不够，这种情况不管是合同签署情况还是执行的实际情况，难以实现动态化掌握；少数事后补签合同，如果没有约定好很容易存在纠纷的现象。

在逐步加大医院行业监管下，发现医院有时还存在一些问题，且这很有可能出现医院利益受损风险事件，尤其是合同不够完整和不具备签署权限以及没有履行好合同等问题。还有的医院合同全过程管理落实程度不够，没有联系其他环节将其全面打通，且不管是会计核算付款还是合同执行，这两者关联性不大；合同和资产没有实现结合，存在分离的这一情况，设备维修养护工作做得不到位，在这一背景下，虽然能促进医院运营，很有可能增加运营成本；很容易出现增加的现象；即便对合同执行跟踪但没有实现实施跟踪，且还不利于实现对合同履约情况追溯，会致使医院存在浪费的现象。所以在内部控制视角下，非常的有必要加强医院合同全生命周期管理，并进一步的规范这项管理工作。

三、内部控制视角的我院合同全生命周期管理的有效措施

由于合同签署具有法律效力，所以从医院的角度上来看，非常有必要采取有效的措施对合同各个环节做好内部控制工作，进一步提升内部控制水平，促使医院经济活动有效开展。医院还应意识到合同管理工作的重要性，并有效地实施这项工作，将这项工作落到实处，并把控制目标明确下来，完善合同管理的流程，明确管理最重要的环节，加强合同管理控制方案的制定。对于合同管理这项工作进行分析，所涉及工作环节相对而言比较多，除了有合同前置流程和发起、审批之外，还有归档管理等[1]。医院在实际工作的过程中，应高度地重视风险问题，并多关注关注其风险点；比如，合同签订、对外合同授权、合同条款内容是否更加的完整等等。所以，医院在内部控制视角下，为确保合同管理工作的顺利的实施，不仅要明确好主体还需要加强对多层级合同治理结构的建立，并在现有的合同管理体系基础之上，加以优化不断完善，进而确保更加的健全[2]。

（一）加强对合同管理系统研发，推进智慧财务建设

为确保合同管理工作有效的实施，促进管理效率的提高，不仅要摒弃掉以往纸质合同线下审核和传递模式，我院加快了HRP信息系统合同审核模块的建设，不断提升模块的功能，对于医院而言在注重合同管理基础之上，应注重标准化的实现，并加强对线上合同管理流程完善优化，与此同时实现对合同管理系统研发[2]。当前一眼就能够看出合同管理系统操作界面上内容，还比较简单，且从相关科室的角度上来看，不管是合同线上的呈报，还是审核以及用印申请，主要登录电脑端即可，而且做到随时随地进行，不受时间和地点限制，一定程度上还能不断地提高合同管理水平。从业务承板科室合同呈报人的角度上来看，为实现合同管理，使其能获得良好管理效果，在实际管理的过程中，有必要加强对合同管理系统的使用，并注重对该系统的使用，将合同模板寻找到，再选择各种类型，同时还应正确地填写合同的相关信息，且从某种程度上来看，提交完合同管理系统能依次的按照审批节点进行流转，这时对于业务科室负责人而言应可进行相应的审查，而且当呈报人明确后按照合同金额除了要向分管院领导提交之外，还需要交给院长审批，这样便于合同呈报人对审批进度查询[3]。由于是HRP系统的一部分，我院注重各项系统的数据交互和业务协同，尤其是合同管理系统与招采、全面预算和资产管理合同等，进而在合同执行期间，避免产生一定风险。招采系统还非常的重要，其中这主要在中标结果中体现，因为能自动推送给合同管理系统，还有就是全面分析合同管理系统就能够得到一些重要的信息，之后将其合理的导入在合同表单中，且业务承办科室合同模板合同管理系统也非常的关键，因为能自动生成合同正文。同时，加强对合同管理系统的应用，一定程度上能促进医院资源规划平台各业务系统和财务系统之间联动，还有这在财务系统这方面起着重要的作用，能为其自动推动收款条件，主要目的就是提醒首付款；付完款后，财务系统把一些信息向相关系统进行反馈，尤其是合同管理系统和资产信息系统，且不管是合同编号还是付款单号都应注意，应做到相对应，进而便于对合同查询，还能实现实时跟踪[4]。

（二）做好事前和事中以及事后控制，实现合同全生命周期管理体系构建

合同管理所涉及的环节比较多，不仅有合同起草还有审核、订立、履行和监督以及控制以及终止等，但不仅要提高对前期合同谈判以及起草工作的重视，在事中，还应全面的审核合同的各项条款，到了后期还应加大审核力度，围绕着合同各项条款全面的实施。医院合同管理必须要将重点环节体现出来，在资质信用这方面，将签约这一关合理的把控好，并加强对合同履行情况的监督，且在具体监督时不仅要按照相应的条款，还应按照单据，并加强对台账形式的应用，这样实现对合同日常登记管理，逐步的实现动态化，最重要的一点就是能够更好地保管编号存档[5]。此外，为避免发生合同经济活动风险，使其能更好地防控，对于医院而言在注重合同全过程管理的基础之上，有必要从现有的合同全过程管理制度入手，结合实际情况不断完善加以优化，进而确保医院合同全过程管理工作顺利的实施，还能提升合同管理水平。对于医院而言，在注重合同归口管理基础之上，可把国有资产办公室作为其部门，在以多类型经济活动业务流程为立足点，加以优化不断梳理，将各项业务环节明确下来，系统的实现对经济活动风险分析，再把风险点合理明确风险点，牵头实现合同管理方案的制定，且不管是合同订立范围还是条件都应合理确定下来，还需要明确合同管理部门岗位职责，并将责任落实到个人。与此同时在注重合同全过程管理的基础之上，把内部控制方法全面渗透在其中，并注重合同审计，不断地提升审计水平，降低出现医院经济纠纷的概率，保护好医院的利益。

（三）把合同管理与全面预算以及收支、采购管理结合在一起

我院一些工作具有综合性，如采购药品和耗材以及设备、服务等工作，且还涉及各项环节，不仅有采购计划还有预算、供应商管理以及招标、验收、结算。合同管理通常所涉及的部门比较多，其中主要有归口管理部门和招标部门、审计部门和财务部门以及医院业务承办科室。而且在合同条款这方面，主要是由业务承办科室充分地利用网络发出申请，财务部门按照相关规定下加以审核并付款。对于医院而言，可加强对合同管理系统的应用，从合同管理的流程入手将其在信息系统中固化，在线上来约束业务的流程，进而不断地提高合同全过程管理，使其做到更加标准化和信息化，实现实时监控，做到合同全生命周期管控；还有就是在注重部门和业务协同管理的基础之上，加以强化，并按照合同编码规则加强对电子合同文档的构建，从而使其能为各部门会审提供便捷，与此同时，还需要为合同审核过程可追溯性提供重要的保障。除此之外，在合同签订这方面，预算作为最重要的一个条件，且经济合同签订和医院预算管理具有一定的联系，还具有密切性。所以，我院针对合同履行和预算、付款以及固定资产卡片，应严格的依据合同编号，在财务软件中构建这几者之间的联系。点击合同编号能将合同信息调出来，而且这对业务承办科室还能起到督促的作用，督促加强对合同的执行，在结算款项，以不定期的方式为主对合同履行的实际情况进行报告。且针对各类合同执行中过程记录，匹配监控合同关键条款，这样如果存在偏差的话能做到提醒及时化[6]。当合同履行完之后还应加大评价力度，围绕着重要的合同全面的实施，并把合同履行情况作为绩效考核的一部分，进而便于后期管理完善。

（四）按照运营风险防控的相关要求，实施合同分类管理

由于经济合同的种类比较多，在把关合同草案这方面如果只有某个部门进行显然力量是不够的。所以我院应按照业务类型进行分类，并实现对合同文本统一设计，对于授权职能管理部门而言应意识到业务范围合同协同归口管理的重要性，并有效的实施。院长既要加强公章管理，还应进行法人签章管理，并将其管理好，医务部门应提高对医疗合作项目合同的重要性，且基建部门需要实施工程项目合同管理工作，其中针对软件采购和维护合同等由信息部门负责，物业合同由总务部门负责。除此之外，不管是在签订医院合同还是执行期间从某种程度上还离不开一些管理部门流转，所以这就需要各个部门之间保持密切联系，并积极沟通配合，做到各司其职，而且对于专门管理部门而言还应促进其协调。与此同时不同类型合同内涵是不一样的，这就需要医院加强对重点合同分类管理，不断提高合同管理水平。并结合各种业务类型，采取有效的措施建立相应的模板，把其在合同管理系统中预置，进而使其能为业务部门的选择运用带来便利[7]。同时医院还应做好线上合同管理工作。

四、结语

总而言之，对于医院而言为更好地发展，促进经济活动的运行，使其更加的规范化，避免出现运营的风险，在内部控制视角下，采取有效的措施加强合同管理，并做好合同管理工作，不断提高标准化水平。