地方院校档案管理体制机构改革创新探析

成东南，寸常兴，杨 荟

1.普洱学院，云南 普洱 665000；2.保山学院，云南 保山 678000

地方院校档案管理工作是反映每个地州院校发展历史、办学水平的基础工作，是衡量每个地州院校管理水平的一个重要标志。地方院校的档案管理体制机构是指院校档案管理体制机构（行政管理、事业管理）的设置、隶属关系和职权范围等组织制度。档案管理体制机构的设置是否合理科学，将直接影响地方高等院校档案管理工作的创新和资源整合以及信息开发等。

1 地方高校档案管理体制机构现状

随着我国高等教育的快速发展，面对种类繁多数量庞大的各类载体文件材料，作为地方院校基础管理中组成部分之一的档案管理工作，也因此迎来了新的机遇和挑战。

1.1 依附于党委办公室、校长办公室、党政办公室的档案科室

建校至升本以来，有的地方院校档案管理工作，一直没什么变化。所设档案室是党委办公室、校长办公室、党政办公室的一个附属科室，有的地方院校配备专职档案员1 人；有的地方院校配备专职档案员2 人，并将文书处理机要员划入到档案管理工作行列；还有的地方院校档案管理工作只是党委办公室、校长办公室、党政办公室其他岗位的工作人员兼任；还有的地方院校专职档案员1 人身兼多职，既要管理学校办公室各类公章，还要做文书处理工作，有时也会被安排帮忙校对、审核文件等其他工作。由于实行的是传统档案管理模式（由档案室统一立卷归档制度），常常是自己的档案工作没有时间去做，只能利用晚上时间加班加点整理档案，每年档案管理经费靠临时拨付，有时不拨付。档案管理工作中归档最多的是文书、教学、财会这三大类档案，但还存有一些各职能部门的各类档案等。许多高校的档案管理业务工作一直没有行政行使权，常常处于信息不灵和被动状况。

1.2 隶属学校党委办公室、校长办公室、党政办公室档案管理体制机构

建校至升本以来，有的地方院校档案管理体制机构做了适当调整，但调整不到位。虽然设置档案馆、综合档案室、档案科，但还是将档案管理体制机构隶属学校党委办公室、校长办公室、党政办公室，档案管理体制机构设置虽然属于行政管理单位，但一般都是学校党委办公室、校长办公室、党政办公室副职兼任；有的地方院校档案管理模式已经转型，实行各部门立卷归档制度；有的地方院校档案管理模式一直延续实行传统档案管理模式（由档案部门统一立卷归档制度）。实行各部门立卷归档制度的现有情况是：要求各职能部门归档时常常受到影响，有的职能部门找借口拖延归档时间，还有各职能归档部门兼职档案员调换很平凡，有的刚刚学会做档案工作，就换岗，故收集、整理和归档工作因此受到影响。实行传统档案管理模式现有情况是：在收集中，有的地方院校的职能部门不按照归档范围规定的要求，将属于该收集文件材料和不需要收集文件材料一块交进来，增加专职档案员的鉴定工作量；还有的地方院校的职能部门找借口拖延收集移交时间，造成档案文件收集不齐全、不完整，直接影响文件资料整理工作，造成档案上架排列一再拖延的现象。

1.3 隶属图书馆的档案管理体制机构

建校至升本以来，有的地方院校档案管理体制机构隶属图书馆，属于图书馆下的一个科、馆。档案管理体制机构采用管理模式有两种: 一种是传统档案管理模式（由档案科、档案馆统一立卷归档制度）；另一种是档案管理模式实行各职能部门立卷归档制度。但由于各地方院校图书馆都是教辅单位，档案科、档案馆没有行政管理权，在开展各种档案事务和业务工作中常常是阻碍重重。

在经费划拨上，档案管理体制机构处于相当尴尬地位。教育部2004 年2 月明文规定高等学校图书馆馆藏量是作为普通高等学校办学基本条件之一[1]，全国各高等院校为保证办学质量，每年都为图书馆设有专门专项管理经费，地方院校图书馆也这样。但作为反映每个地州院校发展历史，办学水平的基础性、支撑性的档案管理工作，就没有这么好机遇。每年各地方院校只有在保证图书馆图书经费够用的情况下，剩余经费才给档案管理体制机构（档案科、档案馆），档案管理工作常处于边缘化和被遗忘角落。

2 解决地方高校档案管理体制机构的建议

各地方院校应结合学校档案工作发展需要，分析新情况，解决新问题，准确把握新时代赋予档案工作新使命，不断推动地方院校档案工作的创新发展。

2.1 采取的具体措施方法

应根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及《全国档案事业发展 “十二五” 规划》《全国档案事业发展 “十三五” 规划》等内容[2-6]，结合地方院校办学发展规模的实际情况，抓紧时间，摸清档案管理的家底，搞好调研工作，专门设置地方院校档案馆，主要负责档案的业务指导、永久保存、提供利用和档案信息开发的业务指导。同时，专门成立档案工作委员会和档案鉴定工作领导委员会，充分发挥档案工作委员会和档案鉴定工作领导委员会的牵头抓的作用。配备一定比例的专兼职档案员，建立档案管理网络图，完善地方院校档案规章制度和档案管理工作应用手册。在档案管理工作中，以制度建设为保障，严格实行部门立卷归档制度，严格执行 “三纳入” “四同步” “四参加” 的规定，严格执行行政处罚办法，实行以绩效挂钩形式，将地方院校档案管理工作融入到各职能部门工作职责范围；地方院校各级领导应该按照 “一岗双责” 和 “谁主管，谁负责” 的要求，认真执行档案管理工作责任制，努力构建权责明晰，逐级负责、层层落实的档案管理工作责任体系。确立把 “档案管理工作责任制” 作为抓手，构建档案管理的工作思路和工作目标。每年年底，由各地方院校领导带队，深入到院校属各单位，以听汇报、检查档案整理为主，总结评议等方式，对签订责任书的院校基层各单位进行了档案检查考核，成绩较好部门给予表彰奖励。各高校只有深化管理体制改革，积极主动接受上级主管的指导、监督和检查，才能顺利保证档案工作的正常有序的开展。

2.2 创新教育方式

结合各地方院校档案工作实际情况，强调档案管理工作是一项严肃的政治工作，要求专兼职档案员必须具有较高的政治思想素质。应当将专兼职档案员的教育列入重要的议事日程，制订周密的学习计划，编写地方院校档案基础知识讲座的培训课件、地方档案管理工作指南讲座的培训课件、地方档案管理软件操作指南的培训课件，组织对地方院校专兼职档案员进行培训。列举并现场操作需要归档文件材料的装订方法，扫描方法、录入档案管理系统著录方法等内容，加深专兼职档案员从理性认识到感性认识的程度[7]。尽可能创造一些机会，给予专兼职档案员多参加不同类型和不同层次的学习班、研讨班，多提供参与参观、交流的机会，要求档案管理人员增强自身政治学习和国家档案法律法规及业务知识学习，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，学习相关领域的知识，不断拓宽知识面，提高自身业务能力。地方院校还应该运用各种传播媒体、各种会议、各类展览、校史馆等广泛开展档案宣传教育活动，让各级领导和教职工及学生充分认识档案对国家、单位、个人的重要性，增强各级领导、教职工、学生的档案意识。

2.3 完善管理手段

2.3.1 加大档案经费投入，完善档案管理设备设施

合理选择档案库址，做到档案管理办公地点的办公室、查阅室、库房三分开；逐年增加经费投入，每年由档案馆列出做好档案管理工作急需档案管理经费的预算，详细说明需要购买的档案管理专用设备设施、档案用品和其它管理费用，请示分管校领导，经学校党政领导开会讨论决定，审核批复后并纳入财务预算。配置档案管理设备设施，如计算机、密集架、防磁柜、温湿计、打印机、复印机、刻录机、扫描仪、数码照相机等设备；配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等必要设施。

结合各地方院校发展规模的实际情况，选购适合的档案管理系统软件。通过使用该软件系统，实现地方院校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研各个业务环节档案管理工作自动化。

2.3.2 重视专兼职档案员的待遇

对长期接触有毒有害物质的专兼职档案员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予补助。同时，还应积极做好专兼档案员职务职称的评聘工作，为他们提供良好的工作氛围和条件，提高他们对档案工作积极性。

2.3.3 加强档案工作的信息化管理

建立资源数据库管理是实现档案管理信息化的基础。首先，应优化各地方院校档案库房馆藏，将各地方院校各类馆藏重要档案，按照年代、纸质载体、档案破损情况等从近至远进行修补，应用复印机、数码相机、扫描仪、录音设备等方法进行复印、拍照、扫描、录音；应用档案管理软件系统录入（著录）电子条目，上传电子文件，建立各类档案数据库。其次，通过接收各职能部门归档电子文件和电子档案，将其转化PDF、JPG 等格式，上传转化为档案数据库。再次，结合和利用校园数字化平台开展档案信息化建设。依托校园网将档案管理系统与各职能部门系统（如OA 系统、财会管理系统、教学管理系统、科研管理系统、人事管理系统等）进行无缝连接，建立数字化档案数据库，不断开发整合档案资源，实现档案资源共享的目的。

3 结语

总之，各地方院校应该借此东风，对档案管理体制机构提出合理化的改进措施，加快完成档案管理各项基础工作，传承学校建设、发展、办学过程的历史，为档案管理规范化、现代化、信息化奠定坚实的基础。