信息技术在事业单位档案管理中的应用

苏景云

郓城县退役军人事务局 山东 菏泽 274700

引言

事业单位承担着为社会提供公共产品和公共服务的责任，而档案管理工作是一项专门的事业，是服务社会主义建设，履行专门职能的重要表现。同时档案管理也是一项基础性的工作，能为事业单位开展党建、业务培训、思想教育和综合管理提供服务和支持。而信息技术的融入能够提升事业单位档案管理的智能化水平和数字化水平，有效加强了档案管理的效率和质量。

1 相关概念阐述

1.1 信息技术

很多学者对信息技术的概念进行了研究，但是由于研究视角的不同，目前还没有形成统一的认识，一般认为信息技术是信息和通信技术的统称，是进行信息管理和信息分析时所用到的各种技术和程序的总和。有学者认为信息技术存在广义和狭义两个方面的内涵[1]。就广义角度而言，信息技术指的是能够拓展人类信息功能的所有技术和程序的总和[2]。而狭义角度的信息技术指的是能够利用各种智能终端对文字、图像、视频和音频等信息资料进行收集、存储、加工和分析的技术总和。由信息技术的概念，可以延伸至教师的信息技术应用能力。

1.2 事业单位档案管理

事业单位指的是由国家党政机关领导的，承担着为社会提供公共产品和公共服务职责的，部分经费由公共财政负担的社会公共组织，如科学技术协会、文化馆、公立医院、公立学校等。由此可见，事业单位是受政府领导的以组织或法人实体为表现形式的公共机构。档案管理是对档案实体和档案信息进行管理，并且能够提供各种服务的工作，具体内容包括档案的收集、整理、档案价值鉴定、档案编辑和档案的研究和利用等。档案管理的对象是档案，所要解决的关键问题是解决档案分散、零乱、质量低下等[3]。

首先，事业单位档案管理具有公共性特征。事业单位同纯营利性的经济组织不同，它向社会提供的是公共产品和公共服务，而档案管理作为事业单位的基本职能之一，涉及其职能的各个方面，比如科、教、文、卫等[4]。因此，事业单位的档案管理同私营企业不同，具有很强的公共性。其次，服务性。事业单位的档案作为记录国家科学、教育、文化、卫生等多方面业务的资料。基于事业单位为人民服务的宗旨，因此，事业单位档案管理具有很强的服务性。

2 将信息技术引入到事业单位档案管理的意义

2.1 提高信息的搜集信息

在传统的档案管理模式中，管理人员主要通过手工的方式对纸质版的档案进行管理，管理的效率低下，而且档案搜集的过程中也较为烦琐。但是随着信息技术的发展，信息技术能够有效提升档案信息搜集的效率，而且大大减少了资源浪费的情况。档案管理者可以将纸质信息拷贝到移动U盘中，可以随时实现信息的传输。

2.2 信息存储方便

在信息技术引入之前，档案主要通过纸质的资料进行存储。一旦存储的环境遭到破坏，档案很容易发生损坏，进而影响档案的有效性。但是信息技术的发展催生出了电子档案。管理人员可以将档案信息储存在数据库中，同时做好备份，这大大提升了档案资料的安全性。一旦出现纸质档案丢失的情况，就可以通过电子信息档案发挥作用。

2.3 提升信息检索效率

在传统的管理模式中，管理人员要实现对档案信息的查询就必须根据一定的编码，到指定的档案室，去查询档案。由于档案数量众多，往往需要耗费管理人员一定的时间和精力。但是在档案信息化建设的背景下，管理人员完全可以在网络上进行档案的查询，比如可以在档案管理信息系统上输入关键词，就可以得到指定档案的全部信息。这种模式大大减少了档案管理人员的数量，同时提高了信息检索的效率和准确率。

3 信息技术在事业单位档案管理应用中存在的问题

3.1 重视程度不足

实现事业单位档案管理的信息化建设是一项系统性工程，需要多个部门共同发力，而从实际情况来看，很多事业单位的领导者对于档案信息化工作的重视程度不足，一方面，开展信息化管理需要建设一个能够适应事业单位经营特点的档案信息管理系统，这需要事业单位投入大量的人力、物力和财力，而且很难在短时间内见效。另外一方面，档案管理人员缺乏参与信息化工作的积极性。部分档案管理人员已经习惯了传统的工作模式。一旦引入信息技术，档案管理人员就不得不去提高信息技术的应用能力和学习相关档案管理知识，这往往会引发档案管理人员的抵触情绪。

3.2 管理机制不健全

事业单位档案信息化管理机制不健全主要体现在2个方面。一方面，很多事业单位在开展信息化工作之前，缺乏统一的规划和论证，不能够根据事业单位的业务运营特点选择合适的第三方，不能建设适宜的档案管理信息系统。因此，在开展信息化建设时体现出很强的随意性，往往出现后续增加经费、管理难度提升、无法满足实际工作的情况，这就需要事业单位不断进行维护和改进。另一方面，安全保障机制不健全。档案信息具有机密性。所以事业单位在开展信息化建设时应该配备防线路截获、电源保护等硬件设备。

3.3 管理模式有效性不足

事业单位档案信息化管理模式有效性不足主要体现在3个方面。首先，事业单位档案信息化建设水平还比较低。实际上各个事业单位的档案管理工作主要依托在各个职能部门中，缺乏顶层设计和制度建设。档案管理岗位的职责权限还不明晰，档案管理的标准还不健全，这就导致在档案管理的前端，各个职能部门根据自身的主观经验进行归档。其次，档案管理的信息化建设还不规范。在实现信息化以后，应该对档案的编码、归档制度、电子信息的储存制度、共享制度进行规范，然而这项制度建设经常出现空白。最后，事业单位档案开发利用的针对性不足。

3.4 工作人员素质不足

档案事关事业单位工作人员的个人信息和与之相关的重要文件，其重要性不可忽视。而档案管理的有效性同工作人员的素质息息相关，其是在开展信息化建设的前提下。如果档案管理人员不能够具备较高水平的素质，就无法为工作人员提供及时、细致和耐心的服务。但是在实际上，部分事业单位档案管理人员的素质不足。一方面，基于历史原因部分员工缺乏过硬的档案管理专业知识，对档案管理工作的认识不深刻，不能依据严格的档案管理流程开展工作。

4 完善信息技术在事业单位档案管理应用的策略

4.1 提高对档案管理信息化的重视程度

首先，有关部门应该积极的加强档案管理信息化的宣传工作，让事业单位的领导都认识到档案管理不仅能够为单位的人事管理提供服务，另外一方面，还能够在单位内部营造出一种严谨、认真、求实的工作氛围。而且开展档案管理的信息化工作有可能会带动其他业务工作的信息化，从而促进事业单位工作的全面信息化。其次，有关部门还应该加强《档案管理法》的宣传工作，提高档案管理人员的法律意识。最后，还应该深刻管理人员对档案管理工作的认识，努力提高自己的思想道德水平，加强职业道德建设，努力提升自身的信息技术应用能力。

4.2 强化机制建设

档案管理信息化的建设并不是一蹴而就的，而是需要做好机制保障。一方面，应该建立档案信息化的统一规划机制。事业单位可以根据自身的经营特点以及工作的需要程度，制定开展档案信息化的规划，如档案信息化五年规划等，将档案管理信息化纳入到事业单位发展的整体规划中。事业单位的档案管理部门还应该根据自身实际，征求多方面的意见，对档案信息化项目的必要性和可行性进行论证，从而制定信息化建设的标准。另外一方面，应该严格经费管理机制。档案信息化的建设应该遵从“成本效益原则”，提高信息化规划的科学性，做好经费投入和信息化成果效益的有机统一。

4.3 提高档案管理人员的综合素质

由于档案管理人员是信息化工作的直接参与者，因此，应该着重提高档案管理人员的综合素质。首先，当前事业单位招聘应该严格遵守“冯进必考”的原则，绝对杜绝“人情化”的人员招录情况。要在考试中认真考核人员的档案信息技术素质。其次，针对现有员工，事业单位应该完善培训机制。一方面，要开展对档案管理专业知识的培训工作，尤其是档案信息化的专业知识，系统学习《档案法》《山东省档案条例》《电子文件归档与管理》等方面课程和档案法律法规业务规范。并加强实践培训，提高工作人员的操作水平，把知识运用到工作实践中，接受各科室档案668盒，照片档案462张，图书资料300余册，每年接待查档案者500余人，提供档案资料1500多卷（册），采集退役军人和其他优抚对象35536人，协助开展就业创业人员500余人，协助做好退役军人来信来访200余人，接待办理500人，心理疏导、权益咨询、政策解答无数，负责做好退役军人及其他优抚对象的服务工作，协助并整理鲁西南战役时期牺牲的烈士档案1200余份，搜集、整理烈士遗物10000余份等。另一方面，事业单位还应该加强针对职业道德方面的培训，让有关人员认识到爱岗敬业、诚信友善、真诚服务的重大意义。最后，事业单位还应该完善档案管理人员的考核制度。要制定有关信息化工作素质的考核指标，比如，信息技术应用能力、对学习信息技术的积极性、档案工作的效果、群众的满意程度等。绩效考核制度还应该根据考核结果调整员工的薪酬待遇。

4.4 完善档案的安全保障

基于信息技术的固有风险，事业单位还应该加强档案的安全机制建设。首先，事业单位应该加强安全机制的硬件建设，将硬件建设纳入到档案信息化建设的规划中，不断提高保密工作的物防技防措施。其次，还应该建立针对事业单位档案管理保密工作的考核机制，定期或者不定期对事业单位的保密硬件建设和软件水平进行考核和评价，及时发现问题，并进行改进。再次，还应该提高档案管理人员的保密意识，开展案例教学，提高档案信息泄露的违规成本。

4.5 完善管理模式

完善管理模式应该从2个方面着手。一方面，应该健全事业单位档案标准化管理制度，要以《档案法》为基本依据，考虑事业单位的实际特点，制定制度，提高制度的规范性和全面性。积极落实档案管理职责体系，细化工作标准，明确各个岗位的职责权限，杜绝职责权限相互交叉重叠的情况。另一方面，要统一归档标准和工作流程。要求各个部门在收集档案的前端环节，确定归档的范围和标准，提高档案收集的质量。最后，档案管理部门要加强对档案的管理，要做到档案编码标准化，做好信息备份，做好应对档案管理以外情况的方案。

5 结束语

随着信息技术的发展，在事业单位档案管理工作中引入信息技术具有较强的必要性和可行性。文章对事业单位档案管理信息化工作的概念进行了介绍，并且分析了引入信息技术对档案管理所产生的重大意义。最后，从多个角度提出了完善事业单位档案管理信息化工作的策略，比如提高事业单位对信息化工作的重视程度、提高工作人员的综合素质、完善管理模式、做好安全防范工作等。期望文章的研究能为信息技术在档案管理工作中应用提供一定的参考和借鉴。