提升企业办公室行政管理实效性的方法

李茂澍

（贵州电网有限责任公司，贵州 贵阳 550002）

引言：伴随着我国整体发展水平的提升，我国企业在实际工作开展中，无论是工作的范围还是工作的深度，都得到了极大地提升，同时这种发展现状也让企业在工作实践中面临着越来越多的不同的事物，企业各个部门和各个员工都需要办公室帮助协调工作，以实现各项工作效率和效益的提升。所以就企业办公室行政管理工作的重要性而言，实现企业办公室行政管理工作的优化，可以从一定程度上提升企业的经济效益，因此企业在建设和发展的过程中，有必要加强对企业办公室行政管理工作时效性提升的研究。

一、企业办公室行政管理工作的作用

企业办公室是企业在建设和发展的过程中，不可或缺的重要工作部门。所以企业需要基于办公室行政管理工作的作用，加强对企业办公室建设的关注，尽可能地提升企业办公室建设与企业实际发展需求之间的契合度，让企业办公室能够发挥出更大的作用。具体分析，企业办公室的功能主要表现在中枢功能、协助功能、督办功能以及服务功能等四个层面。

（一）中枢功能

企业办公室最为直观和明显的工作职能主要表现在上传下达的层面，需要帮助企业各个部门完成上级领导决策的下传，以及下层工作者意见或其他工作信息的上递。所以企业办公室在实际工作中具有较强的中枢功能，是企业上层领导人和基层工作人员之间的枢纽。在新的时代背景下，企业除了需要借助办公室提升各项工作信息的畅通度之外，还需要借助企业办公室实现企业上下层工作者工作关系的协调，为企业更好的建设和发展提供助力。

（二）协助功能

基于企业办公室的中枢功能，企业办公室在实际工作的过程中，逐渐延伸出了较强的协作功能，需要企业办公室能够基于各个部门或企业工作人员实际工作开展的需求，帮助其协调好各方面的工作内容，譬如各个部门之间的协作关系、企业重要工作人员出差安排、重大会议协调等等。

（三）督办功能

企业办公室对企业各项工作的协调，不仅需要给各个部门和各个工作人员给出确定的工作要求，还要尽可能地保证各个工作内容，能够按时按量的完成，确保企业各个工作项目能够有效地落实，也正因此企业办公室具备了一定的督办功能，需要对企业各个部门的各项工作进行督促，促使企业各个项目能够有效地开展和落实。

（四）服务功能

服务功能是当前社会背景下各个企业对企业办公室工作提出的新要求，需要企业办公室工作人员能够立足于企业的建设和发展进行思考，不仅要将自己的本职工作做到位，还要适当地对各项工作内容进行拓展和延伸，不仅要根据企业各个部门和各个重要工作人员的工作需求，完成各项工作的资源和时间的协调，还要尽可能多的为各个部门和工作人员提供工作的便利，使之能够更加顺利地完成企业工作。所以企业办公室在具备中枢功能、协调功能以及督办功能的前提下，同时还应当具有较高的服务功能。

二、企业办公室行政管理工作中存在的问题

（一）员工思想认识不到位，工作活力不足

面对越来越复杂的工作环境，企业办公室在实际工作开展的过程中，不仅要实现各项工作制度、机制、技术以及方法等的改革与优化，还要加强办公室工作人员的思想建设，使其能够以更高的工作活力，参与到实际工作中。但反观我国企业办公室的建设情况，部分企业在办公室建设的工作中，更加强调制度和机制的建设，忽略了对员工思想认知的引导，导致员工思想认识不到位，难以有效地推动企业各项工作的改革优化。譬如部分企业办公室在实际工作中，办公室工作人员在各项工作开展缺乏明确的组织目标，只能依据上级领导人的工作要求开展工作，缺乏充足的工作积极性和主动性。

（二）员工素质建设不到位，工作优化困难

企业办公室的工作技术和方法等随着时代的变化而逐渐发生了转变，要想让企业办公室的各项工作能够有效地发挥出应有的作用和价值，企业办公室的工作人员应当随着时代发展的变化，应工作的需求，不断加强自身的建设。但就目前我国企业办公室的建设情况分析，部分企业在办公室建设的过程中，并未给予员工素质建设充足的重视，导致部分企业办公室工作人员仅具备较高的办公室管理素养，当办公室引入新的技术和设备时，则会因为企业办公室人员在信息技术素养建设方面的不足，导致工作的改革和优化比较困难，难以充分的发挥出企业办公室各项建设工作内容的价值。

（三）行政管理制度不完善，实操价值不显

让企业办公室行政管理工作的制度与企业实际发展水平和组织结构相匹配，才能让企业办公室工作人员更加科学、规范、高效地参与到企业的建设和发展中，体现出企业办公室在企业建设与发展中的价值。但反观我国目前企业办公室的建设情况，经济市场的快速发展，让我国企业的更迭速度较快，部分企业在建设和发展时，未能根据企业自身工作的需求，构建与自己企业实际发展水平和组织结构相匹配的行政管理制度，一味地套用其他相关企业的行政管理制度，令企业办公室行政管理制度的建设与实际工作的情况不符，行政管理制度的不完善体现地尤为明显，各项制度也难以真正有效的落到实处。

（四）工作技术革新不到位，价值发挥受限

在新的时代背景下，企业办公室的建设和发展必须与时代潮流保持较高的一致性，这样才能更加系统地开展各项工作，从而有效的提升企业整体的工作效率，让企业能够更好的融入到经济市场的竞争中。但是受部分企业领导人和管理层的不重视，导致各种先进的工作方法、技术和设备，无法及时地引入到企业办公室中，令企业办公室的建设始终滞后于时代的发展，不仅限制了企业办公室各项工作的改革与优化，还从一定程度上削弱了企业办公室的工作职能。

三、企业办公室行政管理工作实效性提升的办法

（一）强调宣传教育，提升员工思想认识

企业职工的思想对办公室行政管理工作实效性的提升具有不可忽视的影响，为了从根本上实现行政管理工作实效性的提升，企业有必要从宣传教育的角度入手，实现企业员工思想认识水平的提升。为此企业可采取以下对策。第一，强调企业文化的建设，利用企业文化实现对各层级工作人员的引导，使其更加积极、自主地参与到企业的各项建设工作中。为确保企业文化建设的实效，企业办公室工作人员应当将努力、奋进、优化、协调、奉献等作为企业文化建设的重要内容，以确保企业办公室工作人员能够更加有效地发挥出自身中枢功能、协调功能、督办功能以及服务功能。在具体工作实践中，企业工作人员除了可以借助各种宣传标语，在潜移默化中对企业办公室工作人员进行引导之外，也可以尝试构建各种有关企业文化的实践活动，让企业办公室工作人员能够在企业文化的氛围中，感受企业文化，提升自身的思想认知。如，为了强调企业办公室工作人员的团结精神和奉献精神，企业可以多组建类似于“旱龙舟”、“无敌风火轮”、“趣味接力赛”等需要多人合作的团建活动，以实现对企业办公室工作人员的引导。

第二，企业思政工作的开展与宣传，企业可以借助思政工作开展的科学性、系统性和规范性，将企业办公室工作人员的思想建设与思政工作进行关联，以此来系统的提升员工的思想认识。必要时，在思政工作的开展与宣传工作开展时，企业可以从员工的实际工作环境入手，利用员工实际生活和工作中的内容实现对企业员工的引导，让企业办公室工作人员能够真正地融入到企业的建设和发展中，积极、主动地完成工作的改革和优化，让企业办公室发挥出更大的作用和价值。以企业办公室文件管理工作为例，企业在开展思政教育及宣传工作时，可以考虑从文件管理工作的重要性以及其他企业的先进管理经验的角度进行思考，这样既可以激发企业办公室工作人员的情感共鸣，也可以拓展企业办公室工作人员工作改革与优化的视野。

（二）强调素质建设，构建工作优化基础

在当前的社会背景下，各个企业的实际建设需求对企业办公室工作人员的素质建设提出了更高的要求，需要企业办公室工作人员在不断提升自身专业素养的前提下，也能够加强对自身信息技术素养建设的关注，以此来帮助自身更加有效地对各种先进的技术、方法和设备进行运用，为企业办公室各项工作的改革和优化提供重要的工作基础。为此，企业办公室工作人员应当立足于办公室行政管理工作实效的提升，从以下几个角度入手进行思考。第一，强调企业工作的优化，加强企业办公室内部工作人员之间的交流。企业办公室可以通过内部工作人员的交流，找到在实际工作开展中存在的问题，而后再有针对性，有方向性的进行调整和优化，逐步实现企业办公室行政管理工作实效的提升。另外企业办公室工作人员也可以从工作经验讨论的角度入手，让不同工作人员将自身在实际工作开展中总结和发现的工作经验进行分享，利用彼此工作经验的分享，拓展企业办公室工作改革与优化的空间。如在企业办公室工作实践中，企业办公室可以通过周会、月会的方式，让各个企业办公室工作人员对日常工作的开展情况进行总结和分析，分析的过程中完成问题的发掘和工作经验的方向。

第二，强调企业工作的改革，引导企业办公室内部工作人员自主学习。为了提升企业办公室工作人员工作素质建设的水平，企业有必要构建成体系化的指导体系，以此来完成办公室工作人员的有效引导，帮助其更加有效地提升自身的建设水平。为此在实际工作开展中，企业需要做好以下两个方面的基本工作。其一是激励机制的建设，企业需要通过一些激励手段，激发企业办公室工作人员自主学习的活力，进而提升其学习的效果和水平。如企业可以考虑定期开展企业办公室工作人员工作技能大赛，为了实现对企业办公室工作人员的有效引导，在开展企业办公室工作人员工作技能大赛时，可以尽可能地从现代信息技术应用的角度进行思考，以此来促进企业办公室工作人员工作素质的提升，以及企业办公室工作人员工作方式和方法的革新。其二是自主学习的平台，企业既可以考虑与区域范围内的职业院校或高校进行合作，加强企与职业院校及高校之间的协作关系，提升办公室工作人员学习的科学性、合理性、系统性和有效性。也可以做尝试从现代信息技术手段应用的角度入手，为企业员工推荐“中国大学MOOC”“MOOC 网”“家里蹲大学”“番薯学院”“我要自学网”“办公资源网”等公开免费的，高品质自学网站，提升企业办公室内部工作人员学习的灵活性，降低其学习的压力和成本，提升其学习的效果。

（三）强调制度完善，适应企业实际需求

要想从根本上提升企业办公室行政管理工作的实效，强调工作制度的完善，是企业必须要做的选择。需要注意的是，在目前经济市场较为复杂的情况下，企业在构建办公室工作管理制度时，必须要从企业自身的发展水平和组织结构的角度入手，使得企业办公室工作管理制度能够符合实际工作的需求，让各层级工作人员能够更加有效的与企业办公室工作人员进行配合，这样才能从根本上体现出企业办公室在行政管理工作中的价值。为此在实际工作开展中，企业需要做好以下两个方面的工作。其一，在缺乏必要企业办公室工作人员的情况下，企业办公室工作管理制度，可以借鉴其他企业的管理制度，但不可一味的抄袭和套用。其二，在构建企业办公室管理制度时，应当立足于线上工作和线下工作两方面进行思考，以提升企业办公室管理制度构建的科学性和有效性。以企业办公室档案管理工作为例，为了提升企业办公室档案管理工作的实效，在管理工作制度的建设中，企业办公室工作人员必须从纸质档案和数字化档案管理的角度进行思考，不仅要明确不同类型档案的管理方法、管理原则以及管理标准，还要从数字化档案的编目角度进行思考，调整和优化纸质档案和数字化档案的编目方式，降低各个部门工作人员档案查询和搜索的成本，有效提升企业办公室行政管理工作的效率。

（四）强调技术革新，提升办公室的价值

现代信息技术在企业办公室中的融入，可以为企业办公室功能和价值的提升提供充足的空间，所以要想从根本上提升企业办公室行政管理实效，这个企业可以考虑从技术革新的角度入手，利用更加先进的工作技术，帮助企业办公室工作人员实现各项工作的优化。譬如在实际工作开展中，借助现代信息技术和互联网技术的便利性，企业办公室可以及时构建企业内部管理工作平台，并根据实际工作开展的需求，设定不同的工作模块。如企业档案管理、人力资源管理、文书管理等，而后再根据具体的工作内容，丰富和补充相应的工作内容。以人力资源管理为例，企业办公室在实际工作开展中，具备一定的中枢功能，负责上级和下级工作人员之间的连接。所以在人力资源管理模块中，企业办公室可以根据企业各部门工作人员的职位，将工作人员进行分层，这样不仅能够让企业办公室工作人员更加清晰明确地掌握不同工作人员的工作职位，更好地完成工作的协调与调整，也能够根据企业建设和发展的需求，综合各个工作人员的工作情况，实现人力资源管理水平的提升。

总结：

综上所述，企业办公室本身在企业行政管理工作中就具有不可忽视的影响，在我国企业建设压力和竞争压力不断增加的社会背景下，企业办公室本身在行政管理工作中的价值更是得到了提升。各个企业在实际建设和发展的过程中，应当加强对办公室行政管理工作实效提升的研究，要能够从员工思想、员工素质、工作制度以及技术革新等多个角度入手，有效地提升企业办公室的工作效率，促进企业办公室行政管理工作实效的提升。