关于信息化背景下公证工作中信息技术的研究

孙 涛

山东省济南市泉城公证处，山东 济南 250002

信息化时代发展进程的不断加快，为公证工作的开展提供了明确的指导，在信息技术的优势和作用下，有助于提高公证工作的实施效率，并且能够打破沟通方面的障碍。在公证工作的落实阶段，通过对信息技术的灵活使用，能够对公证法律资源予以合理配置［1］，并打破体制、营销、实践以及档案等方面的困境，基于共享合作的形式，保障产权的明确性和清晰性，有效提高公证信息化发展的整体水平。

一、分析信息时代为公证工作带来的新机遇和新挑战

在信息时代的发展过程中，形成了爆炸式的信息资源，并且为公证行业的发展带来了直接影响。当处于信息较为闭塞的时代环境条件时，在开展公证工作的过程中，则需要借助中立、客观的形式，为社会交往阶段所存在的信息不对称问题提供相应的服务，并增强陌生人员之间的信任程度。在信息技术高效化的发展过程中，突出了数据信息的共享性优势，并且能够融合各领域之间的信息资源，为电子身份认证等技术的发展奠定了力基础，使陌生人之间能够建立信任关系。随着公证需求的不断减少，使公证工作即将面临着生态环境等方面的变化阶段，需要从长远化和技术性的角度对公证工作进行分析，可以看出目前所形成的人类认知体系存在一定程度的偏差，并且与机器精确定量结果之间有着本质上的不同。

为此，见证类的公证模式发展前景不够优良，在现代化技术的影响下，容易使公证工作失去原有效用。在信息技术行业领域的发展过程中，能够满足社会各层面的需求，公证工作主体人员需要顺应时代的革新趋势，发挥出公证工作的优势和效用，并坚持中立和客观的原则，以此来彰显公证工作的公信力度［2］。另外，公证机构需要坚持立足本源的发展形势，并积极地融入信息化时代的发展进程，借助信息技术的优势和效用，为公证行业的发展提供助力支持，并借助信息技术所带来的服务，对公证工作业务予以进一步开拓，从而能够有效加强公证机构的社会影响力，使公证机构在信息时代获得发展优势。

二、信息技术在公证工作中的具体应用

（一）软件系统完善性

在建立公证软件系统的过程中，首先需要结合公证工作的运行要求，在满足公证需求的情况下，才能够促进结构体系的良性运转，进一步对公证软件系统的核心予以确定。在确定公证软件体系结构之后，需要结合公证工作的实际需求，将相应的软件系统功能予以模块化处理，从而构建与之相对应的公证工作数据模型，保障模型内容的完整性，形成完善、优良的软件系统，为公证工作的顺利开展提供了助力支持，保障公证工作流程设置的规范性，有助于提高公证工作的实施质量和运行效率。在公证业务随着政策性进行变动的过程中，实际的变动机会相对较多，所以在设计公证软件系统的过程中，应坚持“松耦合”“高内聚”的设计原则，为业务的升级和变动提供便利性支持。不仅如此，在设计用户界面时，还应针对界面形式进行优化和完善，确保操作人员能够明确软件的应用关键，并借助鼠标触屏语言识别输入的形式，在人机交换手段的共同作用下，有效提高了公证工作的运行效率。

（二）引进优良硬件设施

在使用信息技术的过程中，需要依附于计算机系统、移动终端设备、服务器、网络平台、存储设备以及人员身份采集识别设备等多项基础设施，在此基础上才能够发挥出信息技术的优势和效用。在建立公证信息系统的过程中，为了确保此项系统能够顺利运行，需要打造完整、丰富的数据库，为公证工作的开展提供良好的服务支持，并配置相应的数据库服务器，保障服务器内部余量充足，从而才能够维护公证信息系统的稳定运行，保障内部相关公证信息的安全性［3］。为了加快公证工作信息化建设的整体进程，需要从基础设施层面入手，结合公证工作的实际情况，引进与信息化建设要求相匹配的硬件设施，为公证工作的顺利开展奠定良好的基础，提高信息技术的应用水平。

公证行业属于窗口单位类型，在信息化建设的过程中，能够使各项业务的操作环节都借助计算机信息系统进行操作，进一步完成相应的业务目标，所以突出了对计算机信息系统在运行阶段的稳定性和可靠性等多方面的要求。在开展公证业务的过程中，需要针对图像和视频等数据信息进行收集，促进采集和保存等作业的有序进行。在存储档案数据信息时，应将相关信息备份于永久性介质当中，优化最终的保存效果。对于核心数据来说，则需要在条件允许的情况下，对其进行容灾备份处理。与此同时，还需要结合信息收集要求配备与之相对应的机械装备，使存储设备能够持续处于高效化的运行状态。对于公证档案资料来说，在实际的保存过程中涉及的年限相对较长，并且具有永久性的保存特性。

（三）保障信息共享性和安全性

为了能够有效打破各单位和行业之间存在的壁垒，需要在“互联网＋”时代背景的影响下，形成以信息共享性的运行模式，使信息共享能够成为“互联网＋”时代在发展阶段的基本要素，确保各项数据信息都能够达到共享和互通等目标。不仅如此，还需要对相关公证信息予以保密处理，保障信息资源的安全性，对信息保密安全界定予以严格要求，确保安全划定的合理性，采取有针对性的保护措施，加大对隐私类和敏感类数据信息的维护力度。另外，应突出相关数据内容和核心信息的利用价值，避免在出现信息争夺等问题时，导致信息出现丢失或者篡改等现象，充分发挥出公证积累作业的实际效用，在大数据技术和信息技术的作用下，彰显出公证工作的社会效益，使其能够积极顺应“互联网＋”时代的革新趋势。

（四）保障信息沟通的高效性

在开展公证信息化建设作业的过程中，需要对公证工作的具体要求予以综合考虑，并全面分析公证工作的运行特征。在信息技术的支撑作用下，结合以大数据为主的系统特征，对公证工作相关数据信息予以全方位的收集，为公证工作的顺利开展提供充足的信息支持，并保障信息数据内容的准确性和全面性，有助于提高公证工作的实施质量。除此之外，还需要借助网络平台，营造公开化和透明化的公证工作氛围，为公证工作宣传作业的开展提供助力支持，使公证工作能够在社会各界的监督作用下有序进行，并保障公证工作的公平性，加强公证工作在社会经济发展阶段的影响力和公信力。

三、在公证工作中优化信息技术应用效果的有效措施

（一）运用信息技术创造附加值

一方面，需要建立以交易为主的意向平台，并为平台运行提供优良的法律服务支持，维护交易环节的可能性，进一步针对相应的交易渠道予以拓展，保障交易渠道设置的多样性［4］。除此之外，还需要建立以公证工作为主的诚信体系，并保证评价体系建设的合理性和客观性，为公证工作的开展提供监督服务支持，确保相关主体能够自觉履行义务。另一方面，在公证文书逐渐朝着标准化的方向转型时，还能够针对相应的流程通道进行改变，并且能够实现公证文书电子化转型发展目标。然而，在无法实现电子化标准要求的情况下，应采取有效措施加大对公证文书内容的控制力度，避免返工等问题的出现，在最大程度上降低公证文书出错概率。

（二）更新发展意识

在信息化建设和发展的过程中，其主要目的是促进公证产品和相关服务能够得到转型和升级，基于单一化的证明理论，已经无法满足信息技术在应用过程中的具体需求。在使用信息技术辅助公证工作的过程中，其应用关键是能够与其他信息资源产生主体或者提出主体之间建立紧密联系，在相互融合的基础上，基于合法形式对法律信息进行收集，并针对现有的法律信息予以全方位的整合［5］。通过融合法律信息和商业信息，采取合理筛选措施，对信息内容进行分类和归集，并从中提取出关键内容。

（三）加强商业公司合作，明确知识产权归属

在使用信息技术的过程中，能够在开展公证工作时有效降低出错概率，并将公证工作作为主导体系，确保产权划分的明确性，促进开发和利用项目的同步进行。在客户管理系统运行过程中，需要坚持规模化的运行原则，保障系统操作阶段的规范性，并且还需要结合产品和服务等多方面的内容，建立完善的认知系统。同时，还应以促进系统高效化运行为主要目的，建立高素质、高水平的人员培训系统渠道，提高相关人员的专业技能和综合素质水平。在人力资源管理系统的指导作用下，实现对人员的统筹规划和合理划分，发挥出相关人员的实际效用。除此之外，还需要对产权和技术等方面的采购内容予以明确划分，对商业信息的获取予以高度重视，坚持合法性和合规性的信息获取原则，加强对商业信息和隐私内容的保护力度，采取有针对性的信息维护措施，确保商业信息和隐私信息的安全性。

（四）建立共享型公证数据库

在建立公证数据库的过程中，不仅需要保障数据库可行性，还需要打破原始资料内容的局限性，将公证资料、公证文书数据、遗嘱数据、财产分割数据、知识产权、信息委托核查平台、公证质押、公证抵押登记数据、公证知识库、虚假证明、黑名单等多方面的内容包含在内。同时，还需要从对外公开与行业内公开这两方面角度入手，对相应的数据库信息予以合理区分，并保障检索操作的精准程度，借助智能人工形式为使用主体提供与之相对应的答复。

（五）借助技术改造流程，提炼公证档案信息

在改造公证工作流程的过程中，需要借助信息技术和互联网技术等多种先进技术类型，根据证据来源等方面的问题予以妥善处理，采取有针对性的问题处理措施，将公证资料作为主要证据来源，为其他机构的材料证据提供明确的指导［6］。不仅如此，在开展公证活动的基础上，突出了公证档案信息资源的重要作用，由于工作档案属于关键的信息资源，并且能够包括当事人的身份信息、财产状况、婚姻情况以及家庭成员等多种基本信息，突出了此类信息资源的实用价值。由此，能够在分析上述信息资源的基础上，针对当事人的生活背景以及交易习惯进行推导，从而提出有针对性的业务开展方式，对相应的法律规定予以普及，突出了公证档案信息的指导性和引导性作用。需要注意的是，在收集公证档案信息的过程中，需要耗费大量的时间和精力，顺利地完成档案电子化的转化工作，对信息的分类和检索目录的制定等工作提供支持，实现对电子化公证档案信息的妥善保管。

（六）无纸化与电子化办公可行性

在整合并处理纸质化公证文书等资料信息的过程中，需要采取电子化的整理形式，在最大程度上减少对成本费用的投入，使相关信息资源能够得到充分利用，突出信息技术的实用价值。对于不放弃面签等基本前提条件来说，需要在整合文书签署资料的过程中，将其予以电子化处理。除了需要提供传统类型的公证证明之外，还需要在此基础上尝试以提供法律文书电子凭证为主，对调查意见进行整合，并将咨询结论等方面的内容包含在内。同时，还需要确保法律文书电子凭证当中包括履约报告以及法律意见书等多方面的资源信息，并加大对电子证书内容的研究力度，以此来保障电子化证书信息的可行性，有效维护电子化证书内容的法律效力。

四、结束语

在开展公证工作的过程中，为了能够及时解决相应的问题和不足，需要实现对信息技术的灵活使用，并加快公证工作信息化建设的整体进程。根据公证工作的相关特征和开展要求，打造以公证工作为主的信息运行平台，保障公证信息平台的统一性、高效性，为信息资源的管理提供安全保障，基于共享性的公证档案数据信息平台运行形式，使办证流程具备规范性和标准性，满足多样化和个性化的公证工作需求。