“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务优化路径与策略

饶素玉/浙江经济职业技术学院

1 当前高校毕业生档案管理特点

1.1 档案流动性较强

毕业生档案工作具有数量庞大、流动性较强等特点。以笔者所在的浙江经济职业技术学院为例，全日制在校生10000余人，其中本科生500余人、成人学历教育在读学生7000余人，每年新生的归档和毕业生档案的派送往往同时进行，频繁的“进”与“出”严格考验着高校学生档案管理部门的管理水平，特别是毕业生档案管理工作。因为高校毕业生档案是记录大学生在校学习、生活和工作的最真实、最能研究和解决问题的书面材料，是学校了解学生在校综合表现的有效依据，也是大学生在今后就业及在单位中选拔、考核、任用过程中不可缺少的重要依据[1]。正是因为档案流动性较强这一特点，高校学生档案工作普遍按照学校统一管理为主、院系协助管理为辅的原则，院系为学生档案生成单位，必须确保档案的真实性、完整性、准确性。高校档案部门的学生档案科室负责统一指导全校学生档案工作[2]。

1.2 归档过程材料较多

毕业生档案材料包括高中学籍卡、新生入学登记表、党团组织材料、毕业生登记表、在校期间学习成绩表、体检表、技能证书、获奖证书、实习证明、社会贡献材料、报到证白联等，在档案管理工作中要不断完善档案材料，从而通过学生档案更加突出学生的个人特点，为用人单位提供真实的材料。高校毕业生档案是毕业生人生里的第一张名片，通过各类档案资料可全面反映学生在校期间的基本情况和综合素质，用人单位挑选人才时可择优录取，是毕业生就业竞争力强弱的直接体现。此外，学校通过毕业生档案所传递的个性化信息进行个性化就业推荐，如从毕业生的专业素养、生源情况、家庭背景、兴趣爱好等综合方面来挑选最适合毕业生的就业岗位，从而达到精准推荐、有的放矢的就业帮扶效果，促成学生优质就业。

1.3 转递方式相对灵活

学生毕业后其档案随即转至工作单位或工作单位所在的人才市场。根据国家政策，高校毕业生如未找到合适的就业岗位，可将档案转至生源地或经本人同意暂留学校，学校可代为保管两年。如超过两年未落实就业，学校会将档案发回原户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。转出的档案要求完整、密封，学校不得随意扣留材料。因特殊需要提前调档时，学生将调档函或录取通知书送交学校进行申请备案后，由档案室凭调档函或录取通知书将该生现有档案材料进行转档准备。当学生正式毕业后，再将新增的材料进行归档。当前杭州市大部分高校档案一律由学校学生档案室转递，学生不得私自携带。部分毕业生如选择成为互联网营销人员、公众号博主、电子竞技工作者等，不用担心档案无处可去，学校一般会将其档案统一转寄至原户籍地人才服务机构，或由公共就业和人才服务机构提供免费的人事代理服务。在规范且人性化的档案转递政策之下，毕业生可充分发挥个人专业特色和特长，拥有更灵活的就业选择。

2 当前高校毕业生档案管理困境

2.1 档案管理不够重视

高校毕业生档案管理岗位是一个特殊岗位，要求具有极强的专业素养和较高的职业道德。根据《高等学校管理办法》规定，高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。当前许多高校没有专门配备专职档案管理人员，错误地认为档案管理是一个“闲职”，没有及时加强管理，档案管理教师处于“人不在岗、有需到岗”的状态，造成毕业生有关于档案方面的疑问时面临“无处咨询、无人问询”的窘境。随着毕业生人数逐年增加，部分高校被分配负责档案管理的教师无法承受“身兼数职”的重负而频繁换岗，档案管理工作没有得到应有的重视。此外，很多高校档案管理比较混乱和分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性无法得到有效保证。

2.2 档案效用比较被动

毕业生档案能帮助用人单位较全面了解毕业生的在校情况和个人素质。笔者对近几年毕业生档案使用情况进行调查，发现用人单位对毕业生档案的利用率并不高。以笔者所在学校为例，近几年主动查询毕业生档案的用人单位屈指可数，档案利用率较低，很多毕业生档案存放在人才交流市场，存在多年无人查询、无处可用的情况。此外，毕业生就业后对于个人档案的走向关心不够，一些毕业生在毕业多年后因工作需要才会想起去查询，学校档案部门当年如未及时备案就会导致无处查询而丢失档案。此外，由于毕业生相关材料归档往往在其毕业前夕进行，由于毕业生在外实习较多，相关材料递交时间不统一，工作相对会滞后，有些学生的材料临近离校时才能集中归档，致使用人单位无法及时查阅最新归档材料，从而不利于毕业生顺利就业。

2.3 档案管理方式依旧传统

从数字化改革的角度而言，高校毕业生档案管理工作还有诸多需要改革提升的空间。目前很多高校档案管理方式仍然较为传统，管理方式与信息化时代脱节，许多高校对档案管理方法不够现代，未能及时将信息化、智能化管理引入毕业生档案管理。档案管理常由人工完成，不确定因素较多，在整理过程中难免存在疏漏，档案遗失的情况也时有发生。此外，因管理传统，学生对于档案的重要性了解甚少，消息闭塞。随着国家档案管理制度改革，高校也要加快推进观念理念、内容形式、体制机制等的创新，进一步激发学生就业档案管理的创新活力，让学生用好用活档案。要想真正实现高校毕业生档案规范化管理，学校档案管理机构突破传统的管理理念势在必行，要与数字化改革与时俱进，实现档案管理系统现代化、科技化，更好地为高校毕业生就业服务。

3 高校毕业生档案管理优化路径

3.1 构建毕业生档案共享机制

随着大数据应用和共享经济的发展，建立毕业生档案共享平台机制已不难实现。共享机制的建立，可有效解决信息流通过程中信息不对称的问题，进一步开发数字智慧档案管理模式，避免资源重复浪费现象发生。

一是求职档案信息共享。后疫情时代求职软件或App异常火爆，下载量持续上涨，毕业生或用人单位在鱼龙混杂的软件中无法高效选择适合自己的岗位或人才，招聘软件认证门槛较低使得求职存在巨大风险。毕业生求职需要重复编辑发布信息，效率较低。为降低求职风险、提升求职效率，可成立区域性高校学生求职档案信息共享平台，高校认证毕业生资质，政府部门认证用人单位资质，大学生与用人单位之间实现信息互通、高效沟通。平台管理员对求职信息进行审核、分类、管理、存储，为用人单位提供分专业、分学历的人才储备库。可推进区域就业求职档案管理统一、标准统一、核心业务流程统一。依托政府的公共就业求职档案信息化平台，推动优质资源共享。

二是体检档案信息共享。2018年，中国青年报社社会调查中心对2005名受访者进行的一项调查显示，61.4%的受访者在求职过程中经历过重复体检，74.3%的受访者认为招聘中重复体检的现象普遍存在。毕业生就业体检是毕业生就业求职服务过程中的重要内容之一，是毕业生升学求职过程中的必经环节。但大部分用人单位针对体检项目没有统一的标准和认定，毕业生在应聘过程中需要重复体检，带来就业手续办理的繁琐与不便，影响了求职的意愿，加重了毕业生“慢就业”。为给毕业生提供人性化的就业服务，全国人大代表、扬州大学校长焦新安提出了“一检制”高校毕业生就业体检档案共享机制的建议，对普遍需求的就业体检项目、样本获取手段、检测方式、报告形式等进行规范。毕业生经身份确认后，可通过共享平台随时调用、打印本人的体检结果并提供给用人单位。用人单位调用毕业生体检报告需经过平台（或报告提供机构）身份确认和毕业生本人授权[3]。

三是诚信档案信息共享。当前不乏个别毕业生会在个人就业材料（如简历、荣誉证书等）上弄虚作假，或通过虚夸个人成绩、拔高自我等方式获取面试资格。还有部分毕业生随意离职违约，或签订多份就业协议，损害了学校的名誉，也浪费了用人单位的人力成本。部分招聘单位也存在虚假宣传或招聘人才流程不规范、损害毕业生利益的现象。针对此情况，政府部门可联合高校建立就业诚信档案数据库，将大学生求职以及用人单位在求职招聘过程各个重要阶段的诚信和失信行为放入诚信档案中。将大学生和用人单位的信用记录定期反馈到社会信用共享平台，建立用人单位和毕业生个人的双向诚信档案，实现招聘就业诚信档案数据共享，优化人才培养质量，规范用人单位招聘机制。

3.2 营造档案文化育人氛围

一是以光辉校史档案为核心驱动力。高校档案文化建设主要表现在充分发挥资源和专业优势、释放档案资源巨大潜能的基础上，把“死档案”变成“活档案”，把服务学校党委决策、服务学校中心工作、服务师生作为发挥职能作用的主渠道，为大学文化建设贡献智慧和力量[4]。通过总结学校历史上“服务社会、贡献国家”的档案史料，注重“以文化育人”，借助校史馆，线上线下相结合，以校报、小视频、公众号推文等多种形式展现学校历史、校园文化，传播校园正能量，通过宣传学校优秀历史营造爱校氛围，加强思想教育和舆论宣传，加大历年毕业生优秀就业典型案例宣传，引导毕业生转变观念，不好高骛远、尽早就业，自觉到国家需要的地方去就业，实现人生价值。

二是以优秀校友档案为辅助推动力。高校筛选优秀校友就业故事，促成“校友促就业”双赢模式，以行业、校友为依托，为毕业生开拓更多更好的就业资源。高校可挖掘校友在行业的优势，了解用人单位需求，主动联系发展就业良性需求。2020年笔者所在学校共接到了约1000家用人单位来电来函，要求来校进行招聘活动，其中约30%是行业优势影响和校友推荐而来的。学校可邀请校友回校做就业讲座、参加校友专场招聘会、举办校友企业宣讲会、走访调研校友企业。据不完全统计，笔者所在学校校友为2020届毕业生提供应聘岗位约600个，毕业半年后在校友企业工作的毕业生约350名。高校充分利用优秀校友档案资源，可助力毕业生优质就业。

三是以创新媒体档案为传播新动力。在云计算、大数据、物联网技术等快速发展的时代，新颖的媒体档案形式具有时效性快、存储量大、传递面广的特点。高校大学生几乎每天都会运用新媒体如微信、微博、抖音等获取信息，新媒体档案可满足大学生们碎片化阅读学习的习惯。借助信息技术和互联网技术，形成不受时空限制、互动性强、时效性高的视频档案。如针对当前党史学习教育，高校档案管理部门可采用“文字+音频+视频”模式展示我党历史，用好用活红色档案资源，生动鲜活讲好党的百年故事，积极主动服务党史学习教育大局，加强毕业生思想政治教育，加大就业政策宣传和榜样引领，鼓励毕业生向先辈学习，自觉到国家需要的地方实现人生价值。有条件的高校可利用VR技术为用户展示学校就业档案知识，利用线上展厅使得档案文化的展示与传播更加直观快捷，让毕业生线上近距离学习就业知识、感受就业文化。

3.3 升级毕业生档案服务水平

高校档案服务水平是衡量高校档案管理模式优劣的重要标准之一，如何满足档案利用者日益增长的档案服务需求，让“静态档案”变成“动态信息”，改善档案需求矛盾，进一步提升档案服务能力，是档案部门的当务之急[5]。

一是效率升级，从“最多跑一次”到“一次不用跑”。“最多跑一次”改革是“放管服”改革的重要实践内容。让毕业生办理就业人事档案相关业务从“多次跑”到“最多跑一次”，再到“一次不用跑”，切实增强了毕业生就业幸福感。如浙江省档案馆打造的浙江省档案信息资源共享系统，依托浙江省现有的政务云平台，运用先进的信息网络技术，打破地域限制，为广大利用者打造了统一的、一站式的档案信息资源共享和服务平台，让浙江省档案馆率先在全国实现省内“异地查档、跨馆服务”，同时实现网上查档服务。此外，信息发展还为浙江省档案局馆搭建了面向全省的档案工作平台，以加强档案系统内部的沟通联系，提高工作效率，便于领导、上级及时全面掌握所在区域内档案工作的总体情况，也便于整合、集成当前互联网上档案局馆对社会公众提供的各项服务。高校也理应让毕业生在办理档案等相关业务时“一次不用跑”，按照“材料能少则少、时限能短则短、流程能简则简”的原则，认真梳理各项服务事项、优化服务流程。

二是评价升级，将档案管理服务纳入监督评价体系。为进一步推进全省档案系统政务服务“好差评”体系建设，持续优化政务服务，2020年1月浙江省档案局印发《浙江省档案局关于深入开展政务服务“好差评”工作的通知》，明确提出要坚持以人民为中心的发展思想，依托浙江政务服务网和浙江档案服务网，建立服务评价、实时上报、差评回访、整改反馈全流程闭环处理机制，落实“好差评”处理责任，提升档案系统政务服务水平，增强群众获得感[6]。高校档案管理部门可通过毕业生大数据分析毕业生常见的在档案方面存在的问题并进行分析和挖掘，找准毕业生档案服务的切入点和着力点，推进就业档案科学化、精准化、高效化管理。学校可推进档案服务“监督评价”系统，增强就业辅导员、班主任、档案室专职教师的服务意识和工作效能，在毕业生就业前期重点帮扶、在就业中期做好维护、在就业后期做好追踪，为“稳就业”高质量开展提供优质服务。

三是理念升级，执行档案智能化人性化管理模式。传统意义上的档案管理方式已无法有效满足新时代师生的档案服务需求，也难以满足国家要求高校加强和改进新形势下高校毕业生就业工作、实现“立德树人”“就业育人”的需要。为此，一方面高校要运用智慧校园建设中最新的云计算、物联网等技术和信息处理方法，对数字档案进行充分感知、挖掘、整理、分析，提炼形成智慧信息，为用户提供精准化的档案信息服务，实现档案功能的最大化[7]。另一方面可推行人性化感知档案管理处理方式。借助智慧校园建设中以物联网等为基础构建的校园工作、学习和生活一体化的智能感知环境和服务平台，使得对档案信息形成主体的真实行为动机及人格特质的分析成为可能，并有效解决档案数据处理信息与档案实体信息不对称的问题。建议学校可开发相关智慧平台、App软件或小程序，在大数据背景下分析来自不同学院、不同专业、不同年级、不同性别、不同求职意向的学生的档案，对其进行智能化、个性化分析，精准地制定学生个人职业发展规划和就业评估指标报告。

4 结语

党的十九届六中全会决定2022年下半年召开党的二十大，这是党和国家政治生活中的一件大事，是我们党进入全面建设社会主义现代化国家、向第二个百年奋斗目标进军新征程的重要时刻。保持就业局势的高效稳定，维护社会安定，以优异的成绩迎接党的二十大胜利召开，对于高校来说责无旁贷。我们要立足新发展阶段、落实新发展理念、构建新发展格局，全面创新工作方式并融入高校毕业生档案管理工作，为毕业生提供人性化暖心服务，将工作做细做实，全方面促进高校毕业生更加充分、更高质量就业。