基于就业背景的高职院校学生档案管理策略

赵颖丽

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古呼和浩特 010070）

引言

在就业背景下，高职院校开展学生档案管理工作，要求相关工作人员从细节处着手，认真调整具体的档案管理工作流程，针对于档案管理工作之中的原则性工作问题以及体系化管理问题进行综合分析与研究，采取较为全面化的工作手段，充分利用各式各样的互联网信息技术以及智能化工作技术，逐步提升高职院校学生档案管理工作的信息化水平。每一位高职院校学生在完成学业之后不仅需要面临就业问题以及择业问题，也需要将个人的信息档案提交给企业以及社会人事管理部门。这就要求相关管理人员需要初步保存学生的档案，为学生提供较为全面化的就业信息服务，以便帮助学生实现自主择业与就业[1]。

一、就业背景下高职院校学生档案管理工作问题

1.学生档案管理工作内容较为单一

当前情况下，高职院校学生档案管理工作之中存在诸多问题，较为突出的问题主要表现在档案管理工作内容非常单一。一部分高职院校在开展学生管理工作的过程中，没有充分意识到档案管理工作内容的细节问题，也没有结合具体的问题，探索具有针对性的问题解决策略。部分工作人员以及管理员仅仅是录入学生的基础个人信息，并没有结合学生的未来就业需求，将个性化的学生档案信息进行充分整理与融合，学生档案信息内容较为单一。一部分工作人员以及管理人员无法快速整合各式各样的重要信息以及学生个人档案，导致学生档案管理工作之中经常会出现极其明显的管理问题。大多数学生档案的具体内容比较复杂，不同学生的个人档案以及相关信息存在较大差异。如果高职院校学生档案管理工作内容较为单一，加之工作人员无法结合就业指导工作的实际要求，综合整理学生档案以及个人信息，则有可能严重影响档案管理工作的实际效率。

2.学生档案管理工作模式较为落后

部分高职院校开展学生档案管理工作时，存在工作方法以及工作模式方面的细节问题。首先，许多高职院校无法结合学生当前就业情况以及市场就业需求，进一步调整学生档案管理工作的具体流程。学生档案管理工作模式比较落后，有可能会导致学生档案管理工作无法有序开展，多元化的学生信息档案无法被及时收录、整理。其次，从另一角度分析，一部分工作人员无法正确意识到信息化管理技术的实际价值以及重要意义，依然采取较为传统的档案整理形式以及管理形式，从而导致学生档案管理工作之中频频出现复杂的工作问题。大多数工作人员无法正确应用互联网信息技术以及其他现代化数据处理设备，导致相关信息以及学生个人档案在实际数据处理环节之中出现数据泄漏问题，或者是数据被篡改的问题。当前情况下，高职院校学生档案管理工作模式问题亟待解决[2]。

3.学生档案管理工作制度不完善

由于高职院校学生需要面临未来就业以及择业问题，许多学生需要充分利用自身信息以及相关档案，及时在市场竞争之中获取有利地位，进一步提升自身的竞争价值。但是实际上，部分工作人员无法结合学生的档案管理和具体制度，将学生的就业信息以及个人档案进行合理整理，学生个人信息有可能无法被完全利用，相关信息以及个人档案可能由于保存时间较长，无法被及时更新。高职院校学生档案管理工作之中存在诸多细节漏洞，管理人员无法快速排除隐性工作问题。除此之外，如果在学生档案管理工作之中出现各种管理问题，相关工作人员也无法完全依照具体的工作制度，进一步优化主要的工作模式，无法快速解决各式各样的工作问题以及管理问题，可能导致各种问题堆积其中，最终积重难返。

二、就业背景下高职院校学生档案管理工作方法

1.充分整合学生档案，完善工作内容

在高职院校内部正式开展学生档案管理工作之前，相关工作人员需要明确学校档案管理工作的具体要求以及主要工作原则，随后结合日常管理工作之中的主要问题，及时调整具体的工作内容以及管理形式。高职院校学生档案管理工作需要结合本学校内部实教学情况进行细致调整与研究，同时需要相关管理人员立足于档案理工作主体原则，快速收集各式各样的学生档案以及相关信息，随后将学生个人信息以及相关档案依照主要的分类标准进行层次划分，妥善保存学生的个人档案，完善档案管理工作的主要内容。一般情况下，高职院校学生档案管理工作不仅仅需要收录学生的个人信息以及基础的个人档案，也需要综合统计学生的日常学习成绩、实习报告、就业通知书、毕业证明、学年考评报告、体检报告、优秀论文数据、军训登记记录等内容，这就意味着相关工作人员需要在日常工作环节之中，及时检查学生档案信息的主要内容，随后快速联系学生将相关档案上交至相关管理部门之中，统一形成个性化的学生档案，以便为学生后续就业与择业提供数据支撑与保障。

2.建立健全高职院校学生档案管理工作体制机制

为了从根本上提升高职院校学生档案管理工作的实际效率，进一步凸显相关档案管理工作的实际价值以及重要意义，工作人员首先需要进一步建立健全高职院校学生档案管理工作的具体体制，逐渐完善相应的工作体系，针对于工作机制方面的一些问题进行综合研究与调整，随后从细节处着手，认真调整原有工作机制之中的主要漏洞。高职院校方面需要积极鼓励相关工作人员在日常工作之中，认真检查工作机制方面的细节问题，如果工作人员以及管理人员发现主要的工作原则较为复杂，具体的工作流程比较繁琐，则需要及时上报给上级管理部门，或者是直接上报给高职院校高层管理部门，快速解决相应的工作问题。建立健全具体工作机制、完善主要工作体系的过程比较复杂。不同高职院校所面临的学生档案管理工作问题有所不同，不同高职院校所需解决的具体问题也存在诸多差异。面对此种情况，相关工作人员需要立足于顶层设计这一角度，综合性研究主要的工作问题，将学生就业与择业的实际需求融入其中，以学生为工作的对象与主体，进一步贯彻落实服务理念以及综合性管理理念。工作人员以及管理人员在调整具体工作制度之时，可以反复多次尝试更加全面化的工作模式，一步一步调整细节化的工作制度。此外，在相关工作人员完善主要的工作制度之后，也需要采取实践、操作等形式，进一步检验相关工作理论的真实性与可靠性，随后在后续工作环节之中再度调整主要的工作模式，结合市场就业需求以及学生的实际就业方向进行局部微调[3]。

3.细节化调整学生档案管理工作具体模式

一部分高职院校学生档案管理工作具体模式存在许多问题，从根本处着手细节化调整高职院校学生档案管理工作模式以及具体的工作形式，可以逐步提升相关管理工作实际效率，也可以有效规避较为复杂的工作问题以及结构化管理问题。首先，在正式收集学生个人信息以及相关档案之前，相关管理人员需要与各部门管理人员协商，共同商议学生档案管理工作的具体形式以及主要的工作模式，采取协商与沟通的形式，可以增进高职院校各个管理部门之间的密切联系，避免出现信息壁垒，严重阻碍信息沟通与交流。由于现代化学生档案管理工作，要求相关工作人员以及管理人员优化具体的工作方法以及工作手段，在数据收集、档案整理以及档案规划等诸多角度着手，引导学生充分意识到档案管理工作的实际意义，积极鼓励学生上缴更加全面化的个人信息以及相关档案，以便进一步丰富学生档案主体内容，从而为高职院校学生后续的就业与择业奠定良好基础。其次，高职院校内部学生档案管理工作人员需要通过多种渠道快速了解市场就业方面的实际需求，及时获取第一手市场就业信息，了解主要的市场行情以及实际就业情况，结合学生的实际就业需求以及未来的就业方向，面向高职院校内部全体学生统一收集个性化学生档案。在学生档案之中，需要涉及到学生基础个人信息以及相关考勤信息。同时，也需要涉及到学生的日常成绩单以及学业资格证明。在此前提之下，相关管理人员需要引导学生及时了解市场就业信息，积极鼓励学生主动完善自身个人信息以及相关档案资料。在高职院校学生档案管理工作之中，工作人员需要有意识、有目地调整具体的工作形式、模式，及时转变自身工作思路以及工作观念。最后，在细节调整具体工作模式及管理模式之时，相关管理人员可以将学生档案管理工作与高职院校内部就业指导工作进行紧密融合与对接，在开展就业指导工作的过程中，充分提取相关学生档案以及个人信息，随后应用于就业指导以及就业服务环节之中。高职院校通过此种形式，可以促进学生档案管理工作纵深发展，也可以进一步完善就业指导工作体系，促进二者完美融合[4]。

4.高效应用互联网信息技术以及数据处理技术

现如今，伴随着互联网信息技术不断发展，各式各样的现代化数据处理技术以及数据分析技术逐渐诞生，互联网信息技术更新换代速度极快，相关工作人员需要充分意识到互联网信息技术的实际应用价值，随后将多样化的数据处理技术以及数据分析技术引入其中。应用互联网信息技术以及智能化管理技术可以进一步减轻工作人员的工作压力以及工作负担，也可以逐步提升高职院校学生档案管理工作信息化水平。首先，工作人员可以利用互联网信息技术，在学校内部搭建数据沟通与共享平台，随后积极要求全体学生将个人信息统一录入至计算机系统内部，学生可以登录相关数据平台，按照指引，一步一步录入自己的基础性个人信息，随后在学生多次确认之后，由工作人员快速检查学生信息的实际内容。其次，相关工作人员在正式开展档案信息管理工作之前，需要利用数据分析技术以及数据处理技术，针对于计算机系统内部的各类重要数据进行集中分析与处理，将学生个人信息依照不同类型进行细节划分，主要可以划分为基础性学生档案、个性化学生档案以及其他类型学生档案。完成档案信息整理工作之后，工作人员需要集中检查学生档案信息的完整性与真实性，随后要求相关学生快速完善自身个人信息以及就业档案。如果学生档案信息存在纰漏或者是错误问题，则需要相关工作人员及时采取面谈形式，与学生进行密切交谈与沟通，快速引导学生完善自身个人信息以及相关档案，避免学生档案出现信息错误问题以及数据泄漏问题。此后，工作人员需要利用计算机设备以及其他各类数据处理设备，将多样化的学生信息分批录入至不同系统内部，或者是在计算机系统之设置不同类型的子系统，合理保存不同学生的个人信息，每一位学生的个人信息以及相关档案需要进行单独处理与保存，避免学生档案内容混淆，严重影响学生档案信息的后续使用效率。在计算机系统内部子系统之中，学生的个人信息需要进行妥善保存，也需要由专业工作人员定期检查计算机系统的实际运行情况。如果相关工作人员发现计算机系统内部学生个人信息以及相关档案内容出现严重泄漏问题，则必须要及时通知学生本人，快速填补学生个人信息。此外，工作人员可以运用加密技术，合理保存学生的重要信息以及就业档案，应用加密技术可以在档案保存以及档案传输的过程中，保护学生档案，避免出现信息泄露问题。最后，工作人员可以将学生个人信息、数据整合成电子信息档案，在学生完成学业即将毕业之前，将电子信息档案交由学生本人，随后引导学生妥善保存电子信息档案。

5.提升管理人员专业工作能力与职业素养

高职院校开展学生档案信息管理工作的主要目的是为学生的后续就业与择业提供数据支撑与保障。在这一前提之下，高职学校方面需要快速组建高水平、高素质、专业化管理团队，及时调整学生档案信息管理工作主要流程与模式。在正式聘请管理人员之前，高职院校内部高层管理部门必须要严格审查每一位工作人的从业资质以及相关技能资格证书，必须保证每一位工作人员均可以持证上岗，必须保证每一位管理人员均可以具备一定程度的自我管理能力以及专业化职业素养。其次，高职院校方面需要积极为全体管理人提供实习、实训机会，定期在学校内部开展职业技术培训活动以及主题教育活动，从工作能力以及工作意识等诸多方面，合理打造新型管理团队，逐步开展专业学生档案信息管理工作。此外，培养高素质管理人员需要耗费一定时间，高职院校方面，如果想要进一步推进创新型学生档案信息管理模式，可以采取人才引进的形式，从其他地区或者是本院校内部其他部门选派专业管理人员，统筹规划学生档案信息管理工作。最后，高职院校方面需要进一步完善考核评价工作体系，定期开展综合性评价工作，调整学生档案信息管理工作之中的主要问题，及时纠正工作人员的错误与问题。

结语

在就业背景下，高职院校开展学生档案信息管理工作，需要结合学生的未来就业情况进行综合分析与研究，丰富学生档案的主体内容。随后从体制机制这一度着手，细节调整学生档案管理工作主要机制以及具体的工作体系，随后由专业工作人员认真分析档案管理工作之中的细节问题，逐步完善主要的工作体系，进一步调整具体的工作模式以及相关管理形式，充分利用互联网信息技术以及其他各类数据处理技术、数据分析技术，进一步提升高职院校学生档案信息管理工作水平与质量。