加强石油地质文书档案资料的接收管理与利用——以陕西延长油田杏子川采油厂为例

文/董 刚

随着石油开采工作的不断深入，石油地质文书档案资料的数量日益增多。在石油开采过程中，石油地质文书档案资料发挥着十分重要的作用，可以为石油工程的建设提供参考依据。石油企业应该认识到地质文书档案资料接收管理的重要性，采取有效的接收管理措施，并且对地质文书档案资料进行合理的利用，以促进石油企业的发展和进步

在石油企业发展的过程中，必须要做好档案管理工作，确保各项档案资料的完善性、完整性。为此，应该从档案资料的接收、汇总入手，明确档案资料的汇交要求，为档案资料的开发利用奠定基础。在实际管理的过程中，要严格遵守各项法律法规和制度规范，包括《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等。在接收档案后，要按“卷”整理，严格遵守质量标准要求，对档案进行合理立卷归类，为档案的查阅使用提供便利。此外，要做好保存管理工作，避免文件档案资料丢失或损毁。对于石油企业采油厂来说，地质文书档案资料十分重要，可以为石油研究、开采等工作提供依据，所以必须要做好接收管理工作，全面提升档案资料的利用效率。

一、石油地质文书档案资料管理的意义

1.引领行业创新发展

石油开采是一项十分困难且复杂的工作，为了确保开采、生产的安全性，需要加强各项管理工作，并且不断创新技术和方法。在各项管理工作中，地质文书档案资料管理发挥着十分重要的作用。目前来看，石油企业的档案管理工作正在向信息化、现代化的方向发展，通过高效、专业的管理措施，可以使档案接收、存储、使用等工作更加便捷有序，可以为各项工作落实奠定基础，同时也可以为工作方法创新、技术创新提供经验和资料的支持，使文书档案资料管理可以不断完善，为石油企业的发展和进步奠定基础。

2.发挥信息参考价值

通过文书档案管理工作，可以保存各项地质资料，包括曲线图、数据表、照片等等。文书档案则是由文书转化的一部分档案资料，包括报告、通知、会议记录、总结等内容，此类档案可以充分反映地质调查等活动内容，记录了石油企业采油厂从事地质勘测、分析等管理活动的实际情况。文书档案通过办理完毕且具有保存价值的文书转化而成，文件可以采用文字、图表等方式记录信息[1]，蕴含与地质活动有关的各项资料。在文书档案管理的过程中，需要进行合理的分类归档，为档案的使用、查询提供便利。例如，延长油田股份有限公司杏子川采油厂以生产型的模式经营，加工方式为生产型，服务领域为石油勘探、开采。本公司利用文书档案对开采和勘探技术进行研究，更加深入地了解开采区和周边的地质情况，为勘探和开采工作提供便利。通过档案资料信息的查阅和分析，可以了解具体的地质条件，并且了解实际生产方案、管理措施等内容，为管理和生产的优化提供具有价值的参考依据，促进工作效率和质量的提升。

二、石油地质文书档案资料管理现状

1.投资欠缺力度

从目前的发展情况看，一些石油企业并没有认识到地质文书档案资料接收管理、利用开发的重要性，所以投入的资金和资源比较少，造成档案管理水平低下，甚至一些资料、信息无法及时接收。尤其在信息时代背景下，各个行业都开始向信息化、数字化的方向发展。但很多石油企业依旧全面采用纸质文书档案资料的管理方式，没有构建完善的文件资料共享传输网络，所以文书档案接收的效率比较低，很难充分满足使用需求，在技术和设备方面都有所欠缺。

2.开发工作不足

在档案资料利用的过程中，必须要基于完善的管理体系，确保档案利用的有序性，避免借走不还的情况。但在实际管理的过程中，由于接收管理体系不够完善，同时也缺少明确的管理制度，所以管理效果并不理想，文书档案的开发和保存方式比较单一，并没有真正发挥资料的作用和价值[2]。从目前接收和存储的档案资料来看，地质文书档案并不健全，存储的信息内容有限，所以利用价值也因此受到限制。

3.人才匮乏短缺

在文书档案资料管理的过程中，需要建立专业的管理团队，管理人员不仅要有良好的职业操守，还要掌握专业的管理知识，可以顺利完成各项工作。在实际管理过程中，需要运用档案管理、法律规范、信息技术等知识，在完成管理工作的同时，也要结合工作经验不断创新和完善。但从目前的情况看，地质文书档案资料管理工作的人才短缺，管理人员虽然有一定的管理经验，对各个工作环节比较了解，但创新能力较差，对信息技术和法律知识的了解较少，导致接收管理、档案利用等方面还存在漏洞，需要进一步改善和优化。

三、加强石油地质文书档案资料接收管理的措施

1.明确接收原则，保障档案完整

石油企业在油田地质勘察的过程中会生成各种技术文书，包括图幅、数据表、曲线图、照片等等。同时也涉及各类知识产权、设计方案以及油田所在地的档案资料，根据工程技术服务协议中的要求，施工作业单位的档案管理部门承担档案汇总、管理的工作，要将档案交接给对应的档案馆，由档案馆落实统一管理工作。档案主管部门和相关单位要承担各类科研计划的管理工作，严格按照归档规范要求进行档案归类、立卷和交接[3]。在档案接收的过程中，应该遵守相关法律规范和技术要求，确保文书档案资料的完整性，同时保障归档存储的及时性。如果因为某些原因没有完成科技项目，则应该存储好终止说明和审批手续，根据归档要求进行归档整理，然后根据管理权限将档案移交给档案馆，做好接收管理工作，避免档案丢失、混乱等问题。

2.确定接收范围，做好立卷分类

石油地质文书档案资料的接收范围就是归档范围，也就是“六卷一档”的内容。其中，“六卷”包括归档说明卷、成果奖励卷、研究试验卷等等；“一档”就是科技项目电子文档。除了科技项目外，各类设计、方案、储量管理、油田开发建设、开发过程监控等文书档案资料的纸质媒介和电子档也应该及时归档管理，但不需要组卷。归档说明卷是第一卷，包括封面、卷内目录、科技项目简介等内容。电子文档就是采用数字化的方式进行存储备份，可以刻录光盘或使用移动硬盘等方式存储。外协科技项目也需要归档管理，由科技项目承担单位、基层部门负责立卷归档，根据“六卷一档”的内容要求进行归档。采油厂在落实档案管理工作的过程中，做好档案接收工作十分重要[4]。一方面，要确保档案资料的完整性，并且根据档案的类型、保密程度等要求采取相应的管理措施，为档案的查阅、利用提供便利条件；另一方面，立卷建档单位编制的各项内容包括检索工具、全宗介绍等等，需要与档案同时接收。此外，交接双方根据移交目录进行内容的清点与核对，并且在交接文据上签名盖章。应该注意接收和收集各类相关资料，尤其要做好历史档案的征集工作，确保档案资料的全面性、完整性。

四、加强石油地质文书档案资料利用的对策

1.创新管理观念，完善管理制度

石油企业采油厂要提升采油效率，不仅要加强技术的研究与开发，还要做好档案资料的管理工作，使档案资料可以充分发挥作用，为技术研究、工作创新提供更多依据。首先，应该充分认识到地质文书档案资料管理的重要性，根据上述内容做好接收管理工作，明确具体的接收内容和接收要求。应该明确地质文书档案管理的工作定位，确认管理人员的工作职责，保障各个工作环节可以顺利落实。领导层应该发挥带头作用，转变传统的工作观念，构建完善的管理体系，确保各项管理手段可以发挥作用。其次，要建立完善的管理制度[5]。具体包括收集制度、存储制度、查阅制度等等。在档案接收方面，应该先明确档案的种类。文书档案是其中一种，根据文书档案的内容进一步划分为地质文书档案资料。石油地质文书档案资料记录了石油企业采油厂的地质勘察结果、地质参数等内容，包括文件、图表、数据等内容，对请示、决策、设计等内容进行详细记录，在石油地质勘探、石油开发过程中发挥着十分重要的作用。所以，在归档的过程中，要严格遵守归档制度，在规定的时间内完成归档工作，确保归档质量符合要求。收集文件材料的过程中，应该明确材料的接收单位、部门，应该根据材料的内容、种类进行等级划分，采取对应的处理措施。在明确了归档范围后，应该确认档案资料是否完整，避免出现“有文必档”的情况。根据具体的使用和管理需求确定归档时间，通常在第二年6月前就要完成归档工作[6]。归档文件应该保持完整、齐全，公文格式正确且已经生效。应该符合档案保护要求，包括材料耐久性要求等等。还要编制目录，制定详细的交接手续，对交接工作作出明确的记录，为后续工作的开展打下基础。只有完善接收管理，提升档案管理的质量，才能确保档案的安全完整，为档案利用提供基础条件。

2.构建专业团队，运用信息技术

为了使档案利用更加方便，需要建立专门的管理团队，为档案使用人员提供全方位的服务，使档案的查阅、调取更加便捷。一方面，要提升档案管理人员的职业素养和专业水平，不仅要了解地质文书档案的分类标准，还要掌握档案存储、管理的方法措施，确保管理工作的有效性。为了组建优秀的管理团队，企业不仅要加强人才选聘工作，还要适当开展培训活动，与高校联合开展教育工作，培养更多高素质人才。培训内容包括法律知识、管理知识、立卷知识等内容，促进档案管理人才全面发展[7]。此外，开展专业考评工作，根据管理成果实施对应的奖罚措施，提升工作人员的积极性，使工作人员可以提供更好的档案管理服务，提升档案利用效率；另一方面，加强信息技术的应用，为档案管理工作投入更多资金和资源，不但要做好档案统计工作，同时改进档案保护技术，延长档案的存储寿命[8]。针对一些存储时间较长的档案，出现褪色、破损等问题，影响档案的查阅和使用。以延长油田股份有限公司杏子川采油厂为例，杏子川采油厂已经实现科技档案全面电子化，采用一体化、标准化的管理模式，对电子文件产生、保存、销毁等过程进行管理，实现全过程管理。针对档案破损问题，采取了有效的修复技术，利用信息技术进行备份存储，生成数字档案，在数据库中存储，还便于档案的共享，同时也延长了档案寿命。对于不需要继续存储的档案，可由专家委员会鉴定分析，征求有关部门意见之后，由领导审核批准后才能销毁。

综合上述可见，在石油企业采油厂落实采油工作的过程中，需要依据当地地质环境条件设计采油方案。为了不断优化采油技术，同时确保采油安全，需要参考地质文书档案，充分了解各项地质信息。为了更有效地利用地质文书档案资料，不仅要做好接收管理，对档案进行立卷分类，还要做好存储管理，利用数字通信、大数据、网络安全、数据库等信息技术，加强信息系统的开发和硬件设施的完善，在安全防护管理的过程中不断创新方法、改进方案，也确保档案资料的安全性、完整性。从而，更好地发挥档案的利用与服务功能，为促进油田开发提供支撑与保障。