试论用大数据的方式进行档案开发利用

张启霞

1 档案的认识

1.1 档案的概念

《法兰西共和国档案法》（1979年公布）表述为：“任何自然人或法人，任何国家机关活组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生货收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案”。《苏联大百科全书（第三版）》表述为：“档案室机关、个人、家族在活动中形成的文件才材料的总和”。美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：“档案是经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。中华人民共和国档案行业标准《档案工作术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。

以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

1.2 档案的重要性

档案作为现代社会发展史上最为重要的文献参考资料之一，其重要性在漫长的历史长河中是毋庸置疑的，中华五千年的文明史，档案是人类记忆延续和传递信息的纽带，是后人探索研究历史发展的信息库，通过借古观今，古为今用，档案为我国经济社会发展、推动文明进步发挥了巨大重要。

1.3 档案的价值

档案是历史原始记录。档案记载历史发展过程，具有法律性；档案记录历史，保留原始真迹具有客观性。

档案是生产活动的参考依据。档案可为社会建设提供重要的依据，助力当今社会重大建设项目不断增值，为企业生产经营发挥重大作用。

档案是科研的基础。档案不仅直接提供原始凭证作为科研的参考和借鉴，还可提供大量的实验数据被直接利用。

总之，档案作为各项事业发展的基础性工作，其价值愈来愈重要，也愈来愈被重视。

1.4 溯本追源，档案的继承与发展

在古代，档案虽然存在着不同的称谓，但档案作为客观的主体身份记载着历代历朝在变迁沿革中形成的人文情怀、文化精髓、治国安邦政策、军事理论等等，为后世所查考。档案的称谓随着时代的的变迁，朝代的更迭一直在发生着变化，先后从“册”“中”“典籍”“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”到现在统称“档案”。从中我们可以发现这样一件事—汉承秦制。在汉初，汉朝对秦朝一些制度律法进行了改进和沿袭，也就此奠定了汉朝的立国之基。这是古人站在前人肩上的一个典型例子，而今，中国能取得如此巨大的进步，能站在国际舞台的核心位置，一是在不断地吸取过去的经验，汲取档案中可供参考的利用价值，在一步一步地改革、试验中总结规律，制定出更为科学的发展规划。二是通过引进顶端先进设备，通过技术人员钻研，掌握原理从而研发自己的科技产品，解决国内对高端先进产品、设备的需求。三是引进高端人才，或鼓励出国留学，学习外来文化、先进的技术，而最后形成的成果都以档案的形势留存到国内，甄别价值并开发利用。随着时代的变迁，显而易见，档案的载体已经发生了巨大的变化，从千年前的甲骨文、金石、简册、竹简木、纸张，到现在的电子载体，这期间的迭代更新，穿越了千年，同时发生着变化的还有档案的传输方式、保护手段、检索利用手段，立足当下，我们有幸深刻体会了这一跨越千年时空的巨变，有幸成为这场巨变的见证者、经历着和记录着。

1.5 档案历史中的遗憾

观古鉴今，不好的例子也并不鲜见。在20世纪70年代，国产大飞机研发项目立项，立项命称为运-10，项目在1986年彻底终止，不可否认，运-10的研制计划只能说是进行了一次成功的试验，而不能说是开发出了一个成熟的产品。但是它依旧有着自己的存在价值，那就是计划进行中产生的各项数据可以为后来人提供指导，避免弯路。但是档案工作在当时并不如今天受重视，运-10计划中产生的很多数据在后来我国真正有实力有需要去开发自己的大飞机时都已无处可查。我们只能重新趟水过河，这无疑是我们的巨大的遗憾，流失的不仅是技术资产，更是前人的心血和汗水。

人生短短几十年，世界的发展并不能依靠一代人的力量，需要的是人们不断地汲取前人经验，往更高的方向攀登。前人的肩膀正是由一卷卷的档案铸就而成，丰富的馆藏不仅仅是历史文明的见证、更是无形的巨大财富。

2 档案开发利用方式创新的重要性

档案本身为我们提供了基石，包含了前人的经验、总结，包含了可供参考的重要史料。但是要想借力于档案的力量，将档案信息转变生产力、创造力以及其他经济价值，我们唯一途径就是通过档案开发提取利用价值。准确来说，档案价值体现就在于它的开发利用、开发利用效果评价及通过档案的开发利用所带来的经济效益等。好的开发利用方法可以为我们提供更便捷的获取资源信息的捷径，节省时间、财力、人力，为档案工作提质增效，为社会创造跟多价值，为建设工程项目增值。怎么去做好档案的开发利用，为社会创造效益，是我们需要认真思考的问题，也是档案工作者的重要研究突破的课题。首先，围绕党和国家的发展大局，我们需要随着时代的发展不断的去适应时代要求，去创新档案的开发利用方式，用更为科学高效的技术手段来快速提取档案中的信息资源，这是我们档案工作者一刻都不能停止的探索和使命。

3 目前的档案开发利用方式

3.1 传统借查阅

传统的借查阅一般是由借阅人员先开具介绍信，由档案工作人员进行审核确认，进行手工翻阅纸质版案卷目录进行查询。这种方式手续繁杂，耗时长久，工作效率底，对于有紧急需求需要快速调卷者来说更是苦不堪言。而且人工查阅，偶尔也会出现纰漏，导致更多的档案还是被摆于库房，难以被提取其中的潜在信息价值，影响档案的使用率，影响它的开发利用价值。

3.2 通过电子信息化手段借查阅

在信息化时代来临后，迫于工作所需，不少档案管理机构建立了电子档案案卷目录，用信息化的手段来检索档案。但是这类方法仅是缩短了检索查询时间，确保了查无遗漏，档案的开发利用主要还是归位于借查阅。这种方式与传统借查阅在借阅登记流程上并无二致。不可否认，利用电子检索目录查询方式后，档案的利用流转率有了不小的提升。但是，这依旧只能说是对于传统档案利用方式的一种改进，而非创新。

3.3 编研

档案编研工作是档案开发利用的典型。但是对于绝大多数的档案工作者来说，档案的编研都是一个挑战。组织沿革和大事记等有着固定编研模式的相对可操作性强，档案工作者只需要按部就班，就能够依葫芦画瓢得到不错的结果。但是自主编研就是一座大山了，伴随着时代发展，档案的累计，档案管理机构所保存的档案往往是浩如烟海，越是历史悠久、规模大的档案管理机构越是如此。尤其是时代的发展进入新时代后，社会从量变到了质变的飞跃发展，源源不断的档案需要移交进馆。海量的档案对于档案工作者来说任务繁重、责任重大。为适应大数据时代的到来，档案的各项管理制度、规范作了陆续的调整，档案工作者不仅要做好日常事务性工作，还需要学习档案相关的标准规范。档案者用来参与社会活动，了解利用者对档案的需求，编制需求率高的编研题目的时间近乎没有，甚至编研工作都难以进行。

4 通过大数据进行档案的开发利用

新的时代其实为我们提供了新的机遇和新的可能。随着互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等技术的迅猛发展，数字经济日益融入社会发展的各行各业，成为重组全球要素资源、重塑全球经济结构、改变全球竞争格局的关键力量。数字经济是人类通过大数据（数字化的知识与信息）的识别—选择—过滤—存储—使用，引导、实现资源的快速优化配置与再生、实现经济高质量发展的经济形态。是以数据资源为关键要素，以现代信息网络为主要载体，以信息通信技术融合应用、全要素数字化转型为重要推动力，促进公平与效率更加统一的新经济形态。

4.1 档案与大数据的关系

档案数据量庞大，且门类众多、结构各异，而大数据也有此特性。《档案法》中，我们仅能得出只有电子档案的管理和大数据有关联。而现阶段，数字档案馆、无纸化办公及“智慧地球”等已经在开始逐渐铺展，全球将会进入大数据时代，档案在未来的发展中向着数字化靠拢已成必然，档案将会在健全的制度体系下、安全体系下建立档案数据库，在线上对档案进行系列管理，促进档案资源的开发利用这也将是时代发展的产物。从这个角度来看，档案实现数字化后的资源其实就是大数据内容的一部分。

4.2 目前大数据开发利用的典型案例

在近几年，大数据的应用已经并不鲜见。洛杉矶曾利用大数据理论来预测犯罪发生的几率，最终取得了不菲的成果。国内也有团队利用大数据成功预测了指定时段内某高校食堂的人流量，为该校节省了不小的食材采购开支。我们的网页、淘宝、以及酷狗、抖音等APP的推送都是根据我们平常的浏览记录、偏好量身打造的，我们上网检索文献，能从海量的资料里面精准地找到所需的，这也是大数据的信息利用功能的体现。还有一个相对特殊的案例，是值得档案人员好好思考的。很多的档案其实是针对单一目标而收集的，通常在使用过后就会被归档，然后闲置，其真正价值远远未被充分挖掘。他们运用大数据的理论来面对档案，并最终从中取得了极大的经济价值。由上所述，大数据已经涵盖在生活、工作的零死角范围。

4.3 通过大数据的方式我们可以实现什么

通过利用大数据的方式来利用档案必然是可行的。以应用大数据的方式来开发利用档案，通过大数据提供丰富的信息，云计算提供超精细的计算，精准提取我们需要的信息，首先就可以做到降低档案工作人员对于其他专业知识水平的要求，编研主题对于社会的普遍性的需求，降低档案编研的门槛。其次，能为社会、为企业提供更便捷的服务。如：我们可以通过历年来的办公用品采购及内部流转情况，统计得出配置处于何种档位的办公用品性价比更高。我们也可以通过统计档案中历年来的档案查阅量，统计出档案的高频利用率，通过利用效果的反馈，估量档案的价值，从而在后续收集、鉴定工作中把握规律。再比如，我们可以利用大数据来提高档案的利用率，通过将审批后准予公开的信息资源挂接于公共网，实现资源共享，满足社会对档案资源的需求，提高档案的利用率，我们还可以利用大数据直接在线上实现档案的借查阅管理。

4.4 如何通过大数据实现档案的开发利用

4.4.1 外购非常规软件，为编研架桥

大数据其实只是一种数据类型，通过大数据实现档案的开发利用其实就是采用一些非常规软件使档案中信息资源的提取更加的高效便捷。找到有价值的数据并最终得到有价值的见解或结论，相当于在汪洋大海中捞取我们所需的那几根针。在绝大多数企业内档案的自主编研都难以持续推行，主要是因为完全使用手工流程代替非常规软件完成所有工作是存在较大困难的。所以要进行更大规模的档案开发利用，非常规软件的开发或采购就是重中之重。就目前来说，这一类软件开发难度较高，企业自行研发的难度很大，而且对于不同的数据，信息采集方式和对应算法都应有所改变。外部采购无疑是更容易操作且现实的选择。

4.4.2 侧重使用功能，为工作提质增效

在当今社会，技术就是资本。尤其是大数据开发这种为人们所重视的技术，只要掌握就可以大量的攫取利润。更别提与绝大多数数据相比，档案更需要注重保密与安全。所以针对档案中信息资源提取的非常规软件采购应该谨慎而小心。我们应该先瞄准对企业使用简易高效、安全可靠的方向，或者能在经过调研后有可能节省大量成本的方向投注资金，重点攻克，通过构建档案的开发利用平台，更好地为企业、社会及国家的发展提供服务。

4.4.3 加强信息资源的征集，丰富档案数据库

因为大数据的在存储内容、形势、结构、空间、时间上的宽广性，我们要尽可能的收集更全更完整、覆盖面广的数据，尽可能将馆存纸质档案全部数字化，对即将收集的档案数据化，然后统一融合在大数据的管理之下，建立满足社会、满足个人、满足全国档案事业长远发展的开发利用体系。4.4.4 开掘档案信息资源，转变工作理念

大数据时代的到来，档案的利用从传统的手工方式转换到靠技术手段分析检索，快速提取的方式。大数据能对海量的数据进行高效高速的挖掘，推动着档案工作者将用户需求的分析向着广度和深度迈进，这就要求转变档案工作者的服务思维，建立以“借阅为中心、需求为导向”的服务模式，利用大数据进行数据的开采挖掘，实现资源的开发利用向着更加便捷、快速的方向改进。

4.4.5 培养档案人才队伍，提升业务水平

党的十九届六中全会通过的《中共中央关于党的百年奋斗重大成就和历史经验的决议》（以下简称《决议》）指出：“党和人民事业发展需要一代代中国共产党人接续奋斗，必须抓好后继有人这个根本大计”。档案事业要想长久发展，档案的价值要想被快速开采利用，必须要树立人才是第一资源的观念，建立完善的人才培养机制，培养出一支忠诚、干净、担当、政治思想硬、业务能力强的档案人才队伍。扩展对档案人才的培养渠道、方式，提升档案人才的专业能力，促进档案事业的发展，让档案为党和国家的各项事业发挥出资政辅治、存史育人的积极作用。

4.4.6 建立档案资源共享平台，加强档案工作效率

《十四五规划纲要》指出：“要推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革。企业数字化、网络化、智能化是基本方针之一”。习近平总书记指出“国家建设是全体人民共同的事业,国家发展过程也是全体人民共享成果的过程”。要实现档案资源共享，先要做到全民共建。档案的最终归属是被挖掘价值从而创造新的价值，利用大数据技术在浩如云烟的数据中快速、精准地找到所需数据是现阶段提升档案服务能力的当务之急，创建档案资源共享平台是最为有效的方式，通过建立档案资源共享平台，促进档案资源整合利用，实现远距离查档，落实查档“最多跑一次”的重大改革，满足用户对所需档案资源的需求，提升满意度。

5 结语

我们已经进入了大数据时代，高效、快捷、便利的发展是新时代新形势下的基本要求，庞大的数据信息与供求所需的矛盾在大数据时代能得到有效的解决，档案里的信息资源在大数据的分析提取下，得到有效的开采并充分的运用，将会为国民经济的发展起到举足轻重的作用。