人事档案管理的重要性及优化途径

◇四川省内江市东兴区不动产登记中心 刘玉芳

随着我国现代社会的不断发展，在人事档案管理过程中，对于管理人员的要求也正在逐渐的提高。本文主要分析人事档案管理中存在的一些问题以及人事档案管理的重要性，为相关管理人员提供较为完善的措施。

在单位档案管理工作过程中的主要重点就是人事档案管理工作。通过有效的完善人事档案管理工作，就能够对人力资源配置进行优化，提高工作效率。通过分析人事档案管理工作中存在的问题，让相关工作人员充分的认识到人事档案管理工作的重要性，才能找到正确的管理办法。

1 人事档案管理中存在的问题

（1）没有实现数字化管理。在互联网+的环境下，人事档案管理应该保持较高的数字化水平，才能有效实现人事档案材料信息的共享。但是目前我国大部分的单位中缺少数字化程度的人事档案管理，没有有效地应用信息技术，就会对单位的人事档案管理水平产生一定的限制，严重的影响了人事档案数字化建设的进一步发展。

（2）缺少充足的信息量。由于受到多方面因素的影响，不注重搜集员工的工作资料、生活情况及心理状况等等一些内容，就会对人事档案信息的完整性产生严重的影响。在这样的背景下，就会导致人事档案管理的作用无法充分的发挥出来，不能帮助相关工作人员对员工的个人情况进行准确的了解和识别，提高了单位的人事档案管理成本，无法将人事档案管理的服务作用充分的发挥出来。

（3）缺少专业性。在开展人事档案管理工作的过程中，就要求相关工作人员具备较高的专业管理素质，才能够满足人事档案管理需求。由于人事档案管理人员缺少专业素质，没有充分的认识人事档案材料。导致管理理念不科学，也就没有办法为单位提供更加准确的档案管理服务工作，对档案最终的发展也会产生较大的影响。

2 人事档案管理工作的重要性

（1）充分体现个人轨迹和阅历。所有人的个人生涯都会体现在他们的人事档案中，因此人事档案管理工作具有十分重要的作用。相关工作人员在实际的工作过程中，就要充分重视自身的重要意义和责任，提高自身的工作责任感，才能够更好的将人事档案管理工作做好。对档案管理进行进一步的完善，提高档案真实性，更加积极主动的投入到这项工作当中来。

（2）对人事管理工作具有重要的意义。人事管理工作中包含着十分众多的内容，人事档案管理工作具有较为重要的作用。只有将人事档案管理工作做好，才能对综合水平进行有效提高。因此，单位和个人首先就要重视档案管理工作，对信息的准确性进行有效提高，对相关档案信息进行完善。

（3）充分体现了工作质量。在对人事档案管理部门工作质量以及效率进行评价的过程中，就要充分结合人事档案工作的完整性以及真实性。想要对人事档案的真实性以及完整性进行有效提高，就要创新相关体系，对相关规章制度进行完善，才能对工作合理性进行有效提高，对人事档案管理部门的工作本身具有重要的意义。

（4）科学使用人才。随着我国目前正在不断深入发展的改革开放，在人事档案管理工作中也发生了重大的改变，现代档案管理工作逐渐开始组建规范化。在这样的背景下，就要求相关工作人员能够更好的开发和利用人事档案管理工作。人事档案本身是由个人的原始资料以及历史文献组成的，对一个人的政治思想，工作履历、组织能力、知识水平、专业素质、工作业绩、遵纪守法情况等等方面进行了充分的记录和介绍。通过人事档案可以为相关单位提供人才使用依据，为国家积累宝贵的档案史料。人事档案管理工作本身具有一定的基础性和服务性，随着现在社会的不断发展，以及人事制度的不断改革，也在不断的更新。人事档案不仅可以将一个人的精力以及能力等等反映出来，同时也具有较强的真实性和原始性，能够对人才进行重要的考察。干部人事档案管理工作在不断充实资料过程中，需要实时追踪干部的变化成长，是组织了解一个干部党性修养、工作履历、组织能力、知识水平、专业素质、工作业绩、廉洁情况等各方面的主要途径，为组织任用干部、选拔人才提供有力依据。因此，相关工作人员就要将人事档案管理工作做好，才能更好的开展人才资源开发。

3 人事档案管理工作的优化途径

（1）制定科学有效的人事档案管理制度。想要对人事档案管理工作进行有效优化，首先就要制定一个更加科学严谨的管理制度，才能依照科学的制度严格落实相关工作，做好工作细节。因此，在实际的人事档案管理工作过程中，首先就要对人事档案管理的规范性进行有效确定，才能够为之后顺利开展工作奠定良好的基础。相关档案管理部门以及相关工作人员可以学习先进地区的档案管理方法，充分结合自身部门的实际情况，才能制作出更加符合本部门的管理制度，提高档案管理规范性。除此之外，还要制定严格的工作人员奖罚措施，有效提高工作人员的工作积极性，提高工作认真程度，才能让工作效率更加提高。

（2）提高档案管理的重视程度。在开展人事档案管理工作的过程中，首先就必须给予充分的重视，将档案管理工作的基础做好。在开展档案管理工作的过程中，要加强宣传工作，才能够吸引社会的各方人士共同注重。在这个过程中，还要对档案管理工作人员的个人素质进行有效提高，才能在新形势下更好的解决各类随机问题。提高人才市场档案管理人员的工作能力，才能提高工作效率，将人事档案的价值充分的发挥出来。只有不断的创新人事档案管理的办法，才能对工作效率以及质量进行有效提高，提高用人单位的工作水平。

（3）提高工作人员的综合素质。在人事档案管理工作中，工作人员的综合素质对管理的水平有着重要的作用。一旦工作人员的综合素质较低就会对工作质量产生影响，无法将工作做好。首先，相关部门就要对人事档案管理人员进行合理的配置，招聘新的人才，让档案管理部门充满年轻人的活力和积极性，才能提高工作效率。其次，就是开启定期培训工作，其中包括外部培训和内部培训。内部培训就是由老员工将自己的工作经验以及管理方法传授给新来的员工，帮助员工尽快融入到档案管理工作当中来。开展外部培训就是相关管理部门通过安排相关工作人员进行专业的培训和学习，对他们的业务能力素质水平进行有效的提高。相关单位要充分重视，提高员工的综合素质，才能有效提高工作效率，让他们认识到人事档案管理工作的重要性。才能将人事档案管理工作的作用充分的发挥出来，为单位的后续发展奠定良好的基础。

（4）加强信息化管理。在开展人事档案管理工作的过程中，就可以应用计算机建立人事信息库，帮助相关工作人员更好的掌握历史以及现状的资料，提供相关数据。同时建立档案收集和归档制度，对新的人事管理数据进行及时的收集，才能对档案材料的内容进行有效丰富。在日常管理工作过程中，就要对工作人员在工作中的讲法进行收集，以及他们在培训工作中的表现情况等等。对档案内容进行及时的更新，才能够充分借助现代信息化数据进行管理。通过建立数据化人事信息库，将日常储存管理工作做好，才能够提高工作人员的创新意识，合理配置人才档案资源，将人才的潜能充分的挖掘出来，通过借助人事档案工作，更好的给单位提供相关服务，促进单位的发展。

4 结束语

由此可见，随着我国现代社会经济的不断加快，在人事管理制度上也提出了更多的要求。要求相关人事档案管理工作人员能够找到管理制度中存在的问题，充分结合目前的实际情况，不断的进行深化改革。才能提高我国人事档案管理工作的服务水平以及工作质量，有效促进我国各个单位的稳定发展，提高我国社会经济发展。