英国档案馆数字能力建设战略研究及启示

黎南希 王怡茜/上海大学文化遗产与信息管理学院

随着档案信息化建设进一步融入“数字中国”的整体布局，以人工智能、区块链、移动互联网等为代表的新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，档案资源的数据化集成、档案管理的数字化协同以及档案生态的数字化治理面临机遇和挑战。为紧跟数字社会建设步伐，适应数字技术全面融入档案工作的方方面面，促进档案业务管理和资源开发利用服务的创新，助力构建“全民畅享”的数字生活，档案机构和档案工作者需要进一步加强数字能力建设，创新“档案工作的理念、方法、模式，全面加快数字转型和智能升级”[1]。英国《国家档案馆数字能力建设战略》（Plugged In，Powered Up，以下简称《战略》）立足国家层面数字化转型的整体布局，兼顾档案工作的细节描绘，旨在通过罗列英国国家档案馆2019—2022年的三年工作计划，阐述面对数字环境的挑战，提出档案部门需要发展“数字能力、技能和文化，吸引新的用户群体并和信息技术部门以及图书馆、博物馆、企业、科研院所形成新的合作关系”[2]，弥合数字鸿沟。本文介绍英国《国家档案馆数字能力建设战略》的概况，聚焦战略要素，分析战略特点，总结战略经验，以期对我国档案工作数字化转型过程中加强档案部门数字能力建设提供参考。

1 《战略》聚焦的数字能力概述

2017年以来，英国国家档案馆相继制定并颁布《解锁档案馆（Archives Unlocked）》《国家档案馆数字战略2017—19（The National Archives' Digital Strategy 2017-19）》等文件，明确提出“发展档案部门的数字能力”[3]，要求“培养档案部门和工作人员需要的数字技能”[4]。面对档案工作数字化转型的工作环境以及档案人才数量不足、质量不高给档案信息资源的真实性、安全性和档案工作可持续发展带来的挑战，在前述文件的基础上，2019年英国国家档案馆制订了数字能力建设的三年规划《战略》，强调提升档案馆和从业人员数字参与、数字访问和数字保存的能力，阐述建设数字能力的方案，勾勒档案工作的美好未来，作为指导未来三年档案馆数字能力建设的具体行动指南。

1.1 数字参与能力

“数字参与”是指通过数字技术让社会大众对档案产生兴趣，具体可分为数字叙事（Digital Storytelling）、众筹（Crowdfunding）以及举办活动与公众编程（Events And Public Programming）三个要素。“数字叙事”主要关注的是如何在丰富多样的新媒体平台中讲好档案故事，利用新媒体平台与公众建立链接。在数字叙事的背景下，《战略》认为档案部门不能把各类新媒体平台当作“工具箱”，而应视作“生态系统”，并且需要在该“生态系统”中通过档案的编排与挑选、媒体平台的选择掌握提升自身的吸引力和影响力。“众筹”也是建设“数字参与”能力的内容之一，指借助网络平台为档案数字化工作筹集资金。“举办活动与公众编程”则鼓励档案部门围绕馆藏原生数字档案或数字化档案资源，借助计算机技术交流会、众包、共享平台、VR、AR等契机或形式举办系列活动，在活动中鼓励参与者利用数字档案资源，与机构合作共同生产优秀档案数字成果，吸引新受众参与数字档案开发利用工作。

《战略》分别为英国国家档案馆和档案部门建立数字参与能力作出如下规划。国家档案馆需要做到：第一，收集有用的现有资源，制作一份“工具包”，帮助档案部门社交媒体账号提高影响力以及数字叙事能力；第二，为档案部门举办数字活动提供相应资金支持；第三，尝试使用众包的方式对数字档案资源编目，研究现有的众包编目平台，并编制相关指南。除国家档案馆外的其他档案部门需要做到：第一，与社会各界自发成立的项目或组织开展协同合作，这些项目或组织如公民科学项目、英国的维基媒体基金会等；第二，提供聚焦于数字技术或内容的志愿活动，吸引学生或年轻群体参与；第三，允许相关社群借助投票、众筹和讨论等形式参与档案资源数字化开发利用的决策工作；第四，明确线上合作的方式。

1.2 数字访问能力

“数字访问”能力包括档案数字化（Digitisation）、编目（Cataloguing）、网络可访问性（Web Accessibility）和数字融合（Digital Inclusion）四个方面，其中，英国档案部门需要应对的最棘手的挑战在编目与数字融合这两方面。《战略》认为编目后的档案馆藏可以扩大用户访问量，实现档案馆知识共享的使命。在线目录是档案数字化编目的主要呈现形式，目录系统的新旧、界面质量的高低影响档案馆藏脉络的展现以及用户检索的质量与体验感。由于目录制成需要大量信息技术的支撑，因此《战略》提出档案馆应该对技术的外包供应商提出更高要求，并能够较大程度地回应用户对编目和编目系统的意见反馈。“数字融合”要求档案馆应参与填补数字鸿沟的工作，其中包括充分利用公共阅览室提供档案查询与访问的服务、制定服务水平最低标准、提供免费网络接入、帮助信息弱势群体或其他边缘群体获取数字档案信息等。英国档案馆尤其注重特殊人群档案网站访问建设，通过支持无障碍网页应用技术（Accessible Rich Internet Applications）使网页程序为残障人群提供更便捷的服务。

《战略》在建设数字访问能力方面，紧密围绕档案用户的信息需求，充分考虑不同人群的信息素养和技能，力图打造最便于使用且最具有普适性的档案数字化编目成果，方便线上线下用户查询和访问档案资源。对此，英国国家档案馆需要做到：第一，在面向公众提供开放服务的档案馆确保有线和无线网接入，制作“现场数字访问指南”以便为不熟悉数字服务的用户提供现场帮助；第二，制作原生数字档案的使用指南，帮助研究人员开展研究；第三，与图书馆或IT供应商合作，以改善编目质量；第四，开展针对档案工作人员的继续培训项目，传递“以用户为中心”的理念，内容包含用户需求收集和用户调研等；第五，改善现有的编目工具与技术，优化档案元数据的管理与呈现。而对于英国其他档案部门，一方面，要扩大和深化彼此的合作，分享数字知识，降低学习成本；另一方面，要推广档案领域优秀的数字项目，确保项目经验和成果的开放共享。

1.3 数字保存能力

随着信息技术的快速发展，数字保存技术日新月异，这与处理传统模拟态下的档案保存有明显差异，给档案部门带来了极大的挑战。与此同时，不同档案部门的数字保存能力发展不平衡，部门之间的能力差距仍在扩大。《战略》分别从机构层面和工作者层面分析数字保存能力的不足并提出改进建议。在组织层面，虽然原生数字档案资源和数字化馆藏的规模一直在增长，但英国当地档案部门对数字保存的重视程度却有一定下降，并且数字保存技术尚不成熟，档案部门对接收原生数字档案资源的工作还在初步探索阶段。此外，许多机构尚未认识到数字保存过程中存在的风险和数字保存为机构带来的益处，如果在与外部供应商合作的过程中只注重软件与服务的采购，忽视发展数字保存方面的专业知识，则会使得档案部门本身失去可持续发展的能力。在个人层面，根据英国国家档案馆和信息系统联合委员会的统计数据[5]，可知有大量的档案专业人员缺乏与工作相匹配的数字技术，无法对数字档案开展有效保存，并且现有的培训工作还无法提高工作者数字保存能力。

《战略》指出，档案部门迫切需要增强数字保存能力。针对数字保存能力的构建，英国国家档案馆需要做到：第一，开发并提供数字保存方面的短期课程；第二，制作入门指南，旨在鼓励档案部门安装与使用开源数字档案保存工具；第三，发布数字保存工作流程和基础设施建设的细节；第四，争取资金支持，与IT部门和地方政府合作，保障档案机构数字保存工作的正常运转，提升数字保存工作在地方政府工作中的地位。除此之外，档案部门需要将数字保存工作和能力的建设上升为重点，同时积极与机构内的信息技术负责人探讨数字保存工作，加强双方的交流。

1.4 数字技能

数字技能作为对档案工作者能力的具体要求，是完成数字参与、访问、保存的基础，包括利用特定算法检测档案数据的完整性等实用技术或工具性技能，也包括关于数字规范、要求和术语知识的概念性理解。《战略》从资格、障碍以及与信息技术的关系三个方面分析在培养工作人员数字技能的过程中面临的问题。在任职资格方面，多数拥有档案管理相关学历的工作者认为，所学课程没有提升其数字能力以应对现有工作。为适应现有的数字档案工作需要，课堂的专业课程内容需要更新，数字课程应纳入核心课程模块。在障碍方面，档案部门需要帮助破除档案工作人员在学习数字技能时所面临的障碍，包括时间紧张、缺乏自信等。在与信息技术的关系方面，档案部门应与信息技术部门建立起平等的合作关系。在合作过程中，档案部门需要以充足的数字知识储备为基础，促进平等合作与对话，保证档案数据的长久保存。

为增强档案工作人员的数字技能，《战略》认为，英国国家档案馆需要坚持主导地位。第一，为从事数字工作的档案专业人员建立交流网络，发起数字档案学习交流会（The Digital Archives Learning Exchange，DALE），分享数字技能与优秀数字实践经验；第二，制定同辈帮扶计划，鼓励有经验的档案工作者向经验不足的同行传授数字技能；第三，制定数字领导方案，确保领导层能够制定和执行数字战略；第四，公布各地数字档案工作表现指标；第五，为技术人员加入档案部门开辟新途径；第六，与高校共同设置计算文化遗产（Computing for Cultural Heritage）非全日制研究生教育认可项目；第七，确保专业教育课程更加注重与档案数字化实践的结合。对于其他档案部门，一方面帮助在职人员增强数字技能，并促进知识共享；另一方面使用社交媒体或软件源代码托管平台（如GitHub）公开数字工作细节，分享数字工作经验。

2 《战略》的特点分析

2.1 从用户角度出发构筑数字能力的建设体系

“数字化转型是指企业借助新的技术，重新设计和重新定义与客户、员工以及合作伙伴的关系”[6]。在数字化转型的背景下，档案部门与用户之间的关系也将被重新定义。《战略》从用户角度出发，关注档案用户体验，围绕用户现实所需构筑数字能力的建设体系，兼顾数字贫困群体，帮助消除数字鸿沟，让档案部门积极与用户建立链接，力图改善用户与档案部门之间的关系，进而提升档案人员相关数字技能。数字参与能力旨在依托新媒体平台搭建一个允许用户参与对话的窗口，向用户展示与介绍馆藏资源，允许用户借助平台为档案馆出谋划策或参与编目众包，在与广大用户建立链接的基础上，通过技术的支持巩固链接稳定性并扩大链接覆盖面，鼓励用户参与档案工作，优化档案部门提供服务的质量。在此基础上，通过改善档案数字化编目及其系统前端呈现界面以促进档案在数字世界中释放潜能，同时提升远程和实地的用户服务水平，不断建设档案馆和工作人员的数字访问能力。

2.2 以教育培训为主要方式克服数字能力的建设障碍

为解决数字档案长久保存、档案目录系统访问交互性差、数字技能培养被忽视等问题，《战略》提出向档案工作者提供一系列免费的数字技能线上线下培训课程，课程周期短、内容贴合实际，以此帮助档案工作者了解数字化转型对机构的积极意义，破除档案从业者培养数字技能的过程中在时间、金钱和自我认知等方面存在的障碍。从业人员的在职培训坚持以“用户为中心”理念，通过与图书馆和信息技术领域专业人员深化合作开展学习交流会，力图实现培训形式多样化。除加强在职人员的继续教育之外，《战略》建议档案学专业高等教育也应该以培养数字技能为重点模块，更新课程体系或新增相关专业。英国国家档案馆、大英图书馆和伦敦大学伯贝克学院共同设置了计算文化遗产学专业[7]的非全日制研究生专业学位教育项目，该项目的意义就在于让在文化遗产部门工作的专业人员了解基本的编程和数据分析工具，以支持档案、图书等文化遗产的数字化工作。

2.3 与IT部门协同合作突破数字能力的建设困境

传统档案工作的思路与方法逐步受到现代数字技术应用的挑战，英国档案馆数字能力建设的困境主要在于档案数字参与、保存、访问工作过程中所需要的技术方法与档案机构内部现存技术力量单薄之间的矛盾。因而，在维系档案部门工作主体地位的同时，必须加强与IT部门的协同合作。需要注意的是，《战略》绝非单方面强调信息技术的优势，而是全方位反思档案部门在面对新兴信息技术时缺乏的主动意识与数字知识，指明档案部门不能盲目依赖信息技术部门提供全面的帮助和支持，而应拓展自身知识体系，稳固并不断强化档案行业话语权，确保与信息技术部门的平等合作关系，以此保障档案数据与信息的长久保存。如果档案馆只是依赖软件采购、供应商全面服务等，必然不利于档案工作的可持续性发展。此外，数字化过程中由于档案馆内部力量有限，同时因外部信息技术部门的预算控制，在合作过程中应设置清晰的项目需求，落实双方主体责任，从而消解在认知和合作中产生的误解。

2.4 立足档案馆主体地位疏通数字能力的建设渠道

在数字化转型的风口，档案工作中的开发编目、信息保存、用户服务等“内核”并未改变，技术引入和应用实际上只是赋予了档案工作在数字时代一个全新的发展维度。英国档案机构面临的最大挑战实为机构高层未从长远角度对数字化工作和工作人员数字技能培养给予高度关注，尚未厘清国家档案馆在档案信息化建设中的领导作用[8]。为从源头疏通档案馆数字能力的建设渠道，《战略》多次提到英国国家档案馆需要从自身出发，打通数字能力建设的资金渠道、合作渠道和观念渠道，主动为“数字参与”能力建设发起众筹，提供基金资助，通过众包著录等项目吸引公众，扩大参与度。汇集现有资源编制档案现场查阅的数字访问指南，提供包括简短的视频和手册等教学资源，并开放提供相关学习资源的获取路径，以向档案工作者和更高层决策者强调数字档案管理工作的重要性。除此之外，《战略》还鼓励各级各类档案部门在国家档案馆的引领下同信息技术部门、高校机构、文化遗产部门建立良好关系，破除档案机构内部不同职能部门之间的信息壁垒，促进档案数字化建设工作经验的分享，广泛传播优秀项目和实践案例。

3 英国《国家档案馆数字能力建设战略》对我国的启示

3.1 以用户为中心，适应数字化的工作环境

档案工作数字化转型会涉及工作流程的调整、服务方法的升级以及新兴技术的应用，但服务公众提供利用、实现档案社会价值始终是数字化阶段档案工作的最终目标。为此，面对数字化浪潮，我国档案部门应立足国情和档案专业发展特色，面向用户服务，适应如今开放共享的数字化档案工作环境。我国网民人数众多，且档案资源极其丰富，应尝试积极主动在档案行业内部与社会大众之间建立双向交流渠道，在档案部门内部形成工作共识，提升职业身份认同。利用社交媒体宣传档案工作，通过用户参与，形成正向反馈助推档案部门数字能力建设，并且强化二者之间的互动，促进社交媒体信息归档纳入国家“记忆工程”[9]。

3.2 坚持人才强档，打造数字专业团队

在新文科建设的背景下，我国的档案学高等教育应加快跨学科互动交流，培育融合计算科学的系统思维，通过提升档案学高等教育的智力支撑水平，有效应对时代发展带来的机遇和挑战。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要在高等教育层面拓宽人才培养渠道，加快高层次应用型人才培养，在职业继续教育层面推动继续教育形式多样化[10]。鉴于此，我国档案部门可与具备相关实践经验的部门合作，开发基础性的档案工作数字化继续教育课程，引导从业者随时随地学习档案信息化工作，缓解接收新技术时产生的心理压力。也可以在继续教育课程中适当增加如开源类软件工具的教学课程，保证教学内容更加注重数字档案技能的培养和实践。还可以参考英国国家档案馆开展的同辈帮扶计划，利用“传帮带”的形式，聘请拥有丰富经验的档案信息化从业者为导师，向数字工作经验有限的档案工作人员传授知识，在一定时间跨度内开展一对一的教学指导。

3.3 锤炼档案人员数字技能，加强协作与交流

我国档案部门可以对内支持档案从业人员发展数字技能，鼓励从业人员在进行数字档案工作的同时总结其经验，针对数字档案工作的建设多向交流网络、拓宽交流渠道，开展远程或实地的经验交流会以分享先进实践经验，并在档案部门的官方网站中定期公布与更新优秀的案例以供实践部门学习参考；对外鼓励工作人员主动涉猎信息技术领域的相关术语，结合档案专业知识，与IT部门针对数字保存体系的架构、数字软件与工具使用的知识分享等开展交流与协作，加快档案信息化技术研究成果的转化进程。

3.4 发挥档案部门主动性，瞄准关键的能力建设领域

我国的档案部门应积极参与档案工作的数字化变革，主动争取社会各界的支持，参与数字能力建设方案或指南的制定，确保档案部门的从业者具备高度的参与感和使命感。首先，明确“发力”领域。英国的《战略》选择从数字参与、访问、保存与技能四个领域出发建设档案馆的数字能力，我国档案部门可效法其战略计划，结合新修订《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》要求、档案数据化发展态势、智慧档案馆建设现状以及档案数据治理安全要求等提炼档案数字能力建设的重点环节。其次，制定发展规划与指南。我国的档案部门应加强档案工作数字化相关的顶层设计，树立规则意识，通过实地调研和深度访谈形成对于实践现状的全面把握，制定数字能力建设的短期发展规划，逐步完成阶段性任务，最终达到提升档案馆数字能力的目的。最后，提高部门从业人员的素质与能力要求。不断引领工作人员转变工作思维和工作理念，定期开展工作培训和小组动员会，加强人才队伍的凝聚力与向心力。