企业文书档案收集归档管理问题研究

何玉芳

（新疆新鑫矿业股份有限公司，新疆乌鲁木齐 830000）

文书作为公司和机构以及各种机构或组织的运作核心，是各种信息资源交换的中心。文件、档案的收集和归档对公司来说非常重要。但档案管理对服务意识和专业技术的要求非常高，档案管理历史悠久，是人类文明融合传播的技术手段之一。在日常工作过程中，企业制作的大量书面材料都是文件。文档可以说是一种用于记录信息和表达意图的书面材料。公司文件是信息收集和传递的关键，文件归档管理是文件的收集、归档、存储和管理。但是，随着社会的发展，企业的工作方式、信息传递的媒介、重要文件的制作和传递、信息资源的载体都发生了变化。同时，档案信息的使用率也在不断提高，为提高档案管理质量，文件档案的收集和归档方式也必须改变。

1 企业文书档案收集归档的重要性

企业的文件和档案在一定程度上记录了公司的发展，可以反映一定阶段社会、团体和组织的发展情况。此外，公司文件档案中还包含会议录音、谈话及批文等记录公司发展历程、活动、日常运作等资料。因此，文档文件是文件开发的重要数据，收集和保存文档文件已成为企业日常工作的一部分。在此基础上加强文件档案的收集和管理，为各项活动和工作提供参考依据。文件和档案的收集和存放关系到公司的发展，时间越长，工作量越大，文件的数量也会增加。收集和归档企业文件和档案非常耗时，对档案管理人员有一定的要求，管理人员必须具备一定的技术水平。因此，加强文件档案的收集和归档工作，是提高档案管理质量，是促进企业档案管理长远发展的重要举措。

2 企业文书档案收集与归档工作存在的问题

（1）收集与归档力度不足

从企业档案的现状来看，还存在书面归档的情况，这对于无纸化、自动化办公的发展趋势无疑已经跟不上企业发展的步伐，导致效率和存档的质量下降。此外，提交公司文件的过程还不够充分。尽管许多文件已被分类，但由于未及时存档，因此无法访问它们。最后，文档文件中存在分页符和错误。由于企业文件档案收集和归档不规范，文件档案缺乏完整性和连续性。

（2）档案资料的收集处理方法落后

随着社会的发展和科技的创新，档案管理工作在这样的背景下受到了一定的影响：传统的档案管理方式已经不适应新时代档案管理的要求。例如，办公自动化在很多企业的日常工作中普遍存在，很多原本是体力劳动的任务逐渐转移到不同的设备上来执行。因此，不仅可以显著提高工作效率，还可以降低工作强度。文件和档案的收集和管理也可以通过信息技术来完成。一方面，利用计算机完成档案的收集归档工作，大大提高了工作效率，避免了档案收集和归档的重复，降低了档案管理的强度，降低了信息密度。由于文档档案的多样性，文档档案的记录和归档也必须基于此属性。受单位类型影响，文件类型以纸质文件和数字文件为主，使收集归档更加复杂。

3 提高企业文书档案收集与归档工作水平的措施

（1）完善文书档案收集和归档管理制度

一是在负责人的指导下，提高档案管理工作的重要性。各部门和档案管理人员要积极参与文件档案的收集和归档工作，确保各部门和档案馆馆藏之间的有效协作和沟通。要营造良好的档案工作氛围；二要制定和完善档案的收存制度，提高规范化水平。在当前档案管理质量、档案秩序、公务档案处理等要求的前提下，全面监控档案的创建、打印、执行和归档工作，确保档案的收集归档质量。最大程度做好文件档案的收集归档工作，尽快审核归档内容，做好敏感文件档案的归类、保密、留存工作，避免文件外流或丢失。

（2）增强管理意识

优秀的档案管理人员必须具备档案管理敏感性、基本的专业知识和档案管理能力，因为只有具备专业能力，档案管理的效率才能提高。因此，企业必须进一步提高档案管理人员的专业技能，强化责任人的资质，提高员工对档案收集归档的敏感度，要求了解档案收集归档的标准化流程。同时要培养员工主动学习文献管理、建立电子档案等新管理方法，利用闲暇时间组织网络学习培训和法律学习，参与各类文献档案建设项目等。档案管理人员积极参与文件档案的收集和归档工作，促进管理效率和质量的提高。