RPA财务机器人在企业中的应用研究

徐加龙

（山东碧桂园房地产开发有限公司，济南 250000）

1 引言

RPA 是Robotic Process Automation 的英文缩写，中文翻译为机器人流程自动化，它是可以模仿人在计算机上的操作，重复执行大量标准化业务的软件[1]。伴随着数字化时代的到来和人工智能的发展，RPA 机器人已被广泛应用到企业财务管理中。业务流程的标准化和逻辑的清晰规范性，使得RPA 从脚本自动化工具成为流程的理解与分析助手，通过模仿终端用户在电脑的手动操作方式，完成终端用户手动操作流程自动化。德勤（DTT）会计师事务所首先在财会领域引进财务机器人，随后普华永道（PwC）、安永（EY）、毕马威（KPMG）会计师事务所陆续推出了擅长不同方面、各具特色的财务机器人。“四大”会计师事务所用RPA 构建财务机器人，并快速向其他领域拓展。国内各财务软件应用商相继引入RPA 财务机器人，大型企业集团公司在财务共享服务中心中积极引进RPA 财务机器人，标准统一化和业务规范化的财务共享服务中心为RPA 的广泛应用提供了良好的环境，RPA 财务机器人的运用正在整个财务领域拓展开来。

2 RPA 在财务领域的适用特点

第一，RPA 适用于业务规则固定明确、标准化流程高及不用RPA 作出评估和判断的业务操作，如资金管理标准化流程中的银行对账、订单管理、薪酬发放、增值税发票查验认证、报表管理等业务。RPA 财务机器人更适合应用于重复性高、低附加值的业务流程，RPA 按照既定业务规则处理业务的工作机制可以减少人为操作产生的错误，RPA 在流程执行和数据处理方面替代人力完成大量枯燥重复的工作具有天然的优势。第二，RPA 可以进行海量数据录入、信息整合并完成自动计算及汇总统计。这些工作要求办理时间窗口有限，规定时间内需要完成数据统计上报，且占用大量的人力资源，一旦出错将引发不可预知的后果。RPA 财务机器人的引入使用将极大提升企业工作效率，并且365 天24 小时不间断地工作，在缩短数据处理周期和用工时间的同时，减少了财务管理流程中的人工主观原因导致的错误。第三，RPA 自动化运行在用户界面层，其具有非侵入性的特点，对现有信息技术架构不会产生重大影响。当企业内部系统较多且各部门间信息不共享的情况下，RPA 可以同时登录多个系统，自动按照原设计程序执行数据的采集、校验并完成上传和下载，同时不会改变企业原有的信息系统架构，解决了跨部门合作沟通成本周期长、跨部门数据传递和交换麻烦的问题。第四，RPA 的操作有完整且全面的历史记录可追踪，便于业务数据的可追溯性和透明度，降低人为因素的不利影响，规避企业风险。RPA 财务机器人工作的每一个步骤都能被监控和记录，对于后期查询或审计都可以做到有据可查。

3 RPA 在企业会计转型中的应用

第一，RPA 查询银行流水并下载银行电子回单，RPA 查询账户余额并可实现与银行对账。查询银行流水及余额从最初登录网银平台查询到银企直连查询，再到可通过RPA 查询的变化体现了信息技术对企业财务的重大影响。登录网银平台操作无疑是较为耗时费力的操作方式，特别相对于银行交易频繁业务，需要向公司内部其他部门不断反馈交易数据。银企直联是通过互联网或专线连接的方式，使企业的财务系统与银行综合业务系统实现对接，企业无需专门登录网上银行，就可以利用自身财务系统自主完成银行账户的查询、支付、资金归集、信息下载等功能。部分无法开通银企直连账户便可直接通过RPA 查询流水和余额，RPA 与银企直联获取流水及余额的方式一致；RPA 作为银企直连互补选项，这对部分中小型企业不便于开通银企直连功能提供了更多的选择项。银行对账通过RPA 自动下载银企账户的流水，按照各银行流水模式整理Excel 模板并导入财务系统，通过设置好的对账规则实现自动对账。第二，薪酬统计和发放。薪酬统计与发放需要财务人员在规定时间内处理大量数据，而通过RPA 机器人可以自主登录人力系统，自动下载奖金发放表单后，自动完成审核表单，RPA 核实薪酬数据无误后，进行表单提交并发放。RPA 操作薪酬统计和发放相比之前人工操作，极大地提高了薪酬统计及发放的效率。RPA 财务机器人处理薪酬在出错率方面也得到极大改善，可以做到零出错率。第三，发票开具、查验自动化及税务申报。RPA 财务机器人可以进项销项发票的一键开票，同时完成进项发票智能识别与处理，专票签收与在线认证、税务智能申报等；RPA 财务机器人自主登录增值税查验平台，通过查询增值税发票，可自动判断发票真伪，节约在线查询所需要的大量人力及时间，业务部门的办事效率得以提高。在期末进行财务系统数据导出，按照税务的主体进行数据的搜集与采纳，形成数据基础，按企业以往的财务规律形成规则，使机器人自行调整税会差异，凭借原有的校对检验公式进行调整，再进行下一步，将逻辑化的数据基础形成的底稿自动生成申报表，并打通税企连接端口，进行自动化纳税申报[2]。第四，审单自动化。RPA 财务机器人根据员工报销单据类型自动提取检查审核方案，并根据检查审核方案对比相应的检查项，关键事项在检查点执行情况中通过标注的形式显示出来，以便后续进行人工干预，同时通过系统建立报销人信用机制，对信用等级高的员工提起的费用报销单通过系统自动审核，对于信用等级较低的员工，则需要财务部门的审核人员手工审核，结合流程抽检，极大提升财务审核效率，审单自动化对于有预算额度限制的单据审核提供了一种新的选择并可实时查看报销单据审核进度。第五，报表统计自动化。随着企业的不断发展壮大，企业管理需求的报表日益增多，RPA 财务机器人设计可以根据企业的管理要求，在固定的时点按照既定规则自动批量编制报表、计算报表、上报报表和汇总报表。信息报表报送的效率和准确率在RPA 财务机器人帮助下得到提升。报表既可以是财务类的财务报表也可以是企业分析类定制化报表，RPA 财务机器人协助报表统计自动化，在保证报表准确性的同时，企业的整体风险管控工作效率和管理能力稳步提高。第六，资金支付处理。资金支付是每家企业经营不可绕过的环节，人工登录网银录入支付及复核出款作为最原始的付款处理方式，相比而言降低了业务处理效率及准确性。银企直连支付形式可以不需要通过人工登录网银操作，但是银企直连支付之前仍需要财务人员对收款账户及金额等信息进行复核，核实无误后才可以确认支付。这一审核环节增加了支付人员的审核工作量，而RPA 可以实现代替人工审核支付信息，通过发送支付指令准确高效完成自动核对及付款业务，并能及时通知付款进度和处理转账失败的数据。RPA 自动执行付款前和付款后验证和对账，通知特殊异常情形，监控和识别潜在的重复付款，并自动将待处理的付款请求转移到暂记账户以禁止提款，提高资金支付的安全性。第七，自动建账，财务月结自动化。客户按照项目独立核算进行运营管理，每个项目需要在初期建立自己的账套，运营专员通过邮件发送账套建立申请，根据申请进入ERP，依据规则完成账套建立，每个账套有10～15 个模块、300 余个段值；RPA 将新建的账套号发送给运营专员，快速完成新项目的自动建账。RPA 财务机器人通过定义月结任务并设定月结规则，RPA 财务机器人在规定时间内执行月结任务，并进行月结检查，自动生成月结报告后发送到对应财务人员。RPA 财务机器人通过实现自动建账及月结自动化才能真正提高自动化的价值。

4 RPA 在企业财务领域应用的局限性

第一，RPA 不能对业务流程进行主观判断。RPA 技术在财务领域的运用，需要根据财务已梳理流程并有确定业务规则，规则明确化的工作机制可以使RPA 机器人根据既定的业务规则进行判断。RPA 在研发过程中需严格按照流程来进行脚本的编写设计，涉及主观判断的业务流程仍需要财务人员进行判断处理。第二，RPA日常运营维护需要财务人员具备一定的计算机信息技术知识基础。若日常运营维护过分依赖信息技术人员，则会带来人力成本的提高，并且按照相关财务知识设计逻辑规则需要信息技术人员更懂财务。RPA 的普及推广离不开成本和效益的对比，这就对财务人员提出了更高的要求。第三，RPA 执行业务异常应对。尽管RPA 业务执行规则已经设计并经过多次实验，在实际业务执行过程中不可避免出现一些数据异常或者超出业务规则的情况。设计完整且长久稳定运行的RPA 流程，在遇到国家财经法规及公司制度发生变化时，需要及时更新RPA 运行逻辑规则，这不仅对设计端提出了更高的要求，也对财务人员综合素质提出了更高的要求。第四，RPA 无法沟通和协调各部门工作任务。财务工作涉及对内多部门和对外不同机构人员的协调和交流，沟通和协调能力显然不是RPA 财务机器人的强项，它只能按照已经确定的指令完成工作任务，无法替代对内和对外的沟通和协调任务，RPA 前期其他部门数据的采集，需要公司高层的顶层设计予以配合支持。

企业需要在运用RPA 所带来的收益和其自身的局限性之间进行判断与选择，总体而言RPA 财务机器人在财务领域的推广和应用，必将给会计行业带来深远影响。RPA 的出现和发展会将财务人员从大量重复的、低附加值的工作中解放出来，这些工作占据了会计人员大量时间，RPA 可以协助财务人员更好地实现创新和转型。由于RPA 可以节约大量人力资源，财务人员要学会拥抱变化，借助RPA 工具可以进行更有价值的创造性活动，在财务基础工作之外投身于具有更高附加值的工作助力企业发展。尤其是拥有综合技能的财务人才还能在RPA 的帮助下有更多时间参与到企业的业务分析活动、决策支持活动、未来发展趋势预测活动中，体现财务人才的职能效用和价值，使得传统财务管理人员从核算类型向管理类型、价值类型的工作模式转变[3]。

5 财务人员在RPA 财务机器人应用下的应对策略

第一，财务人员自身转型发展的定位。随着社会信息化的推进和企业的发展，RPA 应用后会计人员必然面临转型。预计“十四五”时期甚至更长一段时间，在会计学科全面发展的基础上，我国会计的重点将是“会计智能化转型”“智能管理决策会计”等[4]。在RPA 应用逐步推广的背景下，财务人员不应再局限于会计核算岗位，应更多地向管理、分析、税务筹划、创造力等方面发展。我们要对自身转型发展有明确的定位，才可以从容应对RPA 带来的冲击。第二，加强学习培训，打造复合型人才。财务人员不仅要具备更强的业务能力，更要懂得信息技术并主动适应技术变革，使新技术为其工作服务，深化更新知识储备，实现财务工作的价值创造并推动企业核心竞争力的提升。既懂财务专业知识又懂信息技术的复合型人才必然受到市场的欢迎。要做到这一点，财务人员就必须通过培训和学习，熟练掌握国内外的财经专业知识，做一个精通本行业的专家和深入企业的管理者。同时增强沟通协调能力，人与人之间的沟通协调是RPA 财务机器人无法完全替代的，财务管理中的对外沟通主要是企业与各个合作伙伴，如股东、政府部门、银行、客户、供应商等。当企业运营过程中财务方面出现问题时，特别是问题需要沟通协商时，财务人员必须及时跟进处理，这要求财务人员具有较强的沟通协调能力，在维护企业自身合法权益的基础上快速解决问题。第三，转变管理职能，提升业财一体化。RPA 将财务人员从重复的基础核算、核对工作中解放出来，月底月初加班加点结账并报税的时代一去不复返，各部门各领导要求提供的各种报表由RPA 财务机器人去完成，财务人员由此可以节约大量时间和精力去做更有意义、更有价值的工作。在RPA财务机器人的协助下，财务人员结合专业知识进行业务分析、管理决策、预测等更高增值活动，工作职能从以核算为主转化为以管理建议为主，从管理会计的角度为企业经营发展提出建设性意见，从而对企业的经营管理行为提供更有价值的服务。RPA 可以实现不同部门间的业务链接，在RPA 应用标准化流程中，通过流程的标准化梳理深化业财融合，积极参与到企业管理全流程以实现高效管理。财务和业务通过数据融合在一起必将极大促进企业经营发展。

伴随着RPA 在未来财务领域的发展应用和普及，面对RPA 财务机器人的挑战，我们要武装好自己，积极迎接RPA的到来。RPA 为财务人员更好地转型和创新提供了可能，我们需要不断提高自身的综合能力，借助RPA 技术工具更多地积极参与到企业管理和企业分析中来。

6 结语

目前大型企业集团公司已创建财务共享服务中心。财务共享服务作为一种创新的管理模式，其本质是由信息网络技术推动的运营管理模式的变革和创新，财务共享服务中心上外挂RPA 财务机器人，进一步解决了浪费大量人力从事重复性大、机械化的财务工作的问题。在财务信息化的时代背景下，将RPA 财务机器人技术应用于财务共享服务中心重要的业务流程上，可以解放劳动力，更快地推动财务转型。RPA 可24 小时处理规则明确性强、业务数量规模大、工作重复程度高的工作，同时缩减人工成本，提高服务质量，降低主观错误概率。

RPA 不仅仅适用于大型企业集团公司，中小企业也可通过RPA 实现业务流程自动化。随着RPA 财务机器人的广泛运用，较高的初始成本预计会在更短的时间内收回，RPA 本身成本定会随信息化的发展逐步降低。企业应该从实际情况出发，结合企业战略目标，从人力资源情况及成本效益选择合适的业务流程进行RPA 自动化应用推进部署，逐步提高办公自动化程度。RPA 机器人应用在财务工作中，RPA 财务机器人不会取代会计师，更会像当初会计电算化替代手工记账一样，促使会计师专注于为企业创造更大价值的工作。RPA 财务机器人的创新应用也必将促进企业管理提升，形成核心竞争优势，使企业在变化的时代中实现高质量发展。