基于财务共享的会计电子档案管理优化研究

张雨竹，刘冰

（吉林省体育科学研究所（吉林省反兴奋剂中心），长春 130000）

1 引言

会计电子档案在企事业单位的财务管理工作中占有重要地位，是财务分析工作开展的重要依据。在新时期财务共享模式广泛推广的背景下，对会计电子档案管理工作提出了更高的要求，要求对档案管理模式进行全方位变革，全面融入财务共享体系，确保财务共享平台能够高效运行。因此，从这个角度来看，优化会计电子档案管理模式，提高档案管理效能，是优化企事业单位财务管理工作的必然要求。

2 相关概念简述

2.1 财务共享概述

2.1.1 财务共享的概念

财务共享是财务共享服务中心运行模式的简称，是利用信息网络、云数据技术作为支撑，将企事业单位所属分支机构、办事部门等分散组织的财务工作纳入集中管理平台，由中心进行全面处理并将处理结果实时反馈至对应部门，以有效提升财务管理运行效率和智慧化水平的新型财务运行模式。财务共享已经成为当前复杂结构的企事业单位财务管理体系转变的主要形式，也是财务管理朝向体系化、智能化方向发展的重要实现形式。

2.1.2 财务共享的运行特征

首先，财务共享是在传统财务管理工作基础上的升级，同时，与传统财务管理有所区别。相较于传统的财务管理模式，财务共享服务中心的建设和运行能够提升财务管理工作效率，降低财务人员的人均财务处理费用，减少业务管理中的非必要支出，有效降低整体运营成本[1]。其次，财务共享服务中心的运行以数据化和智能化技术为基础，通过对财务数据的深层次分析，能够更为准确地评估各个系统的财务运行状况，同时，为相关机构推送财务信息，更好地提升财务管理水平。再次，财务共享服务中心的建设和运行，能够推动企事业单位财务工作由传统的分散式管理朝向集中式方向转变，推动财务工作由管理模式转变为服务模式，提升单位的财务风险控制水平，为内部控制优化奠定良好基础。最后，对于部分企事业单位而言，在满足财务保密要求和遵守法律法规的前提下，财务共享服务中心能够向外界提供整合后的商业化财务服务，拓展收入来源，实现企事业单位的可持续发展。

2.2 会计电子档案概述

2.2.1 会计档案的定义和内容

会计档案是对企事业单位等主体财务运行中入档内容的统称，主要包括会计凭证、会计账簿及财务报告等。具体来说，会计档案是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，是对过往经济活动进行核查、分析的基本依据。会计档案管理工作的开展应当遵循《会计档案管理办法》的基本要求，对具体内容进行分类管理[2]。当前，在会计档案管理体系中，会计凭证类档案及移交清册需要保管30年，部分会计报告和其他资料则需要保管10年或永久保存。其中，半年度、季度、月度会计报告和会计档案保管清册等，需要纸质留档。

2.2.2 会计电子档案的定义和内容

会计电子档案与传统会计档案的保管内容既有所交叉，又有诸多方面的不同之处。会计电子档案的保存由计算机、数据库等技术支持，包括文字、图表等多种形式，涵盖更为广泛的内容并记录更为详细的事项。目前，多数企业开展会计电子档案管理，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料。与传统档案不同，会计电子档案主要来源于ERP 系统、金税系统、报销系统、票据系统、OA 系统、报表系统和现有档案管理系统，归档形式包括电子和纸质两种方式。会计电子档案管理是会计档案电子化、数字化的重要形式，也是构建财务共享平台的重要基础。

2.2.3 会计电子档案的应用优势

会计电子档案依托网络和数字运行模式，从根本上改变了纸质档案管理方式，在企事业单位的财务管理体系中具有多方面的应用优势：首先，电子档案的应用，能够减少纸质档案管理模式中对办公耗材和档案存储空间的占用，能够优化档案整理、归档、入库、转移和利用等环节的运行方式，减少档案管理资源浪费，降低档案管理成本；其次，应用会计电子档案管理模式，能够基于大数据技术和检索技术，更为精准地获取所需的档案信息，提升单位业务部门与财务系统之间的信息交互效率，提升财务共享水平，推动财务管理朝向智慧化方向发展[3]；最后，会计电子档案的应用，能够基于大数据和人工智能技术，对档案数据进行深层次分析，深度挖掘信息价值，为业务决策和具体实施提供参考，有效规避项目运营风险，提升企业财务风险控制和内部控制水平。

3 财务共享体系下会计电子档案管理的优化方向

3.1 档案数据采集的优化

财务共享体系的运行以财务数据的全面采集为基础，会计电子档案是数据收集的基本组成部分，直接影响数据处理结果的准确性。在此背景下，会计电子档案数据采集的优化，需要从以下几个方面着手：一是根据财务共享平台的运行要求，合理确定档案采集范围，既要避免采集不够全面，对财务共享体系的正常运行产生影响，又要避免过度采集造成数据冗余，对数据分析进度产生影响；二是根据财务共享平台的模块设置要求，对电子档案的数据格式进行优化调整，确保数据传输的准确性，为数据分析工作奠定良好基础；三是根据财务共享平台的运行要求，构建完善的云数据存储平台，确保数据信息实时交互，保障财务共享中心稳定运行。

3.2 档案数据处理的优化

电子档案的数据内容较为丰富，在实际运行中，部分档案内容可以直接被财务共享平台利用，部分内容则没有利用价值或无法直接利用，因此，在档案管理工作开展中，应当优化档案数据的前期处理，确保会计电子档案资源能够得到高效利用。在档案数据处理过程中，需要结合财务共享平台的运行要求，根据电子档案的重要性和使用频率对其内容进行分类，将各类信息规整为最重要、非常重要、一般重要和不重要这4 种类型，在确保档案信息安全保密的前提下，对会计档案内容进行二次处理，以此实现会计电子档案数据与财务共享数据需求相一致，为财务共享数据的智能化分析和深度挖掘奠定良好的基础。

3.3 档案数据应用的优化

构建财务共享服务中心的根本目的是实现财务信息应用层面的优化，换言之，即为企事业单位决策和业务活动开展提供更为精准的参考依据。优化财务共享数据的应用，需要会计电子档案应用实现同步优化，实现部分档案内容的直接应用。这方面的优化需要依托合理的检索功能，实现对档案数据的精准、全面检索，减少财务共享中心运行过程中的烦琐环节。具体来说，需要通过人工智能技术，对档案内容进行合理分类，构建精细化管理模式，满足企业不同部门和不同岗位工作人员的差异化需求[4]。同时，需要应用相关处理技术，实现对不同格式数据的处理，拓展档案数据的应用范围。但是在应用优化过程中，需要设置对应的检索和资源利用权限，满足财务数据信息的保密性要求。

3.4 档案数据安全的优化

财务共享服务中心的运行与会计电子档案内容的传输，需要得到有效的安全保障，因此，在会计电子档案的管理体系中，应当实现对档案数据安全的优化。这方面的优化措施主要包括以下方面：①网络运行安全优化，主要是依托云安全技术和防火墙技术的应用，有效避免数据受到外部攻击，避免财务数据传输和存储等环节受到病毒入侵或出现数据遗失错乱现象；②硬件安全优化，主要是确保服务器、终端设备运行安全，采用硬件登录方式，避免人为因素造成数据遗失、错乱等现象；③安全管理制度优化，会计电子档案管理与传统档案管理方式有明显差异，在档案部门的运行管理中，应当对档案管理安全制度进行调整，提升相关岗位工作人员的安全意识，确保会计电子档案与财务共享服务中心实现有效对接。

4 财务共享体系下会计电子档案管理优化路径

4.1 明确会计电子档案的归档范围和原则

财务共享服务中心的高效运行，离不开会计电子档案数据的有效支撑，但是在会计档案管理体系中，必须依照管理工作的开展要求，明确会计电子档案的归档范围。对于部分无需进行财务分析的档案内容，应当剔除归档处理范围，对于具有保密性要求的档案内容，则应当进行二次处理，只有确保内容符合保密要求，才能与财务共享中心对接传输。在会计电子档案的归档处理中，应当坚持保密性原则、安全性原则、适用性原则和高效性原则，既能够体现出档案应用的价值，又能够推动电子档案管理工作不断优化，以此才能够切实推动财务共享体系高水平运行。在具体工作的开展中，应当要求部门所有工作人员在归档范围内严格依照原则和制度要求开展档案管理工作，为提升档案管理的整体工作成效发挥积极的促进作用。

4.2 基于财务共享需求调整档案管理方式

在传统的会计电子档案管理模式中，主要采用被动式、粗放式的管理模式，即根据档案管理的一般要求，简单地进行档案收集和归档。虽然电子档案可以满足财务管理的基本需求，但运行效率仍有待提高，在财务共享服务中心的运营模式下，会计电子档案管理必须向主动化、精细化方向发展[5]。在具体工作的开展中，档案管理部门应当依据财务共享平台运行的实际需求，主动强化会计档案的采集和整理工作，拓宽数据采集范围，同时，在对档案内容进行细分的基础上，构建相应的档案数据分析体系，为财务共享平台的运行提供更高效的数据支持。为调整档案管理方式，需要对现有档案管理平台的模块和硬件设施进行完善，以此为具体工作的开展提供便利。

4.3 将会计电子档案融入财务共享数据库

会计电子档案与财务共享平台的衔接以数据信息传输为基础，在运行中可以通过有效融入数据库的方式，提高数据传输和利用的效率，确保信息数据的安全。将会计电子档案融入财务共享数据库包括两种方式：对于采用云数据方式运行的财务共享平台，可以直接采用异地同步上传的方式，将相关数据实时传输至云平台，财务共享中心能够直接利用这些数据；对于采用本地数据库的财务共享中心，可以采用异构数据库的形式进行建设，在确保会计电子档案数据库保持自身运行特征、运行要求和运行安全性的基础上，实现与财务共享平台的信息共享。通过数据的有效融入，不仅能够有效提升财务共享数据采集和处理的效率，而且能够有效规避档案传输过程中存在的人为干扰现象，提升数据准确性，为财务管理优化奠定良好基础。

4.4 提高档案管理人员的专业素养

在财务共享模式的驱动下，会计电子档案管理的工作模式和工作内容发生了明显变化，这对档案管理人员的职业素质提出了更高的要求。因此，在档案部门的日常管理体系中，应优化管理和培训机制，全面提升档案管理人员的专业素质。提高档案管理人员的专业素养应当注重以下要点：①强化对档案管理人员数据素养的培养。虽然在传统的管理模式中也有与文件数据处理相关的工作内容，但数据处理处于从属地位，工作内容相对简单。在财务共享模式下，档案管理人员需要掌握档案数据处理各流程的具体处理要求，实现数据处理和传输中各环节的优化[6]。②基于精细化理念，在财务共享模式下档案管理人员要具备档案数据的汇总、排序和整理能力，能够准确、高效完成各项数据处理工作，确保档案管理与财务共享平台实现有效对接。③工作人员只有具备良好的沟通协调能力，才能准确理解财务共享平台的运行要求，切实依照财务共享数据需求，对档案管理方式进行优化调整。

4.5 优化会计电子档案管理工作制度

在财务共享模式的驱动下，会计电子档案管理部门应当根据新内容、新要求，对档案管理工作制度进行优化调整，明确不同岗位工作人员的具体职责，引导档案管理人员树立协同意识，能够在全面整合自身工作内容的基础上，实现上下游环节的有效对接。在制度体系中，应当剔除与财务共享运行要求不相符的内容，增加与新型技术管理要求相适应的内容，确保各项工作的开展和问题的处理都有对应的依据，全面提升电子档案管理的规范性。在制度内容中应当增加对应的绩效评估要求，对各个岗位工作人员的日常工作进行动态化评估，以此推动部门管理工作不断优化，为会计电子档案管理的创新发展奠定良好的人才基础。在制度内容中，应明确会计电子档案管理模式优化的宣传工作要求，以企业文化创新为导向，提升工作人员对新型模式的认识水平，推动档案管理与财务共享有效对接。

5 结语

在新时期各类企事业单位广泛推行财务共享模式的背景下，档案管理部门应正确认识档案管理模式改革的重要性，完善相应的管理制度，加强对新型人才的培养，全面提升员工的综合素质，只有这样才能在确保档案管理得以优化的基础上，为财务共享平台的运行提供更加完善的支持，在推动财务管理模式优化中发挥更加积极的作用，为财务管理工作的高效开展奠定坚实的基础。