浅析地方高校如何完善通用办公设备精细化管理

张 迪

自从2020 年3月吉林省实施“吉林省政府采购电子商城”（以下简称“政采云”）平台采购通用办公设备以来，地方各高校认真贯彻落实推行采购业务的电子化管理、创新化管理、精细化管理，使采购效率有很大提升。政采云平台网上超市的应用不仅提高了通用设备采购的综合效益，也满足了高校行政教学科研应用所需。按照相关规定，大宗物资的采购应秉承“公开透明、公平竞争、公正守信、遵纪守法”的原则，很多高校成立采购工作领导小组，明确落实责任人和相关部门人员的职责，保证组织机构高效运行。吉林省教育学院制定出台了《吉林省教育学院采购业务管理办法（试行）》，从规范采购业务活动、明确采购程序、提高资金使用效益和工作效率、强化廉政风险防控的角度，贯彻落实通用设备采购的精细化管理，坚持“公开、公平、公正、择优、诚信、遵纪守法；先预算再计划后采购；统一领导、归口管理、分工负责、管采分离”的原则，从预算到归档，使通用设备精细化管理准确服务于高校日常管理工作。

一、严把预算制定关

凡事预则立不预则废，通用设备采购预算的编制、审核、审批的重要性不言而喻。采购预算的制定涉及到使用部门、采购业务部门、财务部门等，为呈现出一份高质量的预算，需各个部门加强采购管理的透明度，认真对待采购预算制定的每个环节。同时，相关职能部门工作人员要认真学习国家法律、地方性法规及规范性文件、高校制度的内容，确保真预算真执行，减少预算的追加调整，从而提高预算制定的效率和质量。具体到实际操作层面，提出如下操作建议：

通用设备采购预算编制的起点是使用部门。使用部门需结合《吉林省省直行政事业单位通用办公设备家具配置标准》中对允许采购的设备种类、配置标准及部门实际配置情况，本着合法、合理、节约的原则提出采购申请。由于通用设备的技术参数专业性较强，使用部门可浏览政采云平台进行前期市场调研，也可参考相关技术部门的意见，列出核心参数，合理制定预算。

采购业务部门收到使用部门的申请后，应完成初步审核。严格按照通用设备配置要求、金额要求、范围要求，结合单位现有的通用设备使用情况、闲置情况确定内部调配使用还是采购新设备。对于拟采购内部调配方式解决的，使用部门办理通用设备资产转移手续即可；对于采购新设备的，采购业务部门收集整理汇总各个使用部门的采购需求申请后，通过分析财务预算金额、人员情况、高校实有资产配置数量、高校发展规划、设备更新使用效率等综合因素，最终形成书面的采购意见，如是否同意采购、采购设备的配置、不同意采购的理由等。将采购业务部门的采购意见及时反馈给使用部门，供其年度预算参考。

使用部门调整采购预算后，将最终计划报给财务部门，财务部门结合使用部门的历年预算使用情况，审核其采购计划是否列入预算指标。通用设备的初步预算计划方案形成后，继续上报校级部门审批，最终确定年度预算指标。

总之，通过合理分配采购预算的申请审批、权限分配、责任划分，充分与使用部门、采购业务部门、财务管理部门沟通协调，使采购预算成为办理采购业务的依据，提高通用设备的预算水平，使采购工作有的放矢。再结合绩效评价指标体系，就会最大效用地利用采购经费，杜绝采购资金的不必要浪费。

二、抓好采购管理关

以采购预算为宏观指导，以采购申请为具体参考，采购业务部门实际开展工作的顶层制度就相对完善了。通用设备采购工作是高校稳定发展的基础性工作，关系到高校各项工作有序运行。每一张纸质材料的输出都代表着高校的形象、展示着高校风采。目前，根据吉林省财政厅《关于政府采购电子商城正式运行的通知》（吉财采购［2020］294 号）文件要求，为了促进采购与互联网深度整合，有效提高采购效率，通用设备如计算机设备、打印机、扫描仪等类似物品需要在政采云平台上购买。所以，做好电子化采购管理工作是重中之重。

高素质的采购人才队伍是基础。业务水平高、责任心强、沟通能力佳，也是采购人员必须具备的基本素质。只有采购人员自身的综合素质过硬，才能杜绝风险的发生，才会拒绝不良风气的侵扰，时刻坚持以高校的利益为重。因此，在采购人员招聘时应选择经济类、管理类等专业或者有优质教育背景的毕业生，亦或是业务能力极强并且采购经验丰富的工作人员。此外，建议在高校内部实行岗位轮岗制，对于不适合从事采购工作的人员及时调整岗位，从而保证采购业务部门工作人员的优质合作。

风清气正的校园环境是保障。建立有效的风险防控机制，是保障采购工作顺利开展的题中之义。高校内部应通过官方网站、公众号、校报等多种渠道，宣传采购工作的同时，畅通反馈举报渠道，增强教职员工的责任意识，鼓励教职员工对各种使用不满意的商品积极提出意见、对发现违法违章的行为积极举报，营造良好的采购氛围。

从实际工作来看，采购业务部门应根据使用部门的申请进行内部复核，同时根据自身采购经验和类似产品的使用意见，确定最终采购的性价比最高的商品。通用设备更新周期短、使用周期有限、市场价格波动不稳定，在采购打印机、一体机等需要使用配套耗材的设备，还需要考虑国产耗材的市场价格，避免出现耗材高于设备价、短时间使用长时间闲置的怪现象，让设备得到有效利用。此外，采购过程中还应考虑设备的兼容性问题，通用设备产品的软件升级快，各类盗版软件恣意横行，硬件更新换代快，如果不能依靠软件升级来完成产品的升级，势必会在短期内淘汰大量的设备，这无疑会造成资金的浪费。由于通用设备都是通过政采云平台采购，这就要求实施具体操作的采购人员必须充分熟悉和了解政采云平台的采购流程。在政采云平台上可通过在线询价功能，公平、公正、公开地选择供应商，与之签订一定周期的供货协议，这样既能保证采购经费的效益最大化，还能保证供应商的合理利润，实现双赢。所以，在采购通用设备时，一定要有较为充分的市场调研和性价比分析，协调处理好各个采购环节，做到与时俱进，既注重眼前使用效益，又注重长久使用成本，从单一的追求最低采购价格的一次性采购升级为系统的，实现定期合作的总成本最低的互惠双赢合作，进一步促进其规范化管理、现代化管理、有效化管理。

三、把好使用维修关

在通用设备的实际使用过程中，经常出现非常简单的故障导致使用者不知所措的情况，往往只是需要重启机器、安装驱动或者更换耗材就可以解决，但使用者还是担心会因为不当操作带来更大的麻烦。所以，前文所提到的一定周期的供货协议，另一个优势就是工作人员在使用过程中出现任何问题都能及时对接上实际供货的供应商来维修解决，避免因记忆不清而对接不上正确的供应商上门服务。试想，如果每次采购数量较少的设备都通过询价比价的形式确定供应商，除了浪费采购人员的时间和精力外，一旦设备使用过程中出现问题，容易出现多家供应商供货导致没有找到正确供应商维修的情况，或者来维修时出现供应商之间推诿扯皮、敷衍了事，势必影响机器的正常使用，影响办公效率。另外，一定周期协议供货的供应商也比较熟悉其本身提供的产品型号、使用方法，如出现对校园实行封闭式管理等特殊情况时，也可以通过视频的方式交流，便于快速学会使用设备，恢复设备的正常使用。此外，高校在采购过程中也可以将协议供应商的售后服务质量作为重要参考条件来择优选择合作对象，在协议合同中明确因售后服务不及时需承担的违约责任，促使协议双方共同遵守、诚信履约，以便于全方位、多角度保证高校通用设备的正常使用。

通用设备的使用应坚持物尽其用、节约使用的原则，在实际工作中，经常会出现使用部门已经按照最低使用年限申请报废的设备，却不将设备交还给管理部门，而是以此名义再次申请购置新设备的情况，这着实浪费了采购经费。所以，在通用设备的使用环节，必须在高校范围内建立起完整的报废、回收、维修制度。首先是报废环节，由使用部门填写报废申请单，应附加说明通用设备的购置时间、已使用年限、报废理由等，并交由国有资产管理部门审核。然后是回收环节，国有资产管理部门经过专业和技术鉴定后，确实可以报废的需通知使用部门履行完报废手续后将报废资产上交，禁止其继续使用；如果鉴定后发现还可以通过维修解决问题，不能报废，则需要将故障设备统一保管，以待批量维修。最后是维修环节，地方高校每年针对维修也应该有预算的专门立项。通用设备的维修最好是累积一定数量后的一次性维修，这样既能节省上门维修费用的支出，也能使设备的零部件最大化使用。在经过妥善处理后，最终对没有维修价值的设备，及时履行报废手续完成报废，接着对报废资产进行客观公正的价值评估，经过上级部门的审核后，依法处理，所得价款到财务部门入账。

综上，通用设备的使用和维修是一个动态监管的过程，必须建立起各部门沟通接洽的有效协调机制。同时，在制度的范围内，满足各部门对通用设备的个性化使用需求，促进高校各项工作快速、稳步、有序推进。

四、控好验收结算关

通用设备的验收应遵循“使用部门主导、采验分离、相互监督、权责明确”的原则，可分为收货验收和使用合格验收。收货验收，主要是检验其外观是否完整、是否符合说明书所描述的货品配置清单、机器的功能是否符合使用部门的申请要求等。供应商在上门安装后，应将具体操作方法告知实际使用人，实际使用人操作确实没有问题即可完成收货验收。但因为有些通用设备的故障具有隐蔽性，甚至有些供应商通过更换不重要的零部件来以次充好，所以建议在供货协议上注明自收货之日起一定的时间内（如5至7个工作日）完成使用合格的验收。使用合格验收完成，即证明通用设备能够满足工作所需正常使用，可以推进办理结算付款手续。政采云平台提供固定格式的验收单，使用部门即可按照验收单的内容，如实填写验收时间、验收意见、验收人，验收人应由包括使用部门通用设备的资产管理员和实际使用人在内的至少两人以上签字确认。若验收不合格的，要及时协调供应商解决，多次协商未果的，可在订单管理的“待评价”区如实评价，同时将其列入高校采购不良供应商黑名单，并在高校官方网站上公布。此外，政采云平台在订单管理上，有“待验收”的环节和待办事项的提醒，可选择上传电子版验收单备案留查，这无疑为标准化、高效化的验收管理提供了极大便利，让验收工作更透明、更阳光。

完整的验收单是办理结算手续的重要凭证，依法依规出具的验收单应作为结算手续的附件一并交给财务部门办理付款手续。财务部门的审核人员对于需要付款结算的材料负有形式审核的责任，即需根据高校内部管理制度，审核通用设备结算需提供的材料清单、份数、形式（原价或复印件）等。如果材料存在瑕疵，需一次性告知，以提高内部结算效率。待所有材料准确齐全无误后，按照高校付款结算审批流程完成付款。最后，将付款转账凭证作为结算依据一同留存归档，以备随时检查。当然，高校和供货商也可以在供货协议上约定付款周期，比如月结、季结或者累积一定数额的结算，以此来简化流程、优化服务，提高高校各部门的工作效率。

五、做好归档整理关

通用设备的采购材料归档是极其重要的工作，严肃管理采购业务记录、严格保密采购业务材料是归档整理工作的关键所在。凡涉及到通用设备采购各个环节的材料，如采购预算编制文件、采购申请、询价记录、采购合同、质疑答复文件、验收单等，均需要准确恰当留痕。归档材料一定要原件保存，若有复印件一定要注明复印件的份数及保管使用人，从多角度、全方位杜绝造假现象的发生。同时，还需要对通用设备实物拍照保存入档，确保账实相符。在将完整材料移交高校档案室前，所有材料的整理工作建议由采购业务部门完成，在整理过程中，应编排目录并标注页码，形成规范、真实、准确、完整的资料链，建立通用设备采购业务工作档案。还需要定期分类统计采购业务信息，并定期通报相关的采购项目资料的待归档情况，以待各部门的及时补充和完善，及时发现上下游业务部门、高校与供应商之间的问题，客观分析，精准整改。完整的档案能为高校内部采购预算执行情况和类似采购业务开展情况提供有力参考。

另外，从接管材料的高校档案室来说，必须建立起档案的目录式管理和电子化管理，一方面节约人力成本的投入，另一方面便于档案的随时查找、准确查找、迅速查找。但现在很多高校不重视档案管理工作，工作人员偏老龄化，甚至不在职不在岗，不认真检查档案的完整性，以移交人的主观性为主，移交什么材料就收取什么材料，这对档案的管理留下很大隐患。档案室应该对采购业务档案保管建规立矩。首先，将采购业务档案划分类别，如通用设备类、办公家具类、办公用品类等。其次，对于移交的档案必须建立目录清单，也就是必须明确同类业务需提供哪些材料才能移交档案室，此项工作需要采购业务部门、使用部门、档案室等相关部门协商确定，以保证档案的工作具有完整的延续性。最后，移交的档案必须写明关键词，方便查找，通用设备的关键词可结合设备的品牌、型号、功能填写，这样也便于为类似设备的采购工作提供有益参考。

最后，采购业务的档案保密工作也不容忽视。对于涉密的通用设备采购项目，高校应授权给采购业务部门同采购供应商在供货协议中约定保密条款或者签订保密协议，明确双方需承担保密义务及违约责任。同时，鉴于档案室工作的特殊性，高校也需与档案室的工作人员签订保密协议，还需要做好档案室的监控物资配备工作，从人和物的角度确保监督到位，以明确供应商或相关部门的保密责任，建立起对涉密采购项目的安全保障机制。

新冠肺炎疫情发生以来，各地除了坚决贯彻党中央的决策指示外，也采取了一些切实可行的措施应对，以确保各项采购业务的稳步继续，全力支援抗击疫情的需要。新冠肺炎疫情直接阻碍和迟滞了日常采购工作的如期开展，其骤发性引起的物资供应紧张也极大增加了采购难度，也一定程度影响到现有合同的履约、供货和售后服务。所以，地方高校必须建立常态化的应对突发事件的通用设备采购机制。如合理配备多种功能的设备；在设备供应紧张的情况下发挥联机使用、网络共享的功能；成立校内维修小组，信息部门技术人员牵头，计算机类学生主动参与；建立常用型号机器配套耗材的库存管理机制等，确保实现从采购申请、应急调配到正常使用的一条龙式联动，无缝对接，平稳推进。

总之，地方高校通用设备采购业务的内控管理、精细化管理、动态化管理以五个方面的实践为参考，对实现通用设备采购效益的最大化和最优化有所助益。当下，伴随着新冠肺炎疫情对各个行业的冲击，各项采购业务的顺利开展都面临着新挑战，与时俱进、推陈出新，稳步提升高校通用设备采购业务的规范化管理势在必行。“通”高校各部门之所需，“用”政采云平台之所长，“设”计于通用设备采购每个环节，“备”采于严谨详细的预算后，“精”管在采购使用维修中，“细化”在验收结算归档里，“管理”于精益求精，一定会以最快的速度、最高的效益、最妥善的方式、最有益的合作保证通用设备的采购工作顺利开展，保证地方高校规范、持续地高质量运转。