基于档案库房专题分析研究

◆王岳

（国网山东省电力公司 山东 253000）

1 档案业务专题分析

1.1 档案环境专题分析

库房环境专题主要基于库房八防设备实时数据以及历史数据进行数据分析，通过Table、Echarts等工具配置可视化图表模型，实现库房环境专题分析。库房环境监测指标项包括温度、湿度、漏水状态、二氧化氮、设备电路等28项安全指标。专题分析维度包括预警次数统计对比、时间维度库房预警趋势、预警级别、温度预警、湿度预警、室内外温度影响趋势、预警分类对比、有效预警、预警处理等55个分析模型。库房环境监测分析场景主要包括对比柱状图分析图表12个，饼图占比分析图表21个、雷达分析图表3个、折线趋势分析图表19个、其他形式图表13个。

1.2 档案基础信息专题分析

基于档案业务活动抽取档案监测指标70项，包括馆藏量、档案门类、借阅量、利用效果、借阅用途、借阅部门等，配置28个可视化展示模型，分析模型包括趋势分析、占比分析、对比分析等9种分析场景，配置调试12个数据接入模型，保障数据传输准确性和实时性。部署二级可视化报表15个，支撑档案专题分析报告，为档案利用成果成效提供数据支撑。

1.3 档案利用情况分析

对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行档案利用过程的分析，利用数据可视化技术手段，基于档案利用过程中间数据，配置可视化分析场景，共计30个大数据场景分析，其中主要包括，档案利用热点时段分析，档案利用效率趋势分析，档案利用效果分析，热点档案使用情况分析，档案相关信息的对比分析等，同时，依据相关的大数据分析场景，生成档案年度利用情况分析报表，另外，配置调试相关12种数据模型进行大数据分析场景数据通道的配置，方便档案管理员更清楚的了解档案的使用频率、使用情况，以便对档案的全部信息进行全面掌握，促进档案过程的高效流转及对档案的实时查询。

1.4 档案流转环节分析

档案的全流程环节包括，从档案的接收，整理，入库，利用，鉴定，销毁6个大范围的流程阶段，其中包含档案的全流程跟踪记录，通过对各环节业务流程进行分析提取，配置档案整理、档案检查、档案消毒、档案入库、档案上架、借阅利用、档案编研、鉴定销毁等8个具体环节38个流程节点分析模型，主要是针对相关的流程模型节点内容进行每个节点产生的历史记录的数据挖掘分析，挖掘档案流转环节堵点，提高档案的整体流转速度。

（1）档案入库流程节点时效分析，档案归档、检查、消毒、入库、上架五个环节建立档案归档入库工作流程。流程环节分析包括三方面内容，一是针对档案的归档方面，二是针对档案检查方面，三是档案消毒、入库、上架。针对合规档案的入库情况按照档案类别，时间等维度进行整体分析，利用大数据模型算法，实现合规档案的占比，对比，时间趋势维度等分析，加强档案入库的高效性。

（2）档案利用环节流程时效分析，主要是针对档案借阅和归还两个业务环节中间节点历史数据的分析。

（3）档案鉴定环节流程时效分析，主要是针对档案临期提醒、鉴定检索、鉴定审批、销毁审批业务等5个业务流程节点历史业务数据分析。针对档案设置相关的档案保管期限，到期时间等条件，分析到期档案的整体情况，设定相关档案到期阈值，根据相关阈值，动态分析各类档案期限的分析，对于到期档案进行延期的处理，分析其中间环节档案延期审批时长，审批相关负责人等关键时间节点，配置相应的档案到期风险管控模块场景，分类档案审批时长分析，分类档案平均审批时长，分类档案环节滞留数量分析等10个大数据应用分析场景，保证档案鉴定流程的有序进行，避免出现档案整体在某个方面的滞留点，影响整体档案流转效率。

（4）档案销毁环节流程时效分析，主要是针对档案鉴定审批完成后对档案销毁流程节点产生的历史业务数据进行处理归集，利用大数据分析的技术手段，监测其档案销毁审批流程环节时长分析，审批平均时长分析，审批堵点高峰期关联分析，相关审批负责人审批单据数量整体情况分析等10个大数据场景分析，针对相关流程效率数据进行全面分析，发现档案销毁整体流程中的问题点并及时进行调整优化。

1.5 档案业务整体评价

根据档案流转过程中的历史业务数据归集情况，通过三个方面选取相关的关键指标，配置档案管理指标评价体系。

（1）选取使用规模和数量的指标，基于档案基础维度信息数据，共计100万条数据，结合相关12张数据表数据信息，通过档案的6个维度指标数据，分析出可以代表规模和数量的档案指标有档案利用人次、卷次和利用率，并根据其具体的业务特征，对其指标内容进行逻辑的运算，从而达到指标的可用性，其中最基础的档案信息利用指标就是卷次和利用人次，它可以很清晰地反映出档案信息的运用量和使用频率。通过这些评价指标可以去掌握档案信息在特定时间内的使用情况、使用数据和各类档案的运用量。

（2）选取服务水平和效果的指标，基于档案借阅的中间过程13张数据信息分析，可以体现出档案工作的服务水平和效果的指标有档案拒绝率、档案查准率、档案查全率等6个相关指标。拒绝率就是指在本应完成服务工作的时间里并没有达到让档案利用者满意的效果的比率，通过这个指标可以了解到档案馆中的档案信息结构与内容，也可以看出在工作过程中检索工具的使用情况。档案查全率是用来查验档案馆档案信息收藏数量以及完整度的指标。这些指标在档案管理工作中是十分重要的，在一定程度上可以反映出提供档案信息的整体情况，对此类指标及其二级指标进行数据逻辑的加工验证，并编写相关的后台数据逻辑运算算法，获取具体的指标值，运算后的指标能全面代表档案服务水平及效果的情况。

（3）选取档案安全收益指标，基于档案信息基础信息12万条数据，并结合相关档案安全管理过程中间6张表信息数据，主要包括库房管理、设备管理、温湿度管理等数据信息，可以用来评价档案安全收益指标主要有设备检修次数、设备检修率、档案丢失率、温湿度异常发生率等10项指标。基于指标的选取规则，制定相关的指标运算逻辑算法，生成指标结果数据。通过相关档案安全指标分析，可以评价整体档案在安全防护方面整体的评价。

综上，选取三个方面的指标情况，利用大数据熵权法及层次分析法等5种大数据分析算法，对所有的指标进行权重分析，最终获得档案整体运行管理评价指数，方便档案管理及时掌握档案的整体管理情况，及时了解相关的薄弱点，给予相关的防护措施。

2 移动应用部署调试

2.1 移动应用指标数据抽取

（1）空气质量监测管理

通过部署空气质量监测移动设备接口，实时接入空气质量数据，包括二氧化硫、硫化氢、氮氧化物及光化学烟雾以及大气降尘等指标数据，实时监测数据波动，按照档案管理要求和库房管理办法，自主配置各项空气指标预警阈值，指标数据超出上限或者下限，移动应用触发报警。基于一定周期的数据积累，自动生成空气质量分析图表，监测空气质量的变化趋势和异常波动，为保障库房空气质量安全稳定提供支撑作用。其次，配置空气质量评价体系，通过专家评价法和决策树分析法，按照不同空气指标对空气质量影响系数，计算档案库房空气质量指数，按照优、良、差、危四级作为空气质量评价体系，为档案库房工作人员提供实时空气质量评价，并针对空气质量评价实时结果，通过移动客户端实时展示当前空气质量的评价情况。

（2）库房设备监测管理

库房设备监测主要包括加湿除湿一体机，精密空调，视频，设备维修等相关维度信息的移动端监测管理，其中加湿除湿一体机监测管理主要包括：部署实施加湿除湿一体机服务接口，实时获取库房温度、湿度和预警信息。精密空调监控主要是部署精密空调控制服务接口，实时获取库房空调整体温度及空调运转情况。视频监控主要是针对两基地库房以及监控室、查阅室视频监控进行移动端集成，实现库房实景展示，默认场景9宫格形式轮巡展示所有监控，通过库房选择，实现对单个库房视频场景展示，单个监控摄像头具备全屏展示效果，并实现暂停、回放、录像、抓拍功能。设备维修主要是分定期保养和故障维修两个方面，移动应用支持获取定期保养任务，模块提前提醒保养任务，支持在线记录保养过程、照片及视频上传功能，数据同步库房管理系统。

2.2 库房远程控制功能集成

库房的远程控制主要包括，密集架远程控制、智能灯光远程控制、加湿除湿一体机远程控制、精密空调远程控制、智能门禁控制。

（1）密集架远程控制，部署配置智能密集架控制接口，通过移动应用实现指定密集架库区和指定列进行开架、闭合控制，弹窗关联视频监控，实景查看密集架活动状态。通过库房列表选择，通过移动应用按钮操作对库房密集架实现一键通风和一键合拢操作，提高密集架控制灵活性，降低人工处理工作量。

（2）智能灯光远程控制，部署配置灯光系统控制接口，通过移动应用远程控制灯光总开关，自动识别开关状态。对库房可按组分别进行灯光控制，便捷操作，实现节约能耗，延长灯光使用寿命的目标。

（3）加湿除湿一体机远程控制，部署配置加湿除湿一体机服务接口，通过移动应用实时获取库房温度、湿度和预警信息。设计开发加湿、除湿、消毒控制功能界面，通过移动应用对加湿除湿一体机进行模式调节。

（4）精密空调远程控制，部署精密空调控制功能接口，实现对精密空调模式和温度调节的远程控制。配置调节面板对温度上调、下调、模式、风速等控制功能进行移动应用程序控制，并且根据库房温度进行自动调节。

（5）智能门禁远程控制，配置各库房门禁控制功能，通过移动应用实现远程开门、关门。接入门禁出入库记录数据，对门禁开启记录自由查询、分析，基于档案库房门禁开启频度、入库工作等业务数据分析为档案馆业务提升提供分析支撑。

2.3 告警自动推送模型部署

针对设备监测分析结果数据，配置告警推送模块，通过声音及视频等方式进行监测告警实时推送，并设置相关的告警等级，设置告警等级自定义功能配置功能，用户可根据告警阈值的更新自定义告警等级的划分，并设置相关的告警推送地址，如邮件，短信等方式，将告警实时推送到相关责任人处，及时防范风险。

2.4 移动应用服务接口联调

（1）库房设备信息同步调试，基于FTP客户端程序，负责调用接口机FTP服务。主要完成的功能是将所需的温湿度一体机、精密空调、智能门禁、档案密集架等5类档案库房设备基础信息XML文件通过FTP协议的方式传送到部署在档案移动应用中。这个过程中需要记录接口调用的返回结果以备联调。

（2）档案全量信息同步模接口调试，根据系统要求，选择采用WebService方式或中间表方式，部署实施客户端，负责调用移动应用的服务端。主要完成的功能是将每个档案的属性信息（档案标识、档案名称、编写者、档案类型、档案附件数量、每个附件的大小、档案校验码等档案基本信息以及对应的调用接口的系统标识、系统名称等来源信息）传递给接口服务。这个过程中需要记录接口调用的返回结果以备联调。

（3）错误档案退回接口调试，部署实施服务端，接收档案移动应用传过来的数据校验结果。

3 结束语

在信息化时代下，档案管理工作越发重要。为了使档案充分发挥作用，部分部门配备了档案库房，在档案库房工作的过程当中，相关人员应针对档案库房的环境进行有效分析，并针对档案库房的各项指标进行监督，以此来确保档案库房符合档案储存的相关要求，从而使档案信息充分发挥作用。