信息技术在高校资产管理系统设计中的应用

钟 磊

(南京工程学院,江苏 南京 210037)

1 高校资产管理的现状以及问题

随着高校本科扩招及基地扩招,教育办学总体规模已经有了突飞猛进的快速扩张。随之而来的问题是高校的教育资产购置管理突出问题:高校不同主管部门之间的高校资产相似,长期搁置,资产综合利用率低;高校资产长期购置费用价格过高,使用寿命短,性价比低;严重浪费高校资产。在长期的高教会计管理实践过程中,学校已经积累了大量的教学设备、仪器和材料耗材等相关会计管理问题,导致学校历史会计数据记录复杂。

高校动态资产经营管理人员往往无法及时理清各类高校资产管理账目。资产包括购置、报废、借出等,无法得到有效及时的高校动态资产管理,数据信息来源混乱。具体而言,高校固定资产配置管理的突出问题主要体现在以下3 个主要方面。

1.1 现有的资产管理系统比较落后,无法支持日益庞杂的资产账目问题

当前,高校招生扩招严重,国有资产管理规模日益扩大,形成了复杂的资产历史数据管理记录,而高校所需要采用的国有资产信息管理软件系统大多数只是简单的企业办公管理软件,在管理处置国有资产时所需要采用的也只是简单的,基于计算机数据信息流的录入管理功能,对于国有资产信息流不能直接进行任何动态数据管理。

高校国有资产经营管理人员在对高校资产管理数据信息进行分析处理的工作过程中,只能够进行自动数据分析统计,缺乏自动数据管理和专业数据分析两个功能,无法为高校决策实施提供有力的数据支持[1]。

1.2 资产管理缺少规划

在国有资产使用流动中往往需要预先进行规划,而在民办学校的国有资产使用管理工作过程中,管理者缺乏购买和评估使用资产的经验,缺乏理性分析和事先规划[1]。

在设备账簿中,设备应在购置前由国有资产经营管理人员负责收集各主管部门定期上报的设备数据库,进行简单分析统计后凭借相关经验进行购买。一种不合理的资产判断或合理的资产规划,往往就会导致同一固定资产的个人重复分配购买和使用资源严重浪费。在一个集体化的采购管理过程中,经理质量取决于每一个人是否选择其他供应商的种种好处和采购经验,而不是在一个供应商没有提供关于产品成本以及绩效的质量综合数据分析和质量比较之前就做决定。这种费用采购方式是由主观行为决定因素形成的,随意性强,给高校教育资源利用造成了巨大的留学费用采购浪潮。在资产购置后高校使用资产管理建设的过程中,缺乏有效的使用合力管理规划,资产的长期使用和管理报废问题仅凭实践经验很难处理,缺乏长期的使用规则管理划界,就会造成大量高校使用资产快速流失。

1.3 信息传递存在障碍

信息的顺利传递是高校资产高效利用的保障。针对高校资产管理的现状,只有管理部门才能掌握高校资产的全部信息,部门之间的信息是封闭的。每个专业部门只有自己相关资产的专业信息,只有少数专业信息和其他资源,这些信息根本无法在各专业部门之间进行共享,导致部门重复资产购买和资产闲置。同时,各相关部门之间不仅存在很多沟通上的障碍,管理各部门与实际使用设备资产的相关部门之间也可能存在很多信息来源传递上的障碍。为了有效确保高校设备资产的使用完整性,管理者每年都需要定期进行资产盘点准备工作,但在资产管理盘点工作过程中,资产财务管理办公室只为每个实际使用资产单位的人,提供一份资产账目填写清单,每个实际使用资产单位根据一份实物使用磁盘填写清单,然后资产管理办公室可能会根据实际使用账目对高校设备资产进行临时保留或者调整。这种资产清查方法的信息传递效率较低,不能满足高校日益复杂的资产和账务管理的需要[2]。

2 挖掘分析技术进行设计高校固定资产信用管理信息系统

在高校固定资产风险管理信息系统的整体设计实施过程中,有必要重新确定一个系统中最有价值的企业决策关键主题设计领域和每个关键主题决策领域的价值维度。对我国大学数字资产存储管理信息系统的应用需求进行分析,将大学数字资产定义域作为大学存储数据库管理系统的一个主题域,即包含大学资产、部门和财务3 个主题域。而这3 个不同主题管理领域之间的数据关系特点决定了资产价值管理信息系统数据是整个主体决策设计的3 个核心。通过对该3 个主题管理领域的数据分析,可以直接得到主体相应的整个主题管理领域数据分析设计结果,从而为主体决策以及支持工作提供一个信息化的基础。

部门和人力资本这两个重要主题在该领域特别是IT 领域,在企业系统管理发展过程中一直起着重要支持者的作用,该领域反映了人们使用企业信息化需要关注的一些准备工作。具体而言,使用专业数据挖掘分析技术开发设计各类资产风险管理信息系统,主要有以下3 个重要主题研究领域。

2.1 资产主题:分析各单位的资产运行情况

各职能部门的现有资产使用数据管理信息,实时记录在现有资产使用管理主体系统中。资产管理主体信息贯穿各部门单位过去和现有资产使用情况并且能够对数据进行跟踪分析,以及时获取现有资产主体更新或使用升级后的数据,从而对现有资产资源进行全面准确管理和有效配置。

数据输入字段不仅与当前固定资产净值信息一起直接输入一年过去的情况,还包括各主管部门下一年的固定资产资金购买活动情况。更新后的财务预算为决策者提供了完整的信息基础。

2.2 部门主题:高校各部门状况的分析

不同企业部门的管理职能不同,使其资产在所有人购买的固定资产时在质量上也会有一定的成本差异。而不同专业部门之间的实际工作关系内容往往存在一定的业务相关性,为了有效避免重复资产或收购相同资产,有必要合理解决不同专业部门之间的工作关系,从而有效促进不同部门间人力资源相互共享。

部门财务主题讨论区旨在充分容纳各业务部门的管理属性和业务活动,使用的功能包括数据和其他相关信息展示,以便根据不同管理部门的需求特点综合制定资产采购计划,在具体编制明年的部门财务预算时也会有所应的侧重。同时,关联规则还可以用于挖掘部门,以避免重复购买资产。

2.3 资金主题:对各部门资产的资金运作状况分析

资本管理领域主要投入的资源是已经重新购买的现有生产资本管理支出及资金来源。资产资本管理运行过程中需要折旧,以此提升投资收益状况。不仅如此,本研究课题还重点涵盖了企业资金分配战略规划和资金数据分析信息采集预处理。

通常,高校的资产管理系统应涵盖上述3 个基础主题领域。但在实践中,有时为了简单起见,会将3 个主题域合并,即合并资产主题域行内的部门和资本主题,但在数据库设计过程中通过添加维度来实现相同的效果[3]。

3 结语

高校固定资产信息处理系统在实际运行管理过程中会自动收集分析大量的统计数据量和信息量,而目前在实践中这些系统管理员只需要具备简单地进行统计分析评估和综合分析数据功能。但是这些数据背后所隐藏的大量价值资源是根本无法深入分析挖掘和充分应用的。利用最新数据挖掘分析技术重新设计高校教育资产经营管理信息系统,是一个很好的技术应用发展趋势,可以为高校教育资产经营管理者企业提供有效的资产决策数据支持。