档案网站建设存在的问题及对策研究

加孜拉·黑那亚提

(新疆阿勒泰广播电视大学,新疆 阿勒泰 836500)

0 引言

第六次科技革命的不断发展,计算机的不断更新换代,带动了全球信息化技术的进步,同时,这也为我们的生活带来了无数的便利。其中一项就是使得我国档案信息数字化速度逐渐加快,档案部门纷纷建立档案网站,将纸质的档案信息电子化储存到网站中,将其变成储存电子信息、提供档案资料、随时调取需要文件的有效工具。为了能够更加有效和及时地帮助求助者找到相关档案信息,提供更加快速便捷的档案检索途径,满足社会各个阶层的社会需求,档案网站建设仍然有很长的一段路要走。

1 档案网站建设存在的问题

1.1 档案信息资源共享内容更新缓慢

随着现代计算机技术的不断发展,网络信息资源也在不断地更新与进步。但是目前整体情况并不乐观,许多部门尽管已经建立起自己专属的档案部门,但是信息量偏少、内容陈旧,并且不够丰富。档案信息资源管理或者共享的过程当中,许多人认识不到档案管理的重要性,存在主要界面制作粗糙、相关信息难以查询、长期不更新以及对现有资料上传不及时等问题。

1.2 检索工具不够完善

20世纪90年代,计算机技术的发展将我们带入了一个新时代,档案部门的管理对于计算机技术也有了一个大致的把握,将计算机技术融入档案管理建设。在现代档案网站管理过程当中,检索工具的多样化和灵敏度完全可以通过计算机技术的发展而不断多元化。但是,目前而言,很多档案网站的检索工具,仍然没有得到重视,很多检索工具只有一个小小的检索符号,连基本的搜索框都没有；并且,在客户检索的过程当中,大部分都存在着模糊检索功能不够完善的情况,绝大多数档案网站的检索结果显示的都只是目录[1]。对于有些利用了计算机技术的网站,却因为过于专业性难以让使用者操作。这些情况的出现都是说明我国档案管理中检索工具还需要进一步完善。

1.3 网站各自为战,信息孤岛现象严重

公共部门的档案管理网站之间,对于信息档案应有相互的了解以及储备。尤其是信息化技术发展迅速,双方之间的交流不仅限于电子邮件或者相关的交流媒介。但是就现在的情况来看,各地之间自行建立了相关的信息档案网站,但是并没有统一的管理规划,很多管理数据只有单一标准没有其他类似进行参考,无法保障内容的准确度；并且各地的信息档案数据库之间的数据种类和数据结构没有进行交互和利用,形成了“信息孤岛”。现代计算机水平发展如此迅速,就是为了彼此之间的信息交流更加便利,但是作为档案馆和网络的交叉点,档案网站并没有形成应有的网络体系。

1.4 没有和公众之间互动

对于档案网站建设,最重要的环节之一就是预期利益相关者之间有有效的交流,因为大部分档案管理网站是为了提高公共部门的工作效率而建设的,所以主要受益者和主要服务者是公众。但是我国网络档案信息仍在建设当中,还有具体的方案需要完善,缺乏与利用者之间有效的交流,在现代科技下作为交流媒介的网络没有充分发挥其交互性的价值[2]。

2 档案网站建设的相关策略

2.1 利用计算机技术丰富网站资源

目前由于档案资源内容单一,档案网站之间拥有的档案信息并没有获得相互的交流与沟通,因此我国档案有关音像、视频方面的资源也比较少,能够获得有关的职位信息、法规、政策、机构职能等相关文件的资源也比较少,因此在这样的情况下,需要我们对档案资源进行完善建设。

首先,丰富档案的数据和类型,注重收集档案的特色。每个档案馆都有数量资源丰富,种类繁多的纸质化馆藏资料。因此,在这种情况之下,馆藏资源可以利用现代信息技术将原本的纸质资源数字信息化,这样不仅可以使得公众能够在第一时间找到自己所需要的信息,而且能够提高相关效率。其次,利用相关技术将文件进行分类整合,完整化资源。最后,必须要加强在档案网站建设过程中相关人员的思想意识,对于网络档案的更新纳入他们的工作范围,促进档案信息的全面化、创新化发展。

2.2 增强网站检索功能

档案网站与其他网站建设是一样的,建设水平的高低在很大程度上决定了该种网站的建设高度和网站利用率[3]。而在档案网站这种资料库网站当中,最重要就是网站的检索功能,就像我们最常用的“百度”网站,就是因为有良好的网络检索工具和庞大的信息库,才能够让用户在第一时间找到自己最想要的信息。在网站建设中,要合理规划档案内容的模板,有针对性地完善检索功能。

2.3 加强网站之间合作交流,构建档案体系

上述提到,地区彼此之间相互独立,地区与地区之间,部门与部门之间没有具体的管理规划,形成了“信息孤岛”。这样的情况下,加强不同地区之间的信息交流与信息合作是完善现代档案网站资源建设的重要部分,是可以使得网站之间互相了解、自愿互助的重要部分。对于网站之间的交流而言,首先就是应该保障网站信息来源以及网站链接的真实性与可用性。有些档案网站的信息来源连当地政府都不甚明晰,或者是档案的链接信息时效也并不清楚,这就使得公众在检索信息的时候一个一个网站反复查找的情况出现,不仅效率降低而且造成了资源的浪费。在这种情况之下,建立网站间的链接,建立相关网络集群,扩大与其他网站之间的联系,实现资源共享,方便公众最大程度对档案网络的利用,减少资源的浪费。最后,就是将档案进行合并整理,部分信息与其他档案网站进行信息互换,在其他档案网站上进行展览与整合。实现档案信息的集群化、网络化与有效利用,从而进一步地增强档案资源建设,构建高效的档案体系。

2.4 增强与公众之间的交流互动

在档案网站建设当中,对于用户的体验感是评价网站建设好坏的标准之一。首要任务是在网站建设当中使得公众能够在第一时间内检索到相关的档案信息,因此,在档案网络建设期间,需要加强与用户的交流,重视公众对于档案网站建设的需求以及对网站建设提出的建议,从而更新迭代将档案网站建设得更加完善[4]。首先,需要对制度进行完善,改变相关工作人员的意识,不再是把档案网站建设当作一个可有可无的东西,加快回复公众问题的速度,保证回复问题答案的有质有量,真正做到解决问题；其次,对于公众的留言设置只可以做到全部人可见,不对其进行要求,若有想法进行询问,则可以向全范围内用户共同提问；最后,对于建议的方面,不再只是局限于档案管理内部的建议体系,因为本身信息网络时代有很多的交流媒介,不仅限于网站本身或者部门内部的电子邮件,微博、微信公众号、微信小程序等各种方式都可以进行随时随地的沟通交流。

3 结语

信息化网络时代的到来,使得档案管理工作也逐渐向现代化、信息化方向发展,但是就我国的档案网站建设而言还在初步发展阶段,在很多档案网站建设当中,仍然存在档案信息资源共享内容更新缓慢、检索工具不够完善、网站各自为战、信息孤岛现象严重以及与公众之间没有有效互动等诸多问题。这种情况下,我们必须利用计算机技术丰富网站资源、增强网站检索功能、加强网站之间合作交流,构建档案体系、增强与公众之间的交流互动等方式将网站建设起来。使得档案网站能够真正做到内外兼修,在拥有丰富的应用体系的同时,进一步完善网站内部的信息资源加强与公众的联系,最大限度地为访问者提供便利,充分发挥在现代信息化背景下档案网站的真正价值。