大数据背景下的医院档案管理工作探究

郭晓

（驻马店市第二人民医院，河南驻马店 463000）

0.引言

大数据技术的迅速推广与发展，使各类数据信息、档案资料的价值大大提升，能够为医院档案管理工作的有效展开提供支持，但也同样促使对医院档案管理工作提出了更高的要求，医院必须要尽快结合大数据时代的档案管理行业发展情况，对档案管理工作的形式、要求等作出尽快调整，才能够使自身档案管理需求得以满足。而以大数据推广发展为背景，对医院的档案管理工作展开深入探究，自然也十分必要。

1.大数据对医院档案管理工作的影响

1.1 档案收集更加高效

在大数据时代下，由于各类数据信息的价值逐渐凸显出来，有关数据采集技术也已经得到推广应用，因此医院完全可以依托内部各信息系统，对各科室医疗记录、职工个人信息、职工科研成果、培训资料、财务报告、会计报表等方面的数据信息进行准确捕捉与自动采集，之后再将采集到的数据分为非结构化数据、结构化数据以及半结构化数据，对其进行规划化的分类整理，为档案制作与归档创造良好基础条件。与依靠人工收集各科室档案资料的传统档案收集工作方式相比，大数据支持下的档案资料收集对人力的依赖性较小，有关档案管理人员只要利用档案管理信息系统完成简单操作，即可以由系统自动完成数据信息采集与分类整理，对工作效率的提升十分显著[1]。

1.2 档案信息总量更大

对于医院来说，大数据技术在档案管理工作中的应用，虽然大大提高了档案收集的工作效率，但由于医院各项业务工作基本都需要借助信息系统完成，而档案管理信息系统又能够依靠数据采集技术对医院内部其他信息系统所产生的数据进行实时、全面采集，因此也同样会使档案信息的总量出现极大提升，并给档案管理工作带来各种困难。例如在档案信息总量更多、类型复杂的情况下，即便能够依靠档案管理信息系统来提高工作效率，有关档案管理人员的工作量也同样会有所提升，如果需要将设备仪器使用记录、职工培训成绩等方面的数据信息整合、开发为新类型档案资料，甚至还会对档案管理人员提出新的工作技能、能力要求。而在档案信息管理系统每天都会采集大量档案信息的情况下，随着各类电子档案资料的不断累积，医院则可能会出现档案存储空间不足的问题，给档案管理工作的正常开展带来各种麻烦[2]。

2.大数据背景下医院档案管理的创新策略

2.1 推动信息系统升级

大数据技术在档案管理领域的应用，基本都需要以专门的档案管理信息系统为基础，当前国内很多医院虽然在档案信息化建设领域取得了一定成果，已经将档案管理信息系统建立起来，但由于信息系统的建设时间相对较早，在设计开发阶段基本都未曾考虑到大数据时代的档案管理工作需求。因此并不能够为大数据技术应用提供太大帮助，而要想有效改变这一现状，自然也就需要尽快对档案管理信息系统进行升级、优化。例如在档案信息收集方面，对于档案管理信息系统的升级，应以现有档案管理信息系统为基础，建立面向医院内部局域网及互联网的大数据平台，使档案管理信息系统能够与医院内部其他信息系统、外部网络建立有效连接，并在大数据平台上实现数据高效传输、实时共享，为信息系统的档案信息自动收集创造良好基础条件[3]。而从档案资料归档整理、存储等角度来看，则需要将各种档案信息分类、存储的工作标准明确下来，同时利用大数据存储、分析等方面的技术方法，对档案管理信息功能的进行不断优化。

2.2 明确档案管理责任

在大数据时代下，由于档案信息采集工作所覆盖的领域十分广泛，单纯依靠档案管理人员来完成各项工作任务，往往会显得比较困难，且很难保证档案信息的全面性、完整性与准确性，因此为实现对大数据技术的有效应用，医院同样还需转变工作思路，面向各科室、各岗位职工展开档案信息化管理的内部宣传，将各科室及各岗位职工的档案管理工作责任明确下来，使其能够积极配合档案管理部门开展档案收集工作[4]。例如在档案资料来源较多、类型复杂的情况下，应注意为各科室、部门设置明确的档案信息输入的格式标准（如财务部门的会计报表格式等），要求有关职工严格按照格式标准输入相关数据信息，以保证档案信息的准确性与规范性，为档案信息整合与档案资料开发提供方便。而在很多档案信息具有较强时效性的情况下，则需要将财务报告提交上传、职工人事档案信息更新等方面的工作责任落实到人，确保这些档案信息能够被档案管理信息系统及时获取，以免因部分档案信息缺失、错误而给医院档案资料利用带来麻烦。

2.3 完善基础设施建设

从档案信息化、数字化管理的角度来看，当前医院要想适应大数据对档案管理工作的影响，通过大数据技术的应用来实现档案管理水平的提升，对于基础设施建设的完善同样是十分必要的。例如在硬件方面，不仅要保证打印机、扫描仪、计算机等常规设备的配备齐全，同时还需要加强机房建设与交换器、服务器等设备的日常维护管理，尽可能保证档案管理信息系统与医院其他信息系统的正常运行，以免因硬件设备故障问题而影响系统正常运行，给档案管理工作的正常开展带来阻碍。而在软件方面，则需要建立专门用于医院档案管理的数据库，并对数据库管理的相关软件工具进行开发，同时从医院资金、技术等各方面实际条件出发，积极引入云存储、SAN、NAS、DAS等存储技术，为档案资料的存储、管理、利用提供支持。

2.4 建立专业工作队伍

大数据技术在医院档案管理工作中的应用，不仅能够对医院的档案管理信息化建设产生很大推动作用，同时也会对档案管理人员提出更高的工作要求，如果档案管理人员的专业素质不足，或是对大数据时代下的全新档案管理模式不够熟悉，那么大数据技术支持下的档案管理工作就很难发挥出其应有作用。因此对于医院来说，要想做好大数据时代下的档案管理工作，同样还需提高对档案管理工作队伍建设的重视，从人才引入、专业培训等方面入手，尽快将专业化的档案管理工作队伍建立起来，为档案信息化、数字化管理提供人才支持。例如在人才引进方面，应充分考虑到大数据时代下医院档案信息收集更加全面的特点，积极引入熟悉大数据技术、医学、培训教育、人力资源管理等各领域知识技能的档案管理专业人才，使其能够在负责档案收集、分类整理等基本工作的同时，在档案开发、档案管理服务创新等方面发挥出更大作用。而专业培训方面，则需要充分考虑到大数据时代下档案管理工作形式的变化，在组织档案管理人员学习信息系统操作、大数据、医学等方面专业知识技能的同时，将服务意识培养、沟通能力培养等列为档案管理人员的专业培训目标，使其能够学会与医院档案信息应用者展开密切沟通，了解当前档案管理工作存在的不足，并采取针对性的改进、优化措施，以便于为医院其他职工提供更好的档案管理服务。

2.5 拓展档案管理服务

从服务创新的角度来看，为实现档案资料利用效果的提升，满足各岗位职工的多样化档案利用需求，医院同样还需对现有的档案管理服务方式加以创新。例如在临床诊疗领域，可整合患者的本院挂号记录、手术记录、个人病历、以往病史、辅助检查结果等各方面数据信息，对患者电子健康档案进行开发，以帮助医务人员更加详细、准确的了解患者身体健康情况，并制定针对性的精准治疗方案。而在医务人员工作考核方面，则可以将患者的病历等档案信息与医生开出的医药处方信息整合起来，直接提供给有关考核人员用于处方合理性评估，以准确判断出医生是否存在过度用药行为，使工作考核监督能够更具针对性与实效性。

3.大数据背景下医院档案管理需要注意的问题

3.1 信息安全隐患突出

在大数据技术的支持下，医院档案信息的全面性、准确性与利用价值虽然会得到较大提升，但随着档案信息的不断增多，其面临的信息安全隐患也会变得越来越大，如果不能面向档案管理信息系统及数据库做好信息安全管理工作，那么就很可能会出现医院档案资料泄露、丢失等信息安全事故，并给医院各项业务工作的有效展开及患者正常生活带来各种麻烦。因此对于医院来说，要想适应大数据时代下档案管理工作发生的各种变化，就必须要充分考虑到随之而来信息安全问题，同时通过加强信息系统权限管理、档案信息备份、利用防火墙技术等方式展开全方位的信息安全防范，使医院档案信息的安全性能够得到保障。

3.2 档案利用意识不足

通过对大数据技术的灵活应用，医院能够不仅能够使档案信息的利用价值得到提升，同时还能够有效满足医院职工的档案信息多样化利用需求，对档案信息化、数字化管理的帮助非常大。但需要注意的是，由于很多医院职工都已经在传统档案管理类模式下形成了固有工作习惯，其档案利用意识往往都比较薄弱，除完成少数工作任务外，基本都不会主动查阅档案资料、利用档案信息，因此档案资料价值及大数据技术的优势作用并不能够充分发挥出来。面对这一问题，医院还需调整档案管理服务策略，加强对内部的档案信息利用宣传，结合相关业务工作实际，对档案信息的重要作用进行反复强调，同时依托微信公众号等渠道，为职工推荐能够为日常工作提供帮助的档案资料，使其能够逐渐养成利用档案资料完成工作的良好习惯。

4.结语

大数据技术的推广发展，不仅使医院档案管理工作迎来了重要的发展机遇，同时也对医院档案管理工作提出了巨大挑战，医院必须要准确把握大数据对档案管理工作的应用，从信息系统升级、基础设施建设、档案管理服务创新等方面入手，采取合适的档案管理创新策略。同时对信息安全、档案利用等方面的问题加以注意才能够有效应对这一挑战，并实现档案管理水平的有效提升。