军工单位电子档案管理的应用分析

赵昕

（中国直升机设计研究所，江西景德镇 333000）

0.引言

随着多媒体信息技术的飞速发展，着力推进档案资源的信息化建设已逐渐成为一种新兴的发展趋势。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，新增“档案信息化建设”专章，明确提出要将档案信息化纳入信息化发展规划，以保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。基于这一时代背景，档案管理模式的革新与优化进程也随之开始。由传统纸质档案管理逐渐向电子档案管理转变。

1.电子档案的概念

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合[1]。通常电子档案涉及的“档案源”包括电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件）、档案化的电子信息（版式数据文件）、结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。

2.电子档案特点

2.1 存储高密度性

与传统纸质档案相比，电子档案因其存储介质的不同而对存储环境的要求较低，高密度压缩存储降低了档案资源的需求空间，贮存空间的节约为扩大贮存容量带来了有利条件—相同空间内可存储的电子档案资源数量更多。一张容量可达600MB～4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息[2]。

2.2 载体继承性

电子档案脱机保存在光、磁介质上，这类载体受存储环境影响显著，不同于纸质存储，光、磁介质的使用寿命较短、脆弱性更高，易折损、难保存。档案资源需不断变更存储载体以延续其使用寿命，从而达到档案资源内容存续的目的。基于这一特点，电子档案数据对存储载体的依赖性不强，临近载体寿命完结时，可借助信息化技术和平台变更档案资源的存储载体，完成载体之间的继承与数据之间的迁移过程。

2.3 利用高效性

电子档案依托信息平台的高速率传输大大提升了档案检索速度，便于多人实时进行信息共享与传递，摒弃了传统纸质档案尘封不动的使用弊端，促使档案资源“流动”起来，显著提高档案利用效率。此外，针对电子数据访问频次和浏览、下载数量的统计也将清晰客观，为军工单位了解多元化用户档案需求及评价、改进档案管理系统提供优化方向。电子档案的应用与普及，使得档案资源的信息化集成程度有了明显增强，依托于计算机及数据库技术，加强了档案之间的关联性，促使档案资源整体实现了多元融合，也为后续档案保存及利用提供了便利条件。

3.电子档案管理模式

3.1 电子档案单套制管理

随着办公自动化系统的广泛应用和信息传输技术的不断成熟，相较于纸质文件，电子文件已显露出明显优势，在国家政策的大力推进下，全生命周期式的电子档案管理已呈现出不可逆转的发展态势，电子档案单套制将成为未来档案管理的主流模式。所谓电子档案“单套制”管理是指对于由电子设备生成的源生电子文件，在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档管理制度。2014年颁发的《中国（上海）自由贸易试验区条例》中第四十四条明确规定：“自贸试验区推进电子政务建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力”[3]。由此，上海自贸区作为试点，率先推行电子档案“单套制”管理模式。这是基于档案用户资源需求和国家政策推进下的档案管理模式发展新方向。

电子档案“单套制”管理模式在系统对接的基础上，通过采用电子签章、电子认证等技术，严格管控人员权限以确保各单位、各部门对于电子档案信息的互信、互认，实现电子档案的优化管理。具体操作为：归档文件由归档人上传到办公应用系统后，文件将自动转换为PDF格式，归档人在系统中指定各层级审签人员，提交流程，便可逐一完成审签，最终到达归档系统，由档案人员审核无误后，进行归档。电子档案单套制管理模式的实施，可以使归档文件在不脱离应用办公系统的情况下完成流转、审签、归档、发放等一系列流程。确保了归档文件的原始性和真实性，降低了人工篡改、遗失风险。同时，缩短了各审签环节的流转时间，显著提高归档效率。在军工单位中，由于档案资源的安全性和保密性被视为档案管理工作的重中之重，确保和维护档案资源安全已成为日常档案管理工作的基本要点。因此，革新档案资源流转方式，推进电子档案单套制管理无疑是为档案管理工作增添一重强有力的保障。

3.2 电子档案双套制管理

电子档案双套制是指将电子文件以纸张和数字化载体（如磁盘、磁带光盘等）制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。这一管理模式多见于合同管理，考虑到合同签章具有法律效力等问题，需要保留其凭证价值，因此，在当前档案管理工作中，电子版与纸质版需同时保存。此外，受信息化水平限制或由于更新、改造经费不足等原因，电子档案双套制管理依然是目前档案管理工作的常态模式。

4.电子档案管理中存在的问题

4.1 电子档案存储介质稳定性不高

与传统档案的纸质存储介质不同，电子档案通常以计算机磁盘等设备为存储载体，虽然以电子形态存储，可以承载更多的档案数据，但此类载体的使用寿命一般为5～20年，需不断更换以确保档案资料的完整可读。新旧载体迭代更替时能否良好、完整传输也是对电子档案存储介质稳定性的一大考验。此外，除了载体的使用寿命，其自身物理性能的变化也时刻影响着档案存储的有效性。磁盘等电子存储介质所用材料的稳定性与纸质载体相比较差，且易受摩擦、震动、温湿度变化等环境因素影响，产生消磁、退磁、老化、线路烧毁等问题，从而造成档案信息失真、无法读取、数据丢失等严重后果[4]。介质材质敏感、脆弱，为电子档案存储介质稳定性带来一定风险。

4.2 电子档案安全性存在风险

（1）电子档案权限问题。电子档案具有较强的灵活性，能够实现多人同时在线查询、浏览、下载、共享，极大提高了档案资源的利用效率，但鉴于军工单位属性较为特殊，人员的密级程度因其岗位不同而略有差异，与之对应的所属权限也就不尽相同，因此，难以面向军工单位所有员工开放全部档案权限。电子档案访问利用权限限制，是间接保障电子档案安全的有效手段之一。（2）计算机安全问题。电子档案对计算机信息技术的依赖性较强，其安全性是维系在计算机安全保障之上的。由于计算机系统本身及硬件设备可能会存在病毒入侵、黑客攻击、篡改泄露等巨大风险，计算机系统的隐藏漏洞将会成为威胁电子档案安全性的重要隐患。

4.3 档案人员专业素养良莠不齐

在档案信息化建设过程中，档案存储的载体形式会发生变化，由传统纸质逐渐向计算机磁盘等设备转化，相应地，档案管理模式也会发生一定改变。部分档案人员对于电子档案这种信息化档案管理模式接受程度较低，在思想意识方面略显保守，依然倾向于原有传统的纸质档案管理模式。此外，电子档案管理模式则需要将档案工作与信息化技术相结合，这无疑是对档案工作者信息技术水平的严峻考验。当前，随着国家及企业对档案工作的重视程度不断提升，档案人才队伍也在逐渐壮大，但由于计算机实操技能为档案管理过程中的辅助手段。因此，从业者对其重视程度不高，在计算机技能操作上稍显不足，整体的计算机应用水平较为低下，导致档案人员专业素养的提升成为阻碍档案信息化建设中不可忽视的重要因素。

5.对策及建议

5.1 加强载体物理防护，做好异地异质备份工作

由于电子档案主要依托于磁盘、光盘等硬件介质存在，对环境的存储要求较高，为实现档案的长期保存，需要对电子档案存储环境进行定期检测和维护。存放载体的库房应注重物理防护，防磁防震，避免磁化造成的信号失落或信噪比降低，控温控湿，最好将温度控制在17℃～20℃，相对湿度控制在35%～45%，为档案载体提供良好的存储环境。在实际档案管理工作中，有效的物理防护手段是维持或延长电子档案存储载体使用年限的重要方法。此外，应建立电子档案异地异质备份制度。档案资源的异地异质备份保存，其目的就是要实现对档案资源的风险防范，以求达到数据内容的“双保险”。异地异质备份工作的开展需要结合计算机技术、扫描技术、微缩拍摄技术、存储技术等各种技术手段，采用多种载体定期进行脱机备份，通过云传输实现异地备份，可大大降低因地震火灾等不可抗力因素发生时，档案数据失效的风险，以确保档案资源的长期可读，无形中延长了载体的使用寿命。但需注意的是，异地异质备份尤其是远程异地异质备份工作在管理过程中难度加大，需要建立健全一套针对存储格式、存储载体、归档程序、安全检验、补救措施等各方面的流程规则，以确保档案资源的收录保管程序科学、合理。在此过程中，军工单位需秉承因情而异、稳妥可靠、经济实用的原则[5]。

5.2 建立严格保密制度、定期优化计算机系统

军工单位的档案资源通常涉及国家的秘密，其重要性不言而喻。作为国家军事工业领域宝贵的知识财富，档案价值无可估量。在此背景下，军工单位针对档案资源开展的安全与保护显得格外重要，也十分必要。建立健全严格的保密制度，以条例形式从源头处把控电子档案管理权限，引入传输加密技术与用户认证机制，增设档案访问流程，实行重要档案人员访问权限审批制度，及时做好相关访问人员的档案资源权限开通及关闭工作，并指定专人负责定期审计档案系统管理员及安全管理员的操作记录，以降低档案信息泄露风险。除此之外，注重软规则的同时，对于硬件水平的优化也是电子档案管理工作中的重要一环。计算机系统及相关存储软件应用安全是电子化档案管理实施过程中不可忽视的重要问题。作为档案资源的承载体，技术人员日常需做好计算机系统及硬件设备的维护保养工作，确保计算机系统及档案数据存储介质能够良好运行。同时，也需要定期对计算机进行安全检测，及时查补漏洞、排查故障，完成系统及存储设备的更新优化，为档案信息的安全提供强有力的技术保障。只有计算机系统及其存储设备处于良性运行状态下，电子档案资源才能得到安全性的保障。

5.3 提升档案人员专业素养

档案人员的专业素养是档案管理工作能否顺利开展的关键因素。当前，档案管理正处于由传统纸质档案向电子档案的过渡转型阶段。因此，需要从思想意识和专业技能两方面进行提升。在思想意识方面，电子化档案管理是档案管理的新形态，是未来我国档案信息化发展的主要方向，实行电子档案管理不仅可以提高档案资源的利用效率，是对传统档案管理模式的革新与优化，电子化档案管理俨然已成为档案工作领域中不可阻挡的发展趋势。因此，正确树立信息化档案革新思想显得至关重要，增强软实力的同时还需注重硬实力水平的提升。新时代下，档案的收集整理、编研存储、开发利用逐渐与信息技术相结合，对档案管理人员专业素养提出了更高的要求。通过定期组织计算机技能培训、开展电子档案管理应用讲座等形式能够逐步提升计算机应用水平。针对计算机技能的学习可以促使档案管理人员拥有多元化的复合知识背景，军工单位档案人才的培养体系也能逐渐趋于完善。因此，必须着力提升档案人员的专业素养，以期能够适应信息化建设的迫切需要。

6.结语

档案信息化建设工作的顺利开展是推进档案资源高效整合的重要举措，也是实现优质电子档案管理工作的一项基础条件，加快推动档案信息化管理模式对于提升军工单位档案管理能力与档案利用效率都有积极的现实意义。与时代背景及社会发展要求相结合，不断完善、优化档案管理模式，丰富档案管理工作实践思路，为军工单位档案管理水平的进一步提升提供坚实保障。