行政事业单位专项资金内部控制优化探究

王喆

（绍兴市消防救援支队，浙江 绍兴 312300）

一、引言

近年来，我国针对各单位专项资金的拨款规模持续扩张，专项资金在单位预算金额中所占的比例越来越高，单位需要思考如何确保专项资金使用的规范性，提高资金使用效率，确保专项资金相关信息的透明度。优化专项资金内部控制体系，能够解决专项资金在使用过程中出现的各类问题，有利于专项资金安全、高效地使用，并通过健全风险管理机制，达到应有的管理效果，提升单位各项管理活动的效率。

二、行政事业单位专项资金内部控制存在的问题

（一）控制环境存在弊端

首先，部分单位对内部控制认识存在不足，单位内部认为专项资金管理仅是财务部门的工作，没有让全体成员参与到专项资金管理过程中，单位领导层和基层人员没有认识到专项资金管理工作的重要性。其次，部分单位没有对专项资金管理的关键岗位、关键流程予以明确，管理规则与管理要求不健全，岗位责任机制不明确，在管理过程中容易出现推诿扯皮的问题。再次，部分行政事业单位内部成员缺乏对专项资金管理工作的认识，没有结合法律法规方面的要求，学习专项资金管理相关文件。在专项资金管理过程中，由于自身专业素养不足，资金浪费的现象较为常见。最后，部分单位没有健全奖惩机制，专项资金管理缺乏合理的考评体系，不利于提高单位成员参与内部控制工作的积极性。

（二）风险评估乏力

首先，部分行政事业单位没有认识到专项资金风险管理的重要性，认为有国家财政兜底，即便专项资金管理产生风险也不会对自身造成影响。其次，部分单位没有针对各类风险制定合理的管控措施，没有对风险进行分类管理，也没有制定专项资金风险监督机制，导致风险管理工作流于形式。

（三）控制活动不细致

专项资金内部控制活动包括预算控制、财产保全控制、政府采购控制等，但是很多行政事业单位在专项资金管理的过程中，没有通过优化内部控制流程改善专项资金管理，专项资金管理存在一定缺陷，阻碍了单位专项资金管理水平的提高。

（四）信息沟通不畅

我国很多行政事业单位还没有搭建信息平台对专项资金进行全过程管理，没有通过网络系统跟踪分析专项资金执行进度，也没有要求各部门及时对专项资金执行进度的偏差进行修正。很多单位甚至通过Excel表格分析专项资金的使用情况，信息建设较为滞后，影响了专项资金管理的效果。

（五）监督体系不完善

部分行政事业单位没有健全专项资金监督机制，没有明确专项资金内部监督制度，导致内部监督机制不具有权威性和独立性。同时，部分地区的财政主管部门对各行政事业单位专项资金的使用缺乏全过程的监督，仅在年终对专项资金使用情况进行检查，忽视了事中的监督，不利于对专项资金使用过程中的各类问题进行动态纠偏。

三、行政事业单位专项资金内部控制优化思考

（一）优化专项资金内部控制环境

第一，提高对专项资金内部控制的重视程度。行政事业单位要根据上级政府部门的文件，明确管理专项资金的各类标准，明确专项资金执行原则、执行方案等方面的规定，确保专项资金管理的各项流程具有必要性，有效推进专项资金管理工作，达到预期的效果，并根据政策不断调整专项资金管理方案。单位内部要定期召开专项资金管理会议，要求全体成员对专项资金内部控制予以重视，确保各项经济业务活动合规、合法。

第二，提高单位管理层的专业素养。我国财政体系不断改革，对行政事业单位的管理提出了更高的要求。单位内部的管理层需要了解专项资金管理工作的要求，并督促单位的专项资金管理人员学习专项资金管理的理念。近年来，在专项资金政策不断更新的背景下，财务人员也需要学习专项资金管理的内容，及时补充法律、合同、税收等方面的知识，掌握专项资金管理各环节的要求。单位要通过业务培训、继续教育等方式，提高专项资金管理水平，规范专项资金管理流程，加大对专项资金的监管力度，使财务人员在工作中相互探讨专项资金管理理念，形成共识，解决专项资金管理中的各类问题。此外，也要对内部审计人员加强培训，提高相关人员审计方面的素养，使其准确了解专项资金管理要求，避免单位内部资金出现闲置或浪费等问题。

（二）改进专项资金风险评估机制

第一，重视单位内部的风险管理工作。行政事业单位内部人员需要认识到风险管理工作的重要性，使用专项资金所产生的各类风险都可能对单位的发展产生影响，只有落实风险管理工作的要求，才能为风险防控打下基础，确保专项资金的各个项目顺利开展。行政事业单位需要明确专项资金管理的总体要求，分析专项资金管理中可能存在的风险，对各类风险进行梳理，并探索潜在的风险，结合单位的实际情况，分析各项业务流程的风险点，对风险发生的可能性及风险产生的影响进行评分，发生可能性高且影响程度大的为重大风险，发生可能性不高且对单位的影响程度可忽略的为次要风险。评估不同等级的风险，采用不同的应对机制。对于重大风险，单位要全面考虑应对措施，制订完善的解决方案，防范重大风险给单位带来严重影响，弥补风险管理中的缺陷，制定合理的风险管理配套机制，完善单位的监督管理体系，有效预防各类潜在风险，使风险管理工作取得应有的效果，促使专项资金管理工作更加顺利地开展。

第二，监管部门需要加强对单位专项资金风险的管理。财政主管部门在单位的专项资金风险管理中应该起到辅助性的作用，加强对单位各项专项资金风险点的检查，避免各单位出现专项资金被挪用、被挤占等一系列问题。在专项资金经过人大审批之后，财政部门需要及时将其拨付给各单位，并在各单位使用专项资金期间，指导单位开展专项资金风险管理工作，对各类风险应对措施的科学性和有效性进行判断，帮助各单位不断优化风险管理体系。

（三）完善专项资金控制活动

第一，加强对项目申报的预算控制。行政事业单位在编制预算时，需要对预算的合理性进行分析。预算编制合理是专项资金顺利使用的必要条件，因此在专项资金申报之前，要对专项资金预算的必要性进行全面分析，判断专项资金投入的项目是否具有必要性。对于重大专项资金支出项目，需要邀请单位内外的专家参与论证，有条件的单位可以设立专门负责专项资金管理的部门，统筹各项专项资金申报工作，并对单位内部各部门的实际情况进行汇总，由该科室负责对专项资金管理进行统筹规划，统一整理并编制申报材料，帮助财务部门提高审核预算材料与收集预算材料的效率，提升预算编制的合理性，帮助单位实现对专项资金的有效管理。对于单位内部专项资金投入的项目，需要优化资源配置，做好统筹规划，提高专项资金使用效益，并通过科学的决策提高专项资金使用的透明性和合规性，明确专项资金管理重点，做到物尽其用，确保每笔资金发挥应有的价值。

第二，加强财产保全控制。行政事业单位的财务部门需要督促专项资金及时支付，了解项目的实施进度，并对项目的执行质量进行检查，避免项目执行存在问题导致项目无法按时完成。同时，单位需要针对专项资金建立结余管理机制。财政主管部门会收回未执行完的专项资金，单位要对未执行完的专项资金进行分析，分析项目建设进程与专项资金结余的原因。财政主管部门也需要对各单位的专项资金使用情况进行摸底，按时收回结余的资金，注重对各项资金的统筹使用，并督促整改执行进度较慢、严重影响专项资金执行效率的问题。

第三，改善政府采购计划。首先，优化职责分工体系。各行政事业单位在政府采购过程中，要优化采购流程和提高采购效率，关注采购项目的真实性和必要性，确保采购预算真实、公允，严格按照规定履行采购程序，严格执行各项预算配套项目，提高专项资金使用的透明度，杜绝专项资金使用过程中出现违规问题。其次，提高信息技术的使用水平。各单位需要加强对政府采购分类工作的管理，通过信息技术实现对各项采购的分类。单位需要充分利用信息系统，自动分类各部门提出的采购申请，从而更加直观地了解单位的各项采购资产，减少信息不对称产生的风险。

第四，强化绩效评价。专项资金项目在执行结束之后，需要加强绩效评价工作，分析专项资金使用的绩效，并就绩效管理中发现的问题明确责任，督促相关成员整改。各单位需要建立预算编制、绩效管理相结合的管理模式，对单位内部各责任主体的预算执行效果进行评价，督促执行效果差或绩效不达标的单位整改，由财政主管部门进行统一的考核，并对各单位的专项资金执行效果进行全面分析，为下一年度专项资金预算的分配提供参考。对于绩效不达标的单位，规划下一年度财政资金时需要谨慎考虑。

（四）优化专项资金信息沟通机制

有效的信息公开机制有利于提升行政事业单位内部控制水平，单位需要通过信息平台规范各项管理流程，提高单位内部的信息反馈效率，通过健全信息公开机制，响应财政部门的绩效管理需求。单位需要在一定范围内公开绩效考评结果，帮助全体成员了解专项资金绩效水平，并帮助单位各责任人认识到专项资金执行过程中存在的问题。行政事业单位的专项资金绩效管理需要大量的数据作为支撑，因此单位在财政项目预算编制过程中，要对网络平台进行更新与升级。建立扁平化的网络体系，提高各项信息汇总的速度与信息处理的质量，加强信息化建设，让单位内部各部门及时上传相关资料，利用系统进行统计，改变传统管理模式下使用Excel表格统计相关数据的情况，保证信息管理的公开、透明。在专项资金执行过程中，可以要求单位内部各部门及时上传预算执行进度数据，使财务部门及时了解执行情况，发现执行过程中存在的各类问题。另外，行政事业单位内部需要针对专项资金使用过程中的各类问题进行沟通，实现平级间与上下层级间的有效交流。部分专项资金项目需要多个部门共同协作，只有实现各部门之间的协作，才能切实提高单位的专项资金管理水平。

（五）完善专项资金监督体系

第一，行政事业单位内部需要对专项资金使用过程进行监督，落实监督管理责任。例如，单位内部的财务部门要对专项资金支出的合法性进行监督审查，确保每笔资金支出合法。单位内部的国有资产管理部门要加强对国有资产管理工作的监督，单位要通过落实各部门的归口责任，明确执行监督机制。

第二，对专项资金使用进行常态化管理。行政事业单位的上级财政主管部门需要加强对各单位专项资金的指导监督，还需要对专项资金使用过程中发现的问题提出整改意见。财政主管部门还可以委托第三方机构，对专项资金的使用情况进行审计，形成常态化的审计机制，并将审计中发现的问题及时通知给各单位。各单位根据专项资金使用过程中存在的问题，改善管理流程。同时，上级财政部门可以邀请法律、合同、税收、采购方面的专家参与审计工作，提高审计监督质量，帮助各单位更好地开展专项资金管理工作。

四、结语

随着我国行政事业单位的发展，专项资金的重要性也在逐渐提高，如果不优化专项资金管理流程，单位将难以达到国家的相关要求。行政事业单位在未来发展的过程中，需要认识到专项资金管理的重要性，在国家财政体制改革的背景下，统一思想认识，加强对专项资金的管控，在单位内部形成权责明确、相互监督、相互制衡的关系，制定健全的风险防范与应对机制，细化专项资金管理工作的各项管理流程，通过信息系统实现对专项资金的全过程管控，不断提高专项资金管理水平。