中小企业内控架构的建立

王景洪

（北京建升房地产开发有限公司，北京 101300）

什么是内控？内控是不是例会越开越多，流程越设越多，风险就真的越来越少？对于一个中小型企业如何建立行之有效又高效的内控机制呢？又如何将风险挡在门外呢？面对IMABCD时代的到来，中小企业如何高效地发挥内控作用？无疑财务内控（会计核算和审计监督）是最简单高效、最必不可少的内控机制之一，律师、税务师或注册会计师的有效参与更能达到锦上添花的效果。

一、目前企业内控存在的问题

（一）制度执行困难，审核流于形式

很多中小企业为了应付检查，照搬大型企业的财务制度，没有针对性、推行困难、没有执行价值；审核也是存在于表面的票据规范审核。比如年长的财务人员仍依靠经验记账，更新知识较慢，不能与时俱进，其知识面与岗位职能不匹配；工作经验少的年轻会计，喜欢凡事都依赖上级领导，工作缺乏主动性，级别又较低且不具有发现问题的能力，由此对内控管理工作产生不利的影响。

（二）不注重培训

财税知识应该说是一个更新很频繁很快的领域。国家财税体制一直在和世界接轨，经济形式具有多样性，《会计准则》不停地修订，税法时时更新。作为一名财务人员，如果不能坚持不懈地学习，就不会具有担任主管会计的能力。而中小型企业往往忽视培训，认为学习是财务人员自己的事情，企业没必要在这方面增加支出，其实是为企业经营埋下了隐患。

（三）认为管理者、会计核算就是内控

中小企业管理者往往认为自己就是监督、是内控。他们一方面开拓市场、抓业务、谈合作，另一方面控制成本、抓管理，要兼顾的事情很多，往往顾此失彼；还有些管理者认为会计审核票据就是在给企业把关，没必要再增加内控。实际上会计审核票据过程中往往注重的是发票真伪，对于经济业务的实质是忽视的，或者高度不够、没有能力识别风险要素，加大了风险的存在。

（四）缺少专业的人员进行风险把控

风险存在于每一个角落，只是没有爆发而已，简单到一个未完成合同的诉讼时效问题，合同的税率问题，这所有的一切都需要一个既专业、经验又丰富的人员为企业提供指导和支持。目前，很多中小型企业在经营经济活动中忽视这一点，只有等发生了诉讼才去请律师，税务罚款了才去请税务师或者注册会计师，采取亡羊补牢的办法修补漏洞。此时聘请的律师或者税务师也是对已接受的案件评估风险，提出建议，对日常风险不能有效控制，不能将风险防患于未然。

二、财务内控的构建

构建适用于本企业切实可行的内控制度，制定培训计划，构建财务内控小体系。首先以财务审核作为第一道关口，审计监督作为第二道关口。财务审核作为第一道关口要掌握发现问题的能力，企业每年对财务审核人员进行会计准则、税法知识、和简单的经济法培训；审计监督作为第二道关口，审计监督人员要定期不定期地对企业财务进行审计、加强业务管理，加强关于内控的培训。这两道关口尤其重要，是财务内控架构的重要组成部分。这两类专业人员要具备发现问题、处理和解决问题的能力，降低企业经营风险。

（一）人员培训

针对会计核算人员和审计监督人员要定期进行政治素养和职业道德等方面的培训。首先，会计工作岗位，一定是本着为国家、企业、自己负责任的态度，严格按照国家的法律法规和《会计准则》处理会计事务，保守企业秘密，站在企业的角度思考和解决问题。其次，针对专业水平等级制定培训计划，中小企业应建立有针对性、分层次的专业培训，会计核算和审计监督人员可通过线上线下培训考取证书的形式提高职业技能；审计监督人员还要将工作中发现的问题进行整理归集，定期组织各科室负责人、职工学习，提高全体员工的风险识别能力，将内控工作渗透到每个环节和岗位上，打造出风清气正、全员参与的企业文化。企业内控工作是一项持续推进的工作，培训与学习应持之以恒。

（二）完善财务内控制度

1．岗位责任划分

财务内控制度的建立应满足各岗位之间的相互监督、相互制约，同时中小企业还需要依照高效精简、优化流程的原则来设计组织结构和匹配工作岗位。

首先，出纳岗位人员要熟练掌握现金管理办法和企业财务制度，严格按照要求执行，审核发票的真伪；不得违规使用现金，现金及时送存银行，日清月结；按要求编制银行调节表，且调节表中不能出现长时间不入账的项目等等。

其次，成本复核会计岗位人员，复核出纳已经审核的票据，对每一项支出要和合同比对，有比对不符的拒绝出纳付款，并向主管会计汇报；随时整理合同台账，审核合同内容和发票流、资金流、合同流是否一致，及时汇报；要审核各种审批手续、付款时间与合同约定付款时间是否一致，不一致的拒绝签字，并联系负责人，重新走流程；归集成本，滚动化管理成本，监督预算和已发生成本之间的差异，查找原因，随时汇报。

再次，主管会计岗位人员是财务核算工作的核心人物，一定要熟练掌握财税知识，具有较高管理会计的能力，能够全面监督会计核算，指导、监督出纳和成本复核会计的工作，为企业负责人提供真实、有效的数据；审核收、付款工作，对于未按照合同约定方式的收款和付款业务能及时制止；做好预算和决算；要完善财务手续、组织运用资金、报送税务统计等外部报表；与内部其他部门相互协作沟通；配合审计岗位人员协调工作中的问题，及时整改。

最后，审计岗位可以是财务总监兼职，审计岗位人员直接领导企业财务人员，搭建财务内控体系，监督日常工作，协助布局企业长期发展战略。日常监督工作，具体审核本企业所有部门工作执行情况，协调各部门之间的工作关系，参与“三重一大”的会议，组织指导各部门重大事项的实施工作；熟练掌握财务、法律知识，具有较强的沟通能力，能够把各部门真实的问题汇总整理，出具整改意见，工作中发现有营私舞弊、串通的情况，或者有消极怠、明知故犯的情况具有考核权，每月出具对企业的审计情况书；既能够发现问题还能够解决问题、化解矛盾，真正地做到业财融合，推行全面预算管理，参与布局长期发展规划。

2．优化大额资金管理与财务内控流程

企业内控制度是与资金活动相关的内控活动，是为了保障企业实现高效经营的手段，是让各部门相关人员自觉遵守的依据。比如：资金管理方面，重点是保证资金安全，提高资金周转速度和使用效益。在大额资金的使用方面设立专门的规章制度，首先，要明确大额资金的内容：第一，使用年度计划外的资金；第二，大额度的非生产性资金及重大捐赠、资助等；第三，非生产性项目5万元的支出；第四，工程款（建安、装修、消防、电梯维保、监理等）涉及金额较大，约50万元起，前期合同（含设计、咨询、测量、招投标等）10万元起为大额度资金，零星采购合同原则上每年至少召开一次会议，其他（劳保、五金、审计、法律等）10万元以上为大额资金；第五，员工奖金；第六，对外担保；第七，资产的出租、处置；第八，其他大额度资金。

其次，完善内控流程。第一，重大资金的支出必须开会，参加会议人员包含具体经手人员、财务负责人、办公室负责人、审计负责人、总经理等职能科室参加。依据公司章程要求召开董事会、股东会。第二，经手人持有效合同和票据到采购、预算、工程、会计处审核；采购、预算审核材料是否合格、施工进度是否与合同约定一致；工程部门审核施工是否符合工程验收标准；出纳审核票据的合法性；成本复核会计审核合同支付方式和时间与实际是否一致，同时审核要有会议纪要，对于没有会议纪要的拒绝出纳付款直接退回；主管会计全面审核，全部没有问题，上报审计审核。第三，审计岗位，随时监督业务是否真实、流程是否有疏漏，大额资金会议纪要是否齐全，抽查各科室人员对所批款内容的熟悉程度，有没有玩忽职守的情况。对于存在问题的及时发表审计意见，督促整改并上报总经理。

（三）对于银行预留大额资金的使用

为了保证资金安全，提高资金使用效率，原则上不允许购买理财产品，将结余资金采用银行定期的方式进行存储。定期存款顺序存取，确保每月都有资金到账。出纳随时关注银行存款余额和定期存单到期时间，关注定期存款的利息变动情况，随时向主管会计、审计汇报。遇到有利息上升时或下降时及时请示并调整资金结构。定期存款利息及时入账，编制会计凭证，及时与银行对账，不得擅自调整资金结构。擅自调整资金结构者严格按照绩效考核管理制度执行。

（四）其他事项的内控管理

1．固定资产的管理

主管会计对本企业固定资产情况要清楚，每半年要组织相关人员对固定资产进行一次盘点。对折旧已提足，不能使用的资产及时督促相关部门进行固定资产清理。批量清理固定资产或者金额较大的单个固定资产，按照重大事项处理，必须请有资质的评估机构进行评估，价格公允可溯。

2．档案管理

原则上两年以上的会计档案移交给档案管理人员，没有办理移交的档案要妥善保管，不得擅自撕毁、更改、拆装凭证和账簿，会计档案原则上不得借出。查阅档案、资料时，只允许在指定阅览范围内查阅，不得翻阅与其无关的档案。查阅档案时，不得在会计档案资料圈点、涂改、污损和撕扯等。查阅会计档案未经批准，不得私自摘抄、复印、拍摄、传阅。经同意可以自带相机或有拍摄功能的手机，拍照后自行打印。查阅后将案卷归还所存放的架子前，由工作人员认真查验，点交清楚，及时归位。对于违规操作的人档案管理员有权拒绝其继续查阅，将其请出查阅地点，并向领导汇报。

3．公章、合同章、财务章、人名章、发票专用章的使用管理

建立合同章、公章用章管理制度，严格按照制度执行，登记合同章、公章台账，盖章要有审批手续，审批内容必须明晰，不超范围用章；财务章和人名章遵循双人分管、保险柜另行存放的原则；发票专用章使用要符合发票管理办法中关于盖章的规定。

4．财务软件的管理

财务软件承载着企业的核心机密，建立严格的软件管理制度也是财务内控的重要方面。其中包括财务人员使用权限的设置、服务器的存放、电子档案的管理、软件录入人员删改凭证的权限、打印和装订电子凭证的期限、账表的备份、病毒的防范等等，本着专线专人的管理原则，拒绝交叉管理。

三、聘请专业的律师和注册会计师

（五）财务内控如何应对偶然发生事件

面对偶发事件，财务内控是不是就处于没有控制状态呢？偶发事件是指在事件发展过程中遇到的事先难以预料、出现频率较低，但必须迅速做出处理的事件。越是紧急的事情越应该冷静思考、沉着面对。2021年夏天的一场大暴雨，把企业所有员工的心紧紧捆在一起，安全科迅速组织人力物力，各部门积极配合，共同铸就汛期防护墙。此时购买防汛物资，就不能按照平时采购流程执行，快速启动应急预案。找长期合作的厂家采购，按“先用后付”的原则。既保证防汛物资及时到位，又不浪费企业资金。汛期过后，采购科将采购合同和实际使用的物资清单提供给安全科确认，安全科和采购科一起对所用物资和使用情况向总经理汇报，会计审核，总经理审批。

（一）聘请律师提高法律风险防控意识

企业生产经营过程中，法律相关问题是企业面临的最大风险，仅仅依靠财务内控是不能满足企业风险防控的要求。聘请专业的律师，无疑是有效规避法律风险、保证交易风险能够控制在企业可以接受的范围之内、促进交易行为的良好发展、维护企业根本利益、降低经营风险的重要手段。律师要参与企业重大合同的起草、审核合同条文、参与合同谈判、监督合同履行，对于合同执行过程中违规的行为及时制止，及时收集有利证据，为合同纠纷打基础。

律师在企业合同管理、生产经营、销售等环节严格把关，能够有效地避免购销合同法律风险，杜绝不合规现象，从而有效地预防合同纠纷的发生。另外，律师还要参与到企业劳动用工合同的制定，规避用工风险。

（二）聘请有经验的税务师或注册会计师防控税务风险

随着税收政策越来越规范，发条越来越明细，税务风险往往伴随企业整个经营过程，仅仅依靠审核票据和内审，已经满足不了风险管控的要求，还要聘请有经验的税务师、注册会计师。税务师、注册会计师要参与重大合同的签订，对会计和审计人员提出的问题积极解答，对合同的执行过程进行监督，参与完善财务内控制度。税务师、注册会计师的参与不仅仅能够把控税务风险，还能够帮助企业完善各种财务内控制度、降低经营风险。

四、建立内控绩效考核机制

企业内控绩效考核机制是维护内控系统健康、良好运行的保证。企业建立健全内控绩效考核机制，明确相关人员的职责和权限。绩效考核要强调积极的薪资激励机制，给每一名员工提供升职加薪的渠道和方法；也要有严格的考核机制，明确每项工作的底线，规定惩罚内容、措施、方法。在执行过程中要不断发现内控制度的缺陷和不足，充分发挥绩效考核作用，不断改进完善内控考核机制。

五、结束语

不难看出，中小企业面临的竞争压力越来越大，外部形势也在不断发生变化，IMABCD时代的到来，要求企业管理升级，财务转型。完善的内控系统可以减低财务风险、降低经营风险、提高企业核心竞争力，加上有经验的律师和税务师或者注册会计师参与，能够提高内控人员发现和解决问题的能力，做到未雨绸缪，防患于未然，提高经营效益，促进企业实现发展战略。