关于加强企业合同管理工作的思考

韩青平

（山西焦化集团有限公司，临汾 041606）

一、合同管理概述

现代企业管理中的合同管理指的是企业在开展各类经营活动的过程中，利用多种管理手段和规范制度来规范合同中涉及的各项事务，主要包括合同准备、拟定、签订、履行、变更、终止、索赔等环节的管理工作，是管理科学、经济学理论、法学等学术知识在组织实施合同过程中的综合运用。合同管理在具体实施过程中主要具有以下三个基本特征。

首先是全程性特征，即企业合同管理不仅包括合同履行阶段的管理，还要重视合同签订前相关事务的管理，应从合同准备、起草环节开始，到合同终止环节为止，贯穿合同制订、生效、履行、失效的整个过程。

其次是系统性特征，即凡是与合同内容及条款有关的部门，都要参与到合同管理中，应通过企业内部各部门间的沟通协作，构建科学、系统的合同管理体系，从而最大限度地保证合同管理的全面性和实效性。

最后是动态性特征。即相关部门和管理人员应及时对合同执行情况进行跟进，注重对合同履约情况及环境变化情况的了解，尤其是要及时掌握对自身不利的变化，并在此基础上提出合同补充、变更、中止等管理意见，以此更好地发挥合同的作用和价值，维护双方的合法权益。

二、合同管理中的风险类型

（一）主体风险

合同主体指的是实际承担合同权利义务的民事主体。然而，在实际操作过程中，有很多合同是由签约主体（分为代理人和代表人）完成签署的。在法律层面上，签约主体是合同的签署者，不直接承担合同的权利和义务。若合同双方未能明确、核实上述信息，则极有可能产生以下合同主体风险：①当签约主体为代理人时，容易出现签约主体无权代理、越权代理等风险；②当签约主体为法定代表人时，容易出现法定代表人超越或违反公司章程规定的权限对外签约的风险；③当签约主体为员工代表人时，容易出现代表人缺少企业授权书或已辞职员工为了私利仍作为原企业代表签约的风险；④当签署者为合同主体时，容易出现合同主体为限制行为能力人、无权处分人，以及合同主体不具有法定资格、违反法律禁止性规定等风险。因此，在进行合同管理时，必须注重对合同主体的审核。

（二）条款风险

条款风险是合同管理中最常见的风险类型。在合同文件中，不仅包含一些法律法规明确要求的通用条款，还包含许多根据实际情况补充添加的专用条款和附属文件，而这部分内容则是条款风险“多发区域”。从实际情况来看，引发条款风险的原因主要有：①条款内容表述不清或不准确，导致合同双方对条款内容存在认知差异，从而在条款履行过程中产生争议；②条款内容缺乏公平性，在很多合同中，合同条款往往更有利于合同编制方或项目发包方（出资方）；③条款项目不够完善，在编制合同的过程中，合同双方对合同内容和相关风险的考虑不够全面，导致合同条款存在漏洞，并且双方未对合同条款的补充和变更方式进行明确，导致在条款变更和补充的过程中合同双方存在争议，从而对合同的约束力和执行力产生不利影响。

（三）制度风险

制度风险多发生于合同履行阶段的管理工作中，主要表现有：①企业合同管理制度是否符合我国现行相关法律法规的要求；②企业是否有健全的合同管理制度，来保证合同的有效执行；③企业是否有完善的风险防控方案，来有效规避合同履行过程中的风险因素等。若上述制度存在缺失，则必然会引发合同制度风险，对合同的履行能力和管理能力造成严重的影响。

三、企业合同管理工作存在的问题

（一）缺乏良好的法律风险应对能力

缺乏良好的法律风险应对能力主要体现在以下两个方面。

一方面，合同管理人员的法律观念淡薄。很多企业的合同管理人员未能充分意识到合同管理过程中潜在的诸多法律风险，在实际工作中忽视对相关法律知识的了解和学习，从而缺乏从法律角度对合同进行有效管理的意识和能力，进而导致法律风险防控、应对能力不足，影响合同管理的实效性。

另一方面，企业法律顾问团队建设力度不足。现阶段，律师费用并不低廉，出于对企业运营成本的考虑，很多中小企业并不会投入较多的资金用于法律顾问团队的建设，从而导致在合同管理过程中缺乏良好的法律风险应对能力。

（二）缺乏科学先进的合同管理模式

随着时代的发展，合同管理模式也在不断更新、优化。然而，从实际情况来看，很多企业并没有紧跟时代发展的脚步，对合同管理模式进行优化、革新，而是依旧沿用传统的合同管理模式。传统的合同管理模式往往更注重对某个环节的管理，管理工作缺乏全面性和整体性，从而难以满足现代企业对合同管理的要求，导致企业合同管理缺乏实效性。

（三）缺乏明确、系统的合同管理体系

明确、系统的合同管理体系能够有效保证各项合同管理工作的执行效益和质量，最大限度地发挥出合同管理的作用和价值。然而，从实际情况来看，我国很多企业都存在合同管理体系不健全或不明确的问题，导致合同管理过程中容易出现管理职责不明确、管理责任相互推诿、管理过程缺乏有效沟通等情况，从而严重影响企业合同管理工作的有效开展。

（四）缺乏科学先进的合同管理技术

网络信息时代背景下，互联网技术、计算机技术、人工智能技术、大数据技术、物联网技术等前沿性信息技术被广泛应用于各个行业领域中，成为推动行业自动化、智能化发展的主要驱动力。为全面提高企业运营生产效率，各行业企业都在积极进行先进科学技术的引入与融合，加强企业的信息化建设。然而，从实际情况来看，大部分企业更注重对先进生产技术的引进和开发，忽视合同管理相关先进科学技术的引入，导致合同管理信息化水平较低、技术手段相对落后，从而严重影响合同管理的质量和效率，无法满足当今时代的发展需求。

四、加强企业合同管理工作的具体思路

（一）提高法律风险应对能力

提高法律风险应对能力是现代企业加强合同管理效力的一个重要举措。新时期背景下，现代企业可通过以下措施来提高合同管理过程中的法律风险应对能力。

1.强化合同管理人员的法律风险防范意识

例如，企业应定期对合同管理人员开展合同管理相关法律法规的学习培训工作。一方面，可以使其深刻意识到法律风险防范的重要性；另一方面，可以使其掌握与合同管理相关的最新法律法规，为法律风险应对能力的提升积累理论知识基础。同时，可结合企业核心业务、合同管理要点，利用典型性合同法律风险案例，组织合同管理人员开展相关的实践训练，通过实践操作进一步培养合同管理人员的法律风险防范意识和风险分析应对能力。

2.建立多角度法律风险评估机制

在具体实施过程中：首先，应通过理论知识学习、文献及对以往经验的分析等方式，明确现阶段合同管理主要面临的法律风险，以及不同类型的风险具有怎样的表现形式；其次，结合上述学习分析结果、企业自身实际能力水平及合同管理要求，从实际出发，建立多角度法律风险评估机制，并针对不同类型的法律风险制定相应的风险预警及防控方案；最后，在合同起草、签订和履约等环节中，合同管理人员应联合法务人员，严格按照既定的法律风险评估机制，从多个角度对合同内容、合同条款、合同履约过中的影响因素进行分析并编制合同管理法律风险评估报告，在报告中明确标注出潜在的法律风险及建议采用的防控方案。

3.完善合同纠纷处理机制

具体而言，企业应将合同管理人员和法务人员作为合同纠纷处理的主体并赋予其更高的合同纠纷处理权限。在纠纷处理形式上，应以协商处理作为最优选择，同时也要保留通过法律途径解决合同纠纷的具体权利。在明确处理主体和处理形式后，即便企业遇到合同纠纷问题，合同管理人员和法务人员也能更有条理性地进行纠纷处理，并掌握更多的主动权，从而更好地应对合同纠纷所产生的法律风险。

（二）采用全过程管理模式

传统的合同管理模式过于注重单一环节的管理，缺乏全面性和整体性，与新时期现代企业的合同管理需求不符，从而难以体现出合同管理对于企业运营发展的促进作用。基于此，新时期背景下，现代企业想要加强合同管理的实效性，必须以先进合同管理理念为指导，构建全过程管理模式的方式，以此弥补传统管理模式的不足之处，全面提升企业合同管理的质量和效率。全过程管理模式的实施包含以下要点。

1.在合同文件归档阶段

首先，应在全公司范围内开展合同档案归档相关工作的宣传教育工作，全面提升企业成员的合同档案归档意识，确保合同档案的完整性；其次，合同管理人员应积极参与法务培训，深入学习合同管理相关法律法规知识，掌握规范化的合同管理流程，明确合同业务的界面划分，了解同一事项合同文件在不同部门的分散情况，在此基础上会同法务部门对合同档案的归档范围、时间、要求进行规定；最后，根据法务部门制定的合同编号编制规则制定合同档案号编制原则，并在梳理业务流程归档节点、熟悉企业合同信息化管理系统的同时做好具体的合同归档工作。

2.合同档案管理阶段

首先，根据实际需求科学地选择合同档案整理方法。目前主要有以下两种整理方法：第一种是招投标采购文件、合同文本分类单独收集整理，优点是档案利用率高、分类清晰，缺点是一定程度上破坏了科技档案的成套性原则，同一事项不同阶段的合同档案易被割裂管理；第二种是成套立卷整理法，即将合同文本与相关全流程文件整合存放，优点是有效保证科技档案的完整性与成套性，缺点是合同档案易分散于不同类型档案中，重复组卷现象频繁发生。

其次，应注重合同档案的分类整理和虚拟组卷，最大限度地确保合同档案资源结构的科学性与合理性。

最后，应注重数字档案的建立和整理，并利用企业合同信息化管理系统、合同档案电子管理系统，实现线上线下合同档案资源的有效整合。

（三）完善合同管理体系

完善的合同管理体系是企业合同管理工作得以有序、高效开展的重要保证。新时期背景下，现代企业可通过以下措施构建完善的合同管理体系。

1.建立分级负责合同管理体系

首先，应由集团统一管控，明确集团法务部门在合同管理中的主导地位，由集团法务部统一编制《合同管理办法》，对合同各项事宜进行规范和明确；其次，建立分级负责体系，明确界定集团下属二级单位的合同管理职责、权利、目标及内容，并对合同管理相关流程进行规范。

2.建立以总法律顾问制度为核心的合同管理法律顾问团队

首先，认真履行集团制定的总法律顾问制度，由总法律顾问对企业合同文本、合同管理制度进行全面审核，未经总法律顾问审核的合同一律不得使用或签署。企业重大合同的谈判和签署必须有总法律顾问直接参与，并严格执行其提出的法律意见或意见书。其次，结合企业实际规模和发展需求，进一步加强法律顾问队伍建设，确保法律顾问团队人员数量和专业能力符合现代企业合同管理需求。

3.进一步明确各职能部门的合同管理职责

首先，法务部门作为合同管理的归口部门，应全权负责企业合同的全过程管理工作，如合同起草、企业合同管理制度修订、企业合同履行情况监管等。同时，还应负责企业合同管理的程序性、合规性审核，做好相关监管工作，并针对合同执行过程中出现的问题及时提出指导性意见。其次，企业各职能部门也应明确自身业务范围内的合同管理职责，做好合同实体性内容的审核工作、相关合同文件收集整理工作，并配合法务部门、档案管理部门做好相关的合同管理工作。

（四）提高合同管理信息化水平

在网络信息时代，必须提高合同管理信息化水平，企业可通过以下措施提高自身的合同管理信息化水平。

1.加强信息化、智能化合同管理平台的开发与应用

企业应积极联系软件开发企业，聘请其针对企业实际规模、主要合同类型及合同管理具体需求，开发相应的信息化合同管理平台，并将其与企业当前内部信息化管理系统相联系，以此实现企业合同的信息化、智能化管理。以浪潮旗下某合同管理系统为例，在云计算技术、大数据技术、专家系统等先进技术的支持下，该系统具有合同生命周期管理、合同信息集中管理、合同风险预警、合同文档多格式转换、合同管理相关数据信息统计报表、多业务集成化管理等丰富而强大的功能，能够大幅度提升企业合同管理的质量和效率。

2.进行企业合同范本数据库构建

在全面分析合同签订场景的基础上，对企业常用合同类型进行分类，并结合各部门具体需求和总法律顾问的建议进行范本合同编制。在此基础上，将编制好的合同范本转化成电子合同范本，并汇总上传至企业合同信息化管理系统中，形成企业合同范本数据库。这样不仅能够保证企业常用合同的合法合规性，还能够显著提升合同应用效率，降低合同管理的难度，提升管理效率。

结 语

综上所述，现代企业合同管理具有全过程性、系统性、动态性特征，为有效避免合同管理过程中主体风险、条款风险、制度风险的发生，现代企业应采取提高法律风险应对能力、采用全过程管理模式、完善合同管理体系、提高合同管理信息化水平等措施，解决合同管理过程中存在的诸多问题，切实提升自身合同管理的能力和水平，更好地维护自身的合法权益。