地方档案日的“生存之道”——以“苏州档案日”为例

文/苏州大学社会学院 卢欣来

为实现“让社会各界广泛参与，使大众对档案的认识有更加直观、清晰的目标”，苏州市从2009年起将每年11月的第一个周日定为“苏州档案日”。“苏州档案日”至今已举办了十二届，活动形式多样、内容丰富，但也存在着些许不足。“苏州档案日”是节日推动档案宣传的良好示范，研究这一事例，不仅有助于地方在设定档案日时能事半功倍，还能进一步改进并提升苏州档案日的社会影响。

一、时空是地方档案日设定的先决条件

（一）时间要素。现有的地方档案日多选择和国际档案日同步，且命名为“档案馆日”，像苏州市设立专门档案日的仍在少数。无论采用接轨国际档案日的方式，还是自行设立，地方在确定档案日时间时均应做到：首先，明确与国际档案日的关系，即是否将国际档案日作为当地档案宣传日。笔者认为鉴于国际档案日的影响，且苏州市也利用国际档案日进行档案宣传，所以国际档案日还是应作为地方档案宣传的主阵地，予以保留，而地方档案日可以结合实际设立，与国际档案日共同助力档案宣传，以形成自己的特色，与国际档案日并驾齐驱，作为当地的两大品牌推动档案事业发展。其次，具体时间应与档案有所联系，且当日有比较重要的档案事件发生，如：苏州档案日的确立时间即为苏州档案馆建馆50周年及新馆奠基日。再次，时间确定后应该保持稳定，长期变动易影响档案工作的时间安排。最后，档案日的时长也不容忽视，欧美等国举办档案日通常采用档案周、档案月的形式，地方也可以适度效仿。

（二）空间要素。地方档案日的设定，除了时间要素，还要注意空间要素。我国档案资源区域性分布不均，并非所有地区都有足够的条件来设立档案日并开展活动。档案日的开展需要多方力量的共同参与，当地的经济状况、档案机构的数量、馆藏、设备、人员专业度、服务质量、档案的社会认知等都影响着活动的顺利进行。苏州档案事业发展迅速，档案机构中国家一级档案馆占全省1/3，居全国城市之首，还有多个国家二级档案馆、数字档案馆；档案资源总量充足，类型丰富，如：商会档案、常熟老报纸、太仓书画档案等等；档案宣传路径多样，包括与地方学校、社区合作共建，利用《中国档案报》等发文、建设档案微信群等，扩大档案辐射面，增加公众认可度。档案人才队伍具备很强的专业性，以苏州工商档案管理中心为例，在改革创新发展的同时，有20多位工作者收到市政府记功与嘉奖。凭借对自身档案事业情况的精准把控，苏州市创立了独有的地方档案日，且获得了较好的反馈。因此，设定档案日必须要对地方档案事业发展状况有足够的了解，而不能盲目跟风。档案日设定的目的在于宣传档案，而宣传档案更强调质量，数量起到扩散作用，而质量则决定了公众对档案关注度的高低。在档案机构不系统、档案资源不齐备、设施设备不完善、档案人员不专业、社会认可不充分的情况下就开始进行部署，扩充的只能是地方档案日的总量，无法有效利用质量来提升社会关注度。

在时间和空间都考虑完毕后，档案日的举办方就要根据所在日期，结合时间段内发生的事件或者现有资源设置合适的主题，确定后续活动的大方向。

二、主题是地方档案日运作的方向指引

（一）苏州档案日“主题”的特征。地方档案日的开展需有明确的主题，活动的设置、机构的参与、人员的安排等都要围绕主题进行展开。苏州档案日主题鲜明、紧扣档案、贴近民生，拉近了民众与档案的距离。苏州档案日在设定主题时考虑到了时间要素，首届档案日的主题为档案馆基础建设、档案宣传、档案知识普及教育，三大主题点明了设定档案日的主要目的——以宣传方式改变大众对于档案的认知，为档案日奠定了基调，而后续主题也在变得更加亲民；2010年，《苏州市档案条例》颁布，苏州档案日的主题即为“宣传贯彻《苏州市档案条例》”。2013年起，多个主题直观表现出档案与公众之间的密不可分，“档案在你身边”“档案助你一路前行”和“档案，让生活更美好”都能看出档案对于公众生活的重大意义。时代变迁，档案馆由封闭走向开放，家庭档案、个人档案、民生档案等更贴近公众生活的档案不断涌现，公众利用档案的频率逐步增加，亲民性主题在现有情况下对于档案宣传起到了良好的助推作用。

（二）主题设定的关键点。结合苏州市的实践，笔者认为地方档案日在确定主题时应注意以下方面：1.主题来源的选择。主题的确定并不是凭空捏造，而是有一定的依据。主题可以结合当地档案大事件，也可以结合档案界的贡献来确定。构成主题的来源应具有一定的真实性、完整性、可靠性，比如政策制定、新馆建成等需要有未经修改的原始资料或者官方报道，反映为民服务的必要时需要有数据来支撑，当事人的访谈资料亦能借鉴。2.主题与档案的关联性。苏州档案日历届主题都未脱离档案的内核，即便是第四届档案日，主题中并未出现档案两字，也用到兰台一词来建立与档案之间的联系。活动内容未必样样都和档案相关，但主题一旦脱离了档案，档案日的名字就失去了不可替代性，也就没有了确立档案日的意义。3.主题表述的精准性。主题应让公众明白活动的大致方向，如“弘扬档案文化”“宣传贯彻《苏州市档案条例》”，不必为了吸引公众，采用夸张的、晦涩的、专业性强的短语，在没有硬伤的同时，做到一目了然。4.亲民主题的使用。档案日活动涉及的人群来自不同领域，年龄层覆盖面广，知识结构也不尽相同。档案日的最终目的是通过活动来宣传档案，以此改变公众对档案的认知，缩小公众与档案的距离。缩小距离的前提是要加深两者之间的联系，亲民性主题起到了纽带作用，让公众觉得自己和档案并不是毫无交集，相反，利用档案能够使自己获取所需信息，扩充知识面，在处理问题时更加得心应手。但是，亲民主题的使用要循序渐进，不可操之过急，也不可能过于频繁，档案领域的特殊性使得其与公众始终存在距离，公众需要时间来适应，所以，亲民性主题和档案类主题交叉使用是可行的处理方式。5.主题操作的难易度。主题提供方向，活动围绕方向展开。主题设置时避免过大、空洞，过大会增加活动的表现难度，呈现的东西越多，越容易出现重点不明，公众也会由于接收过多而产生倦怠，进而丧失兴趣，空洞则无从入手，相应的也无法进入后续的设置阶段。

三、“表现”是地方档案日立足的最终保障

时空和主题明确后，组织者就需要依据现有资源，举办形式多样、内容丰富的档案宣传活动。通过活动，公众能够了解档案、关注档案，改变对于档案及档案机构的固有印象，从而使地方档案日能够长远发展。

（一）苏州档案日“表现”的亮点。纵观历届苏州档案日的活动，笔者发现苏州档案日最大的亮点在于实现了档案与地方的平衡。地方档案日起到的是“档案为主，地方为辅”的双重宣传作用，苏州档案日的活动既抓住了档案宣传这个大方向，又没有遗忘掉推广苏州的小目标。活动的形式和内容以档案宣传为主，其中也混合了一部分展示苏州特色的环节，包括常规性的《苏州年鉴》出版发行，让市民了解苏州一年内的大事，还有苏州丝绸业发展史图片展、苏州工业园区城市建设图片展这种反映某一行业或某一地区的专题展览，为公众了解地区局部变迁提供了更为清晰的说明。苏州档案日的这种活动设置，将双重宣传作用发挥到极致，值得效仿。除此以外，苏州档案日社会参与度高，捐赠人领域分布广（援疆支边青年、丝绸大师、老中医、非物质文化遗产传承人等），媒体宣传力度大（苏州日报等多家新闻媒体赴现场采访，多档案部门通过微信公众号联动宣传），都是其表现良好并发展至今的重要原因，也是地方安排档案日活动的学习方向。

（二）苏州档案日“表现”的不足。尽管苏州档案日的“表现”有众多可取之处，但我们也应注意到其存在的不足。首先，活动形式没能脱离“同质化”，档案捐赠、档案展览、成果首发、颁奖、受聘等屡见不鲜。笔者认为组织者并非不能采用上述形式，但是档案日作为档案宣传的桥梁，档案走向公众的契机，就要在平时的基础上有所转变。以往的活动出现过这种转变，如：第六届“苏州档案日”增加捐赠人访谈和发言环节；第七届“苏州档案日”活动苏州高新区档案局与苏州大学文正学院合作举办小学生档案知识普及活动，不过，并没能很好地延续下去，以减轻同质化程度，提升活动形式的创新性。其次，存在活动内容与主题联系不够紧密的情况，第二届“苏州档案日”的主题为“宣传贯彻《苏州市档案条例》”，而仅有“《苏州市档案条例》网上知识竞赛结果公布”一项与主题密切相关的内容。最后，活动形式忽视体验感和交互性，公众无法切身体会档案事业发展的变化，文字和实体展览等对公众的吸引力有限，且公众的理解能力不同，需要有专业的人员或者设备来加深公众的认知和兴趣度，而这一块的占比仍有很大提升空间。

苏州档案日的优异表现证明地方档案日的立足关键仍在于形式和内容，而这些保障背后需要地方档案日的举办方注重自身优化，强化交流合作，利用双向发力来稳步提升。

四、提升是地方档案日表现的改进方向

形式和内容是直观呈现给公众的，而表现的优劣则离不开自我认知。活动举办方需要对自身情况有精确的认识，具体包括：设施设备、资源类型、人员特点、合作机构、公众互动。笔者认为举办方需要在平时加强对上述五个方面的管理，平稳、快速、高效地推动地方档案日的行业影响力和公众满意度。

（一）强化管理，充分发挥资源优势。设施设备要及时检查更新，在活动开始前需要反复调试，并做好应急预案。档案资源的重要性仅次于主题，主题确定后，要根据主题来确定形式和内容，而形式和内容也受到资源的限制。资源可以来源于现有馆藏，也可以来源于档案编研、档案捐赠等等。资源构成的内容要切合主题，举办方依据内容和现有设备来确定形式。设备和资源使档案日活动有故事可说，而故事能否讲好，还离不开科学的人员安排。举办方需要对服务人员的基本情况、特点有所了解，服务人员不一定是举办方的工作人员，也可以从社会上招募志愿者。内部选择需要在平时做好培训，志愿者则需要根据实际情况安排测评。不管是内部选择还是志愿者，最终都要保证其能力可以胜任所负责的版块，专业的事情交给专业的人处理。

（二）深化合作，合理扩宽宣传渠道。地方档案日是为了宣传档案，改变公众对档案的认知，让公众了解档案、关注档案进而参与并利用档案。既然是宣传档案，举办方就要避免出现“闭门造车”“孤芳自赏”的情况，不仅与档案行业内各方合作，也要注重跨界融合，比如开发档案旅游线路、放映档案专题片，与各大报纸、期刊、新闻媒体、网络平台等进行合作，保证活动的预告、直播和后续报道顺利进行。在整个过程中，要掌握好档案的界限，不可随意利用档案二字，避免让档案日名不副实。

（三）细化调研，精准落实公众需求。档案机构的服务对象是多元化的，加上公众对于档案利用的需求与日俱增，使得档案机构无法对公众置之不理，要以开放包容的心态去面对公众的合理需求。举办方调好设施设备、用好各种资源、做好人员部署、处好交流合作，都离不开公众的需求。举办方在各项议程开始前，一定要对公众的情况有所认知，公众对档案的理解如何？公众利用档案的频率如何？公众对档案相关信息的关注度怎样？公众参与档案日想要看到什么？听到什么？学到什么……一系列问题都需要有明确的定位，尤其是在公众真正的需求上不能草草了事，主观判断，在有条件的情况下要做好调研，保证呈现出的形式和内容不光是举办方想要的，更是公众需要的。

五、结语

总之，苏州档案日给地方档案日的建立和生存提供了良好指导。地方档案部门可以充分借鉴苏州档案日的发展模式，来设定符合地方需要的档案日。因时而变，因地制宜，结合主题，合理设计，形式多样，内容吸引，管理升级，系统优化，方能让地方档案日平稳落地，经久不衰。