事业单位改革过程中对于档案工作的思考——以吕梁市现代农业发展服务中心为例

文/吕梁市现代农业发展服务中心 马文平

2021年6月是全国事业单位机构改革的最后日期，作为山西省吕梁市市级农业部门，吕梁市现代农业发展服务中心由农机、农经、农业开发中心率先组建起来。作为一名档案人，面对机构改革所产生的新的全宗，归档范围、保管期限表、档案分类大纲等的变化以及面临的新问题、新情况需要我们去思考解决。

一、事业单位改革过程中档案工作现状

吕梁市事业单位改革涉改单位档案工作目前处于收尾阶段。以吕梁市农业系统改革为例，现在县市已改革9家，还有4家尚未改革。改革所涉及的单位也有差别。反映到档案工作中，由于全市步调不一致以及档案局涉改单位档案指导文件迟迟没有下文，档案工作呈现出不同的状况。有的单位改革早，动手快，档案工作在档案人员的指导下已经移交入库，新单位的档案已在筹划之中；有的单位档案工作正在整理移交当中；有的单位还未合并，领导班子未定，档案工作还处于停滞状态。

二、事业单位改革过程中档案工作存在的问题

（一）原全宗构成单位的移交问题。由于吕梁市农业系统事业单位三定方案尚未出台，公章未刻，科室未定，目前新组建的吕梁市现代农业发展服务中心还未正式运行，原来三家单位还各自为政。据笔者了解，我原单位吕梁市农机服务中心已将档案移交至2020年，原农经中心、农业发展中心两家单位还在整理当中，各家进度不一，再加上事业单位改革档案处置相关文件未及时下发，档案移交入库时间未明确，档案馆接受文件的范围有哪些，哪些单位需要全部上交？涉改单位是移交现代农业发展服务中心或者农业农村局，还是档案馆？这都需要档案馆（局）以及涉改单位共同来面对。

（二）原全宗构成单位材料不齐全的问题。这是一个普遍存在的问题，各涉改单位最明显的就是数字化档案缺乏，除极个别单位开展了此项工作外，大部分未开展该项工作。文书、实物、声像、业务档案较容易收集整理，会计、基建档案由于涉改单位的特殊性、保密性，单位领导不同意移交。另外与档案密切相关的资料收集不全，如全宗介绍、组织沿革、大事记等，这些当年如不注意保存积累，在最终的移交过程中想要补齐很困难。

（三）原全宗构成单位档案人员断档问题。市现代农业发展服务中心成立后，仅对办公室、党办进行了重新调整安排，但由于主管领导对档案工作不熟悉，未明确原三家单位档案移交入库事宜，存在只安排办公室工作，忽视档案工作的现象。档案工作成为真空地带，少有人问津，而新任命的分管领导、办公室主任又不熟悉相关档案知识，底数不清、情况不明、管理混乱，导致单位档案工作处于被动、停滞状态。

（四）新组建单位全宗的归属问题。由于三定方案未下，归属出现问题：新组建的吕梁市现代农业发展服务中心是隶属于市农业农村局，成为其下属事业单位；独立存在，成为一个能够独立行使职权，人事财务独立的新单位；或者按照市农村经济管理中心的牌子，以农经中心为中心，其他单位都合放在农经中心这个全宗里。按照全宗构成者的条件，还存在不确定性，一切都得等三定方案下来，待一切权力责任明确以后才能定夺。

（五）新组建单位档案管理工作停滞问题。新组建的吕梁市现代农业发展服务中心目前重心都在科室组建、办公业务工作安排上，档案工作作为“二线”工作尚未提上工作日程，原三家单位档案移交也未进行部署，档案机构和档案工作人员还不明确，相关人员也还未与档案馆（局）人员对接。对于笔者来说，由于业务关系与市档案馆人员接触过，探讨过新单位组建档案需要做的前期工作以及旧单位档案移交的事情，但自己是以原农机服务中心档案负责人的身份进行探讨，目前新单位情况未明，各科室人员未进行调整任命，档案工作无法深入。

三、对事业单位改革过程中档案工作的建议

（一）必须积极争取主要领导（一把手）的支持。由于有些领导不熟悉档案工作，对档案的支持力度不够，档案工作脱离单位的人财物支持很难开展。因此作为档案员，必须积极争取单位主要领导（一把手）的支持，要说服办公室主任、一把手，同时自身要硬，拿出成绩说事，让领导充分认识到做好档案工作的重要性，争取将档案工作纳入议事日程，人、财、物有保障，明确各单位档案移交责任人，档案移交入库截止时间，移交方案处置等事宜，有了一把手和领导班子的支持，档案工作才能有序开展。

（二）档案管理部门应协调一致，尽快下发事业单位档案管理相关文件，督促各涉改单位切实把档案工作提上日程。就吕梁市的情况，事业单位改革已经进入尾声，但指导事业单位在机构改革中如何做好档案工作的文件尚未下发。笔者在近期的档案移交工作中向档案馆、档案局相关人员咨询，得到的答案都是档案局负责下文，请耐心等待。在这个空白期，建议档案管理部门加快进度争取下文，明确移交的截止时间、移交单位、移交档案范围以及其他事宜，如果档案职能部门对各涉改单位未下发文件或者前期未进行业务指导的，建议大家参照当地2018年、2019年行政单位机构改革档案移交的指导文件来进行整理。

（三）档案员要组织协调，耐心做好档案工作的收集整理工作。涉改单位移交之年，档案工作繁重，既要做好单位内部各科室档案资料的收集整理，还要与档案部门沟通，做好各类型档案的入库，涉及合并的单位还要做好全宗介绍、组织沿革、大事记的编排，这就需要档案员有耐心。不懂的应当积极与档案管理部门联系，按照档案管理部门的指导，科学制定档案分类大纲、档案保管期限表，明确各类档案的整理标准，结合单位实际，全面做好文书、业务、会计、照片、实物、基建等档案，确保本单位形成的档案应收尽收，应管尽管。确实因工作、保密的需要，应遵循《档案法》《保密法》的有关规定，与档案职能部门协商，原件需归档案馆保存，对涉及单位利益的部分（如基建、会计档案）原单位可以复印作为副本留存。对于数字化档案工作，目前单位还未开展的，建议外包或者与档案馆沟通协助进行。

（四）压实责任，避免原单位档案管理人员过早撤离。为避免涉改单位档案真空期，应做好如下几点：首先，档案员应积极与原单位一把手及时汇报，以原单位名义制定下发档案处置方案，方案中应明确档案工作机构和人员，档案收集、整理的具体要求，档案交接的程序和手续，工作推进的时间节点等内容；其次，应邀请档案馆的同志全程参与或者部分参与业务指导，在对方的监督指导下，对照文件材料归档范围、分类大纲以及档案保管期限表，认真清点并登记造册做好移交。同时应明确一点，若档案处置工作未能如期完成或档案处置不到位的，相关档案馆人员、原档案工作人员不能撤离，新成立单位不予办理岗位调动调整，直至档案移交完成。

（五）新组建单位全宗应以编办“三定”为准。以吕梁市现代农业发展服务中心为例，目前可能出现如下几种情况：1.新组建单位人事财务独立，能够独立行使职权，从组建之日起，应与档案馆积极沟通，新设档案全宗进行管理，合并前各单位档案全宗终止，全宗号封口管理；2.新组建单位人事财务不独立，不能够独立行使职权，且原有全部职能隶属于市农业农村局，则不另立全宗，原单位档案移交农业农村局管理，全宗号沿用农业农村局全宗号，合并前各单位档案全宗终止，全宗号封口管理；3.新组建单位如果是以农经中心为主（增挂农经中心的牌子），原农机中心、开发中心所有职权并入农经中心，则合并前各单位档案全宗终止，旧的档案移交农经中心管理，合并后形成的档案归市农经中心管理，不另立全宗。但按目前的情况，新组建单位仅仅是增挂市农经中心的牌子，农经中心是新组成单位的一个子单位，因此以农经中心全宗作为新单位全宗的可能性最小。

（六）依法依规做好新组建单位档案管理工作。新组建单位作为一个新的全宗单位存在，新成立的档案室及其档案管理人员应尽快进入角色，熟悉领导班子、各科室组成人员和业务构成，明确各科室档案分工，构建本单位机构网络图，建立健全档案工作制度。在熟悉单位基本情况的基础上，科学制定档案分类大纲、各种门类和载体的文件材料归档范围和保管期限表，同时要积极与档案馆负责本单位业务指导的同志联系，在档案馆相关人员的正确指导下，全力做好各类档案的建档工作，确保各类档案在形成源头收集齐全、整理规范、管理安全，为各项工作提供强有力的服务。