企业科研项目经费管理的研究及对策

肖华

（张家港富瑞特种装备股份有限公司，江苏 苏州 215600）

随着竞争的加剧，企业为了抓住发展机遇，不断提高自身的核心竞争力，高度重视科研工作，组建成立研究开发小组，以项目管理的形式加大对新技术新工艺的研究开发。由于企业与科研院所、中央企业执行不同的会计制度，归集管理有所不同，甄别差异，制定适合企业管理的研究开发管理要求。优化资源配置，对科研活动、科研人员进行规范管理，提高企业的研发效率，对科研经费的管理应贯穿研发项目的整个生命周期。

一、企业加强科研项目经费管理的重要意义

（一）挖掘科研人员潜能，提高科技成果转化

通过对科研项目经费进行管理，对研发活动计划进行规划，对研发费用归集进行规范，在研发团队中增加财务助理人员，明确各自职责范围，将科研人员从烦琐的事务性工作中脱离出来，让科研人员把更多的时间和精力投入到研究开发工作中，激发科研人员的潜能，使其工作积极性得以充分发挥，从而提高科研效率，促进科技成果转化。

（二）规范管理，降低财务风险

科研经费管理不仅受政策法规、经费配置、监管问责等方面的约束，而且不同的科技项目有不同的经费管理办法，对预算编制、经费使用、财务验收等有相对应的详细规定。充分了解政策及管理办法，对通用性的要求进行统一规范，对特定性进行特别规范，通过制度建设、过程管理、成本核算、项目监督和激励约束相结合，提高预算编制的相符性，任务的相关性以及经费使用的合理性，避免科研项目经费使用过程中出现混乱的情况，增强风险意识，规避财务风险。

二、企业科研项目经费管理中存在的问题

（一）科研项目预算编制无财务参与，审核论证不充分

研发项目团队成员基本是由技术人员组成，技术工程师作为团队负责人负责组织编制预算，因财务未参与预算编制，科研团队与财务部门沟通不够，项目团队凭以往经验及课题研究目标自行编制，注重调研讨论及过程论证，而缺乏科研经费预算管理方面的经验，对科研经费的归集原则、经费分类、间接费用的分摊方式、管理要求了解不充分，测算依据不全面，导致项目预算不能全面真实地反映课题经费的支出。直接费用中材料、设备等的预算在规格型号、供应商等方面过于细化，缺乏专业人员指导，实际科研项目经费使用时发现很多不合理之处，预算调整时有发生。预算调整审批流程又过于复杂，增加了科研项目经费管理的难度，大大降低了科研人员项目申报的积极性。

（二）经费管理不明确，缺乏符合企业科研项目管理的制度指导

国家对科研支持力度不断加大，陆续修订和完善了科研经费管理制度，补充出台了一些管理办法，但是没有专门针对适用不同会计准则的企业或单位的经费管理制度，因为没有明确的使用标准和办法，也没有限制支出的范围，导致企业在经费使用过程中支出不及时，支出的经济事项与科研项目的任务关联性不清晰，原始凭证及相关资料不完整，间接费用无归集原则，会议费无标准及限额等情况发生。财务部门日常工作中更侧重于直接费用入账手续是否完备、原始票据是否真实合法、差旅支出是否超支等，对业务前端关联性文件无要求，项目变更时经费预算未有相应调整，造成经费使用不符合实际。

（三）科研项目经费管理粗放，缺乏过程监督管理

科研项目研发周期较长，基本在一年以上，项目立项后会根据成果目标做研发周期内的计划书，然后再分解到年度、半年度，在分解的过程中往往会出现科研项目经费与实际情况不匹配的情况，在后续归集中发现经费使用与预算相脱节。在科研经费管理中未对科研项目的自筹和专项经费分开核算，科研经费归集时混在一起，后期整改工作较多；也未按照预算分类设立明细科目，而是按照日常使用科目记账，项目验收时需补充大量相关性说明。科研项目研发周期内，研发技术团队不清楚科研经费使用进度，财务人员不了解科研项目进程，出现研发进展应该使用的经费尚未支付或者出现成本控制不力超额使用、已使用的经费未及时归集等情况，导致经费归集与科研任务进度不匹配，缺少沟通交流，无项目进度监督审核，缺乏定期对项目的汇报，不能及时修正改善。

（四）项目进度与目标脱节，缺乏有效激励机制

企业承担科研项目，组建科研团队，从现有技术团队中选拔业务骨干，因为科研人员原本承担了企业的技术任务，对于科研项目的承接不仅需要不断提升学术能力，取得关键核心技术的突破，还要提高项目的实施能力，现有的激励机制以论文发表、取得实用新型或发明专利作为评价标准，虽然有一定的奖励效果，但对科研过程中取得的进展，出现的关键事件没有得以体现，分配有失公允，很难调动大多数人员的科研积极性，使得科研精力投入不足，科研进度缓慢，甚至严重拖延，缺乏多元化评价标准，缺乏根据不同的研究特点分别制定评价标准，不能有效提升科研效率，不利于科研目标的实现。

（五）科研经费原始凭证及相关材料不齐全，缺乏档案管理

科研经费档案记录科研项目整个周期的经济活动，是各项科研活动开支的重要凭证，可以有效反映科研活动的绩效，对项目验收及后期合规性审查提供支撑资料，也为后续开展其他科研活动提供重要依据。但企业对档案的价值和作用认识不足，日常中仅财务对直接相关资料进行了收集，档案管理员缺乏高度的责任感，有人交资料便收集，无人移交也未采取主动索要，如技术文件、合同、考勤、证书、会议通知、纪要等佐证资料基本分散在各相关部门，没有及时移交，甚至产生了缺失。又因为档案材料有很强的专业性，档案管理人员缺乏科研方面和财务方面的专业知识，对科研工作环节缺乏足够的认识，使得一些重要的关键性资料散落在各经办人手中，造成档案收集不完整。

三、企业科研项目经费管理问题的改进策略

（一）配备辅助科研人员，提高预算合理性及研发效率

科研项目经费预算是否科学合理，不仅影响申报立项的成败也关系到科研项目能否有序开展，更影响到后续项目的审计验收。在预算编制过程中科研组织团队除具备科研能力外，还需要经费使用评价的财务知识以及技术应用经济价值判断能力的专家，响应国家全面落实科研财务助理制度，企业可以通过在科研团队中配备财务助理及事务性辅助人员的方式，丰富成员构成，根据科研人员提供的技术材料编制项目预算，加强与项目负责人沟通，充分预计科研项目的实际需求，按设备费、业务费、劳务费三大类编制直接费用，提供基本测算说明，保留测算依据；其他经费使用归类在间接费用中，在限定额度范围内计算水电气消耗、研究场所分摊费用及绩效支出。科研项目预算编制完成后组织科研团队进行认证评审，充分预计科研经费，确保费用支出满足科研项目活动，提高预算的合理性，减轻后期的预算调整工作。科研辅助人员负责费用报销，档案收集，财务助理定期汇报经费执行情况，监督科研经费活动的相关性、合理性、合规性。把科研人员从经费报表，科研进程汇报、报销等具体事务中脱离出来，激励科研人员将重心放在科研项目研究上，提高科研产出，为科研人员的项目预算调剂、经费使用、财务决算和验收等方面提供更专业的服务。

（二）制定符合企业管理的科研经费管理制度，指导经费使用

企业承担不同的科研项目适用不同的科研经费管理办法，企业充分研究了解相应的管理办法，制定对应的科研项目管理制度或研发归集管理办法等指导科研项目活动，为完成科研目标提供制度指导。

第一，科研经费管理制度中明确科研项目目标，明确科研项目申报立项格式及审批要求，明确科研项目负责人是经费使用资金支出的第一责任人，科研人员、财务助理、科研辅助人员在经费使用和管理中的职责。

第二，根据科研项目资金来源，明确设备费、业务费、劳务费等直接科研经费的支出范围，制定间接费用的分摊范围及计算逻辑，指定专人对分摊关键指标进行记录统计。同时对科研项目经费使用的审批权限及相关支撑文件提出要求，明确财务人员除了审核票据的真实性、合理性、及时性的同时，还需要编制项目进展情况表，要求细化到各项费用的使用情况，分析项目进程，汇报预算的执行进度，经费的剩余情况，按季度与科研人员进行核对，确保科研数据准确。

第三，项目负责人组织召开科研项目进度协调会，通过设立银行专用资金账户专款专用，严格按照科研项目资金管理要求，对专项资金与自筹资金分别进行管理，规范预算调剂及验收，制定符合企业实际情况的科研项目管理制度。

（三）加强科研项目经费的过程监督，实行生命周期管理

企业的科研人员和辅助人员对科研经费管理的知识不足，企业在项目开展前需要对相关人员进行科研项目经费管理制度的宣贯，加快了解项目经费的管理要求，各相关人员间应当互相配合，提高科研项目的工作效率。财务人员在项目起动前需要对项目计划和预算目标进行充分了解，严格按照科研项目经费管理制度执行，对研发过程中产生的原始资料和凭证进行整理，审核科研经济活动的相关性，对已收集到的单据资料的完整性、合理性审查，定期与科研人员就科研活动进度的一致性进行审核，同时与项目组织协议书、年度规划书进行比对，全面监控科研进度及经费使用情况，在跟踪管理过程中及早发现问题并进行纠正。项目负责人定期组织召开项目工作总结，通过面对面交流了解科研进程，需要协调解决的问题，听取科研项目进展及预算经费使用情况，对延期活动进行任务再分配或调整，对有超额迹象的费用给予重点关注，分析超额原因，以及解决方案，对资料移交不及时造成的归集延时提出整改要求等。如涉及调剂变更的还需要根据变更原因由科研团队集体充分论证后按照调剂要求递交变更申请，交由课题牵头单位进行审批，审批后及时更新变更内容。财务部门对项目的会计凭证和账务信息进行自查，对专项资金及自筹资金分别进行核对，经过定期自查，及时找出存在的不合理问题，将问题控制在企业内部，通过完善相应制度杜绝类似情况的发生。项目验收是审查科研项目经费管理的有效手段，企业应该从发现的问题中吸取经验，修正完善科研项目管理制度，为后续科研活动提供依据。

（四）完善绩效奖励方案，提高科研人员积极性

科研人员是科研工作的主体，企业一般通过外出培训、外派历练、沟通交流等方式开拓创新思维，提升专业水平，通过对项目实行专项的绩效奖励手段提高科研人员的积极性，科研绩效奖励主要是基于科研人员在科研活动中的突出表现或取得的突出成绩而给予的物质和精神鼓励，目的在于促进科研项目目标的实现，提高科研成果转化率。但科研具有很大的不确定性，成果转化率不高，如果仅以科研成果转化为标准，势必会降低科研人员的积极性，如何促使科研人员的创新活力切实加快研发进度，需要企业明确科研项目绩效管理的权利义务，在科研项目研发活动中记录科研人员的突出表现，设定关键绩效指标，加大科研成果转化的奖励力度从而提高科研人员的自主投入意识，为科研人员营造一个公平公正的科研氛围，提高企业整体的科研水平。

（五）加强科研经费档案管理，完善资料收集指引

科研经费档案是科研项目的重要资料，是科研档案管理的一部分，主要用于真实记录科研活动，反映科研研究过程及科研成果，具有专业性及阶段性特点，是科研项目验收和成果转化的重要凭证。为确保资料及时、准确、完整地保留下来，制定科研项目经费档案管理制度，约定材料归档范围、归档时间及标准要求，使档案管理标准化、规范化。科研人员及科辅人员根据各年度计划定期收集、整理、保管科研项目经费档案及基础资料，为保证科研项目经费档案的准确性和完整性，结合不同项目的要求在运行中针对发现的问题不断完善科研项目经费档案的管理制度，明确一个项目一份档案的要求。细化科研归档材料要求，保存相关科研项目经费管理制度、会议制度、差旅制度、绩效考核方案、档案管理制度等纸质资料，作为项目经费归集标准依据。科研财务助理按月对科研经济活动材料进行收集，将凭证、票据、合同、出入库单据、资金支出、测验报告、分摊逻辑计算及分摊说明等材料保存电子版，对基础原始资料如培训通知、会议通知、会议纪要、绩效分配、相关性说明等以纸质盖章版或签字版留存，并将收集的资料与凭证相匹配，确认档案资料真实和完整后形成电子扫描件。财务科研助理按年度资料收集提纲对科研项目经费材料进行复核，编制资料档案目录，进行签字确认。科研项目验收后对照档案目录移交至档案管理部门进行存档。通过定期培训增强档案管理人的业务技能，提高相关人员的档案管理意识，实现科研项目经费档案管理工作的规范化，促进科研项目经费管理水平的提高。

四、结束语

在国家简化预算编制、下放预算调剂权限、提高间接费用比例等政策信号下，赋予科研人员更大的经费管理自主权，减轻科研人员的事务性负担，加大科技成果转化对科研人员绩效奖励力度，充分调动科研团队的自主性，以将科研项目的管理从过程管控向结果导向转变。在此背景下，企业应该顺势而为，抓住现有机遇，加大产品研发投入，建立项目申请、立项、预算、经费支出、绩效评价、项目验收等系统化科研项目经费管理，对执行政策过程中出现的偏差及时修正改善，保障科研项目实现目标，在现有产品技术的基础上实现创新突破，掌握先进生产力，提升企业核心竞争力，为企业的可持续发展保驾护航。