高校图书馆中文图书招标问题和对策研究——基于贵州省10所高校图书馆实证研究

廖 利 肖乃菲

(贵州师范大学图书馆，贵州 贵阳 550001)

一、招标文书编制中存在的问题和解决对策

(一)存在的问题

通过对贵州省10所高校图书馆编制的招标文书认真研读后发现，目前编制的招标文书主要存在以下几方面的问题：

1.招标文书中存在违背政策法规的条款

通过研读10家图书馆的招标文书，发现有的图书馆在竞标资格方面要求馆配商出具近一到两年公司的财务状况报告，包括负债表、利润表、现金流量表等。有的图书馆要求出具与出版社签订的销售委托书或授权销售代理的证明材料。这些要求不仅与《政府采购货物和服务招标投标管理办法》[1]和《关于进一步规范政府采购相关工作的通知》规定：“采购人、采购代理机构不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求和评审因素，也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求，对投标人实行差别待遇或者歧视待遇”[2]等相关政策法规相违背，而且易导致某些馆配商为了达到竞标条件不惜弄虚作假，进而引发法律和道德风险[3]，同时也为部分出版社利用授权垄断馆配市场，间接控制招标过程和结果提供可乘之机。

2.招标代理机构缺乏图书馆图书招标采购方面的专业知识

目前，相当部分高校图书馆图书采购的招标文书是委托招标代理机构代为编制，虽然招标代理机构对一般货物的招标业务比较熟悉，但高校图书馆所招标采购的图书与其他货物有所不同。一般货物在招标时有具体的采购清单，而绝大多数高校图书馆在举行图书采购招标时并没有具体的采购清单，需要采购的图书一般是出版社近期刚出版和两年内将陆续出版的图书，且需采购的图书具有采购范围广、品种多、复本少、批次多、持续时间长等特点，招标结果只能确定馆配商、优惠折扣和采购总金额。招标代理机构如果对这种特殊性和复杂性不够了解，盲目套用其他货物类采购的招标文书模板，就无法编制出具有针对性、符合高校图书馆图书采购的招标文书。

3.语言表述不严谨

招标文书是一种具有法律效力的书面文件，是投标人编制投标文书的依据[4]。因此，编制招标文书时语言表述要严谨、明确，不能含混不清、模棱两可。然而，从所编制的招标文书看仍然存在这方面的问题，比如某图书馆的招标文书上有这样一段表述：“图书验收合格之日起保质期为一年或以上，保质期内图书流通出现破损、脱页等装帧质量问题，供应商应负责及时补书或提供补书费用。”从这段文字看，采购方要求图书到馆验收后的“保质期”为“一年或以上”，图书有“保质期”吗？且这个“保质期”并未从时间节点上给出明确的时间上限，可以理解为一年，也可以理解为多年或无限期。也就是说馆配商要对所采购的图书保证其在该馆流通期间不破损、脱页等，否则将永远承担一切损失。像这样不严谨的文字表述，势必会对参与竞标的馆配商在编制投标文书，以及招标工作的顺利开展造成一定的影响。

(二)解决对策

针对目前招标文书编制中存在的问题，特提出以下几点解决对策：

1.招标文书须遵照相关的政策法规进行编制

为了保障文献资源建设质量，图书馆都希望能与综合实力强的馆配商合作。为了汰劣留良，在招标文书中通常会设置一些“限制性条款”，用以阻止实力不强的馆配商参与投标或中标。殊不知，这些“限制性条款”不仅与相关的政策法规相违背，而且也不利于图书馆遴选到优质的馆配商。少一些限制，多一些馆配商参与竞标，这样既可以杜绝少数书商垄断市场，又能为部分综合实力不强但具有一定特色和优势的馆配商提供准入机会。至于图书馆担心“综合实力不强”的馆配商无法按合同要求完成采购和加工任务，可以采用分标段招标的方式，比如文理分包、重点出版社和普通出版社分包、大众读物与专业类图书分包等。科学合理的分包有利于馆配商根据自身的优势，选择适合自己的标段应标。这样既充分利用了各书商的特色和优势，使服务更精准，同时也有利于图书馆遴选到优质的馆配商，实现高品质文献资源采购的目标。

2.图书馆应积极参与招标文书的编制工作

图书馆图书采购招标文书的编制不能完全交由招标代理机构，图书馆应积极参与到文书的编制工作中。在文书编制前，图书馆要做好充分的调研工作，包括查阅兄弟馆编制的招标文书，吸取他们的精华，对存在的问题进行细致的研究分析，避免类似问题的出现，为拟定一份规范合理、符合本馆的招标文书奠定基础。在文书编制过程中图书馆负责招标采购人员要与招标代理公司负责编制招标文书的工作人员进行积极沟通，主动介绍本馆对参与竞标书商的资质要求、评分标准、服务质量要求等。同时图书馆还应参与到招标文书的编制和修订工作中，尤其是对文书中的“商务条款”“技术服务”和“评分细则”等内容的编制和修订，必要时还可请相关专家对所编制的文书进行审查和修改。只有图书馆参与其中，才能编制出具有针对性、适合本馆的招标文书，也才有望遴选到优质的书商。

3.语言表述要规范严谨

招标文书是投标人编制投标文书的依据，也是评标委员会评标的依据，同时还是定标后签订合同的依据[5]。因此，一份科学、严谨、规范的招标文书，不仅是招投标工作能否圆满完成的重要保证，同时也是签订合同、监督合同执行情况的重要保障体系基础。因此，在编制招标文书时，语言表述应当严谨、规范，以免引起歧义或争议。特别是招标文书中的技术服务要求部分，如要求提供的采访数据质量、编目加工质量、到书率、到书周期等。其表述明确与否，不仅影响参与竞标馆配商的报价，而且关系到图书的采购和加工质量。

二、评标过程中存在的问题及解决对策

(一)存在的问题

1.招标人员缺乏图书采购加工的专业知识

在图书招标采购过程中，负责招标的人员一般由图书馆分管文献资源建设的图书馆领导、学校国资处、审计处和财务处相关人员组成，他们的主要职责是对参与竞标馆配商的资格进行审查。但由于招标人员缺乏图书采购加工方面的专业知识和业务能力，对参与竞标的书商所提供的资信材料的真伪无法识别，加之参与竞标的馆配商提供的材料多、时间紧，现场筛选难度大，无法在较短时间内对所提供的材料一一查实，导致某些缺少诚信的投机书商即便提供虚假材料也未必能发现。比如某图书馆在2020年招标时要求公司提供的业绩证明材料中，有的馆配商所提供的证明材料加盖的是图书馆的藏书章，而不是图书馆的行政章。熟悉图书加工业务的人员一看便知，这样的证明材料是没有任何意义，而且还存在弄虚作假的嫌疑，但是像这样的材料竟然能审核通过，这不得不归结为审核人员专业知识的缺乏。

2.评标专家缺乏图书采购加工的业务知识

根据规定，图书馆图书采购招标的评标专家主要由图书馆专业技术人员和其他相关的专业人员组成。然而，目前的评审专家库普遍存在专业分类不详细、专家水平参差不齐，导致在抽取时很难选取到专业匹配的专家，在评标过程中主要根据书商对招标文书的响应程度和自我宣传。由于参与评标的专家大多数并不了解图书馆图书采购的特点和图书加工方面的业务工作，对书商的承诺无法做出准确的判断，馆配商只要凭借一纸制作“完美”的投标文书和敢于自我吹嘘的大胆承诺，就有获得中标的机会。结果往往给那些诚信欠缺、综合实力不强、靠虚假宣传的馆配商可乘之机。

3.缺乏统一规范的评分标准

由于参与评标的专家大多数缺乏图书采购和加工经历，缺乏相关专业业务知识，对投标方的承诺无法判断其真伪，评分时通常按照招标文书中的评分标准机械打分。同时由于每个专家对评分标准理解不同，评分结果各有侧重，不能完全体现评分的科学性和合理性。目前各图书馆所使用的评分标准普遍存在量化指标少、弹性空间大、内容庞杂、操作难度大等问题。如果图书馆界能够制定一套针对性强，操作便捷的评分标准，更能体现评分结果公平、公正和合理。

(二)解决的对策

1.加强图书采购招标专业人才建设,优化材料审核模式

针对目前在图书采购招标中缺乏相关专业人才的情况，建议在省级层面设立专门的图书采购招标、评标方面的专家库，同时各高校也应成立专业的图书采购招标团队，专门负责图书馆文献资源建设的招标工作。对参与竞标书商提供的应答性证明材料的审核，建议采取评标前的预审与评标后复审相结合的方式。这样可有效避免因时间短、任务重，以及审核人员缺乏相关的专业知识等因素给某些竞标书商有可乘之机，并结合评标结果对可能入围的书商所提供的材料进行复审，这样有针对性的审核不仅可以减轻审核人员的工作量，而且还能避免因时间紧而无法详细了解书商提供材料的真伪性[6]。

2.增加图书馆采访专业人员在评审委员中的占比

高校图书馆的文献采购招标是业务性很强的项目，在评审时不能只根据书商报价的高低进行定标，而是要根据书商提供的资质证明材料和服务承诺等进行综合打分。但各馆配商为了中标，对招标文书中的要求几乎是全面响应，要求什么就满足什么。由于承诺的各项服务并未开始实施，因此在评标时很难作出正确的判断，只有具备图书采购和加工经验的专业人员，才能对馆配商提供的资质证明材料和所作的服务承诺做出正确评判。因此，建议在评标委员中多增加图书馆方面的专业技术人员，尤其是熟悉采访业务和相关业务的专业人员，这样才能使评标工作更专业，评标结果更公平和合理。

3.制订科学完善的评分标准

为了降低评委打分时的随意性，高校图工委或省图工委可召集各图书馆负责文献资源建设的负责人商讨，拟定一份详尽的、科学合理的评分标准作为范本，各图书馆在编制招标文书时可结合自身实际情况，参照范本编制评分细则。评分细则在对书商资质、供货能力、服务质量等方面要有严格而详细的要求，且对评审因素尽可能细化量化。为杜绝低价中标影响馆藏资源建设质量，评分时采用综合评分法，对于折扣明显低于其他书商的，除了在评标过程中要求书商提供书面说明外，签订的合同也应尽可能载明详细的条款约定，以防止书商间的恶性竞争。

三、履行合同过程中出现的问题及解决对策

(一)存在的问题

1.书商未按合同要求履约

书商未按合同要求履行职责主要表现在以下方面：第一，书目信息提供方面。有的馆配商为了降低购书成本，在提供书目时往往只提供折扣低、易获取的书目，比如文学类、大众类读物，对于折扣较高的如专业类、学术类书目则很少提供或根本不提供；而有的馆配商虽然提供的书目信息比较全面，但所提供的书目数据是直接从出版公司网站下载、未经筛选和查重的书目数据，负责图书采访工作的人员对此也是苦不堪言。第二，到书率达不到预期要求。从招标文书和签订的合同看，各图书馆的预定到书率都设定在90%-95%之间，有的甚至更高。但据了解，多数图书馆的实际到书率都在85%左右，有的甚至更低。第三，图书加工服务方面。主要表现为加工数据易出错、典藏分配错误、条形码粘贴不规范、馆藏章加盖不清晰、磁条和电子标签多贴或漏贴、书标打印不清晰或粘贴不规范、图书实际入藏册数与系统统计数据不一致、加工人员不稳定等。

2.相关部门的监督工作不到位

书商未按合同要求履行职责，除了书商方面的原因外，很大程度上还与图书馆的监督工作不到位有关，如果图书馆严格按照合同条款实施监督，不是让合同流于形式，就会杜绝很多问题的发生。比如某图书馆在合同中约定“年到书率不得低于95%，若不能达到规定的到书率，则需支付10元/册的违约金”。但从近几年到书情况看，实际到书率都在85%左右(详情见表1)，但据了解该馆并未对书商采取任何实质性的惩罚措施。还有的图书馆为了省事，直接把图书采购和加工的主导权交给书商，由书商自行决定采买，结果导致很多特价书、有装帧问题的图书流入图书馆。

表1 某图书馆2020-2021年馆配商到书率抽样调查表

3.缺乏详细而完善的质量评估体系

图书馆的图书招标采购质量评估体系通常包括对书商执行合同情况的跟踪管理和对书商建立考核评价机制[7]。但据了解，作为此次调查的10家图书馆中，目前还没有哪家图书馆制定出一套完善的评估体系。没有对书商日常服务的考核管理制度，导致履约期间的考核无章可循，即使馆配商所提供的服务质量达不到预期的要求，也无法实施处罚。

(二)解决对策

根据合同履行过程中存在的问题，特提出以下解决对策：

1.在履行合同过程中图书馆应发挥主导作用

在合同履行过程中，作为合同直接执行者的图书馆，除了监督馆配商的采购和加工质量外，还应发挥积极的主导作用。在书目信息收集方面，除了督促书商尽可能全面收集书目信息外，图书馆负责采访工作的人员还可通过出版社、书目报、网上书店、销售排行榜、图书评奖信息、现场采购、读者推荐等多渠道收集书目信息，这样才可能全面采购到所需的图书。针对到书率低的问题，书商和负责采访工作的人员要定期做催缺处理，找出未采购到的原因并通过其他渠道及时补采。加工质量达不到预期要求，工作人员要加强编目数据的审校工作，对错误数据及时纠正，对物理加工部分要认真检查，对加工不规范、达不到要求的一律要求重新加工。只有图书馆在整个工作流程中发挥主导作用，图书馆的文献资源建设质量才有望得到保障。

2.相关部门的监督和执行工作要到位

书商能否保质保量完成图书采购和提供高质量的配套服务，在很大程度上取决于图书馆对书商在执行合同时是否进行严格监督以及学校相关部门是否对书商的违约行为真正落实处罚。这就要求学校、图书馆、资源建设部门在执行合同过程中上下要保持一致，不能出现资源建设部门的工作人员把合同执行中出现的情况报图书馆领导或学校相关部门后，由于嫌麻烦或迫于压力，最后都不了了之。这样不仅严重打击资源建设部门工作人员的积极性，而且导致书商在今后的合作中更加肆无忌惮，严重影响图书馆的馆藏文献建设质量。

3.建立一套完善的质量评价体系

为确保图书采购和加工质量，各图书馆应根据自身的实际情况建立一套完善、切实可行的图书采购加工质量评价体系，对馆配商的服务质量进行考察和评价，考察内容包括图书采购、验收、加工、典藏流通等。采购环节具体考察书商提供书目数据的数量和质量、对订单的响应程度、图书采全率、采准率、到书周期等；验收环节包括对所采买到的图书有没有预定数据，图书有无污损、缺页、倒页、图文不清等质量问题，有没有盗版书和特价书等；编目加工环节包括书目著录是否规范，编目数据差错率多少，馆藏章、条形码、书标、磁条等物理加工是否符合本馆的规定；典藏环节具体考察磁条或电子标签能否正常读取，书标、色标有无脱落现象等。通过建立完整的评价考核体系，才能更好监督和鞭策书商保质保量完成图书采购和加工任务，实现图书馆文献资源建设的高质量发展。

结 语

任何事物的发展都要经历一个循序渐进和不断完善的过程，图书馆中文图书的招标采购工作也不例外。通过业内人士的不断努力和探讨，以及相关政策法规的不断完善，高校图书馆中文图书招标采购的招标文书编制越来越规范化和标准化，评标过程和评标结果越来越专业化和合理化。