事业单位人事档案管理工作实践研究

张黎一 河南省生殖健康科学技术研究院

事业单位是我国各类人才的主要集聚地。事业单位的各项职能由事业单位员工承担。随着中国社会经济的快速发展，事业单位也发生了很大的变化。特别是事业单位的人事制度，其不再运用传统的人事管理形式，开始运用现代化的人事管理方法。人事单位员工的个人信息主要被记录在人事档案中，同时事业单位在对员工进行选拔时，会通过人事档案来了解员工的基本信息。对事业单位在管理人事档案的过程中存在的问题进行研究，并提出优化措施。

通常来讲，事业单位属于公益性的管理机构。它虽然不是政府部门，但是由政府运用国有资源建立的，主要包括科技、交通、卫生、文化等领域与部门。事业单位人事档案中所包含的资料客观真实地记录了工作人员在不同方面的信息，是考查与了解工作人员的重要途径，是保护工作人员合法权益的重要依据，是探讨组织工作规律的主要材料。行业发展是否规范和人事档案管理有着密切的联系，也在一定程度上展现了事业单位的综合管理质量。我国事业单位人事档案从管理现状来看，在工作人员、管理方法制度、管理理念以及档案内容等方面还存在不足，应对其进行进一步优化，以满足行业发展的需求。

事业单位人事档案管理工作存在的问题

缺乏专业的档案管理工作人员

从目前我国事业单位人事档案管理的现状来看，很多事业单位只是将档案管理部门看作管理的一小部分。因而，档案管理工作的针对性与专业性不强，这在很大程度上降低了档案管理工作人员的积极性。同时，事业单位工作人员的档案管理效率很难得到提高。基于我国事业单位档案管理的现状，结合工作人员的工作情况，不难发现虽然大部分工作人员学历都很高，但是其中有很多工作人员并非事业档案管理专业。由于一部分事业单位财政工作正处于发展转型的重要阶段，很多档案管理工作人员并不愿意长时间从事档案管理工作。且其对自身的工作内容并不了解，也提不起兴趣。如果档案管理工作人员总是发生变动，就容易导致档案管理工作人员队伍青黄不接。档案管理工作的程序十分复杂，如果工作人员学历、专业素养等较低，而且调度频繁，那么事业单位人事档案管理缺乏人才的难题将很难得到解决。

人事档案管理方式落后，制度不完善

目前，我国事业单位的人事档案管理还在运用传统的管理方式，且管理制度并不完善。很多事业单位对人事档案的管理工作并不重视，特别是一些可以创收的事业单位，其大部分领导都把重心放在了怎样创收与经营方面，完全忽略了人事档案的管理工作。大部分事业单位认为单位的工作人员相对稳定，没有出现频繁调度的现象，加之人事档案的变动频率也很低，故并没有花费很多精力在人事档案的管理方面。与此同时，一些事业单位在管理档案的过程中并没有一个完善的管理制度，有的事业单位可能制定了有关管理制度，但却没有被执行。如果这些存在的问题得不到改善，事业单位的档案管理工作将会失去科学性与规划性。

由于事业单位并没有把重心放在人事档案的管理方面，因此档案管理依然还运用传统的管理方式，而并非运用现代化信息手段。档案的大部分材料属于纸质版，不能存放太长时间，且个人信息容易受到磨损，甚至丢失。如部分纸质版档案由于受潮等，会出现字迹模糊的现象，导致人们在查阅的过程中，可能会断章取义，从而带来很多麻烦。所以，不论是在查阅还是维护方面，传统管理方式的效率都十分低下，可能会影响到事业单位工作的顺利进行。

内容的开发利用有局限性

人事档案管理工作主要是高效地为工作人员进行调动、升级等提供凭证。但是目前，我国事业单位人事档案从管理状况来看，并没有达到这样的效果，甚至还存在重保密、轻利用的问题，没有在内容的开发与利用上进行深入的挖掘与拓展。人事档案资料还停留在对人员信息的简单概括与整理上，其内容主要是对个人学历以及工作经历、社会关系和个人思想、政治品德等的记载，而在个人工作能力和兴趣爱好等方面几乎是空白的。如果人事档案不能全面、完整地体现工作人员的实际能力与综合素质，事业单位就很难对人员有一个初步的了解，更不能将其作为选拔人才的依据。另外，人们使用档案材料的方式也受到了限制，只有通过单位领导的审阅，档案管理部门才会为其提供档案材料。同时，档案运用的范围也受到了各方面的局限，处于一个被动的状态，并没有把人事档案的现实价值充分展现出来。

档案管理理念淡薄，软硬件设施陈旧

大部分事业单位的工作人员与人事部门档案管理理念落后，档案管理方式满足不了行业的发展需求，档案材料很难在规定的时间内整理完，而且档案材料的内容并不完整，这就无法确保档案信息被充分运用，从而降低了人事档案管理工作的整体质量与效率。此外，应用于档案管理的软硬件设施陈旧，跟不上行业发展的步伐。

在选拔干部时，如果涉及调档，会因为受到时间、地区等不同的影响，导致调档的过程相当艰难，这样不仅会浪费人力、物力、时间，还不能及时获得有效的信息。目前，只有少数地区创建了档案数字化信息平台，能够让使用者在指定的权限中不受区域的限制查看档案材料，减少社会资源的浪费的同时，确保了信息的全面性与真实性，从而更好、更快地服务于大众。可是，人事档案部门并未意识到这个问题的重要性，一直坚守传统阵地，并未寻求改变，导致行业现状多年来一成不变。

档案管理工作人员专业素养有待加强

目前，我国大部分事业单位都有特定的人事档案管理部门，事业单位的人事档案管理工作也都有专门的工作人员管理。目前，事业单位档案管理部门越来越重视对专业人才的培养。由于事业单位的工作相对稳定，部分专业人才进入单位后，忽视了对专业技能的发展与巩固，出现了部分工作人员专业素养较低的情况。特别是一些部门为了降低成本，会让档案管理人员兼任其他工作。其受到双重身份的限制，很难专心地提高专业素养，这导致其对部分工作的业务程序不够熟悉，工作的积极性也不高。近年来，随着时代的不断发展与社会的进步，我国事业单位人事档案管理的效率逐步提高，在管理形式、管理理念、管理制度等方面逐渐完善。但是我国和发达国家相比还存在一定的差距，特别是在管理技术方面，管理技术的更新速度较慢，所以应在技能以及数字化管理技术的利用上加以提升。目前，该怎样在人事档案管理中逐渐融入数字化的管理还有待考量，档案工作管理人员的专业素养仍有较大提升空间。

事业单位人事档案管理工作优化措施

加大对专业人才队伍的培养力度

在大数据环境下，为了确保档案管理工作有序进行，人事档案管理部门要以创建一支具备创新能力、安全意识、信息技术专业知识的档案管理人才队伍为目的，大力培养专业人才，并借助交流招聘等形式，吸引更多的专业人才。结合当代事业单位人事档案管理工作的需要，应对事业单位档案管理人员进行不定期的职业素养、理论知识、实践技能等各个方面的教育与培训。借助“请进来”“走出去”的管理方法，引进熟悉专业档案理论知识信息和应用技术的创新型人才来壮大人才队伍。还可以邀请档案管理方面的著名专家对管理部门进行授课，同时推行单位考核制度，激发工作人员的积极性，增强工作人员的责任感。

加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案的信息十分丰富。事业单位人事档案管理人员要合理地运用资源，充分发挥其作用。如将科学技术应用到人事档案管理中，结合实际状况，构建电子档案系统；把传统档案和电子档案的作用都充分发挥出来，以期提高工作效率的同时，更好地保护纸质档案。这一目标的实现对于档案管理部门的工作效率提出了一定的要求，档案管理部门要保证能够准确、及时地传达人事资料，确保纸质档案与电子档案同步。另外，还要充分发挥计算机的优势，更快地在计算机中记录档案资料，融入相关的技术，用数据资料的方法展现图片、录音、影像等各种资料，并对纸质档案和数据进行同步保存。这样做不但能够结合行业的需要，而且通过屏幕查阅有关资料，可以防止因经常查阅档案而导致其损坏。

另外，要不断地对人事档案管理进行创新，充分运用计算机网络技术，以节约档案管理和调阅成本，提高工作效率。

人事档案原始资料的收集要科学、完整

收集完整的资料是人事档案管理最重要的工作。档案管理部门一定要加强对人事档案材料的审核，如有缺漏，一定要及时补充完整。档案不仅要包含人员的工作状况、学籍资料、政审材料等，还要包含单位给予人员的认定材料、工作调度材料等。要尤其重视部分容易遗漏的资料。例如人员的违规违纪表或是表彰奖励表等。总而言之，人事档案中包含的最初材料一定要完整，要能够为人员进行全面的描述提供凭证。同时，也要保证档案的科学性与规范性，保证人事档案管理工作能够有序开展。

更新领导人员的管理理念与人事档案管理的软硬件设施

事业单位的领导人员一定要清楚地意识到事业单位人事档案管理工作对该行业的发展意义，要用长远的眼光看待事业单位档案管理工作，为事业单位创造更大的效益。

站在事业单位发展的角度来看，应有效加强人事档案管理，发挥出事业单位在吸引人才、培养人才等方面所具有的作用。适当创新档案管理理念，更好地避免事业单位在平时的运行中出现的问题。在日常工作中，人事档案管理部门要和档案管理工作人员相互协调、共同合作，着手于事业单位档案管理实际，解决档案管理过程中出现的难题。同时，事业单位领导人员要从根本上了解管理工作人员所面临的工作难题，并在不违背国家有关管理规定的基础上协助工作人员解决问题。另外，事业单位领导人员要对单位内部档案管理工作进行不定期的抽查，在单位内部构建健全的档案管理体系。事业单位还要遵守规定，在硬件方面结合档案的数量和今后的发展趋势，设置合理的库房规模，库房最好选在一楼，而且要做好防火、防盗、防尘等“八防”措施，设备要齐全。

在资金充足的前提下，可以安装漏水报警系统、烟雾感应系统、检测系统等。还要配备好高拍仪、电脑等，创建一个信息系统平台，包括查阅档案、档案转出、借阅档案、保险业务等方面。借助互联网的优势，对人事档案资料进行数字化处理，让其成为电子档案，为更多的单位与个人带来无纸化阅读的便利，同时也能提高人事档案工作的效率，减少对纸质档案的运用，让档案的原件得到更好的保护。在档案数字化信息访问平台中构建安全防护层，以防黑客侵袭。电子档案信息的保存可以借助光盘刻录等方法进行备份，这样不仅能够确保档案的可靠性，防止造假情况发生，还能为档案运用者提供更好的档案服务。

注重人事档案管理人员的能力提升

“学如逆水行舟，不进则退。”档案管理工作人员在档案管理工作中具有重要作用，若不加以学习，就会让整个单位的人事档案管理水平处于落后状态。从目前档案管理的状况来看，我国有很多事业单位中档案管理人员的综合素质不高，这不利于提高人事档案管理的工作效率。针对这种现状，事业单位领导人必须在单位内部组织专业管理培训。在培训的过程中，要采纳档案管理工作人员所提出的建议，对传统的档案管理体系做出科学、合理的调整，加强对档案管理工作人员综合素质的培养。如此能够推动档案管理工作顺利展开。

事业单位档案管理负责人要发挥带头作用，勇担责任，调动单位每一位档案管理工作人员的积极性。比如开展各种各样的文体活动，为档案管理工作人员营造一个轻松的工作环境，助力事业单位的长久发展。

目前我国社会发展得十分迅速，事业单位对人事档案管理工作也提出了更高的要求。因此，要想将事业单位人事档案管理工作的优势充分地体现出来，事业单位的领导和所有管理档案的人员就要十分重视档案管理工作，而且要运用先进的科学技术，完善档案管理体系，积极配合档案管理工作，提高事业单位档案管理的工作效率和质量。