公路建设项目档案管理措施探索与创新

钟文玉

(广东省路桥建设发展有限公司，广东 广州 510623)

0 引言

高速公路建设项目档案工作具有档案数量大、档案形成时间跨度长、档案涉及的单位多等特点，因此，要确保项目档案达到“完整、准确、系统、规范和安全”的目标要求，必须采取与之相适应的一系列管理措施。近年来，广东省路桥建设发展有限公司(本文简称“公司”)项目档案工作在上级档案部门的大力支持下，坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，按照推进新时代档案事业发展的目标任务，始终把高速公路建设项目档案管理摆在重要位置，采取一系列重要举措，全面提升了公司的档案管理水平。

本文简要总结介绍公司在高速公路建设项目档案管理工作中一些新的做法，为同类工程建设项目档案管理提供经验借鉴和参考。

1 项目档案管理措施

1.1 明确工作目标

公司领导高度重视建设项目档案管理工作，对公司所属建设项目提出了明确的工作目标：项目档案在确保达到专项验收“优秀”等级的基础上，努力争创“广东省重大建设项目档案金册奖”。在项目建设过程中加强管控，建立健全行之有效的项目档案工作管理体制和工作程序，相关部门齐抓共管，将项目档案工作纳入项目建设管理的基本内容和重要环节之中，确保工作目标的实现。

1.2 强化制度建设

项目开工时，公司要求项目建设单位必须根据上级部门有关重大建设项目档案管理的规定和标准，制定适应本项目实际的档案管理办法，编制《 项目工程竣工文件编制办法》、《“双套制”档案管理实施办法》《 档案季度移交管理办法》、《档案管理策划方案》等10个规章制度，同时设立了《档案工作关键节点奖罚办法》等系统性的管理措施，从源头上确保工程内业资料与现场工程施工同步。

1.3 做好备案登记管理

根据档案管理有关法规和规范性文件要求，做好相关的项目档案备案登记。

(1)项目开工前向广东省档案局报送《重大建设项目档案工作规划》和《广东省重点建设项目档案管理登记表》。

(2)按时登录广东省交通运输厅档案网办理项目档案登记工作，其中：项目开工后1个月内向交通主管部门或初步设计审批单位的档案管理部门报送《交通建设项目档案管理登记表一》，档案专项验收前每年填报一次；项目合同段交工验收后1个月内报送《交通建设项目档案管理登记表二》。

(3)交工验收前，建设单位组织相关专家对施工、监理等参建单位的档案工作进行专项检查，并形成会议纪要。

1.4 主体责任纳入合同管理

项目建设单位加强对档案工作的监督检查，找准档案工作的薄弱环节，将项目档案工作纳入合同管理。在施工、监理等合同中明确档案工作要求，增列档案专用条款和违约处罚项目，为过程管理提供合同依据。通过合同的约束力，强化档案工作管理力度，为项目档案管理工作有序、顺利地开展奠定了坚实基础。

1.5 注重及时性与有效性

1.5.1 及时性

(1)合同与计量相制约。项目为确保计量支付与工程进度无缝对接，制定了《计量管理办法》，并将档案工作要求纳入合同管理。在合同条款“计量流程和时限”中明确规定：计量申报及审批流程到业主单位环节时，先由档案管理员进行审核，审批时要求各参建单位必须附上相应的内业资料，如档案管理工作未按发包人要求完成相关内容的，当月不予计量，保证档案资料的及时准确性。

(2)制度措施保时效。建设期间，项目档案过程控制采取“季度移交、集中管理”的模式，每季度由建设单位会同总监办根据工程现场实际完成情况，下达季度移交任务。各参建单位对已达到评定标准要求的分部、分项工程质检资料整套打印，按照预立卷的标准除装订外整卷进行移交。对已经完成审批的管理性文件，按照预立卷要求移交纸质版的原件。按季度移交档案的措施，确保了项目档案工作与现场施工的同步性，为档案组卷工作的开展夯实了基础。同时，要求施工单位及时将原始记录录入质量监督系统，在规定时间内完成审核、打印、签字，形成完整的案卷。

1.5.2 有效性

(1)建立台账精管理。项目建设单位要求各参建单位根据工作内容，建立并及时更新各种档案工作台账，包括首件工程、分项工程开工报告、技术方案、各类试验室台账等台账，确保资料齐全完整，落实全过程的精细管理。台账的建立，便于各参建单位及时掌握文件材料是否齐全，同时也为建设单位监督检查提供便利，准确掌握文件材料形成进度。

(2)定期检查促成效。为确保档案编制与工程建设同步形成、收集、整理，确保档案编制质量，项目建设单位根据工程施工计划制定详细、具体的档案工作计划，下达任务分解表，明确文件材料的编制时间节点以及各参建单位档案工作的进度目标和质量要求，责任落实到人。

建设单位每月定期和不定期开展内业检查，每季度开展档案工作进度和质量评比，召开档案工作推进会，实行工程质量“优质优价”奖励机制，严格执行奖罚措施，确保档案管理工作按计划有效推进。

1.6 重视业务培训增强业务能力

公司多途径地组织项目档案业务培训。项目建设单位与总监办根据档案工作的进展情况，分阶段进行检查表格填写、收集整理、文件题名、竣工图编制、档案管理系统使用等交底工作，使档案人员能从整体把控各类文件材料的形成和收集，有效提升了全员档案管理意识并形成长效工作机制。

1.7 筑牢档案安全防线

(1)项目档案实行办公、阅览、库房三分开，配置防火、防盗、防光、防潮、防有害生物等“二十防”的设施设备。同时为确保档案安全，档案库房配备了火灾自动报警系统、气体消防系统，安装了全天24h监控设备,并根据广东省档案局《转发国家档案局关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》，安排专人每天对库房进行巡查，做好库房温湿度等登记工作，制定有关库房管理规定、应急预案等，确保档案的安全、可控。

(2)项目建设单位成立档案安全应急领导小组，制定档案工作应急预案，定期组织专人对消防设备进行检查；组织各参建单位开展汛期及恶劣天气、节假日期间档案安全隐患自纠自查；做好库房的安全隐患排查及应急物资准备工作，同时设置档案应急转移地点，如万一发生灾情时，立即启动《档案安全管理措施和应急预案》，组织实施档案抢救搬运，转移至安全区域，确保项目档案的安全。

(3)疫情防控期间，项目建设单位进一步加强档案管理人员的档案实体安全防护和安全责任意识，要求及时做好疫情防控工作中形成的文件材料的收集、整理和归档。对移交进库的档案在确保安全的情况下，进行消毒杀菌处理。对尚在收集整理的文件材料要求专人负责，尽量减少人员交叉管理，确保档案工作与疫情防控同步开展。

1.8 积极推进项目档案信息化

根据《广东省交通运输厅关于建设项目电子文件归档和电子档案管理的办法》等，公司积极推动建设项目在档案数字化和信息化方面的探索与应用，推广落实建设项目“双套制”档案工作要求，已有6个项目推行档案“双套制”，有效地提升了建设项目电子文件和电子档案管理水平。在公司负责建设的高速公路项目档案数字化的基础上，全面使用电子档案“双套制”交通建设项目电子档案系统，实现了文件与工程建设同步形成、同步收集、同步整理，提高了项目文件形成的及时性和准确性，提高了项目档案的信息化水平。

2 项目档案管理的主要创新点

2.1 档案首卷制

项目建设单位为规范统一档案编制标准，根据管理制度要求，对每一类归档的档案开展首卷制管理，召开档案工作交底会和工作推进会，对文件材料收集归档范围、组卷规则、案卷和卷内目录题名格式、卷内排序等进行明确要求，同时组织参建单位共同学习交流，促进项目档案整理统一、规范，避免因格式不统一而造成的返工。

2.2 “智慧工地”管理

项目建设单位积极探索“互联网+交通基础设施”发展新思路，推进大数据与项目管理系统深度融合，推行“智慧工地”建设，提升项目管理信息化水平。信息化管理系统一体化将公路项目建设管理系统、交通工程质量监督管理系统、交通建设项目电子档案管理系统、路面施工管理系统、混凝土拌合站试验数据等融为一体。项目推行视频监控及数据自动采集实时上传管理，所有的施工设备均安装智能监控系统，各工点、三集中场地、试验室的试验、检测、张拉及拌和等数据自动采集实时传输，通过即时监控与过程追溯，从源头确保了试验、检测、张拉、拌合等档案数据的真实准确性。

2.3 “四法”工作法

项目建设单位推行“一线工作法、清单工作法、问题清单法、挂牌督办法”四法工作法。各部门在月前为每个岗位制订下月度的工作清单、问题清单，部门人员每天将完成情况及发现的新问题等进行记录，月底对完成情况进行汇总，并同步及时收集各环节形成的前期文件材料、合同、结算、往来文件等，按照档案管理要求，填写移交清单，移交档案室归档。通过“四法”工作法使得项目管理任务清晰具体、标准明确统一、责任到人到岗，动态管理控制成效显著。

2.4 竣工图编制管理

(1)采用竣工图“首卷制”提供标准图，经监理、建设单位工程技术人员审核把关后的首卷竣工图在全线标段中推广。

(2)工程变更台账清零管理。结合公司“四法”工作法，建立工程变更和竣工图绘制清单台账，明确责任人，加强过程管控，对已经审批完成的变更及时进行修改，通过建设过程工作管控，在保证竣工图内在质量的同时也加快了竣工图编制的整体进度。

(3)对于未发生工程变更的图纸，组织工程技术人员认真核对施工图电子版是否与纸质版一致，对重新出图的图纸满足竣工图编制的有关要求。

2.5 档案编制流程监控

在项目档案编制过程管理中，建设单位认真做好对每个参建单位全套案卷目录的审核，统一按照分部分项划分的顺序排列，各施工单位将案卷目录提交监理单位审核，监理单位对其完整性、准确性和系统性进行审核，确认无误并签署后移交项目业主。项目专职档案员对移交的档案进行100%检查，必须满足档案规范的要求后才可归档入库。

2.6 实施“工完档清”试点

项目建设单位在先行完工的土建标段开展“工完档清”试点工作。试点标段制定了“工完档清”实施方案，项目交工时按方案要求完成了全套档案编制(包括预立卷、案卷目录、竣工图等)，经建设单位组织内审验收，确认标段档案整理规范、基本完整。

2.7 档案整理集中办公和资源共享

项目交工验收后，为加快档案编制进度，建设单位要求各参建单位竣工图和档案编制人员进驻建设单位集中办公，并采购多台电动打孔机、重型切纸机等大型档案设施设备，与各参建单位共用。通过集中办公和资源共享，沟通方便、指导及时，一方面提高了档案工作效率，另一方面也促进了档案编制工作水平，有效推进档案编制进度。

2.8 项目档案见证材料的收集

及时收集项目建设全过程中形成的各类档案工作见证材料，如项目档案编制办法、档案工作交流、档案工作会议纪要、竣工图编制文件、工完档案审核文件、档案“双套制”管理等相关文件材料的收集。

3 结语

通过多年来在高速公路建设项目档案管理中不断探索和创新，公司项目档案的管理水平得到了较大的提升。项目档案工作取得了丰硕成果，至2022年，已有28个高速公路建设项目通过了上级档案部门组织的档案专项验收，均达到“优秀”等级，其中13个项目荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”，为在高速公路通车运营后的经营管理和营运管理中查询利用项目档案，创造了良好的基础条件。

(收稿日期：2022-05-12)

ExplorationandInnovationofArchivesManagementMeasuresforHighwayConstructionProjects

ZHONGWenyu

(Guangdong Road &Bridge Construction Development Co., Ltd., Guangzhou 510623,Guangdong, China)

Abstract: In order to achieve the goal of “completeness, accuracy, system, specification and safety” for highway construction project archives, a series of management measures shall be taken. In this paper, the measures and innovations taken by Guangdong Road & Bridge Construction Development Co., Ltd. in the file management of expressway construction projects in recent years have been briefly summed up and introduced, with experience and reference being provided for the file management of similar engineering construction projects.

Keywords: expressway; construction project; archives; management measures