浅析信息化背景下企业建设项目档案管理工作

王勇

摘 要：随着我国经济的高速增长，我国的信息化建设已经迈入以物联网和云计算为代表、以智能化为方向的第三阶段。建设项目档案作为企业经营管理中的重要组成部分和企业档案资源重要内容，是企业项目建设的真实记录，为企业的经营决策、生产运营等提供了重要依据和参考。企業在建设项目档案管理过程中，因参与单位多、涉及环节多、形成材料复杂等客观因素，往往造成收集困难、归档难、竣工难等问题。伴随信息化技术的逐步推广应用，为我们解决建设项目档案管理过程中的问题提供了方式方法，不仅提高建设项目档案管理水平，同时规范建设项目各个环节的操作，实现建设项目档案的资源共享，提高企业在建设项目管理中的管控能力，为建设项目更加科学、合理、规范管理提供了新的发展方向。

关键词：信息化管理；建设项目；档案管理

一、企业建设项目档案管理信息化的重要性

1.建设项目档案指在建设项目活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，由建设单位、监理单位、施工单位等形成，包含前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、验收文件等，实行建设单位负总责，“三统一”（即统一管理、统一制度、统一标准）的管理。项目档案的完整、准确、系统、有效等体现了企业建设项目管理的内外在水平。

随着我国市场经济的快速发展，尤其是房地产企业、制造型企业，其建设项目数量越来越多，范围越来越广、投资的力度越来越大，导致建设项目的种类越来越复杂。企业建设项目档案管理暴露出以下问题：

第一，基础管理薄弱。主要体现在两点：

（1）领导重视程度不够。项目管理人员重视对成本、质量、进度方面的管控，对管理过程中形成的档案资料认识不足，造成收集、整理等环节滞后，导致建设项目档案出现损坏、丢失等各种情况；

（2）档案管理人员专业能力不高。对建设项目档案管理人员要求其具有工程技术基础知识，同时对建设项目档案成套性、真实性、准确性等有深入的了解，在实际管理过程中，要确保施工与档案收集同步进行。

第二，建设项目的复杂程度导致对建设项目档案管理难度加大。

（1）建设项目档案由多个单位形成，如建设单位、建立单位等，涉及环节多，如立项、设计、勘察、招投标、施工等，尤其伴随建设规模、建设周期、建设用材等因素，导致建设项目档案的收集难度加大。

（2）建设项目档案执行的相关标准参照国家及地方制定的相关制度，因建设项目种类多样，无法做到完全适用，需要与地方档案管理部门等政府机构保持有效沟通，确定相关要求。

2.随着我国市场经济的快速发展，信息化技术逐步应用到建设项目管理过程中，其优势日益显现出来。信息化技术是以计算机、通信等技术为基础，通过对各种信息要素进行高效、高质量、高安全性地收集、整理、传输、利用的现代化技术，具有针对性提供给特定人群用以生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为。目前，国家、省、市、地方档案管理部门逐步将信息化技术融入档案管理实际业务工作环节当中，用于提升档案管理水平。主要体现在以下三个方面：

首先，实现档案资源共享。主要体现在以下三点：第一点，通过建立相应管理平台，无论是对施工环节的管控，还是对整体档案资源的管控，实现档案信息化对档案利用、数据更新等有重要意义；第二点，档案涉及面广、内容复杂，涉及工作环节多，如收集、整理、分类、归档等，将信息化技术应用到档案管理过程，充分利用其标准化的体系管理及文件模板，实现档案自收集开始至归档结束的全程可控。第三点，通过信息化技术实现丰富档案载体形式，改变传统以纸质载体为主的情况，增加了音频、视频等内容，且实现纸质版载体向电子化的转变，实现档案资源的最大化。

其次，实现数据规范管理。主要体现在以下三点：第一点，实现了档案填写方式由人工填写转变为电脑录入，较大地降低了管理人员的工作强度，节省工作时间，提高工作效率。第二点，采用统一、标准、规范的模板，明确了相关制度要求及填写范例，降低了管理人员的操作难度，有效确保了数据的准确性、完整性、真实性。第三点，对于档案的多介质保存，通过对档案真实性、完整性等确认，避免档案室客观环境中的各种不利威胁，提升档案管理的安全性，对档案保存的长期性具有积极意义。

最后，实现为企业提供创效增益服务提供有力支持。主要体现在两个方面：一方面，便于对档案的有效利用，改变了传统档案利用查阅登记、调取纸质版档案等烦琐程序，仅需通过相应检索，即可实现对相关电子化档案资源的查找，极大地提高了档案利用工作的效率和质量。另一方面，便于充分挖掘档案价值，档案作为企业重要资源之一，对企业文化、资质审核、技术改造等都发挥重要作用，通过对档案资源信息化的管理，能够实现人力、物力等方面成本的降低，同时为企业创效益，实现资源利用最大化。

二、企业建设项目档案管理措施

1.充分认识建设项目档案价值属性，确定信息化管理的发展趋势

建设项目档案作为参建各方项目管控的法律凭证，为项目的质量管控提供了依据，也是项目顺利验收竣工的重要条件之一。我们要从两个方面认识如何做好建设项目档案信息化的必要性和相互之间的关系：

一方面，企业应充分认识到建设项目档案是企业运营管理过程中重要的基础性资源内容之一，对于企业在建设阶段及竣工后技术升级、改扩建等方面都具有特殊的地位和作用，因此参建各方要充分保障在建设项目档案形成过程中人力、财力、物力等方面的投入，以便实现对建设项目档案管理的信息化、标准化、网络化等方面的部署实施，逐步提高建设项目档案信息化程度，进而使得建设项目档案为参建单位及企业相关部门提供准确、完整、真实的档案信息服务。

另一方面，参建各方对种类多、材料多、关系复杂的建设项目档案，如何提高管理水平和服务质量是难点之一，而加快信息化建设是有效的管理手段之一，其不仅能减轻建设项目管理人员工作量，降低工作难度，提高工作效率，同时将建设项目档案管理人员从传统管理方式中解脱出来，促进企业建设项目档案工作管理模式转变，对实现建设项目档案信息资源共享，发挥企业建设项目资源的价值具有重大意义。

2.参照建设项目档案管理制度标准，建立规范管理意识

近些年来，国家为加强建设项目管理，制定并优化相关的法律法规，实现与国际接轨。制度标准是建设项目档案信息化建设的保障，是不可或缺的必要条件，是档案信息化实施的依据。尤其是国家、省、市、地方等政府部门颁布的制度标准不仅是建设项目的参建方做好项目档案工作的依据，也是档案行政管理部门和行业主管部门业务指导的依据，通过对制度中通用性、操作性、延伸性、创新性、兼容性的分析，逐步与信息化管理相融合，形成了思路清晰且合法合规的管理方法。通过规范的档案信息化制度标准，使得建设项目档案的收集、整理、保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现无法兼容，各自独立，重复建设等现象，确保建设项目档案按照统一的制度标准实施。与此同时，加强对制度标准的宣传引导工作，组织各参建单位积极学习并掌握相关制度标准，明确相关要求，建立多途径的宣传普及工作，定期进行监督检查，确保参建各方明确其制度要求的重要意义，提高参建各方的建设项目档案管理意识，强化建设项目档案规范化管理，对于提升建设项目档案工作整体水平有着基础性的作用。

3.构建管理网络，加强建设项目档案全过程管控

成立建设项目档案工作小组等组织机构，明确职责分工，确定小组对自项目开始到验收工作的建设项目档案进行组织管理，确保档案管理人员对建设项目了解并做好部署，明确项目建设过程中的文件进行及时的收集、积累和预立卷工作，并对各方的档案工作进行指导和监督，制订详细的档案归档工作计划，把控时间节点进行文件的收集、整理、归档，发现问题及时解决。

建设单位、监理单位、施工单位等参建各方，应确定相应负责人员，专兼职负责建设项目档案管理工作，形成建设项目管理网络体系，并明确相应职责。

在建设项目的前期、中期、后期，档案管理部门要做到“三同时、四参加、四同步”。“三同时”：将档案管理工作同时纳入工程管理计划当中，同时纳入相关领导的工作议事日程当中，同时纳入施工人员岗位责任制当中。“四参加”：做到档案管理部门或者档案管理人员参加基建项目验收会，参加设备开箱验收会，参加科研课题审定会，参加产品鉴定会。“四同步”：下达计划任务和提出科研文件材料要同步，检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况要同步，鉴定、验收与鉴定、验收档案材料要同步，申报奖励要与档案室出具的专题归档证明材料同步。以信息化平台为基础，对建设项目档案进行监督管理，确保档案的真实、完整。

4.把握重点环节，做到精细化管理

建设项目档案管理过程中涉及环节复杂，精细化管理是必然的选择与需要，通过精细化的管理，对确保各职能部门分工合理、提升建设项目档案管理整体质量，有着关键性的作用，重点应围绕以下四点：

首先，应明确档案的相关标准、信息化的平台及行政主管部门的具体要求，结合项目特点，确定收集、分类、整理，构建标准化、规范化的流程，同时做好相应宣传工作，确保参建单位充分了解并能执行。

其次，针对建设项目工程中各个阶段，做到合理规划和统筹，将建设项目档案管理重点管控起来，做到前期工程手续办理、中期施工管理、后期验收管控过程中，真正做到明确重点环节，切实做到及时追踪。

再次，坚持以合同为约束参建各方的重要依据，用于对建设项目档案收集、整理、归档、移交等实现实质性的质量控制。建设项目确定后，建设单位应与施工、监理等参建相关单位签订合同、协议，并设置相应条款，明确如归档套数、时限、违约责任等内容。尤其是监理作为第三方监督单位，要负起对建设项目档案完整性、准确性审查的责任，对建设项目档案的质量管控，及时反馈建设项目档案真实性、完整性方面是否存在问题并要求有关单位更正、完善等，确保建设项目档案能够反映项目建设的真实情况。

最后，对建设项目档案实行前端管控。通过前端管控，控制建设项目档案的流向，按照信息化相关标准，将纸质版实体扫描电子化，并将相关数据及时上传至统一的管理平台，建设项目档案管理人员对上传材料进行检查，实现建设项目档案收集管理的同时，确保真实性、完整性、准确性等目标的实现。

5.培养复合型人才，促进信息化技术与业务技能充分融合

档案管理人员对于建设项目档案信息化的顺利推进有着决定性的影响，为保证工作顺利开展，提升档案管理人员的水平是必经之路。信息化技术的应用需要建设项目档案管理人员在掌握扎实的建设项目档案业务技能的同时，还能够运用信息化工具，满足面对新技术、新方法的要求标准，完成传统档案管理思维向符合实际的现代管理思维的转变，熟练掌握建设项目档案信息化中的各个环节。建设项目档案管理人员应从全局者的角度思考建设项目的档案管理工作，一方面对数据管理层面，要确保数据真实、完整、安全的同时，要求实现数据资源的有效利用；另一方面，对管理环节的把控，尤其是法律法规的了解，不应局限在建设项目相关规定要求，对建设项目涉及的合同管理等方面也应有所涉猎。

此外，人才儲备也是做好建设项目档案管理工作的难点之一。建设项目档案管理因其职业特点，导致人员流动性大，同时参建单位不重视，导致相关人员缺乏相应的培训等种种因素，一方面导致建设项目档案管理不善，造成实体收集不全，对后期验收造成严重影响，同时也容易导致相应的信息化数据无法被有效利用，更有甚者会造成信息化数据混乱。为避免以上问题，建设项目档案形成各方应积极组织档案管理人员参加专业培训及建设项目相关环节的技能培训，了解建设项目的管理方法及工程技术的专业知识，确保建设项目档案管理工作标准化、科学化、规范化。

综上所述，信息化技术的不断发展及多样性的体现、与业务的深度融合，必然为企业建设项目档案管理规范化、科学化提供有力的支撑，实现降低成本、提高工作效率和质量等目标，受到了参建单位、政府主管部门日益重视。我们应充分认识到信息化对于建设项目档案的重要意义、信息化技术建设项目应用的必要性，明确建设项目档案信息化部署及实施的关键点，做好相应基础性工作的同时，注重相应人才培养，转变管理理念，与实际业务相结合，构建建设项目档案管理体系，将建设项目档案管理做精做细，深挖建设项目档案价值，促进建设项目档案对企业健康发展起到应有的作用。

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（作者单位：辽宁辉山乳业集团有限公司）