区块链技术在电子档案管理中的应用探讨

汪海英

（中华人民共和国金华海关，浙江 金华 321015）

0 引言

区块链技术具有去中心化、可信任、防篡改、可追溯等特性，能满足电子档案管理需要，还具有“颠覆性”技术属性，在档案领域具有广阔的应用前景。在当前的大数据时代，电子档案面临易篡改、易伪造而不留痕迹的管理难题。通常情况下，档案管理部门采用元数据描述方式，将元数据与电子档案“相捆绑”来证明电子档案的安全性、可用性。但该方法大大增加了电子档案的总容量，加之元数据类型众多，导致后续管理难度更大。同时，长期保存电子档案需要定期或不定期对相关元数据进行监测，以确保其真实性，这个过程要耗费更多的时间成本。区块链技术能很好地解决上述问题，在电子档案管理中具有一定的应用优势。

1 区块链技术在电子档案管理中的应用优势

《区块链参考架构》将区块链界定为一种在对等网络环境下，通过透明和可信规则，构建不可伪造、不可篡改和可追溯的块链式数据结构，实现和管理事务处理的模式。区块链技术根据其开放程度，有公有链、非公有链之分。区块链通过存储“智能合约”或称之为可运行的代码，将其作为电子数据溯源的重要参考依据。由此，区块链技术应用到电子档案管理中，具有以下3 个方面的优势。

1.1 实现电子档案原件的追溯

区块链技术表现为一系列数据区块的衔接，每个数据区块都有一个“哈希值”代码，任意区块中的数据改变都会影响后续与之相关所有区块的信息变化。这一技术确保区块链上的每个区块数据都不能随意被篡改、删除或破坏。区块链技术的不可篡改、不可伪造、可追溯的特性，能有效满足电子档案完整、真实、可用的管理需求。应用区块链技术，电子档案记录信息可以在电子档案管理全过程中被真实记录下来，且能保持完整性，相关人员借助区块链，实现电子档案原件的追溯。

1.2 提高电子档案管理和使用效率

电子档案是建立在数字媒介基础上的各类数据。在电子档案管理过程中，管理者并不是唯一的，不同管理者共同使用电子档案。区块链技术要求拥有合法存取数据权限的管理者才能使用档案信息。同时，同一份电子档案，只有被区块链承认，才能不被随意更改。这一规则为电子档案使用者提供了无须第三方介入的信任体系。只有拥有合法权限的电子档案使用者，才可以在区块链技术下使用电子档案，省去了繁杂的元数据鉴定或自证真实性等流程，提高了电子档案管理和使用效率。

1.3 更好地服务社会

区块链技术下的电子档案管理系统使每个合法的用户都可以获得电子档案的信任权限。如此一来，对于社会民众来说，借助区块链技术，能与档案管理机构建立信任关系，便于推动电子档案更好地服务社会。另外，档案管理机构可以利用区块链技术，对各单位电子档案进行统一监管，确保各单位电子档案安全、可靠、有序，为今后档案服务社会提供保障。最后，运用区块链技术管理电子档案，有助于平衡电子档案管理生态链、不同层次的多方诉求，能够实现电子档案信息高效的价值转移和工作协同，这对于不断减少电子档案管理成本，提升电子档案管理效率具有重要意义。可以说，将区块链技术运用在电子档案管理中，实现了电子档案信息的归档、存储、传输、防伪、价值呈现，能够起到促进社会进步发展的作用。

2 区块链技术在电子档案管理中的应用要求

由于区块链技术具有点对点传输、分布式数据储存等特点，所以被广泛应用于公共服务领域。电子化是档案管理的必然趋势，加大电子档案管理力度是促进档案管理质量提升的必然选择。从现阶段的电子档案管理状况来看，电子档案管理风险较大，而引入区块链技术可降低风险出现的概率。但需要注意的是，区块链技术并不是万能的，需要在特定的业务场景下，才可将多主体、分布式等优势作用充分发挥出来。因此，档案管理部门在电子档案管理中利用区块链技术之前，应明确和了解区块链技术在电子档案管理中的应用要求。

2.1 由多方业务主体共同参与

若想有效发挥出区块链技术的价值，多主体是必备的条件，只有多主体共同参与，区块链运行机制才可实现多方共识、互相信任。区块链是由多个业务主体共同维护与保存的分布式账本，各相关主体都需要对合作对象提供的数据文件价值高度认可。档案通常都是多个主体共同建立与应用的，无论是归档、移交或是利用，参与的主体都不是单一的，因此区块链技术在电子档案管理应用过程中，要注重多方业务主体共同参与。

2.2 提升参与主体之间的信任度

在电子档案管理过程中，电子证据在多个场景中得到广泛运用，但在实际情况中，往往会因诉讼方和被告方相互不信任而造成电子档案管理存在漏洞。此时引入区块链技术，能实现多个平台的互联，从而为电子证据的有效应用提供保障。信息需求和主体数量有着密切关联，参与方越多，业务涉及的范围也就越广，弱信任环境的形成概率也将提高，所以在应用区块链技术时提升参与主体之间的信任度是有必要的。

在运用区块链技术推进电子档案管理的过程中，各参与主体间的信任是非常重要的。传统档案管理过程中存在参与主体之间不信任或信任度较低的问题，因此在电子档案管理过程中，必须要有效解决这一问题，注重提升参与主体之间的信任度，避免各主体之间出现利益冲突的问题，这也是区块链技术在电子档案管理中的一个重要应用要求。

2.3 减少电子档案被篡改的风险

在传统档案管理工作中，档案被篡改的风险较大。当技术环境发生变化时，特别是新兴技术的应用，以及档案管理朝着电子化、数字化方向发展，档案被泄露、被篡改的风险会进一步增大。因此，区块链技术在电子档案管理应用过程中，甚至应用前，档案管理人员必须注重减少电子档案被篡改的风险，以保障档案安全和区块链技术的有效应用，这也是区块链技术在电子档案管理中的一个重要应用要求。

2.4 确保电子文档数据价值与区块链技术相匹配

将电子档案数据登记到区块链平台，每一个区块都应对产生的所有电子档案数据信息进行承载与复制，并在区块链系统中长久保存。随着区块信息被大量写入，储存资源也会大量消耗，这也在客观上要求上链的业务、流程、内容必须具备很高的价值，因为需要长期保存，所以才有必要上链。而那些无留痕需求、内容未变动、缺少凭证价值的档案数据则没有上链的必要性。因此，区块链技术在电子档案管理应用过程中，需要确保电子文档数据价值与区块链技术相匹配。

2.5 构造较为完善的可信环境

上链前必须要有完善的可信环境作为基础，只有这样，才可为电子档案管理规范性提供保障。对于电子证据入链前的出处、有无造假、如何流转等问题，区块链技术是难以解决的，还需要利用其他文档管理措施来完成可信管理工作，构造较为完善的可信环境。从木桶理论可知，若电子档案数据可信度缺失，整个链条也将不完整，即使引入区块链技术，可信链条也难以变得坚固，所以构造完善的可信环境也是区块链技术发挥价值的必备条件。

3 区块链技术在电子档案管理中的应用路径

区块链技术在电子档案管理中的应用准备环节不能完全按照传统的软件项目实施路径展开，尽管一般技术应用路径有较强的普适性，但和区块链技术的融合度较低，因此很难真正提升区块链技术在电子档案管理中的实际应用效果。依托区块链技术开展电子档案管理工作，当前已经受到诸多单位的重视和关注。笔者将从以下几个方面来充分阐述区块链技术在电子档案管理中的应用路径。

3.1 识别和分析业务痛点

在区块链技术应用准备环节，电子档案管理人员应进行业务痛点的识别和分析。针对目前电子档案管理活动中存在的各业务主体相互间不够信任、文档易被篡改、电子档案安全性不足等现实问题，相关管理人员应注重业务痛点分析，依托区块链技术防篡改、多方维护、可溯源等优势进行电子档案管理。在分析电子档案管理业务痛点时，电子档案管理人员应着重关注管理过程中缺乏可控性、认证难度大等问题，只有这样，才能够提升区块链技术在电子档案管理中的实际应用效果。具体实践中，应紧密围绕2020 年新修订的《中华人民共和国档案法》文件要求，注重确保电子文件的来源可靠、要素合规、程序规范，在此基础之上瞄准业务痛点来进一步加强档案管理，以充分提升电子档案的可控性，这对于促进区块链技术在电子档案管理中的运用具有重要意义。

3.2 评定区块链技术的准入条件

区块链技术并不是完全适用于各种管理场景的，具有边界条件，因此在运用区块链技术进行电子档案管理的过程中，应注重结合电子档案的数据价值、共享性需求等条件来判定其是否需要区块链技术的加持。只有如此，才能够确保区块链准入条件的有效性，对于后续电子档案管理效果提升起到保障作用。比如，电子合同、发票、招投标文件等电子档案相关内容，需要流转于多个主体，涉及的金额较大，凭证价值极高，此时就需要借助区块链技术的存证认证、价值转移等优势来加强管理。在应用中，注重利用区块链技术对合规的电子合同、交易数据、签署过程等进行上链，以有效确保电子档案电子化、无纸化发展，有效提升电子档案交易的效率和安全。总之，评定区块链技术的准入条件评估是应用区块链技术的必备环节，只有通过科学评估，才可判定某些电子档案的管理是否适合引入区块链技术。

3.3 评估和判断业务的可行性

在确保上链业务合理性的情况下，还应对可信方面的成熟度进行评估，评估的内容主要包括是否有完善的四性保障标注、业务流程规范性、业务生态完善性等内容。引入区块链技术之后，CA 认证、时间戳等可信认证技术应用可获得一定程度的强化，但可信业务存在的不足是无法获得弥补的，因而电子档案管理部门在应用区块链技术时，应评估和判断业务的可行性，还要遵循管理、标准、能力先行等原则。在业务可行性评估的过程中，应从图纸二维码管理、大数据矢量图应用规范等维度多方论证和实验，从根本上保证电子档案管理中各项业务的技术规范性和可信性，从而更好地确保电子档案管理与区块链技术的契合性，这对于后续实际执行奠定了坚实的基础。

3.4 选择和设计区块链架构

区块链设计的主要内容有链型选择、节点规划、架构设计等。在区块链技术应用过程中，电子档案管理部门可基于现有的架构进行区块链架构建设，也可结合实际状况进行平台的自建。比如，国网链在建设时应用了联盟链的技术架构，此架构可满足文档管理的安全性、多主体、保密性等要求，和公有链与私有链相比较，该架构和区块链在电子档案管理中的应用有更高的适应性。此外，国网链在共识机制方面，设置了多种共识机制，使得各业务需求都能够获得较高程度的满足，其主要有实用性拜占庭容错算法（Practical Byzantine Fault Tolerance，PBFT）、RAFT 两类算法，前者有较高的容忍度，也有较强的交易性能和一致性，所以应用更加广泛。总而言之，电子档案管理部门应结合自身的业务需求来选择和设计区块链架构，结合管理部门和需求方的实际需求一同建立组织与节点，并按照数据权限设置多个通道。

3.5 规划和分析上链的流程

电子档案管理部门在明确整体架构之后，应结合文档业务流程、元数据、管理对象的特征等内容对上链的流程、内容进行明确。区块链技术可对电子档案管理过程进行记录、保存，所以有价值、有凭证的全部业务都应上链，实际上，会导致电子档案形式、内容发生变化的环节都应上链。此外，需要注意的是，并不是上链内容越多就越好，因为改变区块链上的数据内容时，各参与主体应同步进行，系统资源的消耗量较大，所以上链内容应尽可能体现出“小而精”的特征，也就是上链的都是那些价值较高的，从众多内容中提取出的精华内容，而其他内容则无须上链。因此在具体实践过程中，应筛选关键业务要素和数据内容，在电子档案管理场景中将“哈希值+核心元数据”进行上链，并借助“摘要”的方式呈现关键要素，这样便于使用者更加精准地把握电子文件源数据的信息变化，提升电子档案管理的实效性。

4 结语

电子档案管理部门在应用区块链技术时，要对电子档案管理业务的痛点进行识别和分析。根据《中华人民共和国档案法》的要求，电子档案管理部门要进一步加强电子档案文件的真实性管理。电子档案管理部门要全面深入做好区块链技术的应用和推广，结合不同业务需要，搭建电子档案区块链管理平台，从细节上完善电子档案业务流程，明晰电子档案元数据特征，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。此外，本文提出区块链技术在电子档案管理中的应用路径，希望能为电子档案管理部门更好地应用区块链技术提供帮助。