关于高校档案库房管理的若干思考

文/洛阳理工学院档案馆 刘玉红

一、档案库房管理的范畴

档案库房管理工作不仅是对档案库房空间场所的维护和管理，也是指在库房中进行的一切保管工作，是对已经整理好的档案资料进行入库、上架以及对柜架中的档案进行的日常维护、利用和保护等管理工作。

二、高校档案库房管理的重要性

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”2019年4月15日，法国巴黎圣母院的一场大火令人扼腕叹息，同时也给档案管理部门敲响了警钟。库房安全则档案安全，库房管理应该是档案管理工作的核心和重点工作。高校档案库房内存放着大量涵盖党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类十一个类目的重要档案信息资料，是对高校各种重要数据信息材料记录、整理与汇总的集合，涉及高校各项管理工作内容，对高校的发展建设和历届毕业生学历勘验提供了非常宝贵的档案佐证材料。开展档案库房的科学化管理研究，进一步完善智能档案库房建设，对于更好地保护和开发利用档案资源具有非常重大的意义。

三、高校档案库房管理当前的现状

（一）档案管理人员的风险意识淡薄。首先，高校档案馆室人员受学校部门编制数量限制，配备的档案工作人员比较少，每天需要做各类档案的归档整理以及处理查档人员的查阅利用等繁琐的工作，无暇顾及库房规范化管理工作，库房管理工作仅限于开门查档、关门落锁，制度落实不到位，实际操作不规范。久之，则容易产生懈怠情绪，风险意识淡薄。其次，是缺乏专职、专业的档案库房管理人员，目前在高校中，专职档案库房管理人员相对缺乏，除了档案馆设置专门的档案库房外，很多二级部门的档案库房管理人员常常是兼职档案管理员，档案库房管理并非其本职工作，因为工作繁忙，无暇分身，常常在完成本职工作闲暇时，有余力才对档案库房进行管理，观念陈旧，不懂得专业的档案库房管理知识，停留在将档案统一堆放在库房内确保安全，并未做到专业的规范化管理，工作缺乏积极性。

（二）库房基础设备不规范。高校档案馆设置有专门的档案库房，但是由于思想观念的问题，学校领导更加偏向于教学一线的资金投入，库房硬件设备因为资金不到位而显陈旧，档案馆内设有“三铁”防护：室外配铁门铁窗，室内为档案专用密集架，每天上下班开关每个库房房间的门锁，就已经耗时费力，更疲于每天手动逐个打开每个房间的空调机、除湿机等防护设施，这就导致库房温湿度环境如若出现不利于档案保存的情况，不能及时发现，等到档案盒上出现霉菌斑块时才事后修补，对档案造成一定程度的伤害。高校二级部门在保存档案时，受到办公场所条件的限制，没有设置专业化的存放档案的档案室，仅仅是将档案直接存放于办公场所，甚至没有专门的档案装具和保护设备，由于办公场所达不到专业档案库房的“八防”要求，且办公场所常常是人员混杂，进进出出，既不利于档案的安全存放，也不利于档案的保管利用，甚至出现移交档案时发现遗失档案的问题，对高校档案的安全造成很大的隐患。

（三）库房管理人员职业健康不能保障。档案库房不同于普通的办公用房，设计出发点多从档案储存的安全性角度考虑，大多密闭式管理，不常通风，内部放置的防虫药包，加上装修材料、三合胶板、漆柜、胶体、档案装具等产生的苯、甲醛含量在不通风状况下会上升，三苯是致癌物之一，同时纸张上依附的霉菌、真菌等有害微生物都会出现在库房内，停留时间稍长，导致皮肤过敏、呼吸道不适的症状，实际工作中发现，我校档案馆3名档案管理人员，有一名人员长时间在库房接触档案后皮肤瘙痒、红肿，2名人员出现鼻子敏感，打喷嚏、流鼻涕的过敏症状。档案管理人员在长期大量查阅库房档案的过程中会出现肌体损伤，对健康不利。

（四）档案出入库管理不到位。高校档案库房存放有文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、学籍档案等各门类专业性档案，与普通的机关档案库房最大的区别在于：普通的机关档案库房所存放的档案一般是对内提供利用为主，而高校档案库房存放的档案很大一部分是对外面向社会，为社会大众提供资料查询等功能，以查阅、借阅为主。所以高校的档案库房管理中不但涉及对档案安全的管理、保存，还涉及对档案的安全利用，特别是对高校档案的安全利用方面提出了更高的要求。但是，有些高校档案馆并未配备监控、门禁等设施设备，面对查阅量大、人员出入繁杂的情况，档案的安全潜在一定风险。

四、档案库房管理发展建设的建议

高校档案的安全保管、维护和利用，一直是高校档案库房管理工作的重心。因此，我们要严格按照《档案法》和国家档案局的有关文件精神及相关规定，坚持“以防为主、防治结合”的导向和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，做好“人防、物防、技防”工作。

（一）注重库房管理人员建设。档案管理工作属于专业性、服务性、保密性极强的一项工作，管理档案是一门“良心活”，库房管理人员是直接接触档案实体的，其政治素养的高低对维护档案完整与安全起到直接的影响作用，库房管理人员的政治素质必须过硬，这是高校档案部门考虑政治可靠、遵纪守法的党员同志优先任职的原因之一。思想认识决定工作态度，从领导到库房管理人员，只有在思想上认识到档案库房管理的重要性，才会在工作中重视，产生高度的安全意识。档案部门可以通过常态化政治学习，增强其责任心、使命感和安全意识，提高档案管理人员的职业道德素质。要多加强业务知识的学习，通过参加上级部门组织的培训和学术交流，了解国内外先进的档案库房管理方面的前沿知识，引进新理念、新做法。“往远看，往回看”，对比自身管理方面的不足，有针对性地改进。要以上级档案局组织的档案检查为契机，查摆自身在档案库房管理方面的差距，比如国家档案局于2020年12月发布了《档案检查工作办法》（档发〔2020〕5号），河南省档案局就《办法》的贯彻实施提出具体要求，要求各相关单位按照《办法》相关规定对档案管理工作进行自查。我校档案馆认真落实上级文件精神，针对58项风险评定标准，逐项对照、分析差距，通过对兄弟院校调研、档案设施改造及专业机构现场评估，制定整改办法，积极进行整改，实施建立全宗卷、新风及门禁系统建设等措施，现已消除中风险3个、低风险3个，进一步提升了我校档案管理水平。档案馆专职档案管理人员应定期组织二级部门兼职档案员进行库房管理业务培训，深入各部门档案库房检查、指导工作，设置库房管理制度，分工明确，责任到人，以明确的奖惩制度为导向，彰显责任担当的意义，做到责权、奖惩分明，形成人人关心重视档案库房安全的良好氛围。要吸引优秀的青年人才到高校档案库房工作，充实业务素质好、能力强、高学历的青年骨干到现有的档案管理队伍中来，让高学历的档案管理人员成为库房管理的“领头羊”，鼓励在职的库房管理人员进修学历和参加各种档案专业的继续教育培训，同时积极引导档案库房管理人员解放思想，转变观念，强化竞争意识，激发大家学业务、比素质的热情。

（二）做好各项防范措施。高校档案库房管理要严格执行档案实体的防火、防盗、防高温、防潮湿、防霉菌、防光、防虫、防鼠等项防范措施。1.防火。档案资料大多是纸质载体，而且还有木质装具、纸盒、线绳等装订用品，这些都是可燃、易燃物品，一旦遇到明火或者电线老化短路、电器设备使用不当等，就可能引发火灾，对库藏档案造成难以挽回的损失。档案保管部门应该遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则，制订《库房管理制度》《档案管理应急处置预案》等规章制度，强化监管，严格落实安全管理责任制度，把消防安全责任落实到人，将所有防火安全措施执行到位，认真做好日常消防管理工作，严格控制用电的安全性，电气线路铺装必须由专职电工严格按照有关标准规范安装，并时常检查老化程度，定期开展防火检（巡）查，发现问题及时解决。此外，也要做好火灾事故可能出现时的防范准备，注重应急管理，定期进行灭火演习，尤其对灭火器材与设施，要定时进行检查维护，确保设备完好。档案管理人员要熟练掌握灭火器具的正确使用方法，以保障在火灾发生的第一时间以最快的速度和效率做出火情处理。2.防盗。针对高校档案面向社会提供利用的特点，实施档案库房和档案利用场所分离制度，建立档案利用登记和档案进出库管理制度，库房全封闭管理，除了档案管理员之外，无关人员禁止入内，专业的档案管理人员严格按照相关制度规定执行，确保档案的安全利用。库房门窗加防护栏，管理人员注意出入库房及时关门落锁，有条件的高校档案管理部门可装接触式磁卡电子门禁系统，通过读卡器自动判断持卡人身份有效后开锁同行，并将出入库房人员的身份、出入时间等信息自动采集。推行24小时不间断专业视频监控，对档案利用、档案进出库的全过程进行实时监控，这样可以确保高校档案利用的安全性大幅度提高。3.防高温。注重对冬季和夏季库房温度的调控，按照库房面积设置安装温湿度传感器、空气质量监测仪，以精准监控库房的真实温湿度、空气质量状况，启动空调机、恒温恒湿机进行降温。4.防潮湿。每年夏天的雨季是档案库房防潮湿着重注意的时节，库房管理人员应该注意监测库房内的湿度变化，利用通风、排气，开启除湿机、恒温恒湿机等设备，将库房湿度控制在45%～60%范围之间。5.防霉菌。在防潮湿工作的基础之上，注意库房卫生保持干净，经常清扫，档案入库排架之前全面进行细菌消杀处理，放置在档案专用无酸纸档案盒内，定期喷洒防霉抗菌剂，消灭霉菌生长环境。6.防光。库房选择遮光度强的窗帘，平时注意拉上窗帘，防止日光直接照射档案库房。7.防虫。虫害源自档案本身纸张携带，或原有库房环境不洁净而产生，或库房外侵入。档案管理部门按需采购杀灭效果好的除虫药物，并根据其药效范围决定投放的用量密度，定期投放。同时注意做好口罩、手套等的人身防护。8.防鼠。库房配备黏板、鼠笼、鼠夹等捕鼠设备，发现可疑孔洞尽快追堵，随手关闭库房大门，减少老鼠进入机会。必要时，可以找专业灭鼠公司对老鼠进行物理消杀，尽量不使用灭鼠药物。

（三）进一步加快高校档案数字化、智能化工作。数字化档案是智能型高校档案库房的重要组成部分，智能型档案库房中的一大亮点就是档案实现数字化后加快了查询、查阅进度，同时尽量减少对纸质档案的调阅，减少档案进出库的频率，有利于纸质档案的保护。目前，高校档案的库房管理基本停留在传统管理理念中，一排手摇档案架、几个档案盒，对于档案的利用查询还基本停留在手动查询的阶段。随着今后信息化技术的不断发展应用，传统型高校档案库房必然难以适应今后社会大众对于档案利用查询快捷、高效、便民化的需求，传统型高校档案库房向智能型高校档案库房的转变将是不可逆转的趋势。为此我们要做到如下几点：一是加快数字化档案工作，数字化档案不仅是今后高校档案工作的发展趋势，也对确保高校档案安全具有重要的意义。高校现有的档案要尽快完成电子数据扫描，实现数字化的存档以利于今后档案的查询利用工作。可以先将学籍档案、文书档案等社会大众利用频率较高的高校档案通过电子数据扫描，整合汇总成数字化档案，对外提供利用，有利于高校档案的保存，也有利于提高档案查询、查阅的效率。二是积极推进办公自动化（OA）系统下的档案自动收集归档系统的建设。目前，随着高校系统办公自动化（OA）系统的启用，在新的办公系统下实现档案自动收集归档成为可能，如何让（OA）系统与档案库房管理系统实现实时无缝对接，成为智能型档案库房建设的关键，只有实现档案自动收集归档，才能确保智能型档案库房的管理更加便捷、高效。三是加大投入，在硬件上确保智能型高校档案库房建设。档案库房安装空调、加湿机、去湿机、加湿去湿一体机、恒温恒湿调控设备等温度和湿度调控设备，配置全封闭防盗门窗、防护栏等防护设施，智能门禁识别、红外线告警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。智能型高校档案库房的建设，需要各级领导的重视，只有不断加大投入，才能更好地建设智能型高校档案库房。此外，确保档案数据安全，档案部门应当增强异地备份意识，制定异地备份管理工作计划，健全备份体系，完善备份制度，做好档案安全保障体系建设，开展馆藏的重要档案异地备份，以有效应对自然灾害和突发事件，确保重要档案安全完好保存。

当前，高校档案库房的管理工作做得好与否，对于高校档案的效用发挥起着至关重要的作用。为此，我们要高度重视高校档案库房的管理工作，加大对档案库房建设的投入力度，培养专业化的档案库房管理人才，推进传统型档案库房向智能型的档案库房转变。只有这样，才能更好地发挥高校档案推动学校发展建设、服务社会的作用。