档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究

文/吉林油田公司档案馆 王艳丽

以往的档案管理以人工为主，档案以纸质材料为主。进入现代社会，电子档案逐渐增多，这些不同类型的档案堆积在一起，如果不能合理分类，利用难度较大，致使档案信息难以充分发挥价值。结合信息技术推进档案数字化建设工作，可以优化档案管理水平，不仅可以减轻档案管理压力，而且可以充分挖掘档案信息的价值。因此，在新形势下，吉林油田公司档案管理人员应不断探索档案管理形式，加强档案的数字化建设和利用工作，使档案管理成为社会经济发展的催化剂。

一、档案数字化建设和利用的意义

（一）规范档案管理。传统的档案管理模式下，大量的档案堆积在一起，不但不易查找，而且占据大量的空间，不能发挥应有的作用。互联网时代，信息技术逐渐渗透于生产生活的各个方面，数字化手段逐渐应用于各种资源的收集、管理和利用当中。在档案管理工作中，信息技术拥有较高的应用价值。通过档案数字化建设工作，能够使资源的管理更加规范，方便对资源进行归类，从而发掘其内在价值，提高利用水平，为社会经济发展提供助力。于吉林油田公司而言，积极推进档案数字化建设，可以有效总结吉林油田公司发展中的相关数据，并结合未来发展方向调整发展模式，在这一过程当中，不仅档案管理工作越发规范，而且可以为吉林油田公司的进一步发展提供数据支持。

（二）彰显档案价值。档案管理工作内容复杂，呈现多元化的特点，档案资源包含的信息量较大。因此，必须利用信息化手段对档案管理工作进行优化，从而不断提出新方案，提高管理和利用效率。使用计算机技术优化档案管理工作，能够对所有的资源使用统一的标准、统一的方法进行管理，创建共享平台，提高信息共享水平。共享平台建成后，可以实现吉林油田公司档案管理的资源互联互通，使档案的价值发挥到最大。由此可见，数字化手段管理档案除了方便利用之外，还能够提高档案的安全管理水平，避免因为人工操作方式不当导致档案损坏问题发生，还能对档案的安全级别实行分级管理，从而避免信息泄露。也就是说，档案资源能够在保证安全的情况下得以共享，油田工作人员可以结合共享信息，弥补油田公司发展中的不足，这在无形之中彰显了档案的价值。

二、档案数字化建设和利用的紧迫性

（一）档案开发的需要。纸质档案占用面积较大，容易损坏，不易保管，而且使用的时候限制条件较多，因此无法发挥档案的最大价值。纸质档案的大量存在导致档案管理部门无法加强开放工作，难以为国家的科技发展和生产建设提供高质量的服务，档案管理的压力也越来越大。另外，进入信息社会，档案的载体变得丰富起来，磁盘、磁带、光盘等各种移动存储介质都是常用的档案载体，多种样式档案载体出现，需要加强管理和整合，然后再进行开发利用，这都需要使用数字化方法对其进行管理。实现档案数字化建设，提高数字化档案的利用水平，发挥档案的最大价值，从而为生产建设服务，所以档案数字化建设是档案开发利用的基础。

（二）经济发展的需要。中国是最大的发展中国家，经济在高质量、高速发展的过程中，必须重视技术改造与技术创新工作，否则就不能够实现可持续发展的目标。这个时候，档案的价值开始凸显。利用好档案，能够使工程技术人员从以往的经验中获得灵感，少走弯路，缩短研发时间，提高生产效率。但是传统的纸质档案管理方式不方便利用。因此，有必要对档案进行数字化建设，使档案的查阅变得更加方便，提高检索效率，生产效率也将得到提升。

三、档案数字化建设存在的问题

档案数字化是利用计算机等多媒体设施以及网络完成档案的储存、管理工作，并通过相应的硬件设备完成档案的查找、利用工作。采用数字化方式进行档案管理，已经成为未来档案管理的主要趋势，做好相关工作将提高档案的利用水平，提高生产效率，促进经济社会向前发展，但是当前档案数字化建设工作存在的问题较多，影响了数字化档案的利用工作。

（一）管理观念落后。部分油田公司档案管理人员的综合素质有待提升，在档案管理过程中缺乏信息化意识，导致档案管理水平一直在低水平徘徊，影响档案的归档、管理以及利用，影响档案价值的发挥。部分公司甚至存在档案收集、归档工作没有落实到位的问题，这都对以后开展档案数字化建设工作产生了不利影响。

（二）管理制度缺位。做好档案管理，加强档案数字化建设工作，才能够使数字化档案的利用成为可能，想做好这些工作，需要完善的监管制度进行约束。很多公司在档案管理工作方面并未建立完善的监管制度，档案的管理工作比较随意。如此宽松的管理制度导致很多档案长期滞留在库房中，占用空间，不能够产生价值。缺乏管理制度做约束，部分油田公司甚至存在管理档案时记录不详细和不完整、字迹潦草等问题，导致下一步的档案数字化工作受到了很大的影响。

（三）管理人才匮乏。提升档案管理和档案数字化管理水平，离不开专业人员的支持，一些油田公司档案馆虽然建立了完善的规章制度，引进了大量的设备，档案收集也比较齐全，但是因为档案管理专业人才和信息技术人才缺乏，或者水平低下，既无法对所有的档案进行数字化录入，也无法建立档案数字化建设的标准，导致档案的数字化工作受到很大的影响。尤其在吉林油田公司档案馆中，一些档案管理人员年龄偏大，思想保守，不愿意或者没有能力学习数字化技术，导致档案数字化建设工作无法向前推进，导致数字化档案利用工作无法实现。

（四）管理标准缺乏。于吉林油田公司的档案信息而言，种类很多、内容庞杂，要想使用信息技术进行管理，形成数字化档案体系，需要使用统一的标准对档案的收集、录入等数字化工作进行规范。但是受到技术水平、资金规模、管理理念等因素的限制，多数公司纸质档案保存较好，但是数字化档案的建设工作难以开展下去，这是因为没有建立档案管理的统一标准导致的。有些档案保管公司虽然建立了自己的标准，却与其他公司的标准无法互联互通，不利于档案的共享工作，不利于最大程度地发挥数字化档案的价值。

四、加强档案数字化建设的措施

（一）加强数据库建设。吉林油田公司档案的数量庞大，档案的内容繁杂多样，因此必须进行归类，才能为吉林油田公司的进一步发展提供助力。数量众多的档案要想实现合理分类，有必要建立专题数据库。只有建立了完备的多个专题数据库，才能够使档案的数字化工作取得更好的成效，才能够使档案的管理变得更加便捷。数据库的建立不能一蹴而就，而是一个逐步完善的过程，要不断对数据库进行更新，使数据库的功能越来越强大，内涵越来越丰富，利用越来越方便。只有推进档案信息的数字化建设，才能在油田公司发展的过程中结合以往发展数据以及发展方向，完善发展方案。但是在建设档案数据库的时候，要掌握一些原则，先实施重点项目，再实施普通项目，最后形成系列化的系统数据库体系。

（二）完善档案管理软件。在吉林油田公司发展的过程中，产生了诸多数据信息，这些数据信息包括吉林油田公司的发展历程，对于吉林油田公司的未来发展起着积极作用，但档案信息较多，管理难度较大。在现代社会中，要想提升档案管理水平，离不开信息技术的支持。因此，吉林油田公司要引进先进的档案管理软件，对原有的管理软件进行升级。通过先进的档案管理软件，使文本档案形成的电子文件具有统一的格式，这样才能够实现档案的标准化管理工作，方便档案的管理和开发利用，这样才能够提升档案管理水平，才能够为以后的档案数字化工作基础。

（三）提升档案人员素质。只有储备足够数量的高质量人才，才能够做好相关工作，档案管理工作也是如此。档案管理人员的素质提升，关系到档案的管理水平、利用水平、数字化工作的有序开展，因此，需要引进高素质的档案管理人员，加强对现有人员的教育培训工作，使人才的工作能力有所提高，综合素质得到提升。当然，档案管理人员也要提高学习能力，加强专业知识的学习，扩大自己的知识面，掌握现代信息技术，这样才能够做好档案管理工作，以完成档案数字化工作。另外，油田公司要采用适当的奖惩措施来激励工作人员不断进步，提高自己的档案管理水平，最终形成一支高水平的专业工作队伍。

五、数字化档案利用存在的问题

（一）信息化程度较低。想提高数字化档案的利用水平，必须做好数字化档案工作，如果档案管理工作难以进行数字化建设，那么数字化档案的利用问题就是纸上谈兵。吉林油田公司做好了档案的收集、管理、归档工作，但是没有进行进一步加工，未能利用现代的信息技术进行数字化管理，导致档案长期尘封在仓库之中。档案数字化工作情况不理想，有多方面的影响因素。例如技术方面的原因，如果缺乏相应的技术支撑，那么档案的数字化建设工作会遭遇很大的困难，特别是一些照片和音视频类的档案，必须以高水平的信息技术做支撑，才能够进行数字化存储与检索。另外，运用信息技术对档案进行数字化建设，需要诸多的资金支持。吉林油田公司在发展的过程中侧重于提高经济效益，因此，在数字化档案建设方面的投入不足，在引入网络设施、先进软件、引进人才方面缺乏力度，因此难以做好档案的数字化管理工作。

（二）利用模式简单。要想提高数字化档案的利用价值，就要开发多种利用模式，但是吉林油田公司对档案利用的模式比较单一，影响了档案价值的发挥。产生这些现象，有以下几方面原因：一是由于工作人员的利用意识不强导致的，我国的档案管理部门素来存在重管理、轻利用的问题，未能重视到档案的信息价值。二是各级档案管理部门之间存在沟通壁垒，信息互联互通程度不高，无法发挥合力作用以提高档案资源的价值。三是公司只重视现场服务，不重视线上服务，只重视面对面服务，不重视远距离提供服务，也影响了数字化档案的价值发挥。

（三）配套制度滞后。做好数字化档案利用工作，离不开配套制度的建设，但是很多油田公司对档案利用相关制度的配套工作比较滞后，未能协调好各部门的工作。档案管理的环节特别多，档案的利用工作无法高质量开展，档案的利用工作缺乏规范化的程序，档案的管理缺乏标准化的制度做支撑，档案利用的质量评估制度缺失，未能建立用户反馈体系，不能够很好地保证档案的安全和用户的隐私。

六、数字化档案利用的策略

（一）完善配套资源。要想提升数字化档案的利用水平，就要加强数字化档案的建设工作，要想使数字化档案的建设工作取得成果，就要完善配套设施。要丰富馆藏资源，否则档案利用就无从谈起。吉林油田公司档案管理部门应该根据地区经济社会的发展特点和自身的能力，建设特色数据库。档案的内容要涵盖文字类、音视频类和图片类材料，这样才能够提高发展质量。对档案资源进行数字化处理工作，是为了方便档案利用，所以要加强网络管理体系建设，通过内部局域网的建设，实现管理水平的提升，通过与外部网络的互联互通，提高利用的便捷度，这样才能够建立好数字化档案利用工作的基础。

（二）挖掘档案价值。要想使数字化档案利用水平提高，就需要提升档案的价值，只有充分挖掘档案的价值，找出其亮点，才能够使档案信息发挥作用。吉林油田公司档案管理部门在完成档案的数字化整理工作以后，要对其进行分析和整理、挖掘，提高信息资源的利用价值，并做好宣传工作，从而使社会公众了解档案的种类、价值，提高利用水平。还可以通过发放问卷调查表的方式，了解挖掘档案价值的有效途径，通过这样的方式使档案价值充分显现。

（三）加强制度建设。要想使档案利用水平提升，提高数字化档案的价值，离不开制度保障，只有加强制度建设，才能够使数字化档案的建设和利用工作有法可依、有章可循，使档案管理与档案利用工作协调发展。在建立制度的时候，要对吉林油田公司档案的现状进行调研，根据吉林油田公司的具体情况，设立具有可操作性的档案管理制度，这样才能够使数字化档案的利用工作越发便捷。数字化档案管理规章制度包括很多内容，其中档案的标准化工作是一个非常重要的工作，只有按照标准化的方法进行管理，才有利于数字化档案的利用，才能够建立规范化的利用流程，使档案的作用发挥到极致。另外，档案的保密程度不同，只有建立符合规定的管理规章制度，才能够做好档案的保密工作，避免机密档案和个人隐私信息泄露，同时提升其他档案的利用效率。随着时代的发展，档案的保密等级、档案的种类都在发生变化，因此要及时调整档案的管理规章制度，使数字化档案的利用工作积极推进，这样才能够使数字化档案的价值发挥到最大。

七、结语

做好档案数字化建设和利用工作，能够推动经济发展，推动社会进步，促进社会和谐。吉林油田公司档案馆的档案管理人员要站在宏观发展角度，构建发展大局，加强档案管理工作，提升档案数字化水平，提高数字化档案的利用水平，使数字化档案成为经济社会发展的支撑平台。