浅析三级公立医院基建档案精细化管理实践

文/淄博市中心医院 张超

近年来，随着医药卫生体制改革不断推进，医疗市场竞争日趋激励，三级公立医院不断加快优质医疗资源的扩容，医院诊疗技术水平、服务能力、人才规模不断增强。与此同时，为解决人民群众日益增长的医疗健康服务需求，解决群众看病难、住院难等问题，为患者和医务工作者提供更加优质、温馨、便捷、安全的诊疗和工作环境，三级公立医院不断扩建医疗用房面积，对原有建筑进行修缮改造，形成了各种形式、各种载体、数量巨大的基建档案。2018年12月，中央经济工作会议提出加快新型基础设施建设，为基建档案管理的改革升级带来了新机遇，也对基建档案管理工作提出了更高的要求。

一、我院基建档案管理工作现状

淄博市中心医院是淄博市规模最大的三级甲等综合医院，是全市医疗、教学、科研、预防保健和康复中心，是山东省区域医疗中心，是省内首家地市级互联网医院。目前设置三个院区（分别是东院区、北院区和西院区），编制床位4080张，总占地面积28.33万平方米，总建筑面积40.71万平方米，在建面积7.79万平方米（分别是感染性疾病病房楼、西院区住院二部病房楼、科研楼）。作为医院科技档案的重要组成部分，我院基建档案收集的内容是医院开展基本建设和工程项目过程中形成的各类原始信息材料，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的全生命周期所形成的，其主要内容包括：从建设项目的规划立项、测绘勘察、招投标，到设计、建设施工、设备安装、监理，再到竣工检查、验收、交付使用，乃至改扩建、修缮各环节形成的各类合同文档、项目图表、设备文件、工程图纸、管理文件和声像文件等资料，部分工程项目还包括土地划拨、拆迁补偿等内容。档案的形成人有医院、设计单位、施工单位、监理单位、政府主管部门等。

近年来，随着我院进一步推进精细化管理，基建档案引入精细化管理模式，健全完善了基建档案管理制度、流程；加强专、兼职基建档案管理人员的业务培训，提升了整体业务素质；强化基建档案各形成人的收集责任，扩大了基建档案信息资源；加大硬件投入，引进现代化管理设备，为档案管理现代化、电子化提供了物质基础；与专业的软件公司合作，不断更新升级档案管理系统的基建档案管理模块；充分利用现代化技术手段，实现基建档案数字化管理；加强档案信息开发，充分利用基建档案的知识价值，在医院新建项目的可行性研究和立项，原有建筑修缮和改扩建等工作中发挥了重要作用，为医院领导决策提供了有力依据。2020年2月，医院北院区改建为省级新冠肺炎后备定点医院时，充分研究和参考医院基建档案，利用其编研成果，仅用10天时间，就将20世纪90年代初建成投用的6200平方米旧病房楼改造成为高标准的负压病房楼。

二、三级公立医院基建档案推行精细化管理的必要性

精细化管理是现代管理学的一种管理理念，是社会大分工精细化和服务质量精细化的必然要求，是在常规管理的基础上，将常规管理引向深入的管理思想、管理模式和管理文化，以最大限度减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

（一）基建档案精细化管理有利于工程项目的顺利安全开展。加强基建档案精细化管理，精确、完整、系统地记录工程项目的历史情况和完整过程，及时收集建设过程各个环节形成的各类资料，妥善保存并高效提供利用，为保证工程项目的立项、设计、施工、监理、验收交付等各阶段的顺利、及时、安全推进，提供了第一手的基础资料，是工程项目竣工验收、交付使用、有效监督的必备条件。管理人员通过对基建档案的核查，能够发现工程项目中存在的缺陷和问题，在基建项目竣工投用后的利用、修缮、改扩建、维权等再开发环节和效益评估方面，具有非常重要的参考价值，对于工程项目的传承、发展、创新具有深远的意义，对于医院的整体建设规划、综合管理提供了专业的资料依据。

（二）基建档案精细化管理有利于提高档案管理的整体水平。加强基建档案的精细化管理，在工程项目管理和建设施工过程中，注重环节管理、过程管理，精细进行目标划分，落实建设方、施工方、监理方等各方面档案管理人员责任，及时全面收集各类文字、图片、图表、声像等材料，做好分类整理工作，进行集中统一保管，做到竣工图纸与实际验收情况相符，信息标注、关联准确，对于提高档案的利用价值，全面增强医院档案管理工作的合理化、规范化、科学化，有着非常重要的作用。对比建筑工程实体而言，基建档案具有更长久的寿命，为研究医院的发展建设历史、弘扬医院文化传统，提供了第一手真凭实据。

（三）基建档案精细化管理有利于节约医院运营成本。加强医院基建档案精细化管理，建立规范化、制度化、流程化的管理模式，不断提升基建档案管理质量，可以提高医院运营管理效率，降低运营成本。医院每年末对下一年度建设、改扩建项目进行立项申报和财务预算时，可充分借鉴和利用准确完整的基建档案，来精确计算和科学调整相关工程量、工程项目造价等，提高管理工作的质量和效率。工程项目的设计档案一般经过了一定时期的施工考验和运营检验，在新建同类建筑时，可进行参考利用，不但可以提高设计质量，还可以加快设计速度，减少设计成本。对于各种水电管道的改造和维修，更是需要基础档案来提供详细信息，避免重复建设，减少医院财力、人力、物力的浪费。

（四）基建档案精细化管理有利于医院开展监督审计工作。医院基建项目多有大额度资金支出，是监督和审计工作的重点。加强医院基建档案的精细化管理，及时、完整、准确收集各类基建档案资料，提取档案中记录的投资预算、招投标记录、会议纪要、施工设计变更、合同文本和竣工图等资料，与项目决算数据进行对照，为纪检监察和审计部门提供第一手资料依据。医院应严格落实“一岗双责”，推进全面从严治党，将基建工作落实推进和“清廉医院”建设相结合，加强基建工程项目的监督和审计工作，实施全程同步审计监督，加强对工作量清单及工程结算款等环节的重点审计，显著提升投入产出效益，确保建设资金安全。同时，基建档案也是医院维权的重要凭据，在工作责任、管理责任、安全责任追究方面能够提供基础依据。

三、加强医院基建档案精细化管理的措施

（一）健全完善基建档案管理制度。对医院基建档案进行精细化管理，首先需要建立并不断完善管理体制，保障档案管理与工程项目推进的同步性。根据医院基建工作实际，针对基建档案管理各个环节、各个步骤进行细致划分，细化档案收集范围、分类管理、管理责任、时间节点、工作流程、应急预案等，使各个主体分工合作、密切配合，各项工作有据可依、有序推进。医院领导要加强对档案管理的关注与重视，明确认识基建档案精细化管理对医院运营管理和发展建设发挥的重要作用，由上而下推动制度和责任落实。各参建部门也应明确自己的档案管理职责，加强业务交流和工作沟通，落实工作责任，共同做好基建档案收集管理工作。要设立档案管理工作考核制度，加强基建档案管理的绩效考核，设立一定的奖惩激励规则，确保各项管理制度落地生效。同时，要落实好相关责任追究制度，若出现资料档案错漏、遗失、损毁等问题，必须严格追究相关人员责任，采取必要措施进行有效整改。

（二）加强档案管理工作队伍专业化建设。一是要提升基建档案专、兼职管理人员精细化管理意识。通过加大宣传力度、推荐阅读精细化管理书目、开展线上线下各种方式的学习，让档案管理人员意识到加强基建档案精细化管理工作的重要性，了解精细化管理对于加强工作质量、推动工作落实的意义。坚持思想先行，行动跟进，只有档案管理人员思想意识得到提高，在具体管理实践中才能积极投入，取得实效。二是要加强基建档案管理人员的培训教育。通过举办专题讲座、业务培训、参加相关内容的培训班等，学习管理理论和方法、网络和信息技术知识等，使档案管理人员熟悉基建专业知识和工作程序，使工程管理人员熟悉基建档案管理相关知识，拓宽知识面，培养现代复合型人才。建立基建档案管理微信群研究探讨工作，解决工作中出现的问题。不断更新有关人员知识技术结构，提升实践技能水平，促进基建档案的管理质量、工作效率和精细化水平进一步提升。三是要加强基建档案管理人员的考核。定期组织档案工作检查：一方面，做好档案管理的自我检查，确保档案管理工作质量；另一方面，对管理人员业务能力进行考核评价，考核的内容包括信息化管理水平、档案资料收集的完整性、档案资料的编研成果、制度流程的掌握情况等。同时，对考核成绩优秀的人员进行适当奖励，对考核成绩较差的管理人员有针对性地加强业务技能培训，甚至调整工作岗位。通过检查考核，倒逼管理人员不断增强业务能力，发挥自身优势，促进档案管理的精细化发展。四是加强档案管理人才的培训与引进。发挥医院人才引进政策优势，增加档案管理岗位设置，调动一切积极因素，积极“外引内培”。一要从医院工作人员中选拔业务能力强、科技知识丰富、德才兼备的优秀人才，安排到基建档案管理岗位；二要积极引进高校具有专业学历、热爱档案管理事业、创新能力强的档案管理人才和信息技术人才；三可外聘具有丰富工作经验的基建档案管理专家，除了做好基建档案管理工作外，还可以践行学徒制，发挥传、帮、带作用，对医院档案管理人员因材施教，积极培养工匠型人才，整体提升基建档案管理团队的业务素质，为档案精细化管理提供人才支撑。

（三）推进基建档案管理的信息化建设。1.加快基建档案信息化管理步伐。三级公立医院基建档案管理工作需要运用网络技术与数字化技术等先进信息技术手段，加快基建档案管理与网络信息技术、大数据技术的有效融合，不断开发和优化管理技术、管理方法，对基建档案进行整合存储、自动化识别、高效传输和全文搜索等，实现远程传输、保管和查阅，建成科学系统的基建档案信息数据库，为基建档案的开发利用提供便利条件。同时，要保证基建档案信息系统的稳定性、安全性，在安全保密前提下，做好档案数据的备份工作，提升档案信息容灾能力。2.高效利用智能化手段进行档案收集工作。基建档案形成的周期较长，往往会经过数年时间。在工程项目招标、签订合同初期，医院就应提高对档案信息资料收集管理的重视，将收集工作列入合同条目，明确档案管理责任，使设计施工单位在保证工程项目顺利完成的基础上，配合医院及时做好档案资料的收集工作，确保收集工作与工程项目的立项同步、与施工进度同步、与竣工验收同步。医院要建立并不断完善基建档案数字资源收集管理制度，树立档案资源全流程管理、质量事前控制意识，充分利用智能化手段，创新基建档案数字资源的在线收集、自动收集、智能收集等方式方法，提高档案收集效率。基建档案中大量的过程文件、实时数据是在基建应用系统中直接产生的，管理人员要充分运用智能化的手段实现在线归档，积极打通基建业务系统与档案管理系统数据的对接通道，将各项基建活动数据以在线方式自动导入档案管理系统之中，减少人工操作环节，实现闭环管理，保障信息的完整性、准确性和系统性，提高归档率和工作效率。3.利用数字化手段做好档案归档存储工作。按照“存量档案数字化，增量档案电子化”的要求，我院加大投入力度，对于存量文件，采用社会化服务方式，由专业档案管理服务公司负责将基建图纸等资料进行扫描，制成图形文本刻录成光盘，并上传至档案管理系统；对增量文件，则由基建业务系统直接在线导入档案管理系统，进行科学整理、归类、排序和编号。截至目前，我院档案数字化率达到80%以上。在存储方式上，除了利用光盘、硬盘服务器等存储介质外，还通过数字备份、数字迁移等技术手段，做好基建档案资料的备份容灾工作，保障档案信息资料安全。

（四）做好基建档案的开发利用工作。利用工作是基建档案管理的目的和归宿。医院基建档案中保存着大量的数据和信息，需要不断探索加强相关内容的关联性，做好开发利用，提供知识服务，为新建项目基础研究、科研立项和医院领导的管理决策提供依据。一是开通高效的查询、获取、利用渠道。医院要不断更新智能化检索系统，实现基建档案信息共享和网络远程查阅、传输，提供基建档案的自动化检索、高效利用和知识服务。二是积极整合各类信息资源。建成跨载体形式的基建档案专题数据库，充分利用人工智能与数据挖掘技术对基建档案信息资源进行深度融合，深入挖掘和组织各类信息资源的关联性、系统性，有针对性地为医院提供知识服务和智能决策参考。三是不断开发基建档案服务潜能。创新服务形式，通过应用VR、3D全息投影、数据融合等新技术，提供可视化的知识服务，编制基建档案编研材料，不断提高档案利用效率。

总之，档案管理人员要与时俱进，转变观念，开拓创新，改革务实，推进基建档案精细化管理，运用智能化技术更新完善档案工作平台；提升基建档案的收集、管理效率，不断丰富基建档案资源；进一步提高档案管理的工作质量，提高工作效率，避免安全隐患；发挥基建档案资源的知识价值，为医院管理决策、为新建项目研究创新提供优质服务。