企业办公室档案管理工作优化办法研究

文/北京公交集团档案中心 王云云

现阶段，我国诸多企业办公室存在档案管理模式粗放化以及信息管理效率不强等问题，所以企业管理者要树立信息化管理的意识，完善档案管理建设体系，重视高素质人员队伍的组建，从根源上调整优化企业办公室档案管理工作。因为企业办公室档案管理工作中相关的档案内容会在一定程度上影响企业管理效果，所以新形势下如何跟随时代的发展优化企业办公室档案管理工作，适应创新型经济发展的需求，值得每一个管理者重点研究。

一、企业办公室档案管理的意义

（一）促进业务创新，正确制定企业决策。办公室档案管理工作和诸多业务项目存在关系，相关业务模式均影响到企业的长久建设。细致分析档案内容，能为后续的业务开展提供方向，还能够给业务重组带来借鉴作用。如今经济市场时常出现变化，企业做出的决策需要参考大量数据信息，企业办公室档案管理工作能让企业的决策更为正确，办公室档案管理工作能给决策者带来全方位的数据参考，相关人员研究企业的管理费用和企业的工程建设，通过档案数据及时对企业管理决策作出调整。

（二）有效维权，企业跟随时代的发展而进步。开展企业办公室档案管理工作，对办公室的资料数据进行统一归纳，便于企业管理者依据档案资料，捍卫自身利益。比如在企业进行某个业务项目时，一旦出现人员伤亡的情况，便可以把业务的合同文件交给法院，通过法院得以维权。利用办公室档案管理工作，让企业的发展能够与时俱进。相关人员细致复盘数据信息，密切把档案管理项目和市场环境相结合，更好凸显档案管理工作的内在价值。

（三）提供发展条件，让企业与市场行业协调运作。开展企业办公室档案管理工作，相关人员全方位收集档案管理的内容和资料，使得资料信息足够完整。社会中每一个行业的创新都需要档案管理工作的支持，来推动市场范围内多个行业的协调运作，具体记录工作流程，保存数据信息资料，从根源上为企业的长久建设助力。

二、办公室档案管理现状

（一）档案管理粗放化，信息管理能力不强。个别企业在经营和发展中，没有意识到办公室档案管理的重要性，导致档案管理工作不够专业以及档案管理条件匮乏等问题，或者部分企业由于档案管理相对松散，致使出现关键信息泄露的问题。新形势下，大多数企业在档案管理工作中融入信息化技术，特别是财务管理单位和人事管理单位，然而一些办公室档案管理工作在信息化建设上存在力度不足，没有及时对档案信息进行分类和归纳，对关键的档案缺少备份管理的意识的问题，无形中让企业的发展面临一定风险。

（二）档案安全管理不到位，缺乏档案管理机制。办公室档案管理工作，涉及员工信息、客户信息与技术信息等，相关内容的保存和运用都需要安排专业人员进行管理。然而，一些企业可能出现档案信息保护不到位的问题，造成企业办公室档案管理工作比较被动，难以保障企业档案管理工作的安全性。在档案管理制度方面，部分企业即便设定管理机制，也无法从根源上落实。没有具体制定档案管理内容和档案管理办法，阻碍了企业办公室档案管理工作的创新和健康有序发展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不够实效。在企业办公室档案管理工作中，管理工作者存在着责任心不强和随意摆放档案的现象，难以保障档案管理的实效，不单单占据着大量办公空间，还会影响档案的完整保存。企业档案管理包含多种多样的内容，一些档案管理工作者不能确保档案管理工作具备准确性与时效性，约束了档案管理的价值凸显。

三、企业办公室档案管理工作的优化研究

（一）明确办公室档案管理的基本要点。要想高效率进行企业办公室档案管理工作，管理者应具备先进思维。开展档案管理工作，最为直接的影响因素是企业人员对档案管理工作的重视度不够。管理者没有意识到档案管理的价值和意义，觉得档案管理并不能给企业带来较多的经济效益，不愿意花费时间和精力进行研究。因此，企业每位工作人员都要形成档案管理意识，合理记录档案和查询档案，使得企业能够飞速发展。档案管理工作者的素质和能力代表着档案管理工作是否能够高效率进展。换言之，档案管理工作者要保持严谨的工作态度，准确分类档案信息。针对模棱两可不能归类的档案，及时备注或者构建新型管理条目，不要随意摆放档案。邀请专业人员进行培训，讲述行之有效的档案管理经验，关联具体案例详细说明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期检验档案管理的效率，消除影响档案管理质量的因素，不间断探索档案管理的新思路与方法，从根源上强化企业办公室档案管理工作的质量。

同时，要体现出动态性并对以往的被动工作形式进行突破，相关人员主动采集档案信息，科学管理档案内容，不要出现档案丢失的问题。利用动态性的管理要点，建设企业文件档案一体化的管理机制。还要体现严格特征，细致筛选全部档案，对档案文件结合重要程度进行级别划分，提高后续利用档案资料的效率。严格管理好办公室档案内容，研究数据信息的真实性与合理性，以免出现虚假信息。最后是系统性，相关人员要了解档案内容，使得档案信息保存具有一定系统化的特征，利用数字化档案管理模式提高档案管理工作效率，促使档案管理处于最佳的状态。

（二）体现办公室档案管理的精细化。企业管理者需要完善档案管理的基本环节，突破以往档案采集和档案管理的壁垒，把企业内部的多个部门人员调动起来，有效开展办公室档案管理工作。合理优化业务信息、资质信息和客户信息，提高档案资料查找效率，节约工作者的时间和精力。规范化进行档案分类，囊括和企业存在关联的所有类型文件，依据分级保管的形式，避免档案出现丢失的问题。实际分类中，组织部门工作者按照档案采集规定，收集档案信息，对数据进行统计，分门别类地保存与管理档案内容，内化企业中各部门的工作联系。比如企业中两个部门都涉及相同类型的档案文件，通过信息反馈能够节约其中一个部门采集档案的时间，以免重复整理档案数据。融入多元化档案管理模式，具体进行档案编号，把档案信息保存在档案袋中，利用系统索引规定档案保存的位置，这样使用者可以在最短时间内找到需求的档案资料。企业部门需要运用档案时，通过授权登录的操作下载需求资料，如果档案资料具备机密属性，则需设置权限才能够下载。相关人员申请下载的信息得到批准后，才能够运用对应的档案资料。在此阶段档案类别划分上，结合企业的具体情况进行精细化分配，要做到种类清晰，标注档案应体现档案具体的来源，尤其是档案形成时间和档案管理内容，把所有的内容进行综合管理，制定档案目录；对档案利用进行规范化管理，借阅档案时要填写真实信息，管理者应提前了解档案的基本内容，最终具体明确借阅者归还信息保存情况。事先制定借阅表，明确档案归还的具体时间和具体用途，得到审批后允许再次借阅。总之，档案案管理者要具体掌握档案资料的保存状态，工作者归还时要具体核对，降低重要资料丢失的概率。

（三）增强档案管理信息化建设质量。企业在开展办公室档案管理工作时，要重视ERP系统的构建，也就是实施文档一体化管理方法。此种管理结构是企业资源计划，综合信息技术和先进的管理理念而产生，给企业管理者进行多项业务带来了条件支持。办公室档案管理中，巧妙地结合管理主机综合整理各个部门的工作信息，细致化筛选和加工，后续完成资料入档的操作。依托这一过程开展具体的档案资料管理工作，明确档案管理的重要性。比如某种类型的档案资料，对企业的发展带来可参考性的条件，需要特殊保护与管理，对档案信息及时转化为电子文件的形式加以保存，思考到保存设备的物理空间，可以及时运用云端档案管理方法，集中化管理档案数据，促进档案数据的规范化管理。科学地进行档案文件加密，大规模企业可通过档案分布式管理开展工作项目，档案管理的信息存在一定交互性，多个部门之间可以进行有效的信息共享，让企业管理者制定最为正确的决策。

（四）重视办公室档案管理的安全性。企业工作者进行档案管理时，要具体明确档案的类型，完善相关的安全管理级别。重点档案包括知识产权安全级别高的档案和客户档案以及知识档案，应配置安全级别高的管理手段。档案比较陈旧的，可以对其进行删除，做好记录，提供检验档案真实性的参考条件。如果档案管理单位发现与申请专利或者知识产权存在交叉性的资料，要把数据信息反馈给上级，辅助企业安全的管理知识产权内容。

（五）规范化进行档案管理整合。依托相关的标准，对档案管理的实际内容和实际范围进行统筹，相关人员做好档案立卷归档的操作和档案管理办法的创新，从多个维度体现办公室档案管理的规范化。对档案进行规范化管理，涉及行政文书档案，比如法规档案信息和人事任免信息。管理档案有生产管理规划和用户档案。技术档案涉及生产流程与生产技术，业务档案由市场调研信息和业务信息，双向档案有录音以及视频。规范化的明确档案管理范围，以免互相合作的企业之间人员出现交接档案输入的问题；对档案管理体系进行规范化管理，设置办公室和部门人员互相配合的管理思路，多个部门细致采集信息和筛选信息并安排办公室专业人员进行密卷和归档。执行档案责任管理方法，使档案采集和档案管理的责任一一对应，依托有效的考核方案落实档案管理考核标准；对于档案归档进行规范化管理，档案采集过程需要组织多个部门的人员共同研究，一同进行动态采集数据，传递到网络平台中。办公室档案归档的具体项目，结合划分的档案范围，通过办公室档案管理者最终审核，只要是对单位存在应用价值的数据，都应当被统计。在归档时间的规范化设置上，办理结束的文件应上传到网络中，以年为单位对相关数据档案进行归档处理，随时把机密性文件加以归档划分。归档过程体现档案内容的完整性，档案盒应结合企业现有的档案种类加以颜色区分，如果是纸质档案，要通过交接程序落实签字生效；对档案管理办法进行规范化设置。新形势下开展企业档案资料管理工作，应该及时采集和上传相关部门的信息，安排专业人员走进各个部门加入培训活动。各个部门都安排专业人员管理档案内容，针对贸易档案和新建档案，区分管理两者，以发票流水号的形式管理贸易档案文件。

四、结语

综上所述，企业办公室档案管理是一项基础性工作，在很大程度上和其他项目存在联系，会对企业的长久建设和发展带来影响。新时期的企业办公室档案管理工作，相关人员要融合先进的手段和管理理念，创设高效率的档案管理方法，让档案管理工作具备先进化水平，如明确办公室档案管理的基本要点、体现办公室档案管理的精细化、增强档案管理信息化建设质量、重视办公室档案管理的安全性、规范化进行档案管理整合等途径，全面挖掘档案管理工作潜在的问题，真正做好企业档案管理工作。