文书写作思维初探

文/山东外贸职业学院综合基础部 赵燕

文书写作能力在个体入职和升职过程中的重要性尽人皆知，要想应对工作中的各种写作任务，写作者掌握行之有效的文书写作思维是非常有必要的。以下是文书写作中常用的写作思维，供大家参考。

一、换位思考的写作思维

换位思考的写作思维，也就是说写作要看对象，写作说到底还是一种沟通方式，不同的人群有着不同的经历和心态，如果不按照对方能够接受的方式沟通，就好比“鸡同鸭讲”，事倍功半。

严世蕃死党罗龙文与海盗汪直串通，得来的大量钱财都用来贿赂严世蕃；世蕃听从卜者之言，认为南昌之地有王气，在此建立府第，规制直逼藩王；勾结宗人朱典楧，查探皇帝的日常诸事，聚集亡命之徒，南通倭寇，北通胡虏，相互响应，意图不轨。明朝首辅大臣徐阶为扳倒奸臣严世蕃在写给皇帝的奏章里，给其定了三条罪：1.勾结倭寇，行同叛国；2.暗中聚力，图谋不轨；3.在有龙气的地皮上给自己盖房子，其心可诛。嘉靖皇帝看后，果然勃然大怒，终于下令杀了严世蕃。徐阶的确老谋深算，奏章中绝口不提严世蕃贪赃枉法、冤杀沈炼和杨继盛的事情，因为徐阶很清楚，当朝皇帝只关心自己的皇位稳不稳，其他的都不算事，而且当年杀害沈炼和杨继盛的事情也是皇帝同意的，现在要翻案，岂不是打了皇帝的脸，搞不好弄巧成拙，扳不倒严世蕃，反而搭进自己的身家性命。

唐昭宗时期的诗人吴融被宰相韦昭度聘为掌书记，吴融的工作热情非常高涨，经常主动将自己对于工作的思考形成文字材料送给韦昭度看。开始的时候，韦昭度还会认真翻翻他写的东西，后来不知为什么就不怎么看了。吴融很是不解，请人打听，后来韦昭度解开了谜底：“吴融确实很有才华，但他起草的文稿，都是用他自己喜欢的语言和口气，似乎与我风马牛不相及，这样的文字我哪里看得下去？”

如果你要撰写导游词，下面两种表达你选择哪种？1.“乐山大佛身高71米，头高14.7米，宽10米。”2.“佛像有30多层楼高，耳朵有4人高，每只脚背上可以停5辆解放牌汽车，脚大拇指上，可以摆1桌酒席。”

毫无疑问是第二种，因为游客不是科研人员，对数字没有那么敏感，他们无法想象71米到底有多高，也无法想象14.7米有多长，但他们对一层楼的高度、人的身高和汽车的大小是很熟悉的。

譬如，函的协商是一门学问，在协商的时候一定要设身处地站在对方的立场上考虑问题，将对方希望或者应该了解、掌握的信息准确而全面传递过去。譬如：

××××市林业公安处：

××××年×月×日上午9时左右，因乘客违背园区规定擅自向狮群投掷食物，导致一对母子受到非洲狮的攻击，造成轻伤，受伤母子被紧急送往医院救治，幸无生命危险。

非洲狮原产自非洲，繁殖能力较强，一胎为4至6只。根据有关国际和我国法规，非洲狮在我国只作为一般野生动物保护。

为平息事件造成的影响，我园请求击毙伤人雄狮。

敬请函复。

××森林野生动物园

××××年×月×日

该函第一自然段将事情的起因、经过、结果简练陈述，这个信息中对林业公安处做出准确判断非常必要，第二自然段将非洲狮的繁殖情况和受保护情况进行了阐述，也是林业公安处做出准确判断所需要的信息，缺失任何一部分都会影响林业公安处对该事件的判断和回复。

二、简练成文的写作思维

“一字入公文九牛拔不出。”公文的语言就是要简练、简练再简练，能用一个字说明的绝对不用两个字。美国前总统威尔逊说:“一个10分钟的演讲，我至少要准备两个星期；如果是半小时的演讲，我要准备一个星期；如果不限时间，无须准备马上就可以开始。” 一位哲人曾经说过，一个猎手的好坏不在于他一下子射出了多少发子弹，而在于他是否能一枪命中目标。写文书最佳的状态就是绚烂之极归于平淡，用最简练的语言写出最丰富的内涵。

写作的目的在于沟通顺畅，而不在于卖弄自己的学识，不可本末倒置，否则轻则会引起对方的不满，重则挨了杖刑。据记载，洪武九年（公元1376年），刑部主事茹太素上呈17000多字的奏章，朱元璋叫人读16370字以后，还没有听到具体意见，说的全是空话、废话。朱元璋龙颜震怒，让人把茹太素打了一顿。第二天，勤勉皇帝朱元璋又叫人接着读，读到16500字以后终于谈到了实际内容，朱元璋择其可行的建议，立即下令实施。

简练成文当然是不要在开头绕弯子，文书开头要快速入题，好比看电影，老让观众看广告，观众一定不乐意。文书写作要求开门见山，尽量不要云山雾罩，做过多的热身运动。

文书的开头方式有很多，这里我们推荐常用的三种：1.概述式。运用详细或省略的记叙“六要素”向受文者交代事件的起因经过和结果，以及时间、地点和人物，这样做可以使收文者高效把握文书相关信息。2.根据式。以“根据”“按照”等开篇，旨在阐述发文依据和出处，提醒收文者文书的权威性，引起收文者足够的重视。3.目的式。以“为”“为了”开篇，旨在阐述发文的意义和宗旨，文书的写作都有着明确的目的，“为赋新词强说愁”的情况在文书写作中是不存在的，因此，目的式开头在文书写作中较为多见。

以撰写教学部门工作学期总结为例进行说明：1.目的式。为了提升本部门的服务水平，更好地为学院和教师们的工作提供有效支持，现将××××～××××学年第一学期的工作情况总结如下。2.根据式。根据学院工作安排，现将本部门的工作情况总结如下。3.概述式。在上级部门正确领导下，在各级教学系部和广大教师的支持和帮助下，本部门顺利完成了××××～××××学年第一学期的相关工作任务，具体情况汇报如下。

文书正文要条理清楚，言简意赅，切忌罗唆，请看下面一篇信函。

××女士：

最近的一段时间里，我们公司的工作人员一直在招聘工作人员。看到您的来信，我们很高兴，您能够勇于推荐自己，并且对我们公司表示很高的信任，在此，我们深深地表示真挚的感谢，也请您在收到我们的信后，可不可以请您在这个月17日下午2点钟，准时到我们公司的人事处来，见见面，详细谈谈您的情况。来时，最好带上您的身份证和学历、经历证明，给我们做参考，您看好吗？再一次对您的应聘，表示感谢。祝您取得成功，成为我公司一员。

××公司

××××年×月×日

该文的写作没有公司文书应有的庄严和简练，修改如下：

××女士：

您好。

很高兴收到您意欲入职我公司的信函，如果您依然有意加盟我公司，请您于8月17日下午14时到我公司人事处（行政楼203室）参加面试。届时请携带您的身份证和学历、经历证明。

期待您的到来。

××公司

××××年×月×日

文艺复兴三杰之一的米开朗琪罗认为雕塑就是将多余的石头移除，写作也要有这样的思维意识，只有将多余的表达去掉才能突出重点，舍得，舍去不必要的信息，凸显必要的信息。

三、准确表达的写作思维

准确是优秀的文书写作首要的标准，没有准确的表达就没有理想的沟通效果，文书写作也就失去了应有之义。

（一）准确表达首先表现在用词准确、语感恰当。用词准确和语感恰当的训练，在义务教育阶段一直是语文教学的目标之一。请看一篇通知的原文：

全体员工：

现在通知大家，有人在后面的停车场留下了一辆灰色的新奥迪车，由于该车已经在该处停留了几个星期，且一直无人认领，我公司已获得警方授权，如果我们把收入捐给某慈善机构就可以拍卖此车。如果您愿意并且能够参加拍卖，请花些时间到我处参与拍卖。

经理：××

××××年×月×日

啰啰嗦嗦，说了半天也没有将必要的信息说清楚，收文者依然是一头雾水。将语言进行准确表达之后如下：

全体员工：

我公司停车场停有一辆长期无人认领的灰色八成新奥迪车，经与有关部门研究，并获得警方许可，我公司将拍卖此车，并将所得收入捐献某慈善机构。现将有关拍卖事宜通知如下：

一、拍卖时间：（具体到分钟）

二、拍卖地点：（具体到门牌号、房间号）

三、资格要求：

如有其他与拍卖相关的不明事宜，请拨打电话：××××××××

××公司

××××年××月××日

（二）文书的准确表达还表现在较多地运用数字。譬如，一篇情况报告的开头部分：“2000年某天深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、电力、通信一度中断。这百年不遇的特大洪涝灾害，给我乡造成了不可估量的损失。”

这种感性的描写始终无法让人明白灾害的严重程度，如果运用数字表述则不同：“2000年某月中旬，某乡遭受了特大洪涝灾害，交通、电力、通信一度中断，被淹没的农田大约（ ）亩，占该乡农田总数的（ ）；被冲毁的村庄有（ ）个，占该乡村庄总数的（ ）；被损坏的工厂有（ ）座，占该乡工厂总数的（ ）。经济损失达到（ ）。”

在（）内填写相关的数字，是不是能让领导更快速了解该乡的受灾情况？

（三）准确性表达不到位的影响。作者在文书表达准确性上容易犯的错误往往是表达不到位，隔靴搔痒。譬如毕业生的求职信：

“除了上学期间，其他时间积极参加课外文体活动，各种社会实践活动和兼职工作。在平时学校生活中，做过很多兼职，例如：做一名托管老师，话务员，派单员，还到工厂打过暑假工，亲身体会了各种工作的不同运作程序和处事方法，锻炼成了吃苦耐劳的精神，并从工作中体会到乐趣。”

“除了上学期间，其他时间积极参加课外文体活动，各种社会实践活动和兼职工作。”一句陈述拖沓重复，可以修改为：“本人在课余时间积极参加文体活动和社会实践。”但这不是我们最主要的修改意见，因为这样一句空洞的话放在此处，是不会给到对方有效信息的，作者需要补充说明自己具体参加了哪些与求职有关的文体活动和社会实践，在哪里？干多久？哪方面的能力和素养获得了提升？等等，因为这些要素才是招聘单位最想了解的。

另外，“在平时学校生活中，做过很多兼职，例如：做一名托管老师，话务员，派单员，还到工厂打过暑假工，亲身体会了各种工作的不同运作程序和处事方法，锻炼成了吃苦耐劳的精神，并从工作中体会到乐趣。”这句话中陈述的兼职工作与第一句文体活动和社会实践活动应该分开陈述，另起一段。需要将托管工作、话务员工作、派单员工和暑假工作等的具体信息表达清楚，譬如，时间长短、工作单位、具体收获等。因为不同的公司有不同的文化、不同的规矩，在不同的公司工作会传递给招聘单位以不同的信息，干1个月和6个月的收获会有差别，所有这些工作的收获与你所要求职的职业有何帮助，这些都需要说清楚，说到位。

四、点面结合的写作思维

所谓“点”就是对具体事例的陈述，所谓“面”就是对具体事例的理论总结和概括，是一种有高度的思考，这种思考非常方便读者更好地把握文书的内涵。“面”的写作在文书中往往表现为小标题的撰写。

合理运用小标题对于初学文书写作的人来说是一把金钥匙，这种写法让人感觉文书条理清楚，结构分明，恰如帅哥美女，一打眼还是让人赏心悦目的。譬如，一篇学生的总结：

2018～2019学年第一学期已经过去，现将本学期的学习情况总结如下：

在第一学期中，我不仅学习了英语基础课，还学习了会计等专业课程。在第一学期的前半段，由于上课没有认真听讲导致在随即而来的考试前并没有掌握所学知识。认识到自己的不足之处后，我开始从最差的会计开始学习。在看完全书后，仍有不明白的地方，我请教了学习较好的同学。在得到解释后，我将课后题做了一遍，遇到做错的题，我先翻看了前面的要点，再看习题，通过对错题的检查，我更加深了对要点的理解。在考试中，我的会计得了75分，虽然不高，却是我努力的结果。在这学期中，也暴露了我在学习中的问题，像是英语，缺乏耐性，在课堂上未完成的问题下课也未解决，单词、课文，不能背过，对课文的理解不深。在考试中也得到了不理想的成绩。

纵观第一学期的学习，因为不努力，不刻苦而造成了成绩的不理想。这是深刻的教训，希望在崭新的学期我能克服困难，取得满意的成绩。

这篇文书写得既短促又罗唆，给人感觉是完全没有受过写作训练的，这种不懂分层分段的“螃蟹体”，毫无文书管理的意识，本应该分层写作，却堆在一起，臃肿不堪。结合总结的写作要求和点面结合的写作思维，该总结可以修改为：

2008～2009学年第一学期已经过去，现将本学期的学习情况总结如下：

1.在专业课学习中能够适时止损，及时修正，考试成绩差强人意。

在本学期的前半段，由于上课没有认真听讲导致在随即而来的考试前并没有掌握所学知识。认识到自己的不足后，我开始制订学习计划，进行了会计相关课程的学习。在自学完教材之后，我仍有不明白的地方，面对这种情况我没有放弃，而是主动请教了学习较好的同学。在得到同学的耐心指导后，我将课后题做了一遍，进行学习成果的巩固。遇到有难度的题，我再次翻看前面的要点，通过不断练习和复习，通过对错题的检查，加深了我对专业重点知识的理解。在后来的测试中，我的专业课成绩基本在75分以上，虽然不高，却是我努力的结果，也是对我掌握了专业课学习方法的一种肯定。

2.在英语课学习中缺乏耐心和恒心，专注力不够，导致英语成绩不尽如人意。

在本学期的英语学习中，我缺乏耐性和恒心，在课堂上未完成的问题课后也未进行积极解决，老师要求的背诵单词、课文的任务，我也是消极应对，对课文的理解不够深入，课后的拓展训练更是几乎毫无涉及。所有种种，导致在后来的测试中，成绩很不如意。这个英语成绩是对我英语学习态度的一种真实反映，也是对“一分耕耘一分收获”老话的印证。

纵观本学期的学习，因为不努力、不刻苦而造成了各种成绩的不理想。这是深刻的教训，希望在新学期，我能克服困难，取得让自己满意的成绩。

通过原稿和修改稿的对比，体会到文书写作中对“面”的概括的好处了吗？

当然，如果只有“面”的概括，而没有“点”的支撑，也是一种不到位的表达，对于“点”的准确表达，前面已经在“准确表达”部分做过论述，此不赘言。