加强常态化学科评估背景下学科档案管理的思考

文/青岛大学计算机科学技术学院 李京

学科建设是高等学校建设的核心，是高校实现人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与引领四大功能的基础，是推动高等院校建设发展的首要因素，在学校事业发展中具有“龙头”地位和作用。学科水平是高校核心竞争力的主要体现，对学科建设水平的研究和评估，有助于促进高校内涵式发展，提高教育教学质量，推进高校学科特色发展。因此，学科建设和学科评估是高水平大学建设中的关键性内容。

教育部学位与研究生教育发展中心开展的学科评估是按照国务院学位委员会和教育部颁布的《学位授予和人才培养学科目录》，对具有研究生培养和学位授予资格的一级学科进行整体水平评估。学位中心自2002年首次开展学科评估，按照“四年一轮”的周期，目前已完成四轮，2020年11月正式启动了第五轮学科评估。每一轮学科评估的体系框架基本涵盖了一级学科建设中的人才培养、师资队伍、平台资源、科学研究、社会服务、国际交流与合作等多个方面，全面反映了学科建设内容，囊括了大学各方面的职能。在学科评估过程中，产生了大量学科档案材料，作为学科评估的基础数据资源，对学科建设有着重要的参考价值和意义。

随着学科评估的常态化、制度化，学科档案作为反映学科建设水平的重要材料和高校开展学科评估工作的重要参考依据，以其真实性、系统性、权威性在学科建设和发展中发挥着越来越重要的作用。如何做好学科档案的管理，为每一轮学科评估提供最全面、最真实的材料，为学科建设服务，是高校学科建设工作的重要内容。

一、学科档案的分类及主要内容

学位中心于2020年11月3日公布《第五轮学科评估工作方案》，聚焦“立德树人”，突出诊断功能，强化分类评价，彰显中国特色，构建了适合中国国情、体现中国特色的高质量学科评估体系。

相较于前四轮评估，第五轮学科评估指标体系已经变得更精细和优化。同时，学科评估的一级指标相对稳定。对照学科评估指标体系框架的4个一级指标，可以将学科档案分成4个一级类目，包括人才培养质量、师资队伍与资源、科学研究水平、社会服务与学科声誉。在学科评估指标体系中，每个一级指标下设若干二级指标，因此学科档案的每个一级类目下又细分若干二级类目，按照学科评估要求对学科档案进行如下分类，各类目档案包含的主要材料及内容如表1所示。

表1 基于第五轮学科评估指标体系的学科档案分类及主要内容

二、学科档案对于学科建设的意义

（一）学科档案记录了学科建设发展历史，是学科评估的基础和佐证。如果高校或院系没有建立学科档案或学科档案不健全，每次学科申报和评估时就会临时收集、拼凑各种学科评估相关的材料，学科评估结束后又不能及时整理归档，下次评估时又出现重新收集整理材料的情况，造成人力、物力、财力的极大浪费，而且评估材料既不系统也不完整，会极大地影响学科评估结果，给学校和学院造成不可挽回的损失。不同学科评估轮次，不同指标体系框架下的学科档案是填写学科评估简况表的数据基础，也为学科评估提供了完整、翔实的佐证材料。系统、完整的学科档案体现了学科建设的水平，反映了学科建设发展的历史、现状和趋势。相对于公众对学科评估结果的重视，每一轮学科评估档案材料的保存、整理和利用才能更好地彰显学科评估的目的和意义，凸显档案的价值和作用，更有助于推动学科建设的发展。

（二）学科档案为学科发展规划提供参考依据，具有指导作用。学科档案是制定学科发展规划的重要依据。通过对学科档案进行整理分析，帮助高校了解学科现状和发展趋势，找出优势和不足，“以评促改，以评促建”，采取相应的措施和对策，帮助高校推进内涵建设，提高教育教学质量。具体来说，学科档案的指导作用包括：其一，宏观方面。帮助高校了解各学科发展的整体状况，宏观把控学科的未来发展趋势，及时做出战略性的部署和调整。其二，微观方面。帮助了解学科现状，找出问题和差距，制定补救措施和完善规划，明确学科下一阶段的发展方向和目标，加强学科建设，推进内涵式发展，提高研究生培养质量。

（三）学科档案对提高学科声誉，服务社会具有重要作用。学科声誉是指由同行专家和行业人士根据学科的学术声誉、社会贡献、学术道德等印象，参考《学科简介》，作出“学科声誉”的主观评价。学科档案中的学科声誉，是学科对外宣传的主要来源，为学生报考院校、社会选拔人才以及人才流动提供了重要参考。学科声誉能直观反映学科的建设情况，进而为建设一流大学和一流学科提供参考，为构建优势特色学科奠定基础。

三、学科档案管理工作研究及建议

学科档案是高校学科建设和管理工作的重要组成部分，在学科建设和发展中占据极其重要的地位。学科档案是学科建设的真实记录，也是学校档案工作的重要组成部分。对学科档案工作进行研究，对研究成果进行梳理，有助于学校档案工作的开展，更有助于推动学科建设的发展。

（一）建立和健全学科档案组织机构和管理制度。建立和健全学科档案组织机构和管理制度是做好学科档案工作的保证。由于学科档案的征集主要是在学科建设单位学院进行的，学科档案的现行作用也是在学院发挥的，学院成了学科档案工作的基础和重点，因此，应设立院一级的档案室，作为高校档案馆的分支机构，由高校档案机构统一领导，分级管理。高校档案馆应派专人指导、督促、检查学科档案管理的业务问题。建立学科人负责制，由学科负责人担当学科档案的第一责任人，学科秘书担任学科档案管理员，负责学科档案的收集、整理、归档和管理工作。总之，应当建立以高校档案馆为主导，由学科负责人负责，院系学科秘书具体实施，档案部门指导、督促、检查和协助的学科档案管理组织体系。建立健全学科档案管理制度，明确学科档案管理方法，确定学科档案的归档要求与归档指标，指导学科分门别类归档。

（二）明确学科档案归档范围和归档要求。学科档案的核心内容，包括人才培养、师资队伍与资源、科学研究、社会服务4个方面，这是学科档案的主要构成部分，学科档案的具体内容也都围绕着这4个方面展开，所有这些内容构成了学科档案的主要组成部分。

除了上述内容应当按照学科档案要求进行归档外，学科评估4个内容的一系列文件，包括“组织管理制度、学科建设发展规划、年度计划、人才培养记录、新技术新项目科研项目立项、学术活动、经费使用计划、设备购置记录、成果鉴定及获奖、上级主管部门和学校有关学科建设和评估的措施、政策等综合性材料”也应当归入学科档案。除了与学科档案内容有关的结果性、结论性、成果性、文件性的文献材料列入归档范围外，还应当将学科建设中产生的重要过程性文献资料作为学科档案的重要内容，列入学科档案归档范围。

因档案具有特殊的原始性、真实性、完整性和科学性，是评估专家了解学校办学质量的重要材料，是展示学校学科成就和学科特色的信息窗口。因此，学科档案是否收集齐全、完整，管理是否规范和科学是学科评估能否顺利通过的关键。

（三）学科档案管理工作的“三纳入”。学科档案记录了学科建设发展的过程，是反映学科质量现状的第一手资料，具有很高的档案价值和情报分析价值，因此学科档案管理必须具备较高的科学性及规范性，在档案管理工作中要做到“三纳入”，具体内容如下：

1.“纳入学科秘书职责范围”。学科档案材料的形成、积累工作贯穿于整个学科建设工作全过程，只有把这项工作列入学科秘书的职责范围，才能使该项工作落于实处。整理工作也是如此，只有学科秘书最熟悉形成的档案材料的因果关系和完整程度，由他们整理、归档，再加上档案部门在业务上的协助、指导，才能形成高质量的案卷。同时，档案部门必须加强档案工作的指导、督促、检查和协助工作，只有这样，才能保证档案的来源与质量。

2.“纳入学科建设整体规划”。学科档案材料的形成、积累工作已经不是原来意义上的完成形式，而是既按照学科评估任务的要求，又按照档案工作的要求进行的形成、积累工作。档案管理对学科档案的要求更高、更严，这样就需要投入一定的附加劳动和时间，特别是整理归档工作，需要专门集中时间进行。将档案工作列入学科建设整体规划，是对学科档案工作落实的保证。

3.“纳入学科管理制度”。是指把学科秘书对学科档案材料的形成、积累和整理归档工作，在学科管理制度中予以保证。学科档案材料的形成、积累要有一定的制度要求，整理归档工作也要有严格的规定和程序，不能各行其是，必须把学科档案管理工作纳入学科管理制度之中，人人遵守。对归档的学科项目，如没有完整、准确、系统和规范化的档案材料不能验收。学科档案管理工作纳入学科管理制度之中，是做好学科档案工作的根本保证措施。

四、结语

在学科评估常态化的新形势下，学科档案是高校档案工作中面临的新情况，开展对学科档案管理的研究，在实践中积极探索新方式、新方法，将有利于高校档案工作的进一步发展，更好地为高校学科建设服务。