企业印章档案管理工作中存在的问题及对策探讨

张 进

（首钢集团有限公司矿业公司，河北 迁安 064404）

印章（本文特指官印或公章）、印信，历史悠久、源远流长，有玺、宝、印、章等称法，泛指将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。

在企业中，印章是印信凭证的一种，是代表该企业机关、组织或个人权利、职责的凭据，主要有公章、业务专用章、钢印和具有法律效力的签字手章、个人名章。企业印章档案，指部分企业印章生命周期结束后，由于其在该企业行政管理、经营生产过程中制作并使用过，在该企业的历史研究、档案考证、遗留业务、鉴证材料真伪等方面承担着特殊的作用，而被保存下来移交档案馆形成一类具有特殊价值的档案载体。企业印章档案，主要包括印章实体档案和印章材料档案（指印章印模、印章从形成到移交归档过程中产生的相关资料）两部分。

一、企业印章档案工作的意义

印章档案，由于其具有客观记录、真实还原特性及精美艺术特性，因此，不同历史时期的印章档案，有助于复刻当时的历史状况，可以刻画当时朝代变迁、机构设置、政治策略、文化交流、经济发展等情况，可以还原名望家族、文人志士的行为或著作痕迹，在中国文化史和政治史上塑造了极其重要的角色，为研究人员提供历史数据做支撑。

在现代企业，印章档案则反映了一段时期内，企业级别、企业性质、不同管理期间的机构设置与调整、生产经营状况、企业具备的各项专业职能、企业的领导者、对外交流合作等信息。所以，对企业印章档案进行系统完整的整理归档是一项非常重要的工作。

在企业中，任何行政部门或组织团体等机构印章，具有唯一性，只能刻制并且备案1枚，印章表面能显示出该机构或组织团体的相关信息，包括机构名称、性质等，该印章即为该机构的表征，体现了印章所属机构承担的职责、发挥的职能及其拥有的权力。因此，一枚机构的印章实体档案，成为该机构的发展和变革档案中的重要组成部分，有助于人们以最直接快捷的方式了解到该机构的变迁、性质、机构级别等信息。

二、企业印章档案工作中存在的问题

（一）制度建设问题

规章制度是对企业管理经验的总结和规范，是企业各部门或专业履职尽责、共同遵守的行为准则。

目前，企业印章档案专业的管理，大多承接了《印章档案整理规则》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案工作规范》等法律法规、部门规章，在其指导下开展专业管理工作，并没有根据自身实际管理情况制定本企业的关于印章档案的专业管理制度，细节操作和具体管理方面很容易造成操作不规范及管理混乱等现象，不利于提升企业印章档案的管理效率及效果。

（二）整理范围问题

企业印章档案的整理范围，广义来讲主要包含印章实体档案和印章材料档案两部分。印章实体档案，即印章作废后，由于其具有特殊的保存价值或历史意义，未被销毁而作为特殊的一类档案保存至档案馆。印章材料档案，包含与该实体相关的印章材料档案，即该印章实体从刻制形成到废止移交档案馆过程中发生的相关文件资料，如印章刻制申请、印章印模、启用废止发文、印章管理员信息、日常用印登记及用印材料等。

档案整理原则之一为应归尽归、应收尽收。然而，由于部分企业印章档案制度的不健全、印章管理和档案管理衔接不够紧密，对于企业印章档案的整理范围不清楚、界定划分模糊，导致其未做到应归尽归、应收尽收，造成印章档案归档工作存在收集不全面、整理不规范现象，影响了企业印章档案的归档工作，及后期档案的有效利用。

（三）人员管理问题

档案管理是全面的、具有综合性的工作，涉及党群管理、行政管理、经营财务管理、生产技术管理各方面，因此，要求档案管理人员必须具备较高的政治素养及专业素养，以及一定的党政、经财、科技等其他方面的相应知识基础做支撑。然而，部分企业因为对档案工作缺乏一定的认识和重视，加之档案管理员本身缺乏学习主观能动性，导致档案人才队伍素质参差不齐，档案知识掌握片面，这在很大程度上制约档案工作的发展和管理水平的提升。

（四）信息化建设问题

当前，大部分企业基本树立了现代的信息化办公理念，建立起本企业的协同办公平台及档案管理系统，利用计算机及网络信息化手段，处理档案管理工作。但是，由于部分企业印章专业管理员思想观念传统、缺乏大局意识，加上部分印章业务的实体特性，即印章实体和纸质用印材料的存在，导致印章专业管理和信息化办公脱节，使部分印章业务一直在线下办理，形成大量的纸质文件，这些文件在整理印章档案材料时全部以实体形式保存至档案馆，未能形成电子目录和电子档案，给后期的档案管理、档案检索等管理工作造成诸多困难，严重影响印章档案的利用效率。

三、加强企业印章档案管理工作的对策

（一）建立健全印章档案管理制度

首先，制定管理制度要坚持四项原则：1.合法合规性原则。该印章管理制度要符合法律法规、部门规章，内容及程序要合法合规；2.先进性原则。制度制定人员要在基于现实管理的实践基础上，不断汲取融合国内外企业先进印章档案的管理理念、管理方法，紧跟或者优于行业发展规律；3.系统性原则。该印章管理制度内容要跟风控手册、权力清单、合规手册实行一体化管理。制度建设从业务流程框架入手，层级清晰，逻辑严密，涵盖管控事项的关键控制点及控制措施，使各方面业务管理规范、合法合规、衔接协调；4.有效性原则。制度制定人员要坚持问题导向，全面梳理那些制约实际管理的重点难点，并有针对性解决问题。例如，印章档案管理的信息化建设，从协同办公平台发起的用印申请结束后，用印人、用印材料、审批信息直接同步至档案系统，实现用印业务中相关材料的信息化归档。

其次，制度内容必须要涵盖三大重点：1.说明适用范围，明确适用的单位或适用的特定对象，一般会覆盖直接下属非法人单位，独资、控股、相对控股的法人单位，及代管法人单位；2.明确职责分工，按照效率效益原则、合理授权原则及有效制衡原则，结合管控事项及内容，合理确定相关部门（单位）的职责和权限。职责依次按制度的归口管理部门、相关部门、执行单位的顺序表述；3.理清管理内容、业务流程，该部分是制度的主体内容，制定时要针对业务事项各环节，明确业务流程和控制措施，满足管理需要，保证制度质量。如对印章档案的材料收集、鉴定归档、借阅使用、信息化建设等方面，进行更加系统化、进步精细化的规范和约束，指导印章管理员及档案管理员的专业工作，使各种具体操作及专业管理行为有章可循、有据可依，进一步夯实本企业印章档案专业的管理基础。

（二）保证印章档案整理范围的全面性和规范性

企业在收集整理印章档案时，一是要保证应收尽收。整理印章档案时可遵循材料形成的规律，保持印章实体和印章材料之间的联系，实现印章档案成套保存，即以某个印章实体为整理中心，围绕其收集其整个生命周期过程中产生的材料，达到印章实体和文件统一的状态。例如，印章刻制申请、刻制介绍信、印章启用发文、印章废止发文、印章交接表单、印章使用登记等，整理成套进行归档保存。成套保存既为印章档案的完整性、有序性和高质量归档提供保障，也便于日后的检索和利用。二是要整理规范有序、保证质量。在开展该业务时，除了要保证档案材料齐全完整，还要保证其整理规范有序，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，凡需审批签署的必须完备签批手续，并以签署的原件归档，一般不得以复印件代替。每套文件可按照生成时间顺序，或重要性顺序，或参照公文整理顺序即表单、会签、正文、附件的先后顺序整理，以便查档利用的简捷方便。

（三）加强企业印章档案的人员管理

通常情况下，印章管理员并非兼职档案工作人员。因此，要做好印章档案的归档工作，首先，需要印章管理员和档案管理员的互相配合协同，才能实现印章管理和档案管理工作的良好衔接和过渡。其次，档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，除具备档案管理、信息管理相关知识背景外，还要对本单位印章管理、法律、科研技术等专业工作有所了解，企业可以通过优胜劣汰、职务晋升、职称评聘等考核机制，提升档案管理员的危机意识和专业内部的竞争氛围，旨在打造精益求精、创新引领的档案管理队伍。例如，根据“应报尽报”原则、制定专业职称晋升计划，鼓励报考国家或地方的职称职务及专业资格考试，并通过职务晋升、工资津贴方式奖励通过人员。最后，企业要从实际出发，采取多渠道、多形式、有计划、有重点地进行继续教育、学习培训、横向交流、纵向传帮带方式，提高档案管理人员的综合素质。例如，以“授课+答辩”为抓手、借“知识输出”促“知识输入”，通过开授“档案专业大讲堂”方式，来提高档案专业人员的理论素养和知识储备。又如“下现场”写实调研、交流研讨，解决基层实际档案管理问题，提升各层次档案管理员的专业素质和实际管理能力。

（四）进一步完善信息化建设工作

企业如果想实现印章档案的信息化管理，首先，要实现印章业务的信息化管理，即在协同办公平台建立相关印章业务流程，将围绕某个印章档案实体发生的各类业务，如刻制申请、刻章报送当地公安机关的材料、启用废止发文、印模备案、用印登记和用印材料等，全部通过业务流程实现，推动传统文件载体数字化转变。例如，对于用印申请流程，由用印人在协同办公平台发起申请，并将用印材料上传，实现线上用印电子数据的留存，经过逐级审批后，经办人再持打印的纸质审批单、纸质用印材料到印章管理员处登记盖章。其次，要做好印章业务流程、档案系统的有效衔接和过渡，将其融合成一个整体，使印章业务流程的全部数据统一记录到档案系统，以保持业务系统和档案系统的连贯性及，保证原始数据的一致性，同时还避免印章管理人员和档案管理人员在两个系统内手动转录数据，造成易漏录、错录的风险。这样，印章档案数据从协同办公平台的形成、收集、整理到档案系统的归档、检索、利用形成一站式信息化管理，提高了工作人员的工作效率及档案数据整理的正确率，提升了印章档案的管理水平和管理效能。

四、结束语

综上所述，印章档案对企业的历史研究、档案考证、遗留业务、鉴证材料真伪等方面发挥着特殊的作用，因此，加强企业印章档案的管理工作是十分必要的。本文就目前企业印章档案的制度建设、整理范围、人员管理、信息化建设方面的问题进行了相关分析，并针对性地提出了应对策略，以期为企业印章档案管理工作提供有益的参考和借鉴。只有建立合法合规合理的制度，增强印章及档案管理人员的专业基础知识储备，配备信息化的档案管理系统做利器，才能为企业提供更加高质量、规范化的印章档案服务。