高校教学档案规范管理的路径研究

■闫婷婷

一、教学档案在教学发展中的重要作用

教学档案是知识的重要载体，是珍贵的文化遗产，它的规范完整为其进行深度开发，实现档案文化资源的传播与共享提供了可能。完备的教学档案全面系统地呈现了教学实践过程、教学管理过程、教学研究过程，是未来开展教学活动的参考资料，是未来教学管理科学决策的方向指南，为未来教学评估、教学改革、教学编研提供宝贵的经验和启示。

（一）教学档案在教学评估中发挥着凭证、依据作用

教学评估是衡量高校教学水平和教学质量的有效手段。评估专家从教学质量、办学条件、教学基本建设、教学管理、教学改革等方面对高校教学展开综合考查。教学档案管理制度的建立健全、管理的规范程度、管理效果反馈评价将直接关系到高校教学评价的最终结果。对高校而言，教学评估的重要性不言而喻，规范完整的教学档案可为教学评估提供原始数据和支撑材料，保证教学评估顺利有序开展，无论组织机构、指标体系、工作程序如何确定，都将通过教学档案对一所高校的教学进行全面评析。可以说，教学档案是高校办学水平和办学实力的佐证材料。

（二）教学档案在教学改革中发挥着参考、借鉴作用

教学档案在教学改革中具有重要的参考、借鉴价值。规范的教学档案真实记录了教学改革的全过程，全面揭示了教学改革的发生发展、推广应用和成果取得。将以往的教改内容和实施办法作为参照，与当前的具体实际进行对比，会辐射出有益的经验和思路，为管理者进行科学决策提供了宝贵的参考。借助教学档案，我们可以及时了解不同高校教学改革的最新成果和动态，从而借鉴最佳的教学管理经验，完善自身的教学运行机制。

（三）教学档案在教师专业发展中起到了推动、促进作用

教学档案以知识载体的形式，浓缩了教师从事教学成功的经验和失败的教训，系统梳理了精品课程的授课经验、精品教案的设计经验、优秀教改项目的申报经验等诸多助益于教师专业发展和教学能力提升的参照。可以说，教学档案为教师研究教学规律、创新教学模式、增强科研创新能力，开拓了视野，启迪了思路，为教师的专业发展提供了新的增长点。

（四）教学档案在史料研究和学籍认证中发挥着服务、利用作用

教学档案的服务利用主要用于史料编纂和学籍认证。教学档案记录了学校院系设置、学科专业的创建、发展与壮大，承载了校园文化的思想底蕴，其蕴含的信息为编史修志、撰写年鉴提供了翔实的素材。高校档案馆作为对外窗口，具有服务社会的职责。系统完整的教学档案不仅为毕业校友提供了录取名册、成绩单、学籍卡、毕业名册、英文成绩翻译、分配审批表、派遣花名册等与学籍学历相关的材料，还为学历认证机构、公证机关提供了学历认定材料。

（五）教学档案在学校发展中发挥着权威、解释作用

教学档案是对高校教学发展轨迹的真实记录，是最可靠的原生信息资源，可以作为法律文件保障学校的正当权益。学科设置、专业建设、学位点建设的请示与批文可作为合法办学的权威文件；完整的学籍档案不仅可以满足查询需求，而且可以辨识学历、学位证书真伪，遏止文凭造假，维护学校声誉。

二、教学档案管理现状

（一）档案队伍专业素质有待加强

部分领导思想站位不高，不够重视教学档案，浅显地认为教学档案只是简单的收集和查验，是管理承办过的文件资料，对教学档案服务于后期教学工作的重要性认识不足，严重阻碍了信息资源的开发利用。专职档案员普遍存在知识结构不合理、现代设备使用技能欠缺、档案知识更新缓慢、档案编研成果输出不足、参加档案教育培训次数少、申报重点课题不积极、服务意识淡薄等突出问题。兼职档案员大多没有系统学习档案管理知识，在档案收集和管理方面存在许多问题。

（二）档案管理制度体系有待完善

绝大多数高校档案部门没有严格的立卷归档制度、利用制度、鉴定制度，不能保障教学档案的齐全和安全。没有建立档案工作指导机制、联合沟通协作机制、二级院系档案管理规定和长效管理监督体制，不能保障教学档案及时完整归档。

（三）信息化发展水平有待提升

档案部门缺乏数据分析、数据挖掘领域的复合型人才；缺乏档案实体、档案环境、库房安全等智能监管的现代设备，缺乏档案数据挖掘技术的相应设施，如：利用光学识别OCR、语音识别ASR技术对照片、音频、视频中的内容进行全文识别；档案信息采集差，档案数字化管理系统没有和学校的政务平台（OA系统）、成绩管理系统、学籍管理系统、资产管理系统有效对接，无法实现系统间互动联通；没有搭建云平台和进行大数据分析，不能对档案利用者的需求进行分析，也不能对查阅内容、搜索方式进行统计，无法实现关联服务和跟踪服务。

三、规范教学档案业务管理

（一）多方收集

教学档案的收集要保障教学工作与档案收集工作同步，收集方式应该灵活多样，如捐赠、寄存，载体形式也应呈现多元化，如照片、视频、书画、实物等。同时，需建立动态的归档范围来保障学校特色档案的归档，如在新冠病毒肺炎疫情期间采取线上授课所产生的档案。

（二）科学鉴定

档案鉴定就是用全面的、历史的、发展的视角判定档案的保存价值，确定档案的保存期限。规范档案鉴定要以科学价值鉴定理论为指导，合理运用档案价值鉴定的原则与方法，成立档案鉴定工作小组，以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为依据，结合不同高校的行业标准，制定相关鉴定制度、鉴定计划和鉴定标准，完善沟通机制、管控机制、风险防控和记录机制，订立合理的鉴定程序。对于档案的初始鉴定（文件材料的取舍和保管期限的确定）要将文件的固有价值、文件之间的相互联系以及全宗档案的丰富性考虑在内。对于期满档案应按照安全保密制度和销毁制度，合理选择销毁或延长保管期限。

（三）规范整理

经规范整理的档案保持了文件之间的有机联系，其整理的原则是便于保管利用及保持档案的历史联系。档案整理涵盖了：

1.区分全宗。全宗是档案的第一层分类保管单位，同一所高校全宗号是一致的。

2.全宗内档案分类。根据立档单位档案的来源（党群、行政、科研、教学、财会、基建等）、时间、内容的不同进行划分。

3.立卷。立卷分为立卷检查、立卷分类、分类编号。立卷检查时要做到收集的文件字迹工整，格式统一，签字手续完备。兼职档案员首先要对文件展开初始鉴别，鉴定文件的保存价值、有机联系、案卷文件的数量（通常一卷档案的页码不超过200页）。立卷分类时按照年度、问题或者保管期限来划分。分类编号时根据《中国档案分类法——教育档案分类表》所给的检索分类号，再按照教学档案的内容和特点（如按照教育层次：研究生、本科生、专科生、成人教育）编制二级类目代号简表，最后案卷号按照最下位的类目排序，如2020-JX11-1。

4.组卷。组卷分为卷内文件的排列、编页、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面。在检查案卷质量后（如拆除文件上的金属装订物）方可进行组卷。卷内文件的排列：要按照文件的重要程度或时间顺序的排列规则，如批复在前、请示在后，转发件在前、被转发件在后等。卷内文件的编页：无论单双面只要有文字均应在非装订线一侧的下角编页。填写卷内文件目录时：要注意文件编号的填写，如* 发[2021]10号，不能写成*发[21]10号；联合发文机关的责任者填写为发文机关；在页次的书写时要求最后一件加上起止页号；备注中需要填写文件是否说明的情况，如修改、缺损等；教学档案规定的内容已分别归入其他类的，如教师出版的专著类别属于出版，应在卷内目录中标明参见号。拟写案卷标题：案卷标题通常由主要责任者+(转发)关于** 内容的+文种或文件类型构成，通常控制在50字以内。填写案卷封面时：要注意起止日期是卷内文件形成的最早最晚日期；档案的档号通常包括全宗号、年度、分类号、案卷号，其余字段根据实际情况如实填写即可。装订时采用三孔一线法，用棉线装订。

5.移交归档。兼职档案员要对归档的文件负责，确保组卷规范，立卷完整，交接双方当面检查验收无误后，便可签订一式两份的移交表了。

6.编目。编制案卷目录、卷内目录、移交目录的检索工具，将编制的信息数据同时著录在教学档案管理系统。特色、专题档案积累到一定程度，即可进行汇编出版。

7.装盒上架。按照档号顺序依次装盒，排列于密集架。

（四）严格保管

档案保管主要包括档案保管的硬件条件、制度规则以及破损档案的修复。档案库房应符合《档案馆建设标准》。档案保管需要制定档案库房管理规则，即档案入库存放、借阅规则和人员出入管理办法等。如档案入库时应进行登记，标明移交部门、案卷数量和档案存放位置。在档案使用过程中应对档案进行监管，做好档案使用的登记及交接，要对档案的利用方式及场所有所限定，在未经允许的情况下不准利用者擅自拍照、复印、抄录。档案人员要对库房档案做到心中有数，及时了解档案材料的变化情况，针对破损档案要迅速进行技术修复，最大程度减少环境因素对档案的破坏，延长档案的使用寿命。

（五）精准检索

档案检索包括档案信息存储和信息查找。档案存储是档案查找的利用和前提，信息查找是实现利用需求和档案信息的有效匹配。档案著录应以《档案著录规则》和《电子文件归档与电子档案管理规范》为依据，不仅要准确记录分类号、主题词、提要等内容特征，也要详实记录提名、文件编号、责任者、时间、保管期限、载体类型等形式特征。档案数据库的建立是提高档案检索查全率和查准率的重要保证，是快捷利用数字化成果的有效手段，有利于创新服务方式，扩大服务范围，提升工作效率。

（六）优化利用

高校档案部门应加大档案利用，积极推动档案阅览服务、复制服务、借阅服务、咨询服务、展览服务，充分实现教学档案的价值。档案利用要提高规范性和便捷性，借出档案时要贯彻落实借出制度，做好登记工作，及时催还；对于已开放档案，单位或个人需表明档案利用目的和范围，持相关身份证明并做好登记工作；对于查阅、摘录、复制未开放档案，要经过档案机构负责人批准；对于珍贵档案的复制可用复制件或微缩品代替。

（七）深化编研

高校档案部门应积极与图书馆、校史馆、科研处等部门展开合作编研，把学生利用频率高的教学档案整理汇总，编撰历年考研真题、优秀论文集；把学生关心的热点问题分类收集，将学籍管理、社会实践、毕业生档案工作等作为系列专题汇编成册；与此同时，也应丰富专题汇编，如：《学校70周年校庆概要》《学校2021大事记》《高校教学规章制度汇编》等一系列积极推动教学档案繁荣创新的文化成果，共同助力教学档案实现共建共享的编研模式。

（八）全面统计

规范档案统计，高校档案机构要执行档案统计年报制度。建立健全各类统计台账，真实、准确、完整地做好原始记录，及时向上级档案部门报送统计报表，并分析统计变化情况，查找趋向性、规律性问题。档案及档案资料数量、档案业务管理工作质量、档案利用服务情况、档案工作条件是档案统计的主要内容。档案及资料数量的统计包括收进、移出、销毁、实存的不同全宗、不同种类、不同保管期限的数量；档案业务管理工作质量统计涵盖归档率、数字化率、完整率；档案开发利用情况统计要素包含借阅人次、借阅量、查全率、查准率、利用率、利用效果等；工作条件的统计则覆盖了人员配备、班子结构、库房设计、设备配置等方面。

四、规范教学档案管理的有效措施

（一）建立分层领导管理机制

按照《高等学校档案管理办法》，设立校长、分管副校长、档案馆负责人、教学管理部门负责人、学院院长的分层领导管理体制，构建学校——档案馆——教务处（研究生学院）、二级学院办公室——各教研室的分级管理网络体系。校级领导负责制定并健全档案管理制度，严格做到“三纳入”“四同步”；档案馆扮演着档案管理召集人、协调者、裁判员的角色，负责全校档案工作的业务指导、协调、检查和监督工作；教务处、研究生学院负责督促二级学院上报院级档案（教学文件、校历、人才培养方案、学生成绩）；各二级学院设立档案室，配备兼职档案员，负责教师业务档案、教学活动记录、教学进程记录等档案的收集、整理、保管工作。

（二）完善教学档案管理制度

以制度建设为抓手，确保教学档案管理有制可依，有章可循。各高校应以《档案法》《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案管理办法》为依据，制定档案事业发展规划、年度工作计划、专题档案归档、重大事项部署等档案事业行政管理规划，完善教学档案的立卷归档制度（立卷要求、归档范围、归档办法、归档时间）、鉴定制度、保管制度、保密制度、利用制度、统计制度，同时，学校应对二级院系制订档案管理规定，对分管领导、专兼职档案员配套相应的目标、任务、考核、奖惩措施，制定教学档案质量评估指标体系和档案人员的岗位责任制。

（三）强化档案队伍素质建设

档案管理的规范化、信息化、现代化，要求档案工作者在储备知识和档案专业知识的同时兼具现代信息技术设备的使用技能。首先，强化思想建设，师生全员应加强理念创新，充分认识到规范管理档案的必要性以及教学档案在促进教学发展中的重要作用，在实践中自觉践行教学档案管理规范，助力档案管理事业发展。其次，高校可以通过招聘专业人才来提升干部队伍素质，重点引进高层次档案管理人才和计算机专业技术人才，同时提高档案人员的工作待遇，以保证档案队伍的稳定性。最后，档案部门要拓展业务实训基地，搭建理论学习平台，创新继续教育培训方式，通过业务骨干带动青年队伍实地开展档案管理业务，不断拓宽工作思路，更新档案专业知识和专业技能，不断推进高校档案整体队伍素质提档升级。

（四）构建量质并举数字档案“资源库”

构建档案资源库，实现对档案实体资源和数据资源全方位建设与管理，需在档案库房建设、档案平台建设、档案服务质量方面下功夫。在档案库房建设方面：引进智能档案密集架、档案库房环境监测仪器、档案库房安全监控等高精尖仪器设备。在档案平台建设方面：积极构建集“在线收集、辅助鉴定、智能保存、智慧检索、自动统计”功能于一体的自动化档案管理系统，并主动融入电子政务平台，主动对接教务系统、财务系统、学籍系统，力争满足档案业务智慧管理的需求。在提升服务质量方面：加快推进档案数字化进程，增进馆藏档案数字化和新收档案电子化，使档案实现由目录数字化过渡到全文数字化最后实现全文数据化。