做好高校教学秘书工作摭探

段祯

关键词：高校教学秘书;工作职责;策略;高校管理

高校教学秘书是高校管理组织的基层管理者，是师生与高校领导层的沟通桥梁， 他们对于师生来说并不陌生。但是由于教学秘书岗位的工作内容繁杂且琐碎，很多师生并不了解教学秘书的工作全貌，同时有些教学秘书在履行职责过程中也并非全然细致、严谨，因此产生了一些问题。为提升高校管理工作质量，完成课程建设、质量监控、教学改革、科研项目、教师考核等工作，科学合理地协调各部门，高校必须高度重视提高教学秘书工作的质量和效率。在此，笔者结合多年工作经验及高校实际情况，对高校教学秘书工作进行深度思考，并提出几点建议，希望能够对高校管理工作起到借鉴和支持作用。

一、高校教学秘书的工作内容

1.传达上级指令与反馈师生意见

高校教学秘书的主要职责是传达上级指令，做好单位内其他成员的意见反馈。高校教学秘书直属于院长和业务副院长，是二者的工作助手，行政上由院长领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书作为高校管理层与师生之间的沟通桥梁，需要在学校下达工作通知时准确地筛选和提炼内容并准确传达。比如高校在新学期开始时，会进行教学计划的核对和选课，并安排一系列活动，后期则进行各类考试和奖项申报工作，教学秘书需要明确每项教学活动的节点，及时通知广大师生。之后，教学秘书还需要进行动态更新，跟进师生的进度，必要时需提醒师生提交材料，并按时汇总上报，待各院院长确认无误后再提交至教务处。因此，教学秘书还负有反馈师生意见的职责，使师生方便与管理部门沟通，形成信息反馈机制，帮助上级进行决策，同时解决教师与学生遇到的难题，保证学校管理工作的有序推进。

2.监督与记录日常教学工作

高校最主要的活动是教学，因此教学秘书进行管理和监督的重点是日常教学活动。教学计划是否合理，教师授课是否按照教学计划推进及其所达成的教学效果是否符合计划等，都是教学秘书需要密切关注的内容。教学秘书需要注意教学计划是否有内容遗漏或计划步骤出现错误， 如果发现问题，需要及时解决，以免影响到其他事项。同时，教学秘书除了要记录教师的日常教学工作之外，还要组织学生选课，安排学生重修、补考等。在学生毕业之际，还要对学生是否满足毕业要求进行审查。教学秘书的教学监督工作非常重要，如果停课、调课、考试的物料发放、考试安排下达等工作做得不及时，就会对教学工作产生不良的连锁性影响。

3.负责档案整理与提取工作

高校的学生和教师数量众多，所以各种档案材料也非常多，而这些档案材料的整理工作通常由教学秘书负责。通常情况下，档案管理工作一共有四类。其一是教学计划、教学大纲、教师工作量的教学工作事务档案，其二是教学进度表和课程表等日常教学计划，其三是学生点名册及学生成绩单，其四是学生试卷、毕业设计和毕业论文。对于上述档案材料， 教学秘书需要做好细致的整理和提取工作，这样才能方便领导检查， 推进教学工作的顺利开展，方便对本科教学进行评估等。

二、高校教学秘书工作的重要性与认知误区

虽然教学秘书是高校的常设岗位，但仍然有许多师生对教学秘书工作的认知存在误区，且没有认识到教学秘书工作的重要性，这一问题必须加以重视。高校管理层及广大师生只有认识到教学秘书工作的重要性，并纠正错误的认知观念，才能进一步优化教学秘书工作，为学校教学工作的顺利推进提供保障。

1.高校教学秘书工作的重要性

教学秘书的信息获取渠道和指令较多，相当于是庞大信息库的中转站， 因此具有较强的影响力，在学校占据着重要地位。教学秘书对院校上级管理层和师生具有双重作用， 是沟通的纽带和桥梁，也是最基础的管理执行者，因此教学秘书的工作能力在一定程度上影响着高校管理水平。如果教学秘书失职，将会造成工作混乱及教学管理计划失衡的后果。当前，很多高校不断增设专业，在校大学生数量不断增多，新课改的推行让教师和学生都面临着新的评估压力，在这种情况下教学秘书的作用更加凸显。教学秘书不仅要完成领导分配的工作，还要做好职责之内的事务，充分发挥基层管理岗位的主动性，这样才能确保高校教学工作的顺利推进。可见，高校教学秘书工作非常重要。

2.对高校教学秘书工作的认知误区

当前，部分高校领导及师生对教学秘书工作的认知存在误区。常见的认知误区是：教学秘书的日常工作是重复性动作，如课程安排、成绩等级和材料报送等， 教学秘书只需要完成上级安排的任务，个人能力和工作水平不需要很高，年龄合适的人都能做好。与此同时，加之一些教学秘书的职业素养、职业精神及综合素养确实存在问题，也影响到人们对教学秘书这一岗位的认知。比如，一些教学秘书只负责传达上级的通知， 很少反馈师生的意见，甚至有隐瞒和压制的行为。有些教学秘书因为自己能直接对接管理层而存在权力错位、工作态度不端正的问题，这很容易助长歪风邪气和徇私舞弊现象的发生，以致影响到院系的管理工作和学校的整体教学水平。

三、高校教学秘书的工作现状

教学秘书工作对于高校来说非常重要，教学秘书只有做好日常工作才能保持学校的高质量发展。但是，当前教学秘书工作存在许多问题，最突出的有以下四点：工作压力大、晋升难度大、缺乏职业认同、缺乏系统的岗位培训，现针对这四点内容进行详细分析。

1.工作压力大

教学秘书在日常工作中需要处理活动事项、课程事项、档案事项等业务，负责教学活动的安排，如排课和统计课时数量，归纳竞赛、科研、考试等工作，这些工作占用了教学秘書的绝大部分时间。这些琐碎的日常事务，很容易使教学秘书陷入简单重复的工作中，以致忽视工作的高质量和创新性。无论是国家政策还是学校下达的新指令，都需要教学秘书有效整合信息，做好安排和衔接，付出很多时间和精力。如果教学秘书没有及时做好指令传达，则会影响教学规划，甚至引发教学事故。教学秘书因为工作任务重，承担着较大的压力，所以容易产生职业倦怠，对自身工作失去积极性，甚至遇到困难和问题时或者走不正规渠道， 或者进行积压，这对接下来的工作是非常大的安全隐患。

2.晋升难度大

相关调查显示，很多高校教学秘书的离职率较高，这与高校缺乏教学秘书晋升机制息息相关。教学秘书的岗位归根到底是辅助性职能岗位，很多高校不重视教学秘书工作，对其工作的重要性缺乏正确认知， 也没有针对其设置合理的晋升机制和通道。教学秘书一方面面临不被赏识、晋升机制不健全的问题，另一方面容易陷入重复性、机械性的工作中，很难进行自我提升，在职业上升空间方面与其他岗位存在较大差距。在长期的工作中，教学秘书若得不到自我提升，也没有晋升的方向，就会止步不前，对自身工作失去兴趣。

3.缺乏职业认同

教学秘书属于辅助管理岗位，在高校管理层中属于最基层的部分，其职业内容很少被行业外的人知悉。很多人对教学秘书的认知，仅停留在助理的层面，认为教学秘书是授课教师的助理或办公室打杂的文员，认为这是一个非常轻松、简单的工作岗位。教学秘书的工作内容本就琐碎、繁杂，再加上受外部环境错误认知的影响，教学秘书非常容易产生不健康的职业心理，在工作中找不到成功感和获得感，缺乏职业认同。长此以往，势必会影响到其工作质量和效率。据统计，约有62%的高校教学秘书认为自身能力被埋没，70%的高校教学秘书认为自身工作没有成就感。

4.缺乏系统的岗位培训

由于教学秘书岗位非常重要， 且工作任务繁重，因此教学秘书不仅需要具有较高水平的职业技能，还要拥有一定的文化水平和职业道德素养。但是由于种种原因，不少高校教学秘书的文化水平并不高，能力一般，而且缺乏系统的岗位培训。很多教学秘书从进入高校工作起， 就没再参加过岗位培训。有些教学秘书本身就是以大专学历和低职称进入高校工作的，在专业知识和技能上与岗位要求有一定差距，如果不参加职后岗位培训，也不努力提高自身的文化水平、丰富自己的知识储备，就很难胜任高校教学秘书这一工作，以致影响教学管理工作的效果。比如，对于学校政策和制度的整理与传达， 教学秘书需要经过筛选和提炼再向师生下达，因此需要具备一定的分析甄别能力，否则就抓不住重点，无法有效传达，更无法督促师生按要求高质量地完成任务。有些高校为了让教职工有继续学习的机会，会定期举办一些培训活动，但常常忽视教学秘书这一岗位的培训工作，只是通过简单的开会或讲座的形式进行工作传达。很多高校在培训基层管理人员的时候，采用的是专业管理和行政管理相融合的模式，让教学秘书分散学习技术职务和行政职务方面的知识，这将导致教学秘书对二者都没有学习精通，很难立足某个方向继续发展。

四、新时期提升高校教学秘书工作质量的策略

新时期教学改革持续推进，高校教学秘书的工作质量和工作效率也应当不断提高。针对上述教学秘书工作存在的问题，高校应立足现实，积极探索提升教学秘书工作质量和效率的策略，以推动高校教学管理工作的有效开展。

1.转变观念，调整思想，积极对待教学秘书工作

凡是工作都需要有创新，在新时期，高校教学秘书工作的创新应当围绕基础服务保障进行，帮助教师提高教学管理的质量。学校要转变观念，重视教学秘书工作， 教学秘书也要积极对待自身的工作。比如，在排课选课之前，教学秘书可以与学生进行沟通交流，然后将学生的意见归纳总结，交给任课教师进行讨论。又如，教学秘书可以广泛征集教师的意见，调查科研动向，定期向上级反映，及时做出支持动作。再如，在购买教材之前，教学秘书可以综合学生的诉求，然后传递给任课教师，得到教师的专业意见，并与学生的诉求相融合，最后选择合适的教材。这些做法可以让教学秘书成为师生与管理层之间的沟通桥梁，不仅方便管理，还能满足教师的教学要求，也能让学生参与进来，选择适合学生的教材，进而提高教学质量。

除此之外，教学秘书应当认识到自身工作的重要性， 了解教学秘书岗位应当履行的工作职责，把握正确的原则，认真落实每一项工作，做到不偷懒、不马虎，严禁钻空子思想和徇私舞弊行为。教学秘书应该主动了解和学习优秀教学秘书的工作方法，多与各部门积极沟通。同时，作为高校教学秘书，不仅要明确自身工作的内涵，还要让其他教职工和学生明确教学秘书的工作内容， 以方便与各部门对接，让广大师生配合自己的工作并使其知道遇到问题应当找谁解决，避免出现无人过问、无人处理的现象。教学秘书在实际工作中应适当调整工作方向，如果出现问题就查漏补缺，积极配合培训和督查工作。

2.提高专业技能和职业素养，做好管理员

高校教学秘书作为基层管理者，要做好高校这个庞大教育机构的管理员，就要不断提高自身的专业技能和职业素养， 能够准确调取广大师生的档案，做好授课准备工作等。对于高校来说，教职员工的综合素养非常重要。高校师生人数众多，而且高校是知识的殿堂，只有拥有细致入微的工作作风才能满足高校教学管理需求，而专业技能和职业素养在很大程度上关系到管理层工作的成绩和实效性。因此，在新时期高校教学秘书应当不断提高自身的职业素养，做师生认可和喜爱的管理员，同时也要在管理工作中兼顾专业技能，以技术性的管理作风制定详细的工作策略，使每一项工作都能聚焦到关键点，合理执行计划，并落实到位。为此，教学秘书应当注意到自身工作的多元化和特殊性，不仅要掌握专业技能， 还要根据工作需要进行多方学习，学习相关知识，锻炼相关能力。高校对教学秘书展开培训时不要过于分散，可以让教学秘书集中学习某一方面知识，为其职业发展提供帮助。在选择具体走哪一方面的培训路线时，高校可以根据教学管理需要及教学秘书的具体情况来安排。比如，学校需要行政能力强的教学秘书，就可以安排其进行专业的行政能力培训，并辅以职业能力的培养。又如，学校需要文化知识认知能力强、专业技术水平高的教学秘书，就可以让其向排课方面发展。此外，教学秘书还要学习和掌握更多的应用技术， 如海报的制作、版面设计、Photoshop.软件的应用等。

3.建立健全奖励机制和约束制度，落实责任

要提高质量和效率，就要建立健全相应的机制和制度，不断完善教学秘书工作奖惩机制，以便落实责任。在实际工作中，学校只有制定有效的激励制度， 才能促使教学秘书不断提高工作的积极性。学校可以针对教学秘书在工作中的优秀表现给予奖励，同时设置考核措施，对不达标和存在徇私舞弊问题的教学秘书予以惩罚。通过相应的约束制度， 学校可以对教学秘书的权力加以限制和约束，使其工作有规则可以遵循。为确保教学秘书岗位的工作质量和效率， 也为保证教学秘书的留存率，学校需依据奖惩机制使教学秘书在工作中感受到自身的成就感和价值，并明确自己应遵守的职业规范和职业道德。比如，教学秘书优异地完成工作任务后就应得到一定的奖励，如完不成工作任务则需要受到一定的惩罚，这样才能督促教学秘书不断提高工作质量和工作效率。比如，学校在期末考核教职工的同时， 针对教学秘书也要有相应的考核指标，采用打分评价的方式， 让广大师生都参与进来，这样不仅可以让师生了解教学秘书的工作内容，还可以促进教學秘书与师生之间的有效沟通。

五、结语

综上所述，在新时期教学改革过程中，高校教学管理工作需要有序优化，不仅需要领导层重视起来，基层管理者也要主动参与教学改革，不断提高自身的专业素养和综合素质。当前，在高校扩大招生和增设课程的形势下，高校教学秘书工作发挥着越来越重要的作用。因此，高校教学秘书需要具备与时俱进的意识， 能够抓住工作中的重点难点，更好地提高工作质量和效率。高校管理者应当转变观念，重视教学秘书工作，并建立健全奖惩制度，提高教学秘书人才的留存率。高校教学秘书则要以身作则，认真履行职责，不断提高自身的专业技能和职业素养。