基于内部控制视角的行政事业单位财务管理信息化建设

夏 虹，涂莉莉

（东华理工大学，南昌 360009）

0 引言

行政事业单位的社会地位特殊，自身内部不允许出现任何违规、违章、违法行为，同时也不能铺张浪费，否则会损害事业单位形象，或者带来较大经济损失。为了做到这一点，当前行政事业单位非常重视内部控制，但受传统方法与技术限制，事业单位内部控制效果差强人意，问题时有发生且难以处理。在这一背景下行政事业单位急需对内部控制工作进行改革，故很多行政事业单位将目光投向了财务管理，希望通过财务管理信息化建设提高内部控制效果。为了实现最终目标，落实财务管理信息化建设，有必要展开相关研究。

1 内部控制与财务管理之间的关系以及内部控制的要求

1.1 内部控制与财务管理之间的关系

内部控制是一个宏观概念，涉及行政事业单位内部方方面面，理论上单位内所有岗位人员、所有工作项目等都处于内部控制范围之内。值得注意的是，内部控制范围内绝大部分事项都与财务有关，如工作人员在工作中要占用一定的资源，而资源的占用与消耗就会造成经济损失，而损失程度取决于工作人员的行为。从这里可以看出，内部控制与事业单位经济关系紧密，而财务管理的工作内容就是对单位经济进行管理，故内部控制与财务管理之间关系紧密，即财务管理人员可以通过财务信息了解单位的资源消耗情况，判断资源消耗是否存在问题，如存在，则再找出问题成因、责任人等，以便企业处理相关问题，同时也可以预防问题发生，减少损失。总体上，可以将财务管理视为内部控制的一种手段，而该手段同时具备监督、管理两大功能，且功能作用明显，可深入分析财务情况，提供准确的内部控制思路，因此，做好财务管理即可做好内部控制。

1.2 内部控制要求

目前，行政事业单位对自身内部控制的基本要求大体有三。

第一，预防优先，及时处理。行政事业单位内部控制工作必须要具备预防问题发生的功能，若不具备这一功能行政事业单位将处于被动地位，问题频繁发生，使单位疲于应付，同时任何问题只要产生就可能造成一定的不良影响，因此，事业单位内部控制的第一大要求就是预防。同时，因为很多内部问题无法完全消除，所以即使做好预防工作，事业单位内依旧有可能偶尔产生问题，这属于正常现象，但每当问题发生事业单位要迅速作出反应，第一时间进行控制处理，避免问题影响扩散、恶化，再解决当前问题。

第二，深入分析，全面管理。行政事业单位中的一些问题具有较强隐蔽性，可能导致事业单位仅仅是发现了问题，却不知道问题成因与责任人，如单位内某人在工作中铺张浪费现象严重，但单位只知道内部存在铺张浪费现象，却不知道该现象是由该人员造成的，原因在于该人员提交的财务报表中有虚假信息，而单位内相关人员不能有效识别虚假信息。因此，在开展内部控制时必须深入分析，这样才能确认单位内是否存在问题，并了解问题的真实情况、锁定责任人，以便有效解决问题。同时，因为问题可能出现在任何层面，也可能存在多个层面相互关联的现象，所以相关分析工作必须全面。

第三，紧贴规范，正确控制。无论行政事业单位内相关人员的工作行为是否会造成不良影响，原则上只要行为脱离规范，单位都应当对此类人员进行处罚，至少也要进行思想教育，因此，事业单位要紧贴规范开展内部控制工作，观察工作人员的行为是否符合规范，并结合实际情况予以约束，控制相关行为，使其紧贴规范。

2 行政事业单位财务管理现状与问题

2.1 现状概览

目前，多数行政事业单位已经将财务管理视作内部控制手段，开始通过财务管理对内部情况进行监督与控制，且取得了良好的效果。但结合当下要求，行政事业单位财务管理工作效果依旧差强人意，还有很多方面需要提升，原因在于当前财务管理工作虽然已经与信息技术接轨，但信息化程度较低，财务人员仅仅是使用信息设备去记录信息，并未充分发挥设备与技术的优势，同时单位引入的信息技术也不够先进，对工作的实际帮助不大，故财务管理工作对人工还是有较高的依赖度，许多工作需要人工执行，而人工的稳定性、效率性等都有不足，导致内部控制出现问题。

2.2 存在的问题

从内部控制角度来看，目前行政事业单位财务管理主要存在五大问题。

第一，信息采集效率低。因为行政事业单位业务范围较大、岗位结构比较复杂，所以短时间内会产生大量的财务信息，这些信息在理论上必须被全部采集，以便财务人员进行深入分析，再依照判断结果确认内部控制方向。但多数单位中负责信息采集工作的主体依旧是人工，受人工工作效率影响，信息采集效率较低，难以在短时间内获得全部信息，财务人员不能及时展开分析，这也导致问题的影响力扩大，说明行政事业单位内部控制效果不好，不但缺乏预防性，在问题处理上也不够及时。

第二，难以识别虚假信息。行政事业单位内的某些问题可能存在虚假信息，这一类信息使问题具有较强的隐蔽性，如果不能顺利识别虚假信息，则内部控制会受到阻碍，而现实情况中多数事业单位的财务管理工作均存在这样的缺陷，说明虚假信息对内部控制的影响严重。事业单位财务人员之所以不能有效识别虚假信息，主要是因为财务人员不了解工作的现实情况，且面对关系复杂、量级庞大的财务信息，难以进行深入分析，故不能对信息的真实性作出准确判断。另外在全面管理方面，因为不能有效识别虚假信息，所以任何方面的财务管理都可能出现质量问题，说明各方面内部控制效果都有待提高。

第三，财务信息规范要求约束力小。为了保障财务信息质量，以便做好财务管理工作，多数行政事业单位都提出了对应的财务信息规范，一般是要求财务人员预先设计信息报表，再要求相关工作人员定期填写报表，完成后上报给财务人员。而现实情况中，财务人员经常会收到不完整的财务报表，这种报表内的信息质量较低，不满足财务管理与内部控制要求，故需要发回重新修改，而一来一回就会降低工作效率，因此，该现象不应当发生。但现实情况中这种现象比较普遍，说明事业单位的财务信息规范要求约束力比较小，如何提高约束力是事业单位要重点思考的问题。

第四，财务信息格式不统一。财务信息采集的基本流程虽然简单，但涉及许多信息来源，而财务信息采集中只有一个信息接收端，如果不同来源的信息存在格式上的差异，就会加大信息接收端的信息处理工作难度，容易间接导致三大问题：①因为信息格式不统一，差异较大，所以信息处理人员可能无法准确判断财务信息是否完整；②因为信息格式不统一，所以信息处理人员可能会出现工作上的失误；③因为信息格式不统一，所以信息中可能会夹杂一些无用信息，加大工作负担，降低工作效率。

第五，财务信息披露作用微弱。财务信息与行政事业单位内部所有事务都有一定关联，可以通过财务信息的一些表现来分析相关事务是否存在问题，这也是事业单位为何要采集财务信息的理由，说明做好财务信息采集工作是做好内部控制的关键，也说明财务信息具有披露内部问题的作用。值得注意的是，财务信息本身虽然具有较强的披露功能，但作用是否能够充分发挥，取决于是否能够深入、全面地分析财务信息，建立财务信息之间的关系，这样才能找出实际的、深层的、全面的问题。而现实情况是，许多行政事业单位因为财务信息量巨大、类型较多，而人工模式处理能力有限，所以不能充分发挥财务信息披露的作用。

3 财务管理信息化建设策略

3.1 构建信息平台，活用信息处理工具

为了提高信息采集效率，建议行政事业单位搭建财务管理信息平台，该平台能够使财务人员与其他工作人员在网络中交流，故财务人员可以根据财务管理需要，要求相关工作人员上报财务信息，这一行为可以同时与多人开展，说明借助平台财务人员可同时获取大量信息，财务信息采集效率大幅提升。同时财务信息采集后财务人员还要对信息进行预处理，具体工作内容就是完成信息分类，该项工作同样会带来较大的工作量，依靠人工会降低效率，故事业单位应当要求财务人员活用信息处理工具，如使用智能技术工具对信息进行特征识别，依照特征可以自动完成信息分类，随后将信息导入数据库内的分类项中，帮助财务人员完成信息分类，而这个过程相比于人工预处理有非常明显的效率优势。

3.2 进行信息对称处理

在财务管理中信息对称处理有两大作用。

第一，规整各项信息。对称处理能够让信息保持基本的联系，比如款项与款额、用款人、款项用途等信息就要对称，奠定信息分析基础。

第二，展示信息内涵关联性。对称处理能够清晰展示信息内涵关联性，方便财务人员对虚假信息进行判断，以款项、款额两大信息为例，通过信息对称处理，财务人员可以将款项明细财务信息全部相加，得到款项总额，随后再与款额做对比，如果款额与款项明细总额不完全一致，就说明两项信息的内涵关联性不对称，其中一定存在虚假信息，这种情况下财务人员没有必要追究具体虚假信息在何处，可以直接打回要求修改，直到两项信息一致。另外，为了避免多层面的虚假信息影响，财务人员还可以通过信息技术定期采集信息，并不定期地对现场进行检查，对比多起信息与现场检查结果，可以有效识别虚假信息。

3.3 建立信息报表功能

首先，行政事业单位可以予以财务人员一定的支持，要求其他工作人员严格依照财务人员提出的财务信息规范要求填写、提交报表，如果提交超时对应工作人员就要受到处罚。其次，行政事业单位可以建立信息报表功能，让财务人员依照预设模板将财务报表以电子版的形式分发给对应工作人员，而每个工作人员接到报表之后必须将报表填写完整，否则无法通过系统提交报表，若不自觉修改将会超时，这样就免去了发回重修的烦琐过程，也保障了财务报表的完整性，以便财务人员根据财务信息作出判断，提出内部控制建议。

3.4 统一财务信息格式，建立信息化管理机制

面对财务信息格式不统一的问题，行政事业单位可以要求有关部门采用统一的格式来提交财务信息，完成财务信息采集。与此同时，为了促使多个部门严格依照统一格式填写信息，建议事业单位建立对应的信息化管理机制，即事业单位可以建立一个信息系统，系统中包含信息报表填写功能，报表就是统一格式，符合相关规范，而其他部门要提交信息，就必须将报表中必填项填满，否则无法提交报表，这样即可让所有部门提交的信息格式统一，便于处理，避免工作效率受到影响。

3.5 活用大数据技术，做好数据预处理

为了充分发挥财务信息披露作用，建议行政事业单位建立大数据技术系统，借助该系统预先对庞大、复杂的数据体进行预处理，筛除其中重复、不完整、错误、无法读取的相关数据，并且建立数据信息关联，生成对应训练样本，这样通过系统即可代替人工分析数据，给出内控决策，人工选择决策建议再执行，这样可以有效保证内控决策的科学性。

4 结语

综上，内部控制视角下行政事业单位只要重视自身财务管理工作效能，做好财务管理工作即可准确、有效地进行内部控制，使单位保持良好发展态势，也能避免不良风气的产生。由于财务管理信息化程度不足，行政事业单位财务管理工作还存在一些问题，故行政事业单位有必要采用相关策略加强财务管理信息化建设，充分发挥财务管理作用，提高内部控制质量。