从制约档案工作发展的几个因素谈如何做好档案管理工作

马郡英 山东省菏泽市疾病预防控制中心

疾控档案是开展疫情监控、疾病预防的真实记录，对于人民群众的健康，以及我国医疗事业的发展意义重大。因此，做好档案管理工作，使档案工作完成信息化、规范化的建设成为现阶段各地区疾控中心的核心任务。要想做好档案工作，提升档案管理质量，需要明确制约我国档案管理工作发展的主要因素，只有这样才能对症下药，有针对性地解决问题。

一、制约档案管理工作发展的因素

（一）档案管理重文字、轻声像

在过去很长的一段时间，疾控中心在档案管理工作方面一直沿用传统的模式，由于受到当时技术的限制，多为文字档案资料，而声像资料不足，这种情况至今也没有得到改善。

一方面，档案管理人员在收集资料的过程中延续了传统的做法，即以文字的形式收集资料，记录过程。此方法虽然简单，但是对于档案管理工作效率的提升意义不大。其具有一定的滞后性和主观性。影像资料相比文字资料更加生动，可以更加客观、真实地记录各类事件，对于事件本质的呈现更加直观，这样一来可以大大减少人为因素对于档案资料的影响。

另一方面，文字档案资料相比于声像资料占地面积较大，随着年限的增加，单位会积攒越来越多的文字档案资料，而单位档案室空间有限，这势必会影响档案管理工作，进一步制约档案管理工作的高效开展。

（二）管理软件更新换代较慢

随着我国信息技术的不断发展，部分疾控中心逐渐开始引进档案管理类相关软件，希望通过各类管理软件提高档案工作的效率。但是，从实际情况来看在软件在更新换代过程中存在一些问题。

技术的快速发展直接导致各类档案管理软件更新换代的速度不断提升，软件种类和数量也在不断增加。在这种情况下，部分疾控中心档案管理人员却没有转变思路，不愿意主动接受新的技术，也不愿意花费时间去学习和钻研这些全新的管理软件，这些人为因素制约了本单位管理软件的更新换代速度。

此外，部分单位档案管理人员年龄较大，而现在需要他们随时进行学习，以便掌握全新的档案工作软件使用方法，这对于他们来说会存在一定的困难，因此大大制约了档案管理软件的引用和更新。

（三）档案室质量不达标

随着经济的发展，我国越来越重视疾控事业，在这种情况下疾控中心无论是档案数目还是档案的种类都在大幅度上升，各地区疾控中心档案室的各项指标已经不能满足日益增长的档案工作需求。

首先，部分疾控中心档案室的使用面积呈紧张的趋势。随着档案数量的激增，各地区疾控中心原本用于存放各类档案的档案室变得紧张。这就不得不重新规划档案室的使用布局，但多以集中摆放为主，这就使得原本分门别类的档案资料被集中，导致档案资料混乱。一些原本应该分开摆放的资料被安排到了一起，在摆放的过程中出现了遗漏、混放、丢失等现象。

其次，部分疾控中心档案室老化现象日益明显。一些档案室的部分设施陈旧，已超出安全使用年限，但是仍然没有及时更新，没有达到档案室的标准要求，这些都会导致安全隐患。

（四）疾控档案利用率低

档案管理的主要目的是方便日后工作的参考和利用。但是，从目前的情况来看，疾控中心档案更多的是长期处于被保存的状态，档案资料利用率普遍较低。

各地区疾控中心每年都会编写年鉴，但是其主要是围绕自身“收藏”的目的，在作用上更倾向于工作总结，没有从档案资料的应用性为主要出发点。疾控中心档案资料仍然是服务于单位内部人员为主，缺少对社会大众的服务意识。疾控中心档案资料不应该成为本单位的内部资料，应该发挥出对人民群众防病保健的意义，即疾控中心收集和整理档案资料需要被更好的利用，而不是简简单单地被保存。发挥疾控中心档案资料的作用，无论是对于疾控中心工作的经验丰富、工作能力的提升，还是对于“医防合作”的建设都起到了至关重要的作用。

二、制约档案管理工作发展的原因分析

（一）管理意识薄弱

制约档案管理工作发展的根本原因是各疾控中心档案管理意识薄弱。一方面，部分疾控中心领导不重视档案管理工作，认为档案管理工作十分简单，不需要专业人员进行管理，导致档案管理工作由办公室人员兼职负责。正所谓上行下效，领导的思想严重制约了本单位档案工作的开展。更有甚者，个别疾控中心没有设立档案管理部门，这直接导致档案混乱，一些珍贵的资料更是出现了丢失和外泄的现象。

管理意识的薄弱直接导致管理制度、管理模式等方面出现问题，部分疾控中心没有制定明确的管理规章制度，这就使得内部管理混乱，管理流程欠缺，一些工作人员想要查阅档案资料，或调出、调进资料都会遇到各种阻碍，这就是管理流程以及人员分工不明，没有规定具体的经办人、主办人的结果，导致没有相关负责人处理问题，也没有人愿意承担责任。

（二）管理人员业务能力不强

在过去，疾控中心绝大部分档案管理人员都不是科班出身，他们所学的大多都是非档案专业，因此在专业知识以及相关理论方面存在缺陷，这就直接导致档案工作质量的下降。由于信息化技术的发展，各类档案管理软件频频出现，面对全新的工作模式，这些非档案专业的人员由于缺乏理论知识，对于一些专业名词不能充分理解，对于部分管理理论也所知甚少。在过去纸质档案管理的模式下，主要工作都落在了收集和整理上，他们似乎还可以胜任本职工作，因为传统的目录式管理不需要太多的专业化知识。但是随着信息技术的进步，尤其是在越来越追求高质量、高效率的管理模式背景下，这些非专业人员在工作中会遇到更多的困难，这些困难需要通过学习专业知识才能解决。

此外，疾控中心档案管理人员很少能够接受到培训，知识和能力更新缓慢，在业务上缺少与其他单位的交流，对档案工作的各项流程以及工作质量标准不明确，这些都将制约档案工作的发展。

（三）档案管理工作受经费制约

制约档案工作发展的一部分原因来自于经费方面。上文提到档案室面积使用紧张，设施陈旧老化等问题，疾控中心也意识到档案室质量不达标的问题，但是费方面的不足导致无法完善档案管理工作中涉及的硬件措施。

档案工作对于疾控中心的发展起到了关键作用，但其自身却具有滞后性的特点。简单来说，就是档案工作在短时间内很难彰显出巨大的价值，其价值是相对隐性的，这也是其不受重视的一点原因。档案工作面临着各项制约，档案工作想要摆脱目前的困境需要大量的资金予以支持。作为疾控中心管理者如果意识不到这一点，那么今后档案工作质量将无法得到提升，作为单位的领导者要积极争取政府的经费支持，加速各项档案相关工作的开展。

三、做好档案管理工作的建议与对策

（一）完善档案管理人员队伍建设

做好档案管理工作要遵从以人为本的思想，只有完善档案管理人员队伍建设，才能稳步提升档案工作的质量。

首先，重视培训工作，优化管理结构。一方面，针对现有的档案工作者，要安排他们参加各类培训活动，使其能够通过不断的学习提升自身的管理意识、管理理念、管理能力。此外，除了理论知识的学习之外，也要重视实操能力的培养，即在档案工作逐步实现信息化、数字化的过程中能够熟练使用各类档案管理相关软件、系统，保证工作效率。另一方面，也要通过各类途径及时引进档案工作专业人才，利用他们扎实的专业知识和丰富的工作经验来弥补单位整体管理能力的不足，进一步优化档案管理队伍，保证档案工作持续高效的开展。

其次，建立激励制度，提升档案工作者的工作积极性。档案管理工作质量的好坏取决于从业人员的工作态度，档案管理工作强度大，工作者需要承担很大的压力，在这种情况下需要提升他们工作热情，因此在物质上和精神上要给予他们奖励，激励他们更好地开展工作。

（二）加速档案信息化的建设

数字化、信息化的档案工作模式符合新时代的发展趋势，加速档案信息化的建设刻不容缓。

第一，加速纸质档案数字化的改革进程。对于档案室中一些历史比较久远的纸质档案资料要尽快完成扫描工作，将纸质档案资料转换成电子版，可以方便保管，避免资料的损坏或丢失，也方便检索和查阅。此外，也要重视声像档案资料的收集工作，弥补文字档案资料的单一性。

第二，疾控中心要建立专属的档案信息系统。各科室分别上传需要保存的图片资料、视频资料、文字资料等等，在上传之后由其他人员进行校对和确认，最终完成归档工作。在未来的工作中，档案资料将不再需要刻制光盘，而是定期在网络“云盘”中进行存储和备份，保证数据真实有效的被记录，避免因光盘、硬盘等存贮工具的损坏而造成档案资料的丢失。

第三，档案信息化建设要实现异地互联，也要实现资源共享。新时期的档案管理工作要避免其受到时间、空间等因素的限制，档案数字化建设可以利用网络信息技术，让档案工作者无论身处哪里，都可以通过登录服务器进行办公。此外，档案工作要实现资源共享，一方面各疾控中心资源要实现贡献，方便各地区同步开展疫情监控、疾病预防等工作。另一方面，档案信息共享也要面向社会大众，让人民群众可以通过各地区疾控中心网站来获取想要的各类档案资料。只有这样的档案工作才是真正实现信息化。

（三）重视仪器设备档案管理工作

随着我国经济的快速发展，疾控中心拥有越来越多先进的、贵重的仪器，健全仪器设备档案成为现阶段档案工作中的重要一部分。

在日常工作中，要充分落实《档案法》相关规定，建立仪器设备档案，也要制定仪器设备档案管理制度。保证每一个仪器都有自己独立的编号，要为各类仪器设备进行严格的记录，记录内容要包括仪器设备的生产厂家、出厂日期、主要使用部门、日常保养等方面。仪器设备在使用中出现问题时，要能通过档案资料找到相关责任人，也要能够找到仪器设备的生产厂家或销售厂家等等，与厂家取得联系，保证疾控中心能够享受仪器设备的售后服务。仪器设备因使用年限或以外损坏等情况导致精度下降时，要做好记录工作，由各科室人员提出报废申请，相关领导进行确认，将各类手续进行统一编号，一并存入仪器设备档案中，方便单位以及上级部门的查验。

（四）加强疾病档案信息开发利用

与西方一些发达国家相比，我国疾病档案信息更多的是被收集和整理，在开发利用方面不足，疾病档案没有发挥出应有的作用。因此，在接下来的工作中必须加强疾病档案信息开发利用。

疾控中心的各类档案资料记录了大量的疾病治疗和预防成果，这些资料是十分宝贵的。它们可以为医生提供参考，因此这类档案资料应该被引入到医学期刊中，或者被各大医学高校引进，供相关从业人员去了解和学习，只有这样才能发挥出疾病档案资料的价值。

此外，作为疾控中心也要加大档案资料的宣传力度，例如在微信公众号、抖音、微博等网络平台上进行宣传，让社会大众可以了解更多的医学知识。在全球受新冠疫情影响的大环境下，作为疾控中心要加大疾病档案的管理力度，为新冠疫苗的研制积累各项有价值的数据，并将这些档案信息分享给更多的相关部门和个体，进一步拓宽疾控中心档案利用渠道。

四、结语

从现阶段来看，制约档案管理工作发展的主要因素包括：档案管理重文字、轻声像；管理软件更新换代较慢；档案室质量不达标；疾控档案利用率较低。产生这些制约档案工作发展因素的原因是多样的，要想做好档案管理工作，需要从完善档案管理人员队伍建设；加速档案信息化的建设；重视仪器设备档案管理工作；加强疾病档案信息开发利用等方面入手，更好地推动疾控中心档案管理质量的提升。