混合办公：释放全新生产力

文/贾昌荣

2022 年7 月，美国电商巨头亚马逊暂停美国6 栋新办公楼的建设施工，重新考虑办公楼设计，以适应未来“办公室+居家工作”的混合办公（Hybrid work）模式。这是一种高效灵活的新型工作模式，允许员工根据工作与生活需要，灵活选择工作时间、地点及协作方式。混合办公是远程办公（移动办公、居家办公）与办公室工作的集合体，通过线上线下协同创造高工作效率、质量与绩效。企业绩效取决于员工及其工作方式，而办公方式决定工作方式。释放员工新的生产力，首先来自办公模式的解放。

混合办公的适用性

2022 年全国“两会”期间，全国人大代表黄细花提交了《关于推广“3+2”混合办公模式的建议》的提案，提出推广“3+2”混合办公制，认为混合办公对企业、员工和社会都将产生深远影响。自新冠肺炎疫情出现以来，远程办公成为很多实力企业的现实选择，助推了混合办公模式的普及与落地。不过，即便没有疫情困扰，混合办公模式也早晚会成为管理平权化、低碳办公与数智技术驱动的必然产物。

混合办公模式的生命力源自其对综合环境的适应性与适用性，能够应对各种复杂工作环境下的种种挑战：

●运行常态化

VUCA 时代，不确定性困扰企业生产经营活动，“黑天鹅事件”及“灰犀牛事件”难以避免且时有发生，办公中断成为企业心中最大的痛。企业迫切需要日常化连续性办公解决方案，以保证企业运行常态化，最好的“解药”就是混合办公。

如今，混合办公条件已十分成熟，在技术层面已无障碍。首先，各种办公商务云平台及数字化办公工具业已成熟，已经产业化，同时还有新兴技术不断加持，如与元宇宙相关的VE、VR、AR、3D 等技术也成为办公辅助技术工具。其次，第三方办公空间兴起。各种经营性第三方办公空间业态的兴起，为员工提供了社交化付费办公空间。最后，居家办公物业相对成熟。随着“居家办公”理念的房地产项目的普及，如SOHO、SOLO 等主题项目及各种商业化公寓的兴起，对那些在一线、新一线及二线城市的多数“无房族”来说，“居家办公”已不再是难题，硬件配置已无障碍，而条件充裕的“有房户”则开始着手房间办公化改造。

●沟通无障碍

一项对约6.1 万名微软美国员工开展的研究发现，全公司远程办公会让员工协作网络更分散孤立，导致实时沟通减少，如定期会议时长缩短。笔者认为，沟通重在效率，而不在于时长，过长的沟通时长反而会影响整体工作绩效。无论是线下会议还是视频会议，过频或过长皆是“生产力杀手”。同时，无效会议会降低员工体验，并增加不满意感。有数据显示，有 50% 受访者认为会议是导致工作效率低下的一个重要原因。另外，线下会议期间，同事们都会很珍惜时间。因为在单位期间，不只是会议，还有很多事情需要与同事面对面沟通。正是时间与机会的稀缺性，才更会促进同事们把会议议题简单化、精要化，使会议变得简明扼要且富有成果。

在多场景融合的混合办公模式下，确实存在着一定的沟通与协作壁垒。如沟通具有实时性，但协作却存在异步性。诸如，主管经理与下属员工之间的文件在线传递，远程办公状态下的员工如遇特殊情况外出，虽然可以通过移动平台实时接受指令，却很难及时响应指令并传输文件。不过，沟通与协作的复杂性还在于“多点沟通与协作”，如员工与部门内部、其他部门、上级、下级甚至外部合作之间需要进行跨空间、跨设备间的高效沟通协同。但是，这与坐在同一办公室沟通与协作并无大的差异。混合办公模式下，除了面对面沟通，沟通方式还很多元化：即时消息、电子邮件、移动电话、视频会议、线下会议、社交媒体消息工具等，以及各种软件平台、数字化办公工具的内置沟通工具。因此，沟通无障碍，但工作指令执行与反馈可能存在延时。

●协作零门槛

混合办公模式不仅让员工拥有更大的自由度，也利于驱动企业敏捷转型与增强组织韧性。混合办公可以随时随地在任何设备上工作，无论远程工作者有多少，都可以通过数字化工作空间（如工作账号、工作专区、功能授权等）实现无缝式协作。如此，员工在各种平台或数字化工具中都有自己的位置与角色，数据信息流通效率非线下传递可比。如此，通过远程办公无业务中断之忧。

工作协作线上化包括员工与上级协作、部门间同级协作、与下级协作、跨部门协作及外部协作。协作动作包括指令型工作与响应型动作，这在协作者之间均可发生。协作动作类型也呈多元化：领命与复命、请求与支援、请示与核准、提案与评价、协商与协同等。在一来一往的沟通与协作中，同样离不开思想碰撞，难免发生员工冲突。不过，混合办公却能最大化地避免一些尴尬与不愉快：除了避免工位之间走动形成的干扰，更重要的是在线协作降低了“合作门槛”。彼此平权，少有人高高在上。彼此不用关注对方的“微表情”以及表达语气，不管对方职位多高。如此，可有效增强员工的愉悦感，并提升员工的工作效率。

混合办公的商业价值

混合办公让员工觉得工作更有意义，这意味着企业可以获得更大的员工工作动力。如今，80 后“千禧一代”及95 后“Z 世代”主宰职场，这批随着互联网长大的“新人群”对混合办公模式更是乐在其中。如果得到社会与公司的认可，员工在工作中就会体验到最多的快乐，并更加愿意为企业付出。混合办公模式对企业与员工来说，是一种“双赢”模式：

●有利于新生代人才管理

企业的两大人力资源成本项目在于人才招聘与流失两大环节，人才流失就意味着要重新招聘人才，成本具有叠加效应。研究发现，若一个关键人才离职，被替代成本大约相当于其年薪的30%-200%。一般来说，核心人才的流失，至少有1-2 个月的招聘期、3 个月的适应期以及6 个月的融入期。另外，离职会破坏客户关系和其他员工的士气。

●提升整体工作绩效

思科发布的《2022 思科全球混合办公调查报告》显示，混合办公有助于提升全球员工的幸福感，更好地平衡工作与生活，并提高工作绩效。不难理解，组织绩效源自员工个人绩效的累积，可从降本、提质与增效三方面来体现：降本，如办公空间建设、租赁成本常常是一笔大额办公费用支出；提质，提升工作质量，居家办公带来员工工作投入度增加及工作质量提升；增效，即增加工作绩效与提升工作效率。

研究发现，“在家办公”使得员工提高了13%的绩效，而居家办公可以有效提高员工的工作效率，体现在员工不受办公室诸多因素干扰和节省通勤时间等方面，从而获得更高的工作效率。

●平衡工作与生活关系

根据联想集团最新报告，85%的受访员工认为混合办公帮助他们提高工作效率，平衡家庭与工作。与此同时，员工希望保持和同事的紧密联系，并喜欢办公室中团结轻松的社交氛围。长期以来，很多企业认为工作和个人生活是两个互相竞争的要素，一方的增加必然导致另一方的减少。个别企业采取的995、996 等工作制，就是企业在争夺员工的“生活时间”，结果是员工疲惫、家属抱怨。从绩效角度与人才长期价值角度来看，企业没赢，但员工不满意度增加且忠诚度也会大幅下降。

管理专家斯图尔特·D·弗里德曼、佩里·克里斯坦森等指出，一家好企业、优秀的经理人应尝试做出改变，学会平衡员工的工作与生活：第一，清晰地告诉雇员公司的重要目标，同时鼓励雇员明确自己的目标；第二，把雇员作为完整的人去看待，承认并鼓励他们在办公室之外扮演的角色；第三，不断地尝试完成工作的方式，寻求既能增进组织绩效，又允许雇员追求个人目标的管理方法。无疑，混合办公顺应了管理潮流，成为企业及经理人征服员工的一把“金钥匙”。

●改善企业社会形象

混合办公模式可以实现企业、员工和社会的多赢，且具有社会与经济价值。如对就业市场产生良性影响，且在疫情期间减少交叉感染的机会。混合办公还有利于减少通勤拥堵、减碳减排、缓解高房价和地区间差异。另外，还有利于家庭和谐、女性职业发展和提升生育率。无疑，这有利于企业树立人性化的社会形象。

混合办公的落地保障

混合办公虽然具有可行性，但未必适用于所有企业，也不可以无规则采用。发挥混合办公优势，需要企业做好基础保障。企业应对混合办公保持灵活性，且从软件、硬件等方面做好充足准备。一些企业在实施混合办公后，出现了反复现象，结果很糟糕。新冠肺炎疫情出现以来，很多特斯拉员工选择居家办公。2022年5 月31 日，特斯拉CEO 埃隆·马斯克给居家办公的员工发送了“最后通牒”，要求员工每周至少在公司办公40 小时。然而，在员工重返工作岗位后，公司日常管理却问题百出：办公室里挤满了试图不被解雇的人，停车位不足、办公桌短缺、Wi-Fi 信号弱，甚至无办公桌可用。

混合办公需要从下述三个方面做出切实保障：

●灵活性

很多企业主动践行混合办公模式，也带来了另外一些企业的跟风效仿。首先，明确灵活办公的适用条件。显然，更适合于数智化程度较高的企业，如数字型公司，包括苹果、微软、谷歌、携程等企业。它们不但具有数智化理念，还具备数智化工作环境、工作设施、设备与相应工具。

其次，设计个性化的灵活办公方案。混合办公模式最敏感的是远程办公的时间表，颇受员工欢迎的是每周2-3 天。通常企业允许员工选择1-2 天远程办公，但允许员工选择星期一至星期五的哪一天，这需要根据企业所处的行业、市场等综合需要而定。研究结论显示，在星期一与星期二，员工的工作效率最高，企业可考虑星期一、星期二员工必须到公司。因为一周之初，正是周计划布置的最佳良机，面对面的沟通尤为必要。

最后，精确界定灵活办公群体。针对每个子公司、每个部门、每个员工都可考虑差异化政策，针对其工作与生活特点，施行差异化的工作时间表、差异化的工作目标、差异化的工作方式等等。显然，灵活性并不一定要全体员工，可以是部分员工，未必要搞“一刀切”。

●机制化

据微软发布的《2022 年工作趋势指数》，54%的管理者表示混合办公与员工脱节，74%的管理者表示他们没有及时为员工提供帮助或支援。对此，IBM 公司也有切身感受。早在1980 年，IBM 公司就在部分员工家里安装了远程终端，开启了远程办公模式。但是企业和员工却对远程办公爱恨交织，体现在很多方面：如何辨别员工的工作状态，居家办公让员工与同事失去联系，居家办公有太多环境干扰。这就需要机制来解决问题，对混合办公施以相关制度、流程及岗位责任界定，使每家子公司、每个部门、每个员工在远程办公期间都不会成为“断线风筝”。关键是建立员工自主工作机制与工作信任机制，使员工在离开办公室后依然能得到企业信任，而且能够自动自发且保质保量地完成工作任务。

●软硬件支持

混合办公模式就如高层建筑，需要坚实的软硬件基础支持，如此才具有可持续性与高效性。

第一，软件支持。软件支持主要是构建数字化员工体验（DEX）文化，这是混合办公企业的核心竞争力，其核心是员工获得感、安全感与幸福感。2020 年新冠肺炎疫情初期，铃盛公司（RingCentral）开始推行混合办公。混合办公不但为铃盛公司打造了更强的抗风险能力和竞争力，还显著地提高了员工的工作与生活幸福感，为顺畅办公和物理安全提供了保障。这一切源于企业文化建设，铃盛公司认为，混合办公是基于员工幸福感所形成的一种企业文化。企业运作不能仅靠执行指令，还要靠企业文化和员工价值观的统一与融合来推动企业发展，以确保企业与员工间彼此不离心离德。

第二，硬件支持。硬件支持体现在很多个方面：首先，办公环境专项化设计。混合办公需要最自由、最便利、最顺畅的沟通环境，无论是办公室设置还是工位设置，都需要予以针对性考虑与设计，因为必须珍视每一次面对面沟通机会，线上沟通难以彻底取代线下沟通。

微软公司的另一项调查发现，66%的企业领导正在考虑为混合办公重新设计办公区域，73%的员工希望保留远程办公的灵活性。其次，平台软件及数字化工具应用。数智化程度体现在网络环境、平台环境、技术工具环境等方面，如ERP、SCM、CRM 等数智化平台应用，以及企业微信、钉钉、飞书、如流等办公工具应用，乃至微信、QQ、在线会议视频（如ZOOM、腾讯会议）等即时沟通工具的高频应用，都为协同工作所需要的商流、物流、资金流、信息流等数据互联互通创造了条件，且为数据即时传输、处理、分析与应用提供了数字基础设施。

第三，硬件设备。在混合办公模式下，企业更需要跨空间、跨人员、跨设备的高效协同。工作协作需要将不同场景下的人与多元化的数字化、智能设备有效连接，使人与人、人与设备、设备与设备之间都能够高效协同。典型设备如商用台式机、商用笔记本、移动工作站、会议用平板等产品。必须重视一个趋势，就是混合办公解决方案已经产业化，这为企业步入混合办公领域降低了数字化、智能化、办公自动化等技术门槛。