流动人员人事档案管理工作之我见

文·朱静

改革开放四十年，为适应市场经济变化，民营企业迅猛发展壮大，部分国有企事业单位陆续改制。社会快速发展带动非公有制企业就职人员大幅度上升，同时也打破了传统就业的格局，改变了新一代人不拘泥于一个企业工作一生的就业观念，频繁更换工作岗位成为常态。各种综合因素造成了流动人员数量不断上升且流动性增强，使得管理这部分流动人员人事档案的难度增加。在中小型非公有企业一心求经营发展的背景下，对档案重要性和档案管理政策缺乏清醒认识，且无明确规章制度对其行为进行严格制约，难免在档案管理方面出现投机取巧、钻漏洞、违规保管档案等乱象，致使流动人员人事档案使用者和管理者身份严重错位，需要引起档案管理部门和公共就业人才服务部门的高度重视。

一、存在的问题

（一）档案存放管理不规范

目前，大部分中小型民营企业对档案重要性、档案管理政策认识不够，没有按照档案管理规定统一进行职工人事档案托管，也没有按照相关规定为员工办理档案转递手续。受上述因素影响极易导致两种情况出现：一是职工入职后，企业没有或者拒绝按照相关规定办理档案转移手续；二是职工离职时，企业将档案转递给了无档案保管权限的单位或个人保管，导致企业职工原有档案与新增档案材料相分离，职工各工作期间的档案材料分散保管，一个职工有两份、三份甚至更多的档案分散存放在全国多个地方的不同单位，严重违背了档案集中统一管理的原则，给档案管理工作带来极大的困扰。

（二）档案材料齐全归集难度大

人事档案的内容要全面客观反映一个人的真实情况，这就要求用人单位人力资源部门及时收集员工学习和工作过程中形成的归档材料。目前，一方面企业对职工人事档案管理工作不够重视，新形成的档案材料无法及时归档；另一方面，随着OA办公自动化的普及和应用，一些规模较大的公司逐步用电子劳动合同、电子文书等替代了原来的纸质劳动合同和纸质文书，但与此同时，电子档案数据库的建设与办公自动化、电子文件的普遍应用相比却相对滞后，导致电子档案收集更加困难。

（三）数字化档案资源数据库建设滞后

建设流动人员人事档案资源数据库需要投入大量的资金，一方面要配备高速、安全的网络系统平台、大容量的存储服务器和容灾备份一体机等专业设备，另一方面要培训一定数量的专业技术人员。可以说，中小民营企业是没有建设人事档案资源数据库能力的，甚至一些大型非公有企业对这项工作也只是处在探索之中。流动人员人事档案数字化管理程度低的现状，客观的加大了档案管理工作的难度，阻碍了流动人员人事档案服务信息化进程。

（四）档案利用的全程网办服务不够普及

建立安全可信、标准互认的电子档案资源数据库，不仅能够实现档案借查阅、出具相关证明等利用服务一网通办、全程网办，而且能够极大地方便群众办事和提高工作效率。部分省级和地级市的政府所属公共就业和人才服务部门已经着手开展流动人员人事档案数字化工作，逐步将业务经办电子签章纳入到服务流程，并尝试建立规范标准的电子档案资源数据库，但县（市、区）一级由于电子签章、防伪验真技术普及使用率不高、工作人员信息管理系统使用不熟练、对档案利用信息数据安全有所顾虑等原因，大部分服务事项仍然需要服务对象到窗口现场办理，出具纸质文书、加盖红章办理相关手续。档案数字化进度慢和电子签章、防伪验真等信息安全技术运用不足，以档案为基础的相关利用服务在很大程度上还难以全面实现全程网办、一网通办和跨省通办。

二、措施建议

（一）明确权责义务，实行流动人员人事档案集约化管理。目前流动人员人事档案管理服务出现问题的根源在于没有明确各类单位在档案管理服务方面的角色定位、权责义务，造成了流动人员人事档案存管不规范的现状，进一步影响档案数字化信息化工作的开展。因此，一方面流动人员人事档案管理部门应会同有关部门共同研究新情况，制定规范性文件，进一步明确各类单位在流动人员人事档案方面的角色定位、权责义务，让职责义务法定化、制度化；另一方面探索建设区域性大型流动人员人事档案库房，全面摸排流动人员人事档案存管情况，分类处置，将实体档案统一管理，尤其要将现存于无人事档案管理权限单位中的档案按照一定的程序分批审查，逐步收归公共就业人才服务部门集中存管，进一步规范档案管理服务流程。此外，积极主动对各级非公有制企业以及社会组织进行政策宣传与业务指导，加大监督检查力度，及时纠正管理服务不规范行为。

（二）科学制定档案材料收集归档制度，创造性地开展归档材料收集补充工作。随着人员流动性显著增强，人的经历更加丰富，不仅参加工作的单位和地点不固定，而且更换工作的频次也在增加。由于各地方、各单位的规章制度和办事流程并不完全一致，形成的档案材料标准不一、样式不同。这就要求我们必须对流动人员人事档案材料的类型种类样式等进行重新梳理，科学制定档案材料收集归档制度，创造性地开展归档材料收集补充工作。另外，电子档案的使用需要较高的防伪验真标准和数据存储传输安全标准，因此还要同步制定行之有效的电子档案归档制度，进一步规范电子档案材料的归档流程、归档时间、移交人归档人等办事环节和工作流程，使新形成的电子档案材料也能够及时归档，确保档案的齐全完整性和真实有效性。

（三）依托省级流动人员人事档案“两台一库”，对接全国档案管理服务平台，全面实现档案信息化数字化管理。按照《山东省人力资源和社会保障厅关于开展流动人员人事档案信息化便民服务创新提升行动打造“一点通”服务品牌的通知》精神，各地市要围绕流动人员人事档案管理服务提质增效,聚焦流动人员人事档案管理服务短板,进一步完善全省流动人员人事档案业务经办平台、网上办事平台和基础信息数据库,推进流动人员人事档案基础信息共享应用。全省范围内实现流动人员人事档案主要管理服务事项“一点存档、多点服务”“全省通办”, 提供“打包办”配套服务,适时与全国档案管理服务运行平台对接,实现“跨省通办”。建设流动人员人事档案大数据展示平台,具备对流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析能力。济宁市本级按照上级有关要求，2020年度投入45万元完成了全部2.98万份在库流动人员人事档案基础信息采集和规范化整理工作，2021年度作为全省流动人员人事档案数字化项目试点投入30万元完成了新增1200份档案的基础信息采集和规范化整理工作以及5000份档案的数字化扫描。下一步，将按照工作计划分批分次于2025年底前，完成全部库存档案的数字化扫描工作。强化档案数据资源与政务服务数据资源的关联共享、分析利用，与就业创业、劳动关系、人事人才、社会保障等政务服务事项实现数据共享对接，为实现流动人员人事档案管理工作高质量发展打下坚实基础。

（四）秉持管理利用服务和信息安全并重原则,全过程保障档案和档案信息数据安全。优化营商环境，让数据多跑路群众少跑腿、足不出户办理档案业务、提供档案借查阅和依据档案记载出具有关证明等利用服务，是信息大数据时代对档案工作者提出的新的更高要求。在全程网办条件下，如何保证依据档案记载提供的相关证明和档案查借阅利用服务信息的准确性、真实性，内容不被篡改、伪造，是摆在档案管理部门和档案工作者面前的一个不得不慎重考虑的问题。既要提供档案管理线上服务又要确保档案信息数据使用安全，就必须将电子签章、二维码验证、审批留痕、日志审查等防伪验真技术手段纳入服务全流程，在保障档案信息数据安全使用的前提下，真正实现“一点存档、多点服务”。