如何实行建设项目档案“预立卷”制度

文·杨帆

建设项目档案具有形成周期长、参建单位多、涉及专业和工序复杂、文件材料形成数量大和载体类型多等特点，比如我们建设过的一期项目，建设周期达6年之久，概算总投资几十亿，参建单位40余家。在项目建设中，还面临着施工环境和条件较差等问题，有些办公室都是临时板房，各参建单位的档案人员大多是兼职人员，没有受过档案专业培训且调换频繁。这样的环境和条件，给项目文件材料（包括电子文件）的形成、归档、移交和安全管理带来了许多的隐患。为保障项目文件材料能够及时归档和安全保管，在项目建设过程中可以结合项目建设的实际需要，制定并实行文件材料的“预立卷”制度，即在项目建设过程中，把形成并办结的项目文件，及时进行收集归档，用铅笔进行预分类、预排列、预编号编目并进行集中安全管理。

一、实行“预立卷”制度的必要性

“预立卷”制度的显著特点是在年度归档、完工或验收后归档的常规模式中融入随时随地归档方式，也就是说对于形成周期长、不具备保管条件的文件材料不用等到第二年上半年或工程完工后归档，而是根据需要随时进行归档和预立卷，对文件材料实行全过程的动态管理。这种做法可以有效避免和解决文件材料长期散存在个人或部门手中的弊端，特别是一些电子文件、照片、录像等实效性强、载体需要特殊保护的档案，运用“预立卷”制度可以有效减少文件损毁、丢失等不安全因素。我们在项目建设过程中实行“预立卷”制度以来，各参建单位按照预立卷制度的要求，根据项目建设的年度、季度、月度进度计划和工作节点，对文件材料及时进行预立卷管理，有效提升了项目文件归档的数量和安全性。从2021年底部分参建单位项目文件归档的情况看，实行预立卷制度以来，项目档案的年度归档率提高了30%以上，基本做到了工程项目建设到哪一步，文件材料的预立卷就跟进到哪一步。实践证明，实行文件材料随时形成及时归档的“预立卷”制度，是对项目文件材料进行全过程监管的重要形式，也是实现项目档案完整、准确、系统、规范和安全的重要保障。

二、明确“预立卷”制度的基本要求

执行“预立卷”制度，要按照“谁形成、谁整理、谁移交”的原则，对项目前期文件依据形成时间和阶段及时进行预立卷。具体要求是，各参建单位管理性文件材料一般在形成年度的次年上半年或随时立卷归档，其它施工、监理、检测、安装等阶段形成的文件材料预立卷时间，按照合同要求和工作计划保持与工期进度基本一致。设备开箱文件材料，在开箱验收时及时进行登记归档。项目在合同验收、阶段支付前，要完成对应工程进度计划形成文件材料的预立卷工作，并经过监理单位、建设单位工程管理部门、档案部门等检查、审核合格后，进行签字支付。

三、掌握“预立卷”制度的程序内容

“预立卷”工作包含文件著录、内容鉴定、设置卷盒、材料排序、案卷预整理等程序和内容。文件著录是指在文件形成后及时进行登记，初步形成卷内目录或案卷目录。文件内容鉴定主要是依据归档范围和保管期限表的规定，鉴别文件的归档内容、确定保管期限、密级等。设置卷盒是指把文件材料按照分类方案和整理要求放置在卷盒内，并在卷盒封面和脊背上用铅笔初步编写类目名称和类号等。材料排序是将项目文件按照单位工程、形成阶段、工序等进行有序排列。案卷预整理是指使用铅笔临时预编档号、件号和页号，编制临时卷内目录、案卷目录、备考表，并及时补充不断形成的文件材料，进行动态管理。

四、建立“预立卷”制度的保障机制

要确保“预立卷”制度的执行效果，首先要将“预立卷”制度列入相关人员的职责范围和岗位责任，并对各单位执行情况进行实地检查和考核；其次，各参建单位要做到保持档案、文书等专兼职人员的相对稳定，并通过培训不断提升档案人员的专业素质。再次，项目主管部门要结合项目建设的安排要求，在检查工程安全、质量、进度时，在合同支付、工程阶段验收等环节中，对各参建单位的“预立卷”工作同步进行检查指导和验收，对各参建单位在“预立卷”工作中存在的问题，进行通报并限期整改。