■吕 芳
为全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》档案接收相关要求,统筹规划省本级档案接收工作,加强档案资源体系建设,发挥档案服务我省经济社会发展、服务美丽河北建设功能,省馆(办)制发了《河北省档案馆(河北省地方志编纂委员会办公室)开展到期档案依法接收进馆实施方案》(以下简称《实施方案》)。相比以往,《实施方案》中档案接收工作遵循原则、基本要求、实施措施等内容更加明确和具体,其中对全宗卷和档案整理、目录设置、档案鉴定和数字化等工作提出了新的要求,需要在工作中加以把握和落实。
全宗卷是记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。移交档案时一同移交全宗卷是一项基本工作要求。《实施方案》中提出移交档案时要“编制有全宗卷并补充至档案移交年份。”也就是要求全宗卷编制年份应当同移交档案年份相对应,从一个立档单位成立到最后一次档案移交时间段内的档案管理全过程都应该在全宗卷中完整体现。
全宗卷分为全宗(馆藏)介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类8大类,整理过程中大类设置要完整,类目中文件以“件”为单位进行整理,按照时间顺序在相应类目内接续排列。需要注意的是一个类目内相同材料出现新旧版本,旧版本不需撤出全宗卷,只需要在目录备注栏内标注新版本替换旧版本的名称和时间即可。全宗卷内每份文件在首页上方空白处编号,编号结构为“全宗号-类号-件号”,注意不能同全宗内档号混编。
《实施方案》要求“档案整理质量符合接收标准”。档案整理遵循的原则是在原有标准、基础上进行整理。以文书档案为例:2000年前的文书档案是以卷为单位进行整理,整理依据是《文书档案案卷格式》( GB/T 9705—1988),2000年以后文书档案以件为单位进行整理,2000-2015年文书档案整理依据是《归档文件整理规则》(DAT 22-2000),2016年后文书档案整理依据是《归档文件整理规则》(DAT 22-2015)。需要注意的是虽然1988年和2000年标准已经废止,但相应时期形成的文书档案还是应该按照当时的标准进行整理,整理过程更要有效利用原有的整理成果。当原有档案整理基础比较好的情况下,更不能用新标准硬套老档案,这不仅与史实不符,还容易对档案造成二次损害。
目录是档案重要的检索工具,为档案的保管、检索、鉴定、统计等工作开展提供了基本条件。移交档案时需一式两份提供四种目录。档案目录按照内容不同分为全部移交档案目录、涉密档案目录、开放档案目录、延期开放档案目录。按照整理方式不同分为归档文件目录和全引目录。
与以往不同的除了目录种类更多以外,开放审核和解密审核意见也需要在目录备注栏中进行标注,以按“件”整理的文书档案为例:
序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注1 ****** *** **** *****************20160612密级 5 标注解密时间或条件2 ****** *** **** *****************20160620密级 3 到期继续保密3 ****** *** **** *****************20160621密级 12 无权限4 ****** *** **** *****************20160820 20 控制5 ****** *** **** *****************20160830 16 无权限6 ****** *** **** *****************20160830 3 开放
移交档案前,应做好涉密档案解密审核和非涉密档案开放审核工作,出具解密审核意见和开放审核意见,并在目录中标明。鉴定工作要严格履行相关手续,按照相关规定和标准逐件给出审核意见。对于没有解密或开放审核权限的文件,目录备注栏不能为空,标注“无权限”字样。对于非涉密档案的开放审核,无特殊情况,不能给出全部控制使用的审核意见,应保证审核意见的科学性、合理性、准确性。
随着数字档案信息共享需求不断增加,档案数字化工作成为档案工作迈向现代化的必由之路。近年来国家档案局和省馆对移交传统载体档案时数字复制件一并移交作出明确要求,档案数字化工作成为整个档案工作重要一环,在实施过程中一些具体要求在这里做进一步说明。数字化过程中纸质档案扫描分辨率不低于300dpi,照片档案扫描分辨率不低于600dpi,存储格式均设置为 JPEG格式 。数据图像严格按照树形结构存储,并以实体档案档号为基础按页命名。档案数字化工作完成后,按照各门类档案《档案目录交换格式》进行著录,并能够导出 XSL 格式的电子文件,著录项目要完整,内容准确、规范,纸质目录中各项内容都应得以体现,例如文件密级、解密和开放审核等情况。移交档案数字化复制件时需采用光盘或移动硬盘等载体以离线方式报送。涉密档案数据移交时,应制作单独载体并标明密级和期限,与非涉密数据区分开。移交《档案目录交换格式》时不用打印纸质版,直接移交电子文件,《档案目录交换格式》中的涉密档案目录和非涉密档案目录无需区分,按照档号统一按序录入即可。