数据信息化技术提升办公室档案管理效率的途径

艾梅

中国船舶集团有限公司第七二二研究所 湖北 武汉 430205

引言

办公室管理中行政档案管理是办公室工作内容的重要组成部分，高质量、高效率的档案管理能够充分保证档案管理的完整性，进而最大限度地提升档案查阅和利用的效率，实现良好的人才管理过程，最大化地发挥出人才档案管理的效率。随着智能化终端设备的不断发展，信息技术被广泛应用于社会的各个领域内，在办公室的档案管理过程中也是如此，强化先进技术的使用能够改善并创新办公室档案管理的效率。对此，本文结合数字信息化的相关技术，对档案管理的相关管理措施和应用方法展开系统性的探讨，为横向的技术管理和行政管理提供参考和借鉴。

1 数据信息与档案管理

数据信息的发展来源于基础信息资源，随着人力资源管理过程的不断深化，信息化的处理方法为人力资源管理和档案管理提供了良好的解决工具，通过信息化技术能够实现良好的信息分析过程，促进了数据信息文本的集中化管理[1]。目前，大数据管理和数据信息挖掘已经成为社会各行各业发展的基本趋势，对于行政管理工作也是如此，信息化的档案管理过程促进了档案管理朝着系统化和便捷化的方向发展。同时数据信息系统有效地对文本档案内容进行电子化集成，节约了纸质文本的加工和制作时间，不但节省了人力资源和空间成本，同时还有效保障了档案内容的真实性和安全性[2]。

2 办公室档案管理的现状

2.1 办公室档案管理效率低

传统档案管理的过程较为烦琐，同时不同专业工种之间涉及的岗位参数和行政流程不尽相同，导致协同工作的过程较为繁杂，很容易产生档案管理不规范、书写过程不准确、归档过程不明晰、信息查询有纰漏等现象[3]。同时在新业务不断集成发展的基础上，制度更新措施没有完全跟上，导致信息处理过程还存在漏洞，长此以往形成了档案管理不规范甚至是不合理的现象发生，这严重影响到了实际的工作效率，同时档案本身应该发挥的价值也没有在具体的工作进程中展现出来。因此，需要采取切实有效的管理方法对档案管理的工作流程进行更新，促进管理过程更加清晰化和人性化。

2.2 档案管理缺乏健全的制度

档案管理工作的管理规章制度仍旧存在着较大的漏洞，尤其是对部分关键细节、关键流程和关键要点上存在着空白，因此行政管理人员在面对着空白规章的管理过程中往往以自身的工作经验开展工作，导致档案管理过程不明晰，没有对办事人的工作进程形成规范化和制度化的基本要求，其工作过程的随意性较大，最终导致整体效率降低[4]。同时规章制度中对于岗位的具体职责也没有进行系统性的明确，因此对于管理人员无法形成较强的约束力，档案管理过程发生行政事故时无法确定责任人，容易产生责任划分不明显的情况，制约了部门的生产效率。

2.3 档案查询利用率较低

从单位整体的行政过程来看，部分单位存在对办公室档案管理工作认识不够全面的问题，尤其是对管理方法和管理技术的要求不高，仍旧是采用最为原始的档案管理方法，从顶层设计的战略布局中没有强化档案管理的重要性，因此这也间接地制约了档案管理工作人员水平的提升，使得档案管理查询效率不高。“档案管理”变成了“档案存档”，没有充分发挥档案的核心指导作用，无法发挥其最大化价值。

2.4 办公室文秘档案素养整体较差

目前部分办公室的文秘管理工作的从业人员没有具备专业化的档案管理素养，甚至是没有经过专业化的素质能力培训就直接上岗，因此企业基础业务能力水平不高，甚至部分工作人员不完全理解档案管理工作的核心内涵，继而无法正确地意识到档案管理工作的重要性，进而出现了档案管理流程不规范，甚至是不合理现象。同时在没有信息化系统的支持下，其纸质材料没有办法得到系统化的梳理，造成大量的纸质文档资料的堆积。

因此档案管理工作需要有针对性的措施和工具来提升整个工作的工作效率和质量水平，促进其档案管理理念的提升，对业务工作的开展具有重要意义。办公室档案管理的规范化业务提升，不仅体现在目前的档案管理现状上，同时还要结合档案管理的核心目标创建关键的解决措施，并对办公室档案管理的过程开展有针对性的指导，促进其全面并且深化发展，综合满足社会的实际发展要求。并且这个过程要始终坚持以人为本的核心要点，在业务开展的过程中要将岗位职责进行细化，对于岗位工作要点中不合理的规章制度也要进行强化和完善，促进其爱岗敬业的意识得到加强，进而通过档案管理来促进整体工作效率和建设水平的提升。

3 办公室文秘做好档案管理工作的意义

3.1 推进各项工作顺利开展

办公室工作的档案管理建设质量对整个业务开展具有重要的促进作用，综合提升档案管理效率能够保证各项基础业务和基础工作的顺利开展。数字化信息系统协同优化了各个部门之间工作的资源，重点强化了资源建设的集中化过程。办公室档案管理的业务内容涵盖单位人事、事务以及材料的综合管理，数字化信息技术能够显著增强协同工作的工作效率和工作质量。

3.2 提升整体工作效率

为了实现档案查询和档案利用效率的最大化，档案的综合利用是重要的帮助手段。数字化的高效率处理过程摆脱了传统手工加工文案的过程，将决策部署的权利下放到核心人力当中。办公室业务及其他经营性部门所需要的档案文件种类较多，资源需求内容较为庞杂，清晰有效的管理过程能够清晰明了地对档案管理活动进行分门别类的处理，更加便于实际的查询和业务推进。

3.3 强化机要文件的保护

机要文件是日常业务开展和生产过程中所出现的重要文件，因此对机要文件的处理和协同交流的过程中需要有高度的责任感和规范化意识，严格参照机要文件的内容处理要求以及相关的规章制度文件对文件进行综合处理。数字化系统的权限设计能够最大限度地保护各类从业者保护好文件资源。同时作为办公室文件管理的从业者，需要有良好的个人素质以及必备的管理要素能力，对待机要文件要有良好的保密意识，促进保密工作能够更加严格和可靠的落实。档案管理工作本质上也是一项系统性的保密工程，一旦发生泄密事件不仅会影响单位整体的工作效率和工作要点，同时还会对整体业务产生重大影响，因此做好档案管理工作的同时，还要强化保密工作的深化，提升整体的工作效率和水平。

3.4 提供准确地文本和数据来源

档案的数据内容和文字记录的内容是对已有的历史情况和历史参数进行综合记录，同时也是历史内容的系统化记录，是未来经营性业务开展的第一手资料，同时也是生产建设过程中的重要参考资源。数字化信息系统具有高质量的文件管理追溯效果，根据实际的经营业务发展需求综合整理各类会议基础资料、领导讲话以及各类相关的制度文件等内容，并将其合理的划分至相关的档案管理类别中，促进档案资料整理的完整。

4 数据信息技术提升档案管理效率的途径

4.1 强化办公室文秘的培训力度

数据信息技术的应用虽然能够促进业务流程的智能化发展，但是其过程仍旧是以人员主观意识的操作为主，其信息化的开展过程对文职人员的计算机应用能力和应用水平的要求较高，大系统、大运维的平台模式下，任何人都要清晰了解信息系统的基础架构、基础功能和基础流程，这才能共同在一个信息平台内开展协同工作。因此，单位行政领导班子要组织办公室内部积极开展“知识更新”工程，促进每一位办事成员都具备较好的信息化从业水平，在既能够掌握丰富的档案管理知识基础上，还能够系统化地掌握数据信息技能，实现全面化的办事人才策略，促进档案管理发挥出最大的价值。

4.2 提升办公室档案实践的能力水平

在完成智能化信息终端操作业务能力提升外，行政人员对于档案管理过程所发挥的重要功能也要有全面的认识，信息化平台可以作为档案管理实践的基础平台，在不断实践的过程中总结和汲取相关经验，不断促进和提升自身档案管理的意识，进而规范化档案的收集、鉴别和归档的过程，综合提升档案管理的质量。这个过程中合理的档案管理知识结构是现代化社会职业技能发展的必要条件和人才成长基础。同时在不断实践和学习的过程中，对于可能存在的潜在风险和系统建设不足也可以及时地提出问题，辅助平台功能建设更为完善。借助信息化管理技术平台能够不断完善自身业务能力，综合提升档案实践操作管理水平。

4.3 引导自主强化档案管理过程

信息化的管理过程实现了信息资源的综合利用，对此办公室的档案管理人员应积极强化档案资料管理过程的资源利用导向，明确档案管理过程中服务于其他部门的档案实际管理需求，进而最大限度地挖掘档案资料管理过程的价值，综合提升档案管理工作的综合效能。数据信息系统促进实际工作中形成完备的自身约束能力，进而有效减少了管理工作和管理进程中的工作疏漏，使得工作流程更为全面化和清晰化，数字化信息背景下，其行政管理综合体系过程如图1所示。

图1 信息化档案管理流程措施

4.4 数据挖掘技术促进档案信息的开发与利用

数据信息网络的建设提升了网络化和自动化的水平，档案文本信息内容也逐渐形成了较为全面的信息资源，通过网络化的信息资源管理完成了数据信息的综合整合和分析，并且可以实现基于“点对点”的数据信息挖掘，为规范化的信息管理工作内容提供了关键的数据技术支持，实现了更为深层次的信息资源综合分析和处理的过程，使其信息挖掘的结论更有指导性。在系统建设的过程中档案管理部门可以设计并且完善相关指导算法和模型，实现具有导向性和针对性的档案数据采集、分析和处理过程，实现档案信息资源的综合开发和利用，进而综合提升档案管理工作的服务指导性和管理效率。

5 结束语

档案管理工作是办公室文职工作的重要组成部分，信息化数据管理技术促进了工作流程和工作效率的提高，综合提升了档案管理的应用水平。